Шпоры по документоведению - файл n1.doc

приобрести
Шпоры по документоведению
скачать (34.6 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc157kb.09.01.1999 00:33скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9
23) Организация информационно-поисковых систем и контроля док.

Основа ИПС – регистрация док.: фиксация факта создания или поступления док. путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим занесением их в регистрационную форму. Цель регистрации – придание док. юридической силы. Регистрируются один раз (поступающие – в день поступления; создаваемые – в день подписания). Создаваемые док. регистрируются децентрализовано по месту создания. При этом существуют единые правила регистрации. Регистрационный индекс состоит из: порядковый регистрационный номер в пределах массива (в течение года); дата; название. Доп. признаки: место исполнения док.; место хранения док.; принадлежность к определенному вопросу, периоду, лицу. Если док. формируется только по названию проставляется только порядковый номер (бух. балансы, протоколы…). Если док. идет в дела по вопросам и корреспондентам, то проставляется № и доп. индекс, определяющий место хранения док. (докладные записки). При регистрации предложений, заявлений, жалоб ставится №, а перед ним буква, означающая первую букву фамилии автора. Если приказ по отделу кадров, то 178 – К. Если док. составлен президиумом, то 178 – П. 178 –л/с – приказ по личному составу. При создании индекса может быть введен порядковый номер массива 2/17 (№2 17 созыва). После регистрации док., регистрационный индекс без изменений переносится в регистрационную форму. Для унификации ИПС в нее вводятся следующие классификаторы:

  1. классификатор названия док. разрабатывается на основе применяемых в организации док. Требование – при формировании названий следует придерживаться ОКУД.

  2. классификатор корреспондентов составляется на основе перечня названий орг-ций, с которыми данная орг-ция связана в своей деятельности. Требование – названия корреспондентов должны соответствовать ОКПР.

  3. классификатор вопросов деятельности

перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений.

  1. классификатор структурных подразделений

  2. классификатор исполнителей

фамилии руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение док.

  1. классификатор резолюций

  2. номенклатура дел.

Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер; с помощью множительной техники (копия верха док.); автоматический ввод с клавиатуры. Виды карточек: контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.); по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические. Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом)

Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется)

Дата – дата, присвоенная организацией-автором

Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.

Заголовок

Резолюция – переносится с док.

Срок исполнения

Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса

Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел

24) Контроль исполнения док.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док. Контроль ведется по след. этапам: постановка док. на контроль; проверка доведения до исполнителя; предварительная проверка хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля. Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док.; контроль соответствия уровня удостоверения док.; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек. Все док. делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док., отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док. имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док. может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док. сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док. на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).

25) Обеспечение сохранности локументной инф-ции

Классификация док.: оперативные док.; док., отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные док., содержащие социально значимую инф-цию (хранятся в течение в жизни). Для определения ценности инф-ции проводится экспертиза (начинается с момента регистрации). Для этого создаются экспертные комиссии (для больших орг-ций – постоянные ЦЭК). Действуют на основе примерного положения об ЭК орг-ции (1995 г.)

ЭК оценивает ценность следующих групп док.: изобретения и открытия; научно-техническая документация; док. с повторяемой инф-цией; док., входящие в АСУ. Экспертиза осуществляется на основе основных и дополнительных критериев ценности. Осн. критерии: происхождение (роль и место орг-ции, деятеля науки и культуры в соц. жизни общества); содержание (значимость события, факта, повторение этой инф-ции в других док.); внешние особенности док. (юридическая достоверность). Доп. критерии: значимость инф-ции для развития науки и техники; новизна задач и решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; соц. значимость.

1   2   3   4   5   6   7   8   9


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации