Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии - файл n1.rtf

приобрести
Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии
скачать (2864.4 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.rtf2865kb.13.09.2012 18:40скачать

n1.rtf

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16
"ГроссМедиа", 2007
Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии.

М.Ю.Рогожин

Раздел I. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА БУХГАЛТЕРИИ
Глава 1.1. РОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
Рассмотрение (в рамках настоящего пособия) делопроизводственной проблематики представляется вполне оправданным начать с определения понятия "делопроизводство". В соответствии с государственным стандартом ГОСТ Р51141-98 <1> делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов.

--------------------------------

<1> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
1. Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.

2. Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по документированию, т.е. по записи (в более широком смысле - фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами <2>.

--------------------------------

<2> ГОСТ Р51141-98.
3. Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению к основной деятельности предприятия (организации, учреждения)) <3> деятельности.

--------------------------------

<3> Далее в рамках настоящего пособия, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация" или "учреждение".
Добавим к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами <1>.

--------------------------------

<1> См., например: Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2004.
Все сказанное выше позволяет нам яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (как то финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (см. в этой связи также рис. 1.1).
Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями

деятельности предприятия
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ ┌────────────────────────┐ ┌──────────────────────────────┐ │

│ │ Делопроизводство │ │ Деятельность предприятия и │ │

│ │ обеспечивает: │ │ ее важнейшие составляющие │ │

│ └─┬──────────────────────┘ └─────────────────┬────────────┘ │

│ │ ┌────────────┴────────────┐ │

│ │ ┌─────────────────────────┐ │ Финансово-экономическая │ │

│ │ │ 1. Управление │ ┌─┤ деятельность │ │

│ │ │ финансовыми, │ │ └────────────┬────────────┘ │

│ │ │ хозяйственными и иными │ │ │ │

│ ├─┤ документами, ├──┤ ┌────────────┴────────────┐ │

│ │ │ образующимися в │ │ │ Административно- │ │

│ │ │ деятельности предприятия│ ├─┤ хозяйственная │ │

│ │ └─────────────────────────┘ │ │ деятельность │ │

│ │ │ └────────────┬────────────┘ │

│ │ │ │ │

│ │ │ ┌────────────┴────────────┐ │

│ │ │ │ Деятельность по │ │

│ │ ┌─────────────────────────┐ ├─┤ управлению персоналом │ │

│ │ │ 2. Документирование │ │ │ (кадровыми ресурсами) │ │

│ │ │ мероприятий, в │ │ └────────────┬────────────┘ │

│ │ │ совокупности образующих │ │ │ │

│ └─┤деятельность предприятия ├──┤ ┌────────────┴────────────┐ │

│ │ по соответствующим │ │ │ Иные ключевые │ │

│ │ направлениям │ │ │ направления деятельности│ │

│ └─────────────────────────┘ └─┤ предприятия <1> │ │

│ └─────────────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <1> Определяются с учетом специализации предприятия│

│(сущности его уставной деятельности). │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.1
Эффективная реализация предприятием своей деятельности во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию предприятия <2>.

--------------------------------

<2> В зависимости от содержания деятельности предприятия, ее специфики и размаха, ведение бухгалтерского учета и отчетности может быть возложено на соответствующее структурное подразделение или должностное лицо предприятия (включая его руководителя) либо на стороннюю организацию (ее структурное подразделение или должностное лицо), см. в этой связи ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Уточним, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций <1>. Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи представлены на рис. 1.2.

--------------------------------

<1> Статья 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Цель бухгалтерского учета, его объекты и задачи
┌───────────────────────────────────────┐

┌──────────┤ Бухгалтерский учет предприятия ├─────────┐

│ └──────────────────┬────────────────────┘ │

│ │ │

│ ┌──────────────────────────┴───────────────────────────┐ │

│ │ Цель - │ │

│ │упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации│ │

│ │ (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах │ │

│ │ предприятия и их движении путем сплошного, │ │

│ │ непрерывного документального учета всех производимых │ │

│ │ хозяйственных операций │ │

│ └──────────────────────────────────────────────────────┘ │

┌─┴───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────┴─┐

│ Объекты бухгалтерского учета│ │ Задачи бухгалтерского учета │

└────────────────────────────┬┘ └┬────────────────────────────┘

┌──────────────────────────┐ │ │ ┌──────────────────────────┐

│ │ │ │ │ Формирование полной и │

│ │ │ │ │ достоверной информации о │

│ Имущество предприятия ├─┤ ├─┤деятельности предприятия и│

│ │ │ │ │ ее имущественном │

│ │ │ │ │ положении │

└──────────────────────────┘ │ │ └──────────────────────────┘

┌──────────────────────────┐ │ │ ┌──────────────────────────┐

│ │ │ │ │ Обеспечение информацией │

│ │ │ │ │ (в форме бухгалтерской │

│ │ │ │ │ отчетности) для контроля │

│ Обязательства предприятия├─┤ ├─┤ за соблюдением │

│ │ │ │ │ предприятием │

│ │ │ │ │ законодательства │

│ │ │ │ │ Российской Федерации │

└──────────────────────────┘ │ │ └──────────────────────────┘

┌──────────────────────────┐ │ │ ┌──────────────────────────┐

│ │ │ │ │ Предотвращение │

│ │ │ │ │ отрицательных результатов│

│ Хозяйственные операции, │ │ │ │хозяйственной деятельности│

│ совершаемые предприятием ├─┘ └─┤ предприятия, выявление │

│ │ │ внутрихозяйственных │

│ │ │ резервов │

└──────────────────────────┘ └──────────────────────────┘
Рис. 1.2
В свою очередь, бухгалтерская отчетность - это основанная на данных бухгалтерского учета упорядоченная совокупность документированной информации, оформленная надлежащим образом и отражающая в денежном выражении сведения об имущественном и финансовом положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 <1>.

--------------------------------

<1> См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Состав бухгалтерской отчетности
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────┐ │

│ │ Бухгалтерская отчетность │ │

│ │ предприятия │ │

│ └────────────────┬─────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────┐ │

│ │ Бухгалтерский баланс │ │ │ Отчет о прибылях и │ │

│ │ с приложениями <1> ├───┼───┤ убытках с приложениями │ │

│ │ │ │ │ <1> │ │

│ └────────────────────────┘ │ └────────────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────┐ │

│ │ Аудиторское заключение │ │ │ Пояснительная │ │

│ │ <2> ├───┼───┤ записка │ │

│ └────────────────────────┘ │ └────────────────────────┘ │

│ ┌────────────┴────────────┐ │

│ │ Иные отчетные документы │ │

│ │ <3> │ │

│ └─────────────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <1> Состав приложений определяется соответствующими│

│нормативными актами, см. далее. │

│ <2> Представляется, если в соответствии с федеральным│

│законодательством предприятие подлежит обязательному аудиту. │

│ <3> Состав таких документов - в частности, для бюджетных│

│предприятий (организаций, учреждений) определяется│

│соответствующими нормативными актами. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.3
Отметим далее, что фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерией в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия, состав которой подробно рассматривается в гл. 2.1 настоящего пособия. Этой документацией в течение установленных сроков хранения (см. далее) также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.

На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.

Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства <2>, а с другой - исходя из положений учетной политики предприятия <3>. В связи с последним замечанием уточним, что в рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются) <4>:

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.

--------------------------------

<2> В частности, инструкции по делопроизводству, подробнее см. гл. 1.6 настоящего пособия.

<3> Подробнее об учетной политике предприятия см. гл. 3.5 настоящего пособия.

<4> См. в этой связи п. 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными, и о том, чем обусловлены эти различия, а также об их сущности мы узнаем в следующей главе пособия.
Глава 1.2. ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

БУХГАЛТЕРИИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Для организации делопроизводства бухгалтерии предприятия его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор в пользу одного из указанных способов, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

1. Организационная структура предприятия.

2. Характер (сущность и размах) уставной деятельности предприятия.

3. Место бухгалтерии (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

4. Объем общего и бухгалтерского документооборота <1>.

--------------------------------

<1> Документооборот - упорядоченное перемещение документов от одного структурного подразделения (должностного лица) к другому с момента их поступления (создания) до момента помещения в дела предприятия, см. далее.
Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства бухгалтерии предприятия обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления <2>. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих, см. далее), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних, см. далее), обычно производится децентрализованно, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

--------------------------------

<2> (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой. Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором - в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Исходя из вышеизложенного, читателям может быть рекомендовано следующее:

децентрализованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства - в общем случае внедряется и применяется на предприятиях со сложной организационной структурой (предусматривающей, в частности, функционирование обособленных структурных подразделений (филиалов или представительств)) и (или) децентрализованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.4) <1>;

централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства - в общем случае внедряется и применяется на предприятиях с несложной организационной структурой (в частности, на малых предприятиях) и (или) централизованной системой общего делопроизводства предприятия (см. в этой связи рис. 1.5) <2>.

--------------------------------

<1> Централизация управления документами (и концентрация последних в одном месте) при этом может иметь место только на этапе их подготовки к передаче в архив, см. далее.

<2> Централизованный способ ведения бухгалтерского делопроизводства не исключает, однако, исполнения документов непосредственно на рабочих местах исполнителей.
Пример организации бухгалтерского делопроизводства

децентрализованным способом
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────┐ │

│ │ Центральный офис │ │

│ │ (головная │ │

│ │ организация) │ │

│ │ предприятия │ │

│ └─────────┬────────┘ │

│ ┌────────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────┐ │

│ │ Служба (отдел) │ │ │ Филиал N 1 │ │

│ │ делопроизводства <1> ├──┼──┤ │ │

│ └───┬────────────────────────┘ │ └───────────┬─────────────┘ │

│ │ ┌────────────────────┐ │ ┌───────┴────────┐ │

│ │ │ Отдел общего │ │ │ Группа <3> │ │

│ ├───┤ делопроизводства │ │ │делопроизводства│ │

│ │ └────────────────────┘ │ └────────────────┘ │

│ │ ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────┐ │

│ │ │ Группа │ │ │ │ │

│ ├───┤ бухгалтерского │ ├──┤ Филиал N 2 │ │

│ │ │ делопроизводства │ │ │ │ │

│ │ └────────────────────┘ │ └───────────┬─────────────┘ │

│ │ ┌────────────────────┐ │ ┌───────┴────────┐ │

│ │ │ Отдел (группа) │ │ │ Группа │ │

│ └───┤ архивного │ │ │делопроизводства│ │

│ │ хранения <2> │ │ │ │ │

│ └────────────────────┘ │ └────────────────┘ │

│ ┌────────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────┐ │

│ │ Представительство ├──┴──┤ Филиал N 3 │ │

│ └────────────────┬───────────┘ └───────────┬─────────────┘ │

│ ┌────────┴───────┐ ┌───────┴────────┐ │

│ │ Секретарь <3> │ │ Группа │ │

│ │ │ │делопроизводства│ │

│ └────────────────┘ └────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <1> Структурные подразделения отдела выполняют│

│делопроизводственные задачи в интересах центрального офиса│

│(головной организации) предприятия, за исключением отдела│

│(группы) архивного хранения. │

│ <2> Выполняет задачи по архивному хранению документов│

│предприятия в целом. │

│ <3> С полномочиями по ведению бухгалтерского│

│делопроизводства. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.4
Пример организации бухгалтерского делопроизводства

централизованным способом
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────────────────┐ │

│ │ Руководитель │ │

│ │ предприятия │ │

│ └────────┬────────┘ │

│ ┌────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │

│ │ Заместитель │ │ │ Заместитель │ │

│ │ по управлению ├─┴─┤ по производству и сбыту │ │

│ └────┬───────────────────────┘ └────┬──────────────────────┘ │

│ │ ┌───────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Служба (отдел) │ │ │ Производственный │ │

│ ├───┤ кадров │ ├──┤ отдел N 1 │ │

│ │ └───────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌───────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Служба (отдел) │ │ │ Производственный │ │

│ ├───┤ делопроизводства │ │ │ отдел N 2 │ │

│ │ │ <1> │ ├──┤ │ │

│ │ └───────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌───────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ ├───┤Бухгалтерский отдел│ ├──┤ Служба сбыта │ │

│ │ └───────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌───────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Аналитический │ │ │ Служба │ │

│ └───┤ отдел │ └──┤ материально- │ │

│ │ │ │ технического │ │

│ │ │ │ обеспечения │ │

│ └───────────────────┘ └──────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <1> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют│

│делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, в│

│том числе бухгалтерского отдела. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.5
Во всех остальных случаях для ведения бухгалтерского делопроизводства, как правило, применяется смешанный (комбинированный) способ, в соответствии с которым, как отмечалось ранее, часть операций (видов работ) по обработке документов производится централизованно, например в единой службе делопроизводства предприятия, а другая их часть - непосредственно по месту назначения (создания) документов, в том числе бухгалтерских (см. в этой связи рис. 1.6).
Пример организации бухгалтерского делопроизводства

смешанным (комбинированным) способом
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────────────────┐ │

│ ┌───────────────┐ │ Руководитель │ │

│ │ Секретарь <1> ├──────┤ предприятия │ │

│ └───────────────┘ └───────┬─────────┘ │

│ ┌─────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────┐ │

│ │ Заместитель │ │ │ Заместитель │ │

│ │ по управлению ├────┴────┤ по производству и сбыту│ │

│ └───┬─────────────────────┘ └──┬─────────────────────┘ │

│ │ ┌──────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Служба (отдел) │ │ │ Производственный │ │

│ ├──┤ кадров │ │ │ отдел N 1 │ │

│ │ └──────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌──────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Служба (отдел) │ │ │ Производственный │ │

│ ├──┤ делопроизводства │ │ │ отдел N 2 │ │

│ │ │ <2> │ │ │ │ │

│ │ └──────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌─────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Аналитический │ │ │ Служба сбыта │ │

│ ├───┤ отдел │ │ │ │ │

│ │ └─────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ │ ┌────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ │ Бухгалтерский │ │ │ Служба │ │

│ │ │ отдел │ │ │ материально- │ │

│ └───┤ │ └──┤ технического │ │

│ │ │ │ обеспечения │ │

│ └────────┬───────┘ └──────────────────┘ │

│ └───────────────┐ │

│ ┌────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ Учетная │ │ │ Группа │ │

│ │ группа ├───────┼────────┤ инвентаризации, │ │

│ │ │ │ │ оценки, ревизий │ │

│ │ │ │ │ и аудита │ │

│ └────────────────┘ │ └──────────────────┘ │

│ ┌────────────────┐ │ ┌──────────────────┐ │

│ │ Расчетная ├───────┴────────┤ Группа │ │

│ │ группа │ │ делопроизводства │ │

│ │ │ │ <3> │ │

│ └────────────────┘ └──────────────────┘ │

│ │

│ -------------------------------- │

│ <1> С полномочиями по ведению делопроизводства руководителя│

│предприятия. │

│ <2> Структурные подразделения службы (отдела) выполняют│

│делопроизводственные задачи в интересах всего предприятия, за│

│исключением задач, отнесенных к компетенции группы│

│делопроизводства бухгалтерского отдела. │

│ <3> Выполняет делопроизводственные задачи в интересах│

│бухгалтерского отдела, за исключением задач, отнесенных к│

│компетенции службы (отдела) делопроизводства, например по│

│архивному хранению бухгалтерских документов. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.6
Как следует из представленной схемы, выполнение задач бухгалтерского делопроизводства (в общем случае) возлагается на группу в составе бухгалтерского отдела. Основные вопросы ее функционирования рассматриваются в следующей главе.
Глава 1.3. ГРУППА БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:

НАЗНАЧЕНИЕ, ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА, СОСТАВ
Целесообразность отнесения комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства к компетенции отдельного структурного подразделения в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия вытекает из положений ГСДОУ. В соответствии с п. 1.4 указанного документа для ведения делопроизводства предприятия учреждается специальная служба.

По аналогии для надлежащего ведения бухгалтерского делопроизводства (при смешанном или децентрализованном способе организации делопроизводства предприятия в целом) на предприятии в составе бухгалтерской службы (отдела) представляется вполне целесообразным сформировать отдельное подразделение. Уточним, что в зависимости от характера возлагаемых задач (их содержания и объема) это может быть отдел, группа (в составе одного из отделов службы) или сектор (участок) (в составе одной из групп отдела) бухгалтерского делопроизводства (см. в этой связи рис. 1.7).
Место группы бухгалтерского делопроизводства в структуре

бухгалтерской службы предприятия (вариант)
┌─────────────────────────┐

│ Главный бухгалтер - │

│ начальник бухгалтерской │

│ службы │

└────────────┬────────────┘

┌────────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────────┐

│ Административная группа │ │ │ Заместитель главного │

│ (секретарь, машинистка, │ │ │ бухгалтера по управлению │

│ юрист) ├───┴──┤ │

└────────────────────────────┘ └──────────────┬─────────────┘

┌─────────────────────┬──────────────────┴───┐

┌─────────┴─────────┐ ┌────────┴─────────┐ ┌─────────┴─────────┐

│ Учетный отдел │ │ Расчетный отдел │ │ Отчетный отдел │

└───┬───────────────┘ └────────┬─────────┘ └───────────────┬───┘

┌───┴───────────────┐ ┌────────┴─────────┐ ┌───────────────┴───┐

│ Группа учета │ │ Группа расчетно- │ │ Группа обработки │

│ хозяйственных │ │ кассового │ │ информации │

│ операций │ │ обеспечения │ │ │

└───┬───────────────┘ └────────┬─────────┘ └───────────────┬───┘

┌───┴───────────────┐ ┌────────┴─────────┐ ┌───────────────┴───┐

│ Группа учета │ │ Группа исполнения│ │ Группа │

│ имущества │ │ налоговых │ │ инвентаризации и │

│ │ │ обязательств │ │ оценки │

└───┬───────────────┘ └────────┬─────────┘ └───────────────┬───┘

┌───┴───────────────┐ ┌────────┴─────────┐ ┌───────────────┴───┐

│ Группа учета │ │ Группа ревизий и │ │ Группа │

│ обязательств │ │ аудита │ │ бухгалтерского │

│ │ │ │ │ делопроизводства │

└───────────────────┘ └──────────────────┘ └───────────────────┘
Рис. 1.7
Заметим также, что выделение комплекса вопросов по ведению бухгалтерского делопроизводства в компетенцию отдельного структурного подразделения не исключает функционирования последнего в составе единой службы делопроизводства предприятия (вновь см. в этой связи рис. 1.4). Кроме того, с учетом положений Федерального закона "О бухгалтерском учете в Российской Федерации" возможны и другие варианты ведения бухгалтерского делопроизводства (как неотъемлемой составляющей бухгалтерской деятельности), в том числе силами:

специального уполномоченного работника предприятия (например, секретаря или одного из работников делопроизводства либо бухгалтерии предприятия);

подразделения (работника) другого предприятия, выполняющего на договорной основе задачи бухгалтерской деятельности в интересах другого предприятия;

руководителя предприятия, ведущего бухгалтерский учет лично.

Тем не менее оптимальным (для большинства предприятий) представляется вариант, в соответствии с которым ведение бухгалтерского делопроизводства возлагается на соответствующее структурное подразделение (большей или меньшей численности) в составе бухгалтерской службы (отдела) предприятия. В пользу именно такого варианта организации бухгалтерского делопроизводства указывают следующие наиболее важные обстоятельства.

1. Необходимость безусловного выполнения предприятием действующих требований к ведению бухгалтерской деятельности, прежде всего бухгалтерского учета, который, в свою очередь, носит сугубо документальный характер.

2. Постоянно возрастающий и периодически изменяющийся характер задач бухгалтерской деятельности, что влечет за собой в том числе и изменение состава и форм бухгалтерской документации, а также увеличение объемов соответствующей документной информации.

3. Сокращение сроков на принятие управленческих решений руководством предприятия, вышестоящими органами управления (власти), по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение, органами контроля и надзора за деятельностью предприятия, а также руководством предприятий, организаций и учреждений, состоящих с предприятием в партнерских отношениях и обусловленное этим сокращение сроков на предоставление выборочного доступа к документированной информации, включая бухгалтерскую.

4. Специфика бухгалтерского делопроизводства, состоящая, в частности, в необходимости непрерывного обеспечения полноты, актуальности и достоверности сведений, содержащихся в бухгалтерской документации, а также особая ценность указанных сведений, на что, помимо прочего, указывает отнесение последних (в части касающейся) к числу конфиденциальных <1>.

--------------------------------

<1> См. в этой связи Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
Для того чтобы получить более целостное представление об основах функционирования группы бухгалтерского делопроизводства, следует, на наш взгляд, ознакомиться с ее назначением, задачами, организационной структурой, а также квалификационно-численным составом. Рассмотрим все это по порядку.

Назначение группы бухгалтерского делопроизводства состоит в осуществлении эффективного документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. При этом предполагается, что в выполнении задач бухгалтерского делопроизводства, наряду с персоналом группы, будут принимать участие - прежде всего в качестве исполнителей документов - и работники службы.

В связи с последним замечанием уточним, что в процессе функционирования группа бухгалтерского делопроизводства (во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия) решает две основные задачи: управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности. Решение этих задач достигается посредством реализации комплекса мероприятий, важнейшие из которых представлены на рис. 1.8.
Примерный перечень мероприятий, реализуемых группой

бухгалтерского делопроизводства в рамках возложенных

на нее задач документационного обеспечения


N N
п. п.

Мероприятия по
управлению
бухгалтерской
документацией

Мероприятия по документированию
деятельности бухгалтерской службы

1.

Разработка и уточнение
номенклатуры дел

Разработка и уточнение проектов
локальных актов предприятия,
регламентирующих деятельность
бухгалтерской службы: положений,
инструкций, учетной политики и
т.д.

2.

Разработка и уточнение
графика
документооборота

Техническая подготовка учетных
документов

3.

Разработка и уточнение
табеля и альбома форм
документов

Техническая подготовка расчетных
документов

4.

Формирование и
оформление дел

Техническая подготовка отчетных
документов

5.

Контроль исполнения
документов

Техническая подготовка документов,
отражающих результаты
инвентаризации

6.

Оперативное (текущее)
хранение документов
(дел)

Техническая подготовка документов
отражающих результаты ревизий и
проверок

7.

Подготовка документов
(дел) к передаче в
архив предприятия

Техническая подготовка прочих
документов, образующихся в
повседневной деятельности
бухгалтерской службы: проектов
распоряжений, писем, служебных
записок, договоров, доверенностей,
справок, протоколов, актов,
выписок, копий и т.п.

8.

Работа по обеспечению
сохранности бланков

Работа по унификации текстов и
оптимизации форм документов
бухгалтерской службы

9.

Организационно-
методическое
руководство выполнением
задач документационного
обеспечения в
подразделениях
бухгалтерской службы

-

10.

Взаимодействие с
другими подразделениями
(должностными лицами)
по вопросам
документационного
обеспечения

-


Рис. 1.8
Несколько слов - об организационной структуре группы бухгалтерского делопроизводства. Напомним, что в общем случае организационная структура отражает количественный и качественный состав самостоятельных участков работы подразделения или предприятия, а также связи между этими участками в процессе функционирования подразделения (предприятия).

В свою очередь, количественный и качественный состав самостоятельных участков работы группы бухгалтерского делопроизводства определяется исходя из характера возлагаемых на нее задач, вытекающих из потребностей бухгалтерской службы в обработке документированной информации, и с учетом организационных возможностей предприятия <1>. На практике это означает, что решение наиболее трудоемких задач должно осуществляться с привлечением необходимого для их своевременного, полного и качественного решения сил и средств одного или нескольких (в том числе имеющих одинаковое функциональное предназначение, организацию и численность) участков в составе группы бухгалтерского делопроизводства.

--------------------------------

<1> Понятие "обработка информации" в общем случае подразумевает ее создание, систематизацию, накопление, хранение, передачу (в том числе во временное пользование), а в необходимых случаях - и ее обновление (актуализацию), см. далее.
И напротив, для решения менее трудоемких задач, а также задач, необходимость в решении которых возникает от случая к случаю (периодически или спонтанно), как правило, используются ограниченные силы и средства - например один или несколько работников группы, представляющих тот или иной ее участок. Примерная организационная структура группы бухгалтерского делопроизводства, отражающая комплексные потребности бухгалтерской службы в документированной информации, представлена на рис. 1.9.
Примерная организационная структура группы

бухгалтерского делопроизводства
┌──────────────────┐

│ Начальник группы │

└─────────┬────────┘

┌───────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐

│ Участок (сектор) │ │ │ Участок (сектор) │

│ оперативного (текущего) ├────┼───┤ технической подготовки │

│ хранения документов │ │ │ документов │

└───────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘

┌──────────────────┴─────────────────┐

│ Участок (сектор) организационно- │

│методического руководства и контроля│

└────────────────────────────────────┘
Рис. 1.9
Уточним, что формирование организационной структуры группы, как правило, производится в два этапа. Сначала на основе типовых или примерных структур, предложений уполномоченных должностных лиц предприятия определяется предварительная структура группы. Затем предварительный вариант структуры уточняется (оптимизируется) на основе расчетных данных о квалификационно-численном составе группы (см. далее). Задача по определению организационной структуры группы - с последующим ее закреплением в штатном расписании (см. далее) - обычно возлагается на кадровую службу предприятия (иное аналогичное подразделение).

Квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства отражает численность и квалификацию ее персонала, а также его распределение по соответствующим участкам работы. Потребность в персонале определенной квалификации и численности определяется расчетным методом. Для производства расчетов необходимо предварительно определить исходные данные, а именно <1>:

примерный объем основных видов работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;

нормы времени на выполнение соответствующих видов работ (в расчете на принятую единицу измерения или учетную единицу - например в расчете на обработку определенного количества документов, подробнее см. далее);

бюджет рабочего времени в расчете на одного работника соответствующей квалификации (с учетом квалификационной категории);

значения поправочных коэффициентов для одноименных видов работ различной категории сложности.

--------------------------------

<1> При производстве расчетов учитывается возможность применения автоматизированных технологий обработки документированной информации.
Примерный квалификационно-численный состав группы бухгалтерского делопроизводства, соответствующий приведенному выше варианту ее организационной структуры, представлен на рис. 1.10 <1>.

--------------------------------

<1> В зависимости от характера задач, решаемых группой, с целью оптимизации системы управления в ее структуру могут быть введены два и более участков одинакового функционального назначения.
Примерный квалификационно-численный состав группы

бухгалтерского делопроизводства
┌─────┬───────────────────┬────────────┬──────┬──────────────────┐

│ N N │ Наименование │ Штатная │Кол-во│ Примечание │

│п. п.│ должности │ категория │ ед. │ │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 1. │ Начальник группы │руководитель│ 1 │ │

├─────┴───────────────────┴────────────┴──────┴──────────────────┤

│ Участок (сектор) │

│ оперативного (текущего) хранения документов │

├─────┬───────────────────┬────────────┬──────┬──────────────────┤

│ 2. │ Документовед │ специалист │ 1 │ │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 3. │Делопроизводитель -│ техн. │ 1 - 2│ │

│ │оператор оргтехники│ исполн. │ │ │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 4. │ Архивариус - │ техн. │ 1 │ │

│ │ оператор │ исполн. │ │ │

│ │ оргтехники │ │ │ │

├─────┴───────────────────┴────────────┴──────┴──────────────────┤

│ Участок (сектор) │

│ технической подготовки документов │

├─────┬───────────────────┬────────────┬──────┬──────────────────┤

│ 5. │ Старшая │ техн. │ 1 │ С полномочиями │

│ │ машинистка - │ исполн. │ │ зав. машинописным│

│ │оператор оргтехники│ │ │ (копир.-множит.) │

│ │ │ │ │ бюро │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 6. │ Машинистка - │ техн. │ 1 - 2│ │

│ │оператор оргтехники│ исполн. │ │ │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 7. │ Копировщик - │ техн. │ 1 │ │

│ │оператор оргтехники│ исполн. │ │ │

├─────┴───────────────────┴────────────┴──────┴──────────────────┤

│ Участок (сектор) организационно-методического │

│ руководства и контроля │

├─────┬───────────────────┬────────────┬──────┬──────────────────┤

│ 8. │ Инспектор по │ специалист │ 1 │ С полномочиями │

│ │ контролю │ │ │ заместителя │

│ │ исполнения │ │ │ начальника группы│

│ │ поручений │ │ │ │

├─────┼───────────────────┼────────────┼──────┼──────────────────┤

│ 9. │ Методист- │ специалист │ 1 │ │

│ │ консультант │ │ │ │

├─────┴───────────────────┴────────────┼──────┼──────────────────┤

│ Итого: │9 - 11│ │

└──────────────────────────────────────┴──────┴──────────────────┘
Рис. 1.10
Подготовку исходных данных и последующие расчеты производят работники отдела труда (иного аналогичного подразделения) предприятия - инженер по труду, нормировщик, учетчик. Результаты расчетов в дальнейшем используются для уточнения организационной структуры группы и подготовки проекта штатного расписания (изменений к действующему штатному расписанию), о котором мы поговорим в очередной главе пособия.
Глава 1.4. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ГРУППЫ БУХГАЛТЕРСКОГО

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Штатное расписание - это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание бухгалтерской службы составляется на основе расчетных данных, обосновывающих ее организационную структуру и квалификационно-численный состав (см. ранее).

Форма штатного расписания - т.н. форма N Т-3 - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Проект штатного расписания ежегодно готовится кадровой службой и утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия (см. в этой связи рис. 1.11). Изменения в штатное расписание - в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений - например группы бухгалтерского делопроизводства в составе бухгалтерской службы - вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Пример бланка штатного расписания представлен на рис. 1.12.
Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Открытое акционерное общество "Вега" │

│ │

│ Приказ │

│ │

│"21" марта 2006 г. г. Екатеринбург N 135│

│ │

│ О внесении изменений в штатное расписание предприятия │

│ │

│ В целях совершенствования организационной структуры,│

│оптимизации численного состава предприятия │

│ │

│ Приказываю: │

│ │

│ 1. Создать с 01.07.2006 на предприятии группу бухгалтерского│

│делопроизводства (далее - группа) в составе службы главного│

│бухгалтера. Установить предельную численность состава группы на│

│2006 г. - 10 должностных единицы, в том числе: │

│ 1.1. Администрация группы - 1 чел. │

│ 1.2. Участок оперативного хранения документов - 3 чел. │

│ 1.3. Участок методического руководства и контроля - 3 чел. │

│ 1.4. Участок технической подготовки документов - 3 чел. │

│ 2. Начальнику отдела кадров к 01.04.2006 во взаимодействии с│

│председателем аттестационной комиссии предприятия представить│

│предложения по укомплектованию группы работниками│

│соответствующей численности и квалификации, а также кандидатуру│

│на должность начальника группы. │

│ До 01.06.2006 во взаимодействии с заместителем генерального│

│директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить│

│внесение необходимых изменений в действующее штатное расписание│

│предприятия, утвержденное приказом от 00.00.0000 N 000. │

│ 3. Ввести в действие с 01.07.2006 уточненное расписание│

│предприятия (приложение 1 к настоящему приказу). │

│ 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на│

│заместителя генерального директора предприятия. │

│ │

│ Приложение: по тексту, всего - на 1 л. │

│ │

│Генеральный директор личная подпись М.М. Маслов│

│ │

│Начальник юридического отдела личная подпись Н.Н. Носова│

│Начальник отдела кадров личная подпись О.О. Остюг│

│ │

│Ознакомлен: │

│Главный бухгалтер личная подпись П.П. Панова│

│00.00.0000 │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.11
Унифицированная форма N Т-3
┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301017│

├───────┤

________________________________________________ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ │ │ │ УТВЕРЖДЕНО

└─────────┴───────────┘

на период ______ с "__" ____ 20__ г. Приказом организации

от "__" ____ 20__ г. N __

Штат в количестве _____ единиц
┌─────────────┬─────────┬──────┬────────┬────────────────────────────────┬────────┬───────┐

│ Структурное │Должность│Коли- │Тарифная│ Надбавки, руб. │Всего в │Приме- │

│подразделение│(специ- │чест- │ ставка ├──────────┬──────────┬──────────┤ месяц, │чание │

├───────┬─────┤альность,│во │(оклад) │ │ │ │ руб. │ │

│наиме- │ код │профес- │штат- │ и пр., │ │ │ │(гр. 5 +│ │

│нование│ │сия), │ных │ руб. │ │ │ │гр. 6 + │ │

│ │ │разряд, │единиц│ │ │ │ │гр. 7 + │ │

│ │ │класс │ │ │ │ │ │гр. 8) x│ │

│ │ │(катего- │ │ │ │ │ │гр. 4 │ │

│ │ │рия) ква-│ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │лификации│ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───────┼─────┼─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

└───────┴─────┴─────────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼───────┘

Итого │ │ │ │ │ │ │

└──────┴────────┴──────────┴──────────┴──────────┴────────┘
Руководитель кадровой

службы ___________ _________ ___________________

должность личная расшифровка подписи

подпись
Главный бухгалтер ___________ _____________________________

личная расшифровка подписи

подпись
Рис. 1.12

Общий порядок подготовки штатного расписания определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты <2>. В штатном расписании указываются:

наименование предприятия;

код предприятия по ОКПО;

дата введения в действие штатного расписания;

дата и номер документа;

дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание;

численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях);

наименования структурных подразделений;

наименования профессий (должностей) работников;

количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии).

--------------------------------

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Глава 1.5. ПОЛОЖЕНИЕ О ГРУППЕ БУХГАЛТЕРСКОГО

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Положение о структурном подразделении в составе службы (отдела) предприятия - это организационно-правовой документ, устанавливающий статус подразделения в составе службы (отдела), регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими структурными подразделениями (должностными лицами) службы (отдела). Рассмотрим наиболее важные требования к подготовке этого документа.

Содержание положения о структурном подразделении в составе службы (отдела) предприятия обычно разрабатывается на основе типового (примерного) варианта соответствующего положения. При этом в должной мере принимается во внимание содержание аналогичных документов службы (отдела), в составе которой (которого) функционирует подразделение.

Таким образом, при разработке проекта содержания положения о группе бухгалтерского делопроизводства целесообразно основываться на типовом (примерном) положении о подразделении делопроизводства (документационного обеспечения управления), одновременно учитывая содержание положений о бухгалтерской службе и об отчетном отделе (в составе которого в соответствии с предложенным вариантом организационной структуры функционирует группа). В качестве основы для разработки подобных проектов можно, в частности, рекомендовать:

примерное положение о службе документационного обеспечения управления <1>;

примерное положение о службе документационного обеспечения управления <2>;

примерное положение об архивном отделе <3>;

положение о департаменте бухгалтерского учета и отчетности <4>.

--------------------------------

<1> См. Приложение 1 в составе Приложения 12 к ГСДОУ.

<2> См. Приложение 1 к Методическим рекомендациям ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.).

<3> Утверждено Приказом Росархива от 09.10.2001 N 76.

<4> Утверждено Приказом Минсельхоза России от 18.03.2002.
Структуру положения образуют разделы, каждый из которых имеет название и порядковую нумерацию. Примерная структура положения может выглядеть следующим образом <1>:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

--------------------------------

<1> Методические рекомендации ВНИИДАД "Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.).
Текст положения излагается служебно-деловым стилем. Оформление проекта документа производится на бланке (см. рис. 1.13) с применением следующих реквизитов <2>:

эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания) (03);

наименование предприятия (08);

наименование вида документа (10);

место составления (издания) документа (14);

гриф утверждения документа (16).

--------------------------------

<2> В скобках дается нумерация реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД, УСОРД, Требования к оформлению документов".
Пример бланка положения о структурном подразделении
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование предприятия │

│ │

│ Положение Утверждаю │

│ о группе _______________________________│

│бухгалтерского делопроизводства _______________________________│

│_______________ N _____________ (наименование должности лица, │

│_______________________________ уполномоченного утвердить │

│ (место издания) документ) │

│ _______________________________│

│ Подпись Расшифровка подписи │

│ │

│ 00.00.0000 │

│ │

│ Примерная структура текста: │

│ │

│ 1. Общие положения │

│ 2. Основные задачи и функции │

│ 3. Обязанности │

│ 4. Права │

│ 5. Ответственность │

│ 6. Взаимоотношения и связи │

│ │

│ │

│________________________________________________________________│

│(Наименование должности разработчика Подпись Расшифровка│

│ или его непосредственного подписи │

│ руководителя) │

│ │

│ Визы согласования │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.13
На лицевой поверхности бланка разрешается при необходимости наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа (11), регистрационного номера документа (12) и заголовка к тексту (18). Примерный текст положения о группе бухгалтерского делопроизводства представлен в приложении 1 к настоящему пособию.
Глава 1.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Инструкция по бухгалтерскому делопроизводству представляет собой нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также порядок применения положений иных нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия и службы <3>. Рассмотрим наиболее важные требования к подготовке этого документа.

--------------------------------

<3> Допускается разработка на предприятии единой инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления), в которой наряду с изложением общих требований к ведению делопроизводства в рамках отдельного раздела рассматриваются особенности документационного обеспечения бухгалтерской деятельности.
Содержание инструкции, как и в случае с положением о структурном подразделении, разрабатывается на основе типового (примерного) варианта инструкции и с учетом специфики организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях предприятия <1>. В качестве примерной структуры документа может быть рекомендован вариант, представленный в Методических рекомендациях ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) (см. рис. 1.14). Документ излагается служебно-деловым стилем. Оформление проекта инструкции производится на бланке с применением следующих реквизитов:

эмблема предприятия или товарный знак (знак обслуживания) (03);

наименование предприятия (08);

наименование вида документа (10);

место составления (издания) документа (14);

гриф утверждения документа (16);

гриф согласования (23) <2>.

--------------------------------

<1> См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

<2> Для инструкций по ДОУ, подлежащих согласованию с органами Росархива.
Примерная структура инструкции по делопроизводству

(документационному обеспечению управления)
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Примерная структура инструкции │

│ по делопроизводству (документационному обеспечению │

│ управления) │

│ │

│ 1. Общие положения │

│ │

│ 2. Документирование и правила оформления документов │

│ │

│ 2.1. Состав управленческих документов │

│ 2.2. Требования к бланкам управленческих документов │

│ 2.3. Оформление стандартных реквизитов управленческих│

│документов │

│ 2.4. Подготовка текстов документов │

│ │

│ 3. Регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции │

│ │

│ 3.1. Основные положения и требования к организации│

│документооборота предприятия │

│ 3.2. Технология приема, обработки, регистрации документов и│

│распределение документопотоков │

│ 3.3. Порядок исполнения документов │

│ │

│ 4. Регистрация и отправка исходящих документов │

│ │

│ 5. Контроль исполнения документов │

│ │

│ 5.1. Организация контроля исполнения документов │

│ 5.2. Сроки исполнения документов │

│ 5.3. Технология контроля исполнения документов │

│ │

│ 6. Формирование документального фонда организации, │

│ учет и обеспечение сохранности документов │

│ │

│ 6.1. Составление номенклатур дел │

│ 6.2. Формирование дел │

│ 6.3. Оформление дел │

│ 6.4. Обеспечение сохранности и учета документального фонда,│

│доступа к документам фонда организации │

│ │

│ 7. Порядок передачи документов на хранение в архив │

│ │

│ 7.1. Экспертиза ценности документов │

│ 7.2. Составление и оформление описей дел │

│ 7.3. Порядок передачи дел в архив организации │

│ │

│ 8. Заключительные положения │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.14
На лицевой поверхности бланка разрешается, при необходимости, наносить ограничительные линии для обозначения зон расположения некоторых других реквизитов, в том числе даты документа (11), регистрационного номера документа (12) и заголовка к тексту (18). Примерный текст инструкции по бухгалтерскому делопроизводству представлен в приложении 2 к настоящему пособию.
Глава 1.7. ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ

ВИДОВ (НАПРАВЛЕНИЙ) ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРИИ
В целях более тщательной регламентации отдельных видов (направлений) деятельности бухгалтерии руководством последней могут разрабатываться соответствующие нормативно-методические и организационно-распорядительные документы, в частности инструкции. Например, в такой регламентации нуждается процедура приема-сдачи дел при смене руководящего состава бухгалтерии (ее структурных подразделений). Содержание и порядок указанной процедуры целесообразно зафиксировать в соответствующей инструкции. Для разработки проекта инструкции обычно используются типовые (примерные) инструкции аналогичного назначения <1>. Уточним, что в инструкции о порядке приема-сдачи дел обычно определяются:

1. Управленческие решения, на основании которых осуществляется процедура приема-сдачи дел.

2. Перечень вопросов, отражаемых в акте приема-сдачи дел.

3. Участие в процедуре приема-сдачи дел представителя вышестоящего органа управления (власти).

4. Сроки приема-передачи дел.

5. Порядок проверки состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности.

6. Перечень документов, на основании которых осуществляется проверка.

7. Действия сторон при возникновении разногласий, выявлении злоупотреблений и т.п.

8. Прочие вопросы осуществления процедуры приема-сдачи дел.

--------------------------------

<1> См. в этой связи, к примеру, Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), утвержденную Приказом Минздрава СССР от 28.05.1979 N 25-12/38
Для надлежащей организации приема-сдачи дел рекомендуется руководствоваться примерным перечнем вопросов, представленным в приложении 3 к настоящему пособию.
Глава 1.8. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПЕРСОНАЛА

ГРУППЫ БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Должностная инструкция - это нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников - руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Подобные инструкции разрабатываются и для персонала бухгалтерии предприятия, в том числе для работников группы бухгалтерского делопроизводства. Как правило, подготовка должностных инструкций производится на основе соответствующих типовых (примерных) инструкций, а также квалификационных характеристик конкретных должностей. Наконец, в рассматриваемом нами случае должна приниматься во внимание и специфика организации документационного обеспечения бухгалтерской деятельности в условиях соответствующего предприятия.

Примерное содержание должностной инструкции работника делопроизводства изложено в Приложении 2 к Приложению 12 ГСДОУ и представлено на рис. 1.15. Примерная структура должностной инструкции определена Методическими рекомендациями ВНИИДАД "Ведение делопроизводства в организации" (2003 г.) и включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Связи по должности.
Примерное содержание должностной инструкции

работника делопроизводства
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Примерное содержание │

│ должностной инструкции работника делопроизводства: │

│ │

│ 1. Задачи работника (например, для делопроизводителя -│

│прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов). │

│ 2. Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и│

│освобождается от должности данный работник. │

│ 3. Профессиональные требования к работнику (уровень│

│образования, стаж работы и др.). │

│ 4. Основные документы и материалы, которыми обязан│

│руководствоваться работник в своей деятельности. │

│ 5. Предмет ведения или участок работы, закрепленный за│

│работником. │

│ 6. Перечень видов работ, из которых складывается выполнение│

│возложенных функций (например, регистрация документов может│

│включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок│

│и т.д.). │

│ 7. Задачи, связанные с подготовкой документов, получением,│

│обработкой и выдачей информации. │

│ 8. Задачи, предполагающие обязательное использование│

│определенных форм и методов работы (например, периодический│

│контроль за формированием дел в структурных подразделениях,│

│проведение инструктажей и т.д.). │

│ 9. Задачи, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных│

│действий. │

│ 10. Порядок исполнения поручений. │

│ 11. Этические нормы, которые необходимо соблюдать в│

│коллективе. │

│ 12. Права работника для реализации порученных ему функций и│

│выполнения обязанностей. │

│ 13. Подразделения и работники, от которых исполнитель│

│получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки│

│передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов,│

│с кем они согласовываются и т.д. │

│ 14. Критерии, позволяющие оценить степень выполнения│

│работником своих функций и обязанностей использования прав и│

│т.д. │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.15
Разделы должностной инструкции делятся на пункты и при необходимости подпункты. Нумерация разделов документа производится римскими цифрами, а пунктов и подпунктов - арабскими.

Текст документа излагается служебно-деловым стилем, при этом:

заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: "Инструкция заместителю главного бухгалтера";

основной текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа <1>.

--------------------------------

<1> Последнее - в должностных инструкциях, регламентирующих деятельность категории работников, например: "При подготовке документов к отправке делопроизводители выполняют следующие действия...".
Оформление документа производится на бланке, при этом состав реквизитов, применяемых для оформления должностной инструкции, аналогичен изложенному в гл. 1.6 настоящего пособия. Пример бланка должностной инструкции представлен на рис. 1.16. Примерные тексты должностных инструкций представлены в приложении 4 к настоящему пособию.
Пример бланка должностной инструкции
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование предприятия │

│ │

│ Должностная Утверждаю │

│ инструкция _______________________________│

│ делопроизводителю - оператору _______________________________│

│ оргтехники (наименование должности лица, │

│_______________ N _____________ уполномоченного утвердить │

│_______________________________ документ) │

│ (место издания) _______________________________│

│ Подпись Расшифровка подписи │

│ │

│ 00.00.0000 │

│ │

│ Примерная структура текста: │

│ │

│ 1. Общие положения │

│ 2. Должностные обязанности │

│ 3. Права │

│ 4. Ответственность │

│ 5. Связи по должности │

│ │

│ │

│________________________________________________________________│

│(Наименование должности разработчика Подпись Расшифровка│

│ или его непосредственного подписи │

│ руководителя) │

│ │

│ Визы согласования │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.16
Глава 1.9. ПЛАНИРОВАНИЕ И ОТЧЕТНОСТЬ ПО ВОПРОСАМ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРИИ
Особое место в работе по документированию деятельности бухгалтерии занимают планирование и отчетность. Поясним, что в данном случае речь идет именно о вопросах планирования и отчетности, непосредственно затрагивающих организацию документирования деятельности бухгалтерии, а не бухгалтерскую отчетность.

Уточним, что планирование и отчетность являются неотъемлемыми компонентами управленческой деятельности. В целях выполнения задач планирования и отчетности должностные лица группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства (документационного обеспечения управления) реализуют соответствующие мероприятия, суть которых в большинстве случаев сводится к подготовке тех или иных документов.

Основным документом планирования является план работы. В общем случае план работы представляет собой документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им структурное подразделение), а также сроки, места и ответственных за их реализацию в течение определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).

Планирование деятельности группы бухгалтерского делопроизводства организуется на предстоящий календарный год на основе следующих исходных данных:

основные показатели плана работы службы делопроизводства предприятия;

основные показатели плана работы бухгалтерской службы предприятия;

основные итоги деятельности группы бухгалтерского делопроизводства за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи группы, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития и т.п.);

организационно-распорядительные документы, изданные руководством предприятия по вопросам планирования.

Как правило, в проекте плана работы группы бухгалтерского делопроизводства определяются:

первоочередные и второстепенные задачи, выполнение которых планируется осуществить в течение календарного года (в виде перечня);

показатели деятельности: виды работ по документационному обеспечению бухгалтерской деятельности, их объемы, а также сроки (периоды) выполнения (в виде таблицы или календарного графика с поквартальной (помесячной) разбивкой);

силы и средства, привлекаемые для выполнения соответствующих видов работ (в виде перечня или схемы);

организация управления, взаимодействия и обеспечения в процессе выполнения соответствующих видов работ;

порядок предоставления отчетности: сроки, формы отчетных документов, перечень отражаемых в них отчетных показателей, особенности подготовки.

Описательная часть плана излагается в пояснительной записке. К пояснительной записке обычно прилагаются плановая таблица, план мероприятий по совершенствованию бухгалтерского делопроизводства и график передачи дел в архив <1>.

--------------------------------

<1> Последний - при условии, что группа самостоятельно производит передачу дел, подлежащих архивному хранению.
Проект плана подписывается начальником группы, согласуется с руководителем службы делопроизводства, после чего представляется на утверждение руководителю бухгалтерской службы. Примерная форма плана работы структурного подразделения представлена на рис. 1.17.

Индивидуальное планирование работы осуществляется персоналом группы на основе плана ее работы и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план работы. Личный план работы разрабатывается, как правило, на предстоящий календарный месяц. Проект плана подписывается разработчиком, после чего представляется на утверждение начальнику группы.
Примерная форма плана работы структурного подразделения <2>
--------------------------------

<2> Соответствует Приложению 46 к "Основным правилам работы архивов организации" ВНИИДАД (2002 г.).
Утверждаю

Начальник бухгалтерской службы

Подпись
Расшифровка подписи

00.00.0000

План

работы _группы бухгалтерского делопроизводства_ на 20__ год


N N
п. п.

Название
раздела,
наименование
вида работы

Единица
измерения

Объем
работы

Норма
времени

Срок
выполнения

Ответственный

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8


























Начальник группы

подпись И.О. Фамилия

00.00.0000
Рис. 1.17
Основным отчетным документом является отчет. Отчет представляет собой документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за определенный период времени (месяц, квартал и более).

Отчетность по вопросам работы группы бухгалтерского делопроизводства осуществляется в порядке, установленном положениями соответствующих нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприятия и службы. Проект отчета готовится начальником группы на основе справок руководителей соответствующих участков (см. в этой связи рис. 1.18) и представляется на рассмотрение руководителю службы <2>.

--------------------------------

<2> Отчет о работе группы за месяц (квартал) может представляться в форме служебной записки, отчет за год - в форме предложений к сводному отчету службы.
Пример справки об объеме документооборота <1>
--------------------------------

<1> Приложение 19 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).
Справка

об объеме документооборота

за _______________ 20__ г.

(месяц)


Документы

Количество документов

Всего

подлинники

тираж




входящие










исходящие










внутренние










Итого











Наименование должности

руководителя структурного подразделения

Подпись
Расшифровка подписи

Дата
Рис. 1.18
Глава 1.10. НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В заключительной главе раздела коснемся вопросов нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству. Такое нормирование осуществляется на основе соответствующих документов - нормативов времени и норм времени, разработанных уполномоченными органами.

Как правило, для нормирования времени на выполнение работ по делопроизводству на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 N 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти - нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные Постановлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 N 23. Уточним, что на основе нормативов (норм) времени:

определяется и обосновывается численность работников служб делопроизводства (документационного обеспечения управления) <1>;

устанавливаются должностные обязанности работников <2>;

распределяются работы между работниками.

--------------------------------

<1> См. ранее.

<2> В части определения объемов выполняемых работ.
В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временные затраты на выполнение отдельных видов работ - в случае, если в связи со спецификой делопроизводства в условиях конкретного предприятия фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами) <3>.

--------------------------------

<3> Что может иметь место и в случае с бухгалтерским делопроизводством.
Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ по делопроизводству. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на:

организационно-техническое обслуживание рабочих мест;

отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы - например, лист, коробка, папка, дело (см. в этой связи рис. 1.19). Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по делопроизводству представлены в приложении 5 к настоящему пособию.
Справочные сведения об основных единицах измерения

объема работ по делопроизводству


N N
п. п.

Наименование единицы
измерения

Объем

1.

Дело

150 листов

2.

Лист

2450 машинописных знаков
или 2 кбайта

3.

Папка

3 дела

4.

Коробка

10 дел


Рис. 1.19
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16


Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации