Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала - файл n1.doc

Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала
скачать (7062 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc7062kb.18.09.2012 18:18скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   23
информация может быть получена в трех

формах:

• записи — это данные в форме, пригодной для считывания
или преобразования: документы, файлы, отчеты, публика­
ции, компьютерные файлы, фильмы, микрофильмы, магнит­
ные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;

» события и условия — это поддающиеся наблюдению дейст­вия и сопутствующие им обстоятельства;

• память — это вся информация, хранящаяся в памяти людей,
работающих в организации-клиенте, связанных с ней или
просто могущих дать информацию, полезную для консуль­
танта. Эта информация охватывает бесспорные доказанные
факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубежде­
ния и догадки.

Инструменты сбора информации

Методами управленческого аудита являются стандартные процедуры экспертного консультирования:

Данные методы базируются на технологии структурного ана­лиза и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques

— SADT)1.

В ходе управленческого аудита используются следующие ин­струменты сбора информации.

1 SADT — методология описания больших систем, которая позволяет эффективно анализировать и проектировать деятельность коммерческих и производственных организаций. — Прим. авт. 116

1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюде­
ние людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предло­
жений дают наиболее важную для управленческого аудита ин­
формацию о том, как организация работает на практике, как она
живет, каково ее развитие и каковы в ней человеческие взаимо­
отношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процесса­
ми и характером социализации (коллективного общения). На­
пример, наблюдение за собраниями работников позволяет
выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам
активного (прямого) наблюдения относятся:




  1. Специальные записи — ведутся по просьбе аудитора в тече­
    ние определенного времени в соответствии с его требованиями.

  2. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора от­
    дельными отобранными им специалистами по определенным ас­
    пектам проблемы, включая их видение ее решения.

4. Беседа (интервью), При управленческом аудите беседа
наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интер­
вьюирование применяется для получения информации, необхо­
димой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений ра­
ботников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый
последующий факт дополняет, исправляет или опровергает пре­
дыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимо­
связи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При
этом гибкость, присущая живой беседе, при достаточной квали­
фикации интервьюера, определяет полезность интервью, как ви­
да аудиторского обследования. Однако высокая стоимость ис­
пользования из-за больших затрат времени, определяющая узкий
охват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность
интервьюирования, а также неточность информации при нали­
чии заинтересованности в исследуемом вопросе у опрашиваемо­
го, ограничивают масштабы применения интервьюирования и
требуют при планировании сбора информации определить, какие
факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как.

117

  1. Вопросники (использование анкет) — позволяют получить
    ограниченное количество фактов от большого числа лиц или
    от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга.
    Анкетирование требует четкого определения исследуемой темы
    и формулировки простых, точных, недвусмысленных вопросов.
    Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое
    значение. Применение вопросников и обзоров разновидность
    интервьюирования. Их использование объясняется относитель­
    ной дешевизной по сравнению с личной беседой (интервью),
    а также более широким охватом опрашиваемых. Вопросник
    может служить подготовительной стадией к личному интервью.
    Если мероприятия по использованию определенного вида
    опроса осуществляются периодически и в сопоставимом виде,
    существует возможность исследования динамики состояния ор­
    ганизации.

  2. Встречи для сбора данных предполагают организацию ау­
    дитором специальных обсуждений, цель которых получение ин­
    формации по рассматриваемой проблеме.

  3. Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых
    заданий, например, при необходимости изменений условий ра­
    боты и занятости, могут использоваться исследования отноше­
    ний служащих, дающих информацию, как люди относятся к су­
    ществующему положению дел и как могут отреагировать на
    возможные изменения.

  4. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки
    клиента относительно:

• фактов, знакомых клиенту;

» аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности;

• аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством
наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность не­
достоверной оценки незначительна.

Использование оценок служащих требует их проверки и вни­мания к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовернее, если они не имеют прямого отношения к изучаемо­му вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на ос­нове опыта (известные величины объема, количества или стои-

118

мости за недавний период времени) и путем сопоставления с ин­формацией об идентичных событиях.

9. Аудиторский эксперимент применяется для получения информации о последствиях того или иного управленческого воздействия, приводящего к изменениям состояния системы си­туационных условий. При осуществлении аудиторского экспе­римента существует проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабоче­го окружения персонала и даже разговорами между участвую­щими в эксперименте и не участвующими (примером может быть Хоторнекий эксперимент). Возможность осуществления аудиторского эксперимента -- идеальная ситуация, позволяю­щая произвести сравнение экспериментальной и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей аудитор­ского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осуществление эксперимента может привести к неудовлетворен­ности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими ма­нипулируют.

119

но этой специфике корректирующие и предупреждающие дей­ствия.




2.5. АНАЛИЗ И СИНТЕЗ ИНФОРМАЦИИ

Для реализации задач управленческого аудита по формирова­нию выводов о причинах проблемной ситуации и рекомендаций о путях совершенствования системы управления, собранную ин­формацию подвергают аналитической обработке. В аудиторском исследовании присутствуют и сочетаются методы анализа (изу­чение собранного фактического материала) и синтеза (выведе­ние общих закономерностей на основе собранного материала). Построение целого из частей (синтез), принятие решений на ос­новании анализа фактов и выработка предложений по осуществ­лению действий начинается уже во время анализа.

Если аудитор определяет, что исследуемая проблема подчи­няется действию известного ему общего правила, применяется метод дедукции. Отсутствие возможности отнести исследуемую ситуацию к «известному» общему знанию предполагает приме­нение метода индукции, т.е. сбор и анализ необходимого объема фактического материала с целью выведения правила, действую­щего в данном случае.

Для эффективного пользования анализом как методом аудита аудитор должен развивать в себе такие личные качества — логи­ческое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного.

В аналитической деятельности аудитора важно уметь пра­вильно определить значимость обнаруженных в ходе аудита не­соответствий.

Каждое выявленное несоответствие может быть классифици­ровано по таким его признакам, как содержание, степень значи­мости, форма проявления, частота встречаемости, иерархиче­ский уровень принятия решения об его устранении, степень сложности его устранения, область распространения и объект аудита качества (см. рис. 16). Классификация помогает опреде­лить специфику каждого несоответствия и разработать адекват-120


По содержанию

/




Организационное Техническое Экономическое Соииально-псивдяогическос

По степени значимости

Значительное Незначительное















/

г




>




По степени спож-востн устранения

По частоте встречаемости

По уровню принятия решения об его устранении

Простое Сложное

Разовое Повторяющееся

На уровне предприятии На уровне подразделении На уровне исх» На уровне участка На уровне бригады На уровне исполнителя







Рие, 16. Классификация несоответствий

Значительным несоответствием в системе качества следует считать невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое отрицательно влияет на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок. Примеры таких несоответствий:

• любое несоответствие, которое может привести к ухудше­
нию качества продукции;

« использование средства измерения с истекшим сроком ка­либровки (поверки);

• фактически более низкая квалификация работника, выпол­
няющего ответственную операцию, чем это требуется по
технологическому процессу;

121

Наличие значительного несоответствия исключает возмож­ность принятия положительного решения по проводимому аудиту и требует разработки и реализации корректирующего действия. Факт обнаружения значительного несоответствия фик­сируется в протоколе.

Незначительное несоответствие — невыполнение требова­ния, установленного документом системы качества, которое может отрицательно влиять на обеспечение качества продукции или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Примеры незначительных несоответст­вий:

Незначительное несоответствие должно быть устранено в хо­де аудита.

Подготовленные и систематизированные фактические данные анализируются для выявления взаимосвязей, соотношений и тенденций. В зависимости от характера проблемы и цели прово­димого аудита персонала используются:

122


  1. Математические и статистические методы экономиче­
    ского анализа позволяют изучить характеристики функциони­
    рования, состояния и эффективности исследуемого объекта, К
    этим методам относятся расчет показателей в динамике, средних
    величин, дисперсии, плотности распределения, корреляционный
    и регрессионный анализы и др. Сопоставления между показате­
    лями позволяют вскрыть качественные характеристики иссле­
    дуемого явления. В управленческом аудите математические и
    статистические методы используются в том случае, когда на ос­
    новании результатов их применения можно выявить качествен­
    ные связи.

  2. Методы анализа системы управления и состояния ее
    элементов, к которым относятся:




123

3. Причинно-следственный анализ — позволяет опреде­лить причинные связи между условиями и событиями, что по-

124

зволяет решать проблемную ситуацию. В ходе причинно-след­ственного анализа определяется «основная» причина, работа с которой приведет к решению проблемы, В качестве «основной» определяется' причина, относящаяся к внутренним ситуацион­ным условиям. От правильности определения «основной» причины зависит эффективность управленческого аудита. При­чинно-следственный анализ — это работа по формированию ги­потезы о наличии причинно-следственной связи и изучение фактического материала о ситуации с целью определения пра­вильности этой гипотезы.

4. Методы анализа будущего — предполагают определение
характеристик будущей ситуации на основе анализа прошлого и
настоящего, динамики изменений и методов предвидения. Наи­
более распространенный подход к анализу будущих тенденций

- это экстраполяция, т.е. будущее видится как продолжение про!илых тенденций. Однако в современных условиях быстрых технологических, социальных и прочих изменений, данный метод неэффективен. Более применим подход, предусматри­вающий возможность неожиданных изменений, основанный на более глубоком изучении ситуационных характеристик и веро­ятности их сохранения или изменения в будущем, свойственный методам управления на основе предвидения будущего и гибких экстренных решений.

5. Метод сравнения (сопоставления) — важнейший метод
аналитической работы в ходе осуществления любой формы
аудита. Его применение предполагает наличие некоторых опор­
ных точек при изучении количественных и качественных харак­
теристик деятельности организации. Метод сравнения основной
в системе методов управленческого аудита. По сути, метод срав­
нения лежит в основе аудита, диагностики и консультирования
в целом.

В ходе любой консультативной деятельности сопоставляется существующая ситуация с желаемой и намечаются пути движе­ния в эту сторону. Метод сравнения тесно связан с другими ме­тодами аналитической работы и их результатами. Так, практиче-

125

ски все результаты применения других аналитических методов (например, математических) — это объект последующих анали­тических процедур сопоставления, что позволяет их отнести в разряд обслуживающих потребности метода сравнения.

Сравнения позволяет сопоставить существующую систему управления в целом и ее элементы с передовыми образцами или нормативным состоянием. Сравнение качественных показателей предполагает сопоставление существующей практики осуществ­ления определенной деятельности в организации с существую­щими у аудитора образцами, что позволяет определить возмож­ные недостатки. Метод сопоставления позволяет вскрыть существующие отклонения от заданных стандартов.

Количественные показатели позволяют сопоставить уровень рентабельности, текущей ликвидности данной организации по отношению к среднему их уровню по отрасли или по региону. В управлении персоналом сравнительный подход часто исполь­зуется для сопоставления уровней текучести, прогулов, наруше­ний трудовой дисциплины, заработной платы, а также при внедрении новой для организации программы управления пер­соналом.

При аудиторском исследовании сферы управления могут ис­пользоваться следующие параметры сопоставления:

126


Метод сравнения широко используется в качестве основы для выработки перспективных стандартов, разработанных по реко­мендации аудитора. Такой подход предполагает использование для сравнения уместных примеров, моделей и стандартов из оте­чественной и мировой практики. Большинство аудиторов ис­пользует метод сравнения (сопоставления) как основу для управленческих исследований и оценки деятельности организа­ций при подготовке руководств и опросников.

В соответствии с методом нормативного анализа в ходе со­поставления при управленческом аудите применяют систему нормативов, определяющих состав и содержание функций по управлению, численность работников по функциям, тип органи­зационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подразделений, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов, значение которых сопоставляют с фактическим состоянием. Это позволяет исследовать состояние и наметить пути совершенствования системы управления.

К методам сравнения относится опытный метод. Его исполь­зование предполагает сопоставление исследуемой (опытной) си­туации с предшествующим периодом данной системы или дру­гой, аналогичной системы. Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Метод анализа главных компонентов дает возможность при сравнении ис­пользовать не множество показателей, а те немногие, отражаю­щие свойства большинства других.

127

Опыт аудиторской работы дает большую информационную базу, позволяющую быстро ориентироваться в создавшейся си­туации путем классификации ситуации организации-клиента к тому или иному изученному типу организаций по своим харак­терным особенностям. Компетентное (при достаточном внима­нии к полноте характеристик ситуации) использование метода сравнения позволяет значительно сократить трудоемкость ауди­торских исследований. Для аналитической обработки количест­венная информация представляется в виде таблиц и диаграмм, для изображения процессов и процедур, систем и их элементов используются схемы и рисунки.

С использованием ЭВМ технические возможности обработки количественной информации повышаются. Однако это требует соответствующей подготовки аудиторов, возможностей компью­тера и наличия аналитических программ. Следует также учесть, что количественная информация в управленческом аудите в большинстве случаев вспомогательная.

128

2.6. АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Конечный результат комплекса услуг по управленческому аудиту — оптимизация системы управления на основе положе­ний аудиторского заключения. Практическая работа в этом направлении может проводиться с участием или без участия ау­дитора. Аудиторские процедуры позволяют сформировать неко­торую картину деятельности организации в области управления, мнение аудитора о ее текущей эффективности и путях ее повы­шения. Управленческий аудит (этап аудита) прекращается после обнаружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагности­ческую работу. Результаты управленческого аудита оформляют­ся в форме заключения (отчета), содержащего описание выпол­ненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенство­ванию политики и практики управления в организации. Написа­ние отчета — общий метод консультационной и аудиторской деятельности и основной аудиторский метод совершенствования текущей ситуации эффективности управления персоналом.

Аудиторское заключение —- это обширное описание деятель­ности в области управления, включающее в себя рекомендации по более эффективному ее ведению. Наличие в заключении ба­ланса информации, касающейся недостатков и примеров эффек­тивной работы организации, упрощает принятие клиентом фор­мулировок аудитора.

В управленческом аудите целесообразно использовать жест­кую форму написания аудиторского заключения в финансовой сфере. Аудиторское заключение может содержать несколько частей: для руководителей стратегического уровня управления организацией (заинтересованных и обладающих полномочиями для получении этой информации) и руководителей (специали­стов) функциональных подразделений и специфических функ­ций. Вместо решения проблем, приоритет которых определялся в

129

5 Лупит и кптггрцллинг персонала

прошлом наугад, сотрудники, занимающиеся вопросами управ­ленческих технологий, могут, пользуясь аудиторским отчетом, сконцентрироваться на проблемах, имеющих наибольший по­тенциал увеличения эффективности организации.

Динамика изменения состояния показателей может показать потенциальные сложности. Мнение аудиторов, выражаемое в за­ключении, может выполнять роль внешнего авторитетного суж­дения, инициирующего изменения. Наиболее важное свойство аудиторского заключения — это возможность его использования для определения направлений усилий в будущем. Знание о на­стоящем состоянии позволяет планировать, устанавливать цели, которые в дальнейшем можно использовать в качестве стандар­тов оценки.

Формирование результатов аудиторских процедур и предос­тавление их клиенту в форме аудиторского заключения позволяет:

Управленческий аудит может проводиться в форме разовой проверки или носить регулярный характер. Организациям не следует ждать «тревожного сигнала» (проявления причин про­блем, лежащих в области управления, например, в финансовом состоянии организации), показывающего, что «что-то непра­вильно» и уже необходим аудит для определения требующихся корректирующих воздействий. В практике управления общепри-

130

знанно, что профилактическое диагностирование организации -это характеристика хорошего управления. Наличие регулярного аудита управления не исключает, однако, возможность пригла­шения аудиторов или профессиональных консультантов для по­мощи в решении дополнительных или внезапно возникающих проблем.

Обратная связь в ходе аудита

Проведение эффективного управленческого аудита предпола­гает постоянное взаимодействие с представителями организации по поводу возникающих вопросов, неясностей, вырабатываемого аудитором видения ситуации, формируемых путей решения про­блемы, т.е. наличие эффективной обратной связи.

Обратная связь в период аудита важный диагностический ме­тод. Правильно отобранная, проанализированная и представлен­ная информация вызывает у клиента определенную реакцию, распознание которой очень важно для диагностики проблемной ситуации. Реакция сотрудников организации на получаемую ими от аудитора информацию исключительно полезна для работы последнего, и он должен максимально стремиться к таким кон­тактам на протяжении всей своей работы. Обратная связь пред­полагает проработку с клиентом новой неизвестной ему инфор­мации, неожиданных взаимосвязей и скрытых достоинств и недостатков, служит инструментом, побуждающим представите­лей организации самостоятельно делать выводы на основе ото­бранной и объективно представленной аудитором информации. Аудитор должен предостеречь клиента о существующем риске вмешательства преждевременных неподготовленных изменений.

Обратная связь при управленческом аудите осуществляется в устной и письменной форме. К устной форме относятся: индиви­дуализированное обсуждение с ведущими специалистами орга­низации-клиента, встречи с разными группами. Устная форма обратной связи дает возможность выявить отношение предста­вителей организации к рассматриваемой проблеме и применяе­мым аудитором методам и повысить концентрацию усилий на основных вопросах. К письменной форме обратной связи отно-

131


сится любая письменная информация от аудитора к клиенту, на­пример, промежуточные отчеты и памятки. Форма применяемой обратной связи должна соответствовать ее целям.

Результаты аналитической работы удобно представить схема­тично, используя метод SWOT1, предполагающего сначала вы­явление сильных и слабых сторон, угроз (рисков) и возможно­стей их предотвращения, а затем создающего предпосылки для планирования изменений в организации. При этом составляется управленческая матрица SWOT и ее блоки оцениваются с точки зрения важности и степени влияния на стратегию организации (см. рис. 17).

Сильные стороны

Слабые стороны

Угрозы (риски)

Возможности

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   23


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации