Доклады - файл n1.doc

приобрести
Доклады
скачать (255.9 kb.)
Доступные файлы (10):
n1.doc118kb.24.05.2005 22:39скачать
n2.doc125kb.24.05.2005 22:39скачать
n3.doc27kb.24.05.2005 22:39скачать
n4.doc236kb.24.05.2005 22:39скачать
n5.doc113kb.24.05.2005 22:39скачать
n6.doc124kb.24.05.2005 22:39скачать
n7.doc44kb.24.05.2005 22:39скачать
n8.doc127kb.24.05.2005 22:39скачать
n9.doc114kb.24.05.2005 22:39скачать
n10.doc186kb.24.05.2005 22:39скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5
ДЕЛОВОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР
Снимать ли трубку? Одного человека, никогда не снимавшего трубку при звонке, спросили, почему он так поступает. Он ответил: «Я поставил телефон для своего удобства, а не для удобства дру­гих». Это анекдот. Но разве не бывает в жизни так: вы готовите срочный документ предельно сосредоточившись, полностью отклю­чились от внешнего мира. И вдруг в ваш замкнутый мирок прорва­лась трель телефонного звонка.

Вы стараетесь не замечать эту трель, вытолкнуть ее из своего созна­ния, а она не вылезает и начинает путать мысли. Что делать? Вы решае­те защищаться. Начинается испытание на выдержку. Пытаетесь писать, стиснув зубы. А в ушах — звон... Вы уже ничего не пишете, с холодным бешенством ждете, когда это кончится, и, наконец, не выдержав, хва­таете телефонную трубку: «Да слушаю, слушаю! Что там еще?» — зара­нее ощущая недоброжелательность к звонящему. С рабочего ритма вы сбиты, завершение срочного дела задерживается.

Такая стратегия поведения - терпеть-терпеть звонки и не вы­держать — наихудшая.

Или уж не снимайте трубку, проявляя выдержку, сколько бы ее ни требовалось и каким бы ее запасом ни обладал тот неизвестный, который в эту минуту звонит вам, или снимайте трубку сразу же, вежливо говоря: «Будьте любезны, позвоните мне тогда-то. Я занят очень срочным делом». Если же для вас -- такова уж ваша натура -каждый, даже краткий диалог оказывается сильнодействующим отвле­кающим средством, то лучше всего уйти подальше от телефона, уеди­ниться в каком-нибудь укромном месте и там без помех сделать свою срочную работу.

Мы рассматриваем распространенный вариант подключения те­лефонного аппарата к линии «намертво», без возможности его от­ключения по своему желанию (большинство служебных телефонов подключены именно так).

Если же такая возможность предоставлена (аппарат имеет кноп­ку отключения или штепсельный разъем), то проблема избавления от пытки телефоном в периоды напряженного труда решается про­сто. Только не надо этим злоупотреблять. Дайте и другим возмож­ность связаться с вами, не выдергивайте шнур из розетки сразу по окончании разговора.

Бывает, что укромное место для работы найти не так-то просто. Но если у вас есть сотрудник, и он сравнительно свободен, можно «посадить его на телефон» для ответов на все вызовы. Правда, когда бубнят над ухом, это ненамного лучше, чем когда звонят. Поневоле начинаешь прислушиваться к словам, вникать в них, а безответные телефонные звонки больше похожи на песню без слов.

Ну, а как быть, если нет ни укромного места, ни помощника, а ис­ходная ситуация (любой телефонный разговор отвлекает вас от срочного дела) остается прежней? Что ж, тогда не снимайте трубку, если вы умее­те сохранять работоспособность под телефонные трели.

Учтите только, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще -- накапливается число «необслуженных» вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и в четвертый раз. В кон­це концов, вам придется трудиться под почти непрерывный звон.

Вот и решите твердо для себя, будете ли вы снимать трубку. Пожалуй, более общим советом, пригодным для большинства лю­дей, будет следующий: снимайте трубку при всяком звонке.

Кому снимать трубку? Если вы в собственном кабинете, а телефон­ный вызов поступает к вам напрямую, минуя секретаря, то ничего не поделаешь — снимать трубку каждый раз придется вам самому.

Если в кабинете присутствует кто-либо из сотрудников, он мо­жет оказать вам услугу -- снять трубку. Но, услышав, что просят вас, он тут же передает трубку вам. Поэтому подобная услуга особенно не помогает.

Правда, отодвигается начало телефонного разговора на те не­сколько десятков секунд, которые вам требуются, скажем, для просмот­ра и подписи одной-двух деловых бумаг, или — в тех не очень час­тых случаях, когда звонящий попадает «не туда» — вы избавлены от необходимости давать соответствующее разъяснение. Если в каби­нет зашел ваш начальник, ожидать от него подобной услуги не ре­комендуется.

Рассмотрим другую ситуацию. Вы пришли в чужой кабинет, а владелец его вышел и оставил вас наедине с одним, а то и с двумя-тремя телефонами. Звонит один из них. Что лучше -не реагиро­вать или снять трубку и вступить в разговор, заведомо зная, что звонят не вам?

Если «хозяин» кабинета не имеет ничего против подобной ини­циативы, то предпочтительнее снять трубку. Дело в том, что вы сможете дать звонящему минимальную необходимую информацию, которая окажется для него полезной: сказать о том, что работника, которого просят, сейчас нет на месте и что он будет тогда-то, а ес­ли необходимо что-либо ему передать, то вы можете это сделать.

А кому же снимать трубку в общей комнате, где сидят несколь­ко сотрудников? Здесь встречаются различные варианты размеще­ния телефона.

Первый вариант: телефон стоит на столе самого старшего по долж­ности, обычно руководителя подразделения.

Субординация соблюдена, однако старшему почти невозможно работать. И если только его собственные руководители считают бо­лее важным для дела насильственный, непрерывный контроль со стороны старшего в комнате за количеством и степенью деловитости телефонных разговоров каждого из сотрудников, чем выполнение этим старшим своих основных служебных обязанностей, что же, то­гда этот вариант, пожалуй, можно было бы оправдать.

Хотя можно ли оправдать такую постановку дела? Очевидно, нет, несмотря на то, что в ряде учреждений подобный контроль за пра­вильностью использования телефона включается в список обязанно­стей старшего по должности. Еще один фактор, оправдывающий по­добное размещение телефона,— это преобладание телефонных разго­воров старшего по должности по сравнению со всеми остальными сотрудниками.

Если же учесть, что в течение дня многократно возникают ситуа­ции, когда старшему приходится трудиться под аккомпанемент раз­ных голосов, то этот вариант должен был бы встречаться весьма редко. Между тем подобное размещение телефона в общей комнате на практике преобладает либо по прямому требованию руководства, же­лающего непосредственно связываться именно со старшим из подчинен­ных, либо же из соображений престижа, в жертву которому старший по должности добровольно приносит собственную работоспособность.

  1   2   3   4   5


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации