Часть 1
1. Из каких частей состоит положение о кадровой службе.
Общие положения; Функции кадровой службы; Руководство кадровой службы; Права и обязанности кадровой службы предприятия; Заключительные положения.
2. В каком разделе указаны функции кадровой службы?
В пункте 2 «Функции кадровой службы»
3. Перечислите примерные функции.
• Организация и оформление приема и увольнения кадров, движения кадров
• Текущее и перспективное планирование потребностей учреждения в кадрах, прогнозирование рынка рабочей силы
• Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования
• Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников учреждения. Определение эффективности персонала
• Организация системы учета кадров, оформление личных дед, внесение в них новых данных, движения кадров внутри учреждения, анализ их текучести
• Подготовка для бухгалтерии приказов по кадрам
• Анализ деловых и профессиональных качеств работников организации
• Ведение архива учреждения
• Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение
• Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров
• Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально экономического развития коллектива
• Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников
• Подготовка документов, необходимых дли назначения пенсий работникам предприятия
• Составление и выполнение графиков отпусков
• Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка работниками предприятия
• Ведение и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовом стаже, о работе, копий документов.
Изучите положение о структурном подразделении кадровой службы и ответьте письменно на вопрос:
4. Рассмотреть функции отдела кадровой службы и определить ее отношение к группе функций. Составить классификатор по 1 выбранной функции. За образец взять пример таблицы ниже.
Теоретический материал:
В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).
Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции - положение о кадровой службе (подразделении).
Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно; подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей).
Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.
Раздел "Общие положения" определяет:
- место кадровой службы среди других подразделений, ее подчиненность непосредственно руководству организации;
- структуру службы (отделы, секторы, группы), численность ее штата со ссылкой на штатное расписание;
- нормативную базу для деятельности службы (Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, касающиеся организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовые акты субъектов РФ по данным вопросам, нормативно-методические документы общего действия, правила, инструкции, методические рекомендации учреждений Государственной архивной службы РФ по вопросам документационного обеспечения управления, устав организации, положение о кадровой службе, инструкция по делопроизводству организации; при наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт);
- наименование должности руководителя службы (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования, предъявляемые к его квалификации и стажу работы.
В конце раздела важно указать, что служба имеет печать с обозначением своего наименования.
Раздел "Цели и задачи" конкретизирует цель деятельности кадровой службы, состоящую в реализации кадровой политики, которая направлена на обеспечение организации высококвалифицированными работниками для эффективного выполнения всех стоящих перед ней задач.
- составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;
- создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);
- подбор кандидатов и ведение резерва;
- отбор на вакантные должности;
- организация и проведение аттестации;
- подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;
- оформление:
приема на работу;переводов;увольнений;поощрений;взысканий;командировок;отпусков;трудовых книжек и их учет;справок, подтверждений места работы и стажа; служебных удостоверений ;
- подготовка документов:для представления к награждениям и поощрениям; для пенсионного страхования;для назначения пенсии;
- составление и ведение графика отпусков;
- формирование и ведение личных дел работников;
- анализ текучести кадров;
- ведение: установленной отчетности;учета личного состава; табельного учета;- контроль соблюдения трудовой дисциплины.
Раздел "Права и ответственность" может включать перечисление следующих прав:
- требовать в установленных случаях представления документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. д.);
- вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;
- решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;
- давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т. д.
Раздел "Руководство" устанавливает наименование должности руководителя кадровой службы, его права, обязанности и персональную ответственность за выполнение всех видов работ, закрепленных положением о подразделении.
Раздел "Взаимоотношения (служебные связи)" регламентирует, с какими отделами и по каким вопросам взаимодействует кадровая служба. Например, она взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров:
- с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда: кадровая служба обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, поскольку на их основе производятся расчет и выдача причитающихся работнику сумм;
- с юридической службой (юрисконсультом) - по сложным вопросам трудовых взаимоотношений;
- со службой делопроизводства - по вопросам документирования и организации работы с документами;
- с отделом автоматизации (IT-подразделением) - по поводу использования в работе компьютерных технологий и др.
Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т. д.), тоже должны быть регламентированы в положении.
Раздел "Организация работы" может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании. Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.
Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.
Исходя из приведенного перечня функций, организация должна избрать концепцию кадровой работы. Существует несколько подходов к формированию названных концепций, которые детерминированы спецификой бизнеса и приоритетами стратегического развития организаций. Среди них можно выделить следующие разновидности подходов: