Шпоры по документоведению - файл n1.doc

приобрести
Шпоры по документоведению
скачать (34.6 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc157kb.09.01.1999 00:33скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9
26) Требования к систематизации документов и формированию дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке. Бывают: типовые, примерные и индивидуальные. Первые и вторые разрабатываются службой организации документации. Они также определяют круг документов, сдаваемых в архив, и для достижения единства. Отличаются тем, что первые обязательные, а вторые носят рекомендательный хар-р. Третьи составляются внутри каждой организации (не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию). Номенклатура составляется в 4-ом квартале текущего года на последующий период. Обычно на 5 лет, но через год может корректироваться. Номенклатура дел по организации составляется по след-щей форме: 5 столбцов, пронумерованных; по строкам разделы. Разделы - наименования структурных подразделений организации (01, 02, 03,...; если внутри есть, то 01.01, 01.02,...). 1-ый столбец - индекс дела, складывается из индекса подразделения и индекса дела (01-02). 2-ой столбец - заголовок дела: 1) ОРД; 2) плановые документы; 3)отчетные; 4) документы по основной деятельности; 5) документы по ревизиям. 3-ий столбец - кол-во дел (объем дела не более 250 страниц, иначе делится на тома). 4-ый столбец - срок хранения. 5-ый столбец - примечания.

27) Составление заголовка дела.

Задача заголовка: четко, но в обобщенной форме отобразить содержание и состав дела. Состоит из: 1) название документа; 2) автор документа; 3) корреспондент (тот, кому это направлено); 4) вопрос или краткое содержание документа дела; 5) название местности, с которой связано содержание документа; 6) время; 7) указание на копийность дела.

28) Установление сроков хранения дел.

Проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

29) Оперативное хранение документов.

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения; 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).

30) Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной инф-ии.

Цель документального поиска: нахождение и выдача соответствующих запросу документов или их описанию. Документы, отвечающие запросу, наз-ся релевантными. При автоматизации поиска документальной инф-ии основным явл-ся формализация содержания документа и запроса. Используется 2 подхода: 1) содержание документа и его хар-ки представляются в структурированном виде; 2) поиск по всему тексту или поисковому образу документа. Эффективность поиска оценивается по полноте и точности. Полнота поиска - отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность - отношение числа релевантных документов выдачи к общему числу выданных документов.

31) Поиск по поисковому образу документов.

Осуществляется в документальных инф-ых поисковых системах (ДИПС). Исторически сложилось поисковый образ - название или первая фраза текста. Все эти системы действуют на оснве инф-ых поисковых языков (ИПЯ). ИПЯ - искусственный язык для выражения содержания документов или запросов с целью последующего поиска. Перевод текста документа на ИПЯ наз-ся индексированием. Искусственный язык разрабатывается на основе естественного исостоит из алфавита, лексики и грамматики. Алфавит - латинские буквы, Cyr, цифры, точки, двоеточие, косая черта. Лексика - совокупность слов. Грамматика - набор правил. Морфология - правила построения изменения слов, синтаксис - правила построения изменения соединения слов. Связи между словами могут быть: парадигматические (существуют независимо от контекста), синтагматические (соотношения слов при соединении и словосочетании). Требования к ИПЯ: 1) располагать лексико-грамматическими ср-вами для точного отображения темы запроса; 2) не содержать синонимов, омонимов; 3) отображать только объективные хар-ки предметов; 4) быть удобным для алгоритмического соотношения: поисковый образпоисковое предписание. ИПЯ по способу организаций понятий бывают: 1) классификационные (предкоординируемые); 2) дескрипторные (посткоординируемые). 1): словарный состав задается в виде фиксированного списка слов, словосочетаний и фраз. Бывают: а) ИПЯ иерархического типа; б) ИПЯ фоссетного типа; в) алфавитно-предметная классификация. а) - язык, представляющий собой перечислительную классификацию, в которой заранее перечислены все классы и подклассы. Достоинства: простота индексирования и поиска, удобство использования если набор классов с течением времени не меняется. б) - каждый класс строится по определенным правилам при проведении индексирования документов из предварительно заданных классов - фоссетов. Преимущества: допускается многоаспектное индексирование документов. в) - система классов, каждая из которых соответствует определенной теме, причем классы в алфавитном порядке. Нужна для узко предметного поиска. Недостаток: невозможность поиска документов но любому заранее незаданному сочетанию признаков. 2): для создания этого языка: проводятся определенные логические операции над классами заданными ключевыми словами; классы формируются в процессе индексирования; поисковое предписание формируется в виде логических сумм, логических произведений, логических дополнений. Создание языка сводится к созданию информационно-поискового тезауруса (ИПТ). Тезаурус служит для поиска слов, выражающих данное понятие. ИПТ используются:1) для перевода текста с естественного на дескрипторный путем замены ключевых слов соответствующими дескрипторами, исключающими многозначность; 2) для отображения парадигматических связей между дескрипторами. Тезаурусы разрабатываются для отдельных областей: тезаурус по документации, дескрипторный словарь по информатике. Достоинства поиска по поисковому образу: позволяет снизить расходы памяти, сократить время поиска, не требует дорогого аппаратного и программного обеспечения. Недостатки: любой набор ключевых слов не отражает адекватно содержания документа, формирование поискового образа документа состоит в структурировании документа, что искажает его содержание.
32)Полнотекстовый поиск.

Для хранения и поиска правовой инф-ии, поиска по периодическим изданиям и в глобальной сети Internet. Принцип: для поиска используют логические функции ИЛИ, И, НЕ, объединяющие ключевые слова. F.e. Задано мн-во документов Д1, Д2,..., Д9, они содержат слова S1, S2,..., S6. S1 входит в Д2, Д3, Д7, Д8. S2 входит в Д1, Д7, Д9. S3 входит в Д1, Д2, Д3, Д4, Д5, Д6, Д8, Д9. S4 входит в Д1, Д6, Д7, Д8, Д9. S5 входит в Д2, Д5, Д7, Д9. S6 входит в Д4. Сформировать запросы: 1) S1 S2: Д7; 2) S2S5: Д1, Д2, Д5; 3) S3S6 (S6 с инверсией): Д1, Д2, Д3, Д5, Д6, Д8, Д9. При формировании запросов допускаются вложенные запросы, которые оформляется в виде круглых скобок, f.e. S2S4(S6(S3S5)), S5 с инверсией. При формировании запросов учитывается логическая взаимосвязь терминов и вводятся след-щие особенности: 1) усечение терминов - усекают окончание слов, чтобы они не влияли на выбор слова (налог? - один символ, налог* - налогообложение и т.д.); 2) нормализация терминов - приведение к именительному падежу единственного числа: 3) операторы контекстного поиска; 4) запрос по образцу.
1   2   3   4   5   6   7   8   9


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации