Контрольная индивидуальная работа по делопроизводству - файл n1.doc

Контрольная индивидуальная работа по делопроизводству
скачать (402 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc402kb.01.06.2012 08:43скачать

n1.doc

  1   2   3
1. Понятие «документ». Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков.

1.1 Понятие «документ»:

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

1.2 Характеристика функций, выполняемых документами:

Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

  1. коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

    • документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

    • документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

  2. кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

  1. управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

  2. правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

  3. функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

  4. познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);

  5. общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

  6. мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

  7. гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

1.3 Классификация документов в зависимости от различных признаков:

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
• фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
• организационно-распорядительные;
• по финансово-расчетным операциям;
• по снабжению и сбыту.

  1. Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

  2. Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

  3. Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

По месту составления документы подразделяются на:
1. внутренние, составленные работниками данного предприятия;
2. внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:
1. подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
2. подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

2. Каковы назначение и оформление реквизита «Отметка о заверении копии»? Какие существуют разновидности копий документов? Как оформляется список на рассылку документов? Охарактеризовать синтаксические ошибки, ошибки связанные с незнанием структуры сложного предложения и нарушением специфики деепричастных оборотов?

2.1 Каковы назначение и оформление реквизита «Отметка о заверении копии»?

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому она подлежит заверению.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В неё входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров       (подпись, дата)          Т.С. Левченко

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:

Верно
Подпись В. В. Авраменко
Указывать слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

2.2 Какие существуют разновидности копий документов?

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, при формировании личных дел работников (копии диплома, свидетельства об образовании, трудовой книжки и др.).

Один из наиболее распространенных видов копий - это копии, которые автоматически получают при печатании документа с помощью принтера или на пишущей машинке (второй, третий и т.д. экземпляры). Они называются умноженными экземплярами. Вместе с тем развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка - это копия части документа, например: выписка из приказа, выписка из протокола. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников. Отпуск - это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и отметка о заверении.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом нотариусом.

Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в т.ч. заверенные частными лицами.

Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Копии ЭД создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком). Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

2.3 Как оформляется список на рассылку документов?

На одном документе разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают один под другим. В случае, когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:


Список на рассылку
письма _________ от _______ № __________



Наименование
организации,
куда направляется
документ

Наименование
должности,
кому
направляется
документ

Почтовый адрес

Количество
экземпляров

Примечание

1

2

3

4

5



Руководитель
структурного
подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

(инициалы, фамилия)







После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат не указывается.

Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более чем в 4 адреса - достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Пример




Республиканские органы 
государственного управления, 
иные государственные организации, подчиненные Правительству 
Республики Беларусь

или:




Руководителям министерств,
иных республиканских органов государственного управления, организаций, подчиненных Правительству 
Республики Беларусь

При использовании подобной формы адресования также составляется список на рассылку.

Список на рассылку допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации-отправителя.

При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Пример




Резвой Е.Н.
ул. Козлова, д.15, кв.16
220031, г. Минск-31

или:




Столярову Э.Н.
ул. П. Глебки, д.15, кв.25
223120 п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области

Как уже было отмечено, в адресат может включаться также почтовый адрес. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и частным лицам. То, каким образом оформлен адресат (учреждению в целом, его структурному подразделению, руководителю и т.д.) в этом случае не имеет значения. Почтовый адрес указывается в адресате ниже всех остальных составляющих этого реквизита.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22а).

2.4 Охарактеризовать синтаксические ошибки, ошибки связанные с незнанием структуры сложного предложения и нарушением специфики деепричастных оборотов?
3. График отпусков. Требования к оформлению. В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ не в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?

3.1 График отпусков:

Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска: основной отпуск и дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска: по беременности и родам; по уходу за детьми; в связи с обучением; в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС; по уважительным причинам личного и семейного характера.

Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.



3.2 Требования к оформлению:
Академия управления УТВЕРЖДАЮ

при Президенте Ректор Академии управления

Республики Беларусь при Президенте

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ Республики Беларусь

№ 2344 от 12.12.2009 А.Н.Морозевич
г. Минск
на 2010 год


Та-

бел-

ный номер


Фамилия, имя,

Отчество

Должность

месяц

Основание изменения

графика

По графику

фактически

11

22

33

44

55

в6

в7

в8


9

110

111

112

1

2

3

4

5

Ректорат







Первый проректор















































































010203

Жаврук П. Л.

Проректор по

учебной работе










003

008










115

001

















































020901

Петров Р. Е.

Проректор по

учебной работе




225

112










110

003























































030124

Русак А. Д.

Проректор по

учебной работе













115

227










115

003














































010101

Попова В.Э.

Проректор по

научной работе

115

020
















005

001




















































123512

Немиров Б. К.

Проректор по

общим вопросам







116

001



















005

225











































211432

Карась Д. М.

Проректор по

учебно-воспитательной работе



















003

229






















Советник ректора









































































































































Начальник управления кадров

и правовой работы

М. М. Потапов

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профсоюзного комитета работников Академии управления

23.12.2009 № 18

Начальник учетно-финансового управления – главный бухгалтер

Л. А. Бритикова

04.2010
Начальник организационно-аналитического управления

И. В. Ласица

17.04.2010


3. 3 В каком документе определяется право подписи приказа?
3. 4 Кто проставляет дату в приказе?

Дату в приказе проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
3.5 Можно ли регистрировать приказ не в день подписания?
3.6 С какой даты приказ вступает в силу?

Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем , которому дано такое право, и вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения в действие.

4. Составить заявление на имя заведующего библиотекой с просьбой разрешить вам пользоваться читательским залом для преподавателей.



Деканат ФФБД Заведующей библиотекой

Ивановой А.А.

Федоровой Л.К.

К исполнению (подпись Иванова А.А.) 01.10.2010

ЗАЯВЛЕНИЕ

31.10.201015
Прошу разрешить мне пользоваться читательским залом для преподавателей.


Студентка ФФБД

1 курс, гр. 10 ЗФУ-1 Ефимик И.М.Ефимик


Информация перенесена на машинный носи­тель

(подпись)

О.К. Светлова

01.10.2010


Деканат ФФБД

31.09.2010

№ 15


В дело 03-07

(подпись) Л.К. Федорова

11.10.2010

5.1. В целях дальнейшего развития и повышения эффективности работы предприятия оформить приказ о доработке основных направлений научно-технического развития УП «Комстрой» на 200Х - 200Х гг. В приказе отразить:1) директорам научных подразделений: доработать основные направления развития на 200Х-200Х гг.; представить в срок до 01.12.200Х утвержденные основные направления научно-технического развития на 200Х-200Х гг.; 2) руководителям структурных подразделений в срок до 01.12.200Х предоставить в управление маркетинга утвержденные предложения по Основным направлениям научно-технического развития УП «Комстрой» на 200Х-200Х гг.; 3) контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.


Унитарное предприятие

«Комстрой»

УП «Комстрой»
ПРИКАЗ

31.08.2009 № 18

г. Минск

О доработке основных направлений научно-технического развития УП «Комстрой» на 2010-2011 гг.
В целях дальнейшего развития и повышения эффективности работы предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. директорам научных подразделений: доработать основные направления развития на 2010-2011 гг.; представить в срок до 01.12.2009 утвержденные основные направления научно-технического развития на 2010-2011 гг.;

2. руководителям структурных подразделений в срок до 01.12.2009 предоставить в управление маркетинга утвержденные предложения по
Основным направлениям научно-технического развития УП «Комстрой» на 2010-2011 гг.;

3. контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора
Генеральный директор Скороход В.И.Скороход
Визы
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Амбражей Ф.С.Амбражей

31.08.2009

Заместитель генерального

директора Гулецкий И.В.Гулецкий

31.08.2009

5. 2 Составить сводный приказ по РУП «Конструктор» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие сведения указать самостоятельно:

1) о приеме на работу Горбачева В. К. на должность юрисконсульта с 08.07.2010 с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада 275 тыс. руб. по совместительству с двухмесячным испытательным сроком. Основание: трудовой договор от ___ № __ (совместительство у другого нанимателя – ч.1 ст. 343 ТК);

2) о направлении в командировку Зенько О.О., ведущего специалиста отдела производства, на предприятие «Искол» г. Москвы (Россия) на 11дней с 17.07.200Х для разработки новых технологий. Основание: докладная записка начальника отдела (ст. 91-95 ТК);

3) о предоставлении ежегодного отпуска Фоминой О.П., ведущему специалисту отдела подготовки проектов, ежегодный отпуск на 7 календарных дней с 15.10.200Х по 21.07.200Х за период с 27.10.200Х по 26.10.200Х. За 17 дней отпуска выплатить денежную компенсацию. Основание: график отпусков, заявление Фоминой О.П. (замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией – ст. 161 ТК).




Республиканское унитарное

предприятие

«Конструктор»
  1   2   3


1. Понятие «документ». Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации