Пошерстник Н.В. Мейксин Самоучитель по бухгалтерскому учету - файл n1.doc

приобрести
Пошерстник Н.В. Мейксин Самоучитель по бухгалтерскому учету
скачать (7927.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc7928kb.10.09.2012 10:19скачать

n1.doc

1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   80

4.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них



Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответ­ствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязатель­ных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, нало­говая инспекция может Признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполне­нию, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассо­вых и банковских), исправляются следующим образом:

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров под­чистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования.

4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов



Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за оп­ределенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран­ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомен­дуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:


Индекс дела

Наименование

дела

Количество дел в папке

Срок хранения

Примечания














Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответст­венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).

ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(утв. Росархивом от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.


Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документов

Примечание

1

2

3

4

4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность

135

Бухгалтерские балансы и отчеты; доку­менты (приложения к балансу, поясни­тельные записки, специализированные формы) к ним:



<1> При отсутствии годовых - пост.

<2> При отсутствии годовых, квартальных - пост.

а) сводные годовые

Пост.

б) годовые

Пост.

в) квартальные

5л.<1>

г) месячные

1 г. <2>

136

Передаточные, разделительные, ликви­дационные балансы; приложения, пояс­нительные записки к ним

Пост.




137

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

Пост.




138

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5л.




139

Документы (протоколы, акты, заключе­ния) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Пост. <1>

<1> Квартальных - 5 л.

142

План счетов бухгалтерского учета

5л.




143

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Пост.




145

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5л. <1>

<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения

1

2

3

4

148

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)

5л. <1>

<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

150

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, ко­решки банковских чековых книжек, ор­дера, табели, извещения банков и пере­водные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5л. <1>

<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

151

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5л.




152

Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о нало­жении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

5л.




153

Лицевые счета работников

75 л. ЭПК




154

Положения о премировании работников

5 л. <1> ЭПК

<1> После замены

новыми

155

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграм­мы) на выдачу заработной платы, посо­бий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на полу­чение денежных сумм и товарно-матери­альных ценностей, в том числе аннули­рованные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

5 л. <2>.

<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения

156

Переписка о выплате заработной платы

5л.




157

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

5л.




158

Гарантийные письма

5л.




159

Сведения об учете фондов, лимитов за­работной платы и контроле за их распре­делением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о вы­плате отпускных и выходных пособий

5л.




161

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

5л.




162

Исполнительные листы

До минования надобности <1>

<1> Не менее 5 л.

1

2

3

4

163

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и креди­торской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК




164

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

До замены новым




165

Документы (заявления, решения, справ­ки, переписка) об оплате учебных отпус­ков

До минования надобности <1>

<1> Не менее 5 л.

166

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост.




167

Документы (акты, выписки банков, ве­домости, расчеты, переписка) об аморти­зационных отчислениях

5л.




168

Оборотные ведомости

5л.<1>

<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

169

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5л. <1>

<1> После снятия с учета

170

Отчеты по налогам:




<1> При отсутствии

годовых - пост.

<2> При отсутствии

а) годовые

Пост.

б) квартальные

5л. <1>

в) месячные

1 г. <2> -

171

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечислен­ных суммах налогов в бюджеты всех уровней

5 л. ЭПК




172

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 л. ЭПК




173

Документы (расчеты, сведения, заявле­ния, решения, списки, ведомости, пере­писка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, креди­тов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 л. ЭПК




176

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жи­лого фонда

5л.




177

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, цен­ными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

5л.




185

Лицевые счета акционеров

5л. <1>

<1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии)

1

2

3

4

186

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

5 л. <1> ЭПК

<1> После истечения срока действия дого­вора, соглашения

187

Паспорта сделок

Пост.




188

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ

5л. <1>

<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

189

Договоры о материальной ответствен­ности

5л. <1>

<1> После увольнения материально-ответственного лица

190

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минования надобности




192

Документы (протоколы заседаний ин­вентаризационных комиссий, инвентар­ные описи, акты, ведомости) об инвента­ризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-матери­альных ценностей

5л. <1>

<1> При условии за­вершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вы несения оконча­тельного решения

193

Книги, журналы, карточки учета:




<1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии за­вершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следст­венных и судебных дел - сохраняются до вынесения оконча­тельного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

а) ценных бумаг

Пост.

б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операцион­ных)

5л. <1>ЭПК

в) основных средств (зданий, сооруже­ний)

5 л. <2>

г) расчетов с организациями

5 л. <3>

д) приходно-расходных кассовых доку­ментов (счетов, платежных поручений)

5 л. <3>

е) погашенных векселей на уплату нало­гов

5 л. <4>

ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 л. <5>

з) хозяйственного имущества

5 л. <3>

и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 л. <3>

к) подотчетных лиц

5л.

л) исполнительных листов

5л.

м) сумм доходов и подоходного налога работников

5л.

н) депонированной заработной платы

5 л. <3>

о) депонентов по депозитным суммам

5л.

п) доверенностей

5 л. <3>

194

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных сис­тем бухгалтерского учета и отчетности

Пост.




195

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5л.




196

Заказы на бланки учета и отчетности

1 г




197

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 л. ЭПК





В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с на­числением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государст­венные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, ком­плектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив со­провождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибе­лью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предпри­ятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются предста­вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руко­водителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей органи­зации.
1   ...   6   7   8   9   10   11   12   13   ...   80


4.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации