Степанов Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности - файл n1.doc

приобрести
Степанов Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности
скачать (245.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc762kb.29.09.2010 09:58скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5




Е. Е. СТЕПАНОВА Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ
ИНФОРМАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Министерством Российской Федерации

в качестве учебного пособия для студентов учреждении

среднего профессионального образования.

обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»
МОСКВА

ФОРУМ - ИНФРА-М

2004

Список литературы
1. Автоматизированные информационные технологи и в экономике / Под общ. ред. проф. Г. Л. Титоренко. — М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1998.

  1. ГОСТ 24.104—85. Автоматизированные системы управления. Общие требования. — М.: Изд-во стандартов. 1985.

  2. Годин В. В., Корнев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. — М.: Мастерство: Высшая школа, 2001.

  1. .Дмошенский Г. М., Серегин Л: В. Телекоммуникационные сети России. — М.: Архитектура и строительство, 1993.

  2. Информационные системы в управлении производством: Пер. с англ./ Под общ. Ред. Ю. П. Васильева. — М.: Прогресс, 1973.

  3. Корнеев И. К.. Машурцев В. А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001.

  4. Крол Э. Все об Internet: Пер. с англ. — Киев, 1995.

  5. Кулаков Ю. А., Луцкий Г. М. Компьютерные сети. — Киев: Нити. 1998.

  6. Компьютерные сети: Принципы, технологии, протоколы / В. Г. Олифер. //. А. Олифер. — СПб.: Питер. 2000.

  7. Морозов В. П., Тихомиров В. П.. Хрусталев Е. Ю. Гипертексты в экономике. Информационная технология моделирования: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 1997.

11. . Организация и современные методы зашиты информации / Под общ. ред. С. А. Диева, А. Г. Шаваева. — М.: Концерн «Банковский Деловой Центр». 1998.

  1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф.В. А. Кудряева 2-е изд. - М: ИНФРА-М. 2001.

  2. Пятибратов А. П.. Гудынко Л.П., Кириченко А. А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. — М.: Финансы и статистика. 1998.

  3. Релком (www.relcom.ru).

  4. Советов Б. Я.. Яковлев С. А. Моделирование систем. — М.: Высшая школа, 1985.

  5. Степанов Е. А.. Корнеев И.К. Информационная безопасность и защита информации: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2001.

  6. Степанов Е. А., Степанова Е. Е. Аналитическая работа секретаря-референта в сфере безопасности информационных ресурсов // Секретарское дело. 2001. № 1.

18. Управление организацией / Под ред. А. Г. Поршнева, 3. П. Румянцевой. И. А. Саломатина. — М.: ИНФРА-М. 1999.

  1. Ярочкин В.И.. Безопасность информационных систем. — М.: Ось-89, 1996.

  1. Global One (www.global-one.com).

СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие 3

Глава 1. ОСНОВЫ СИСТЕМЫ

ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Информационное обеспечение

различных этапов процесса управления 5

1.1.1.Понятие управления.

Структура управленческого процесса 5

1.1.2.Информационное обеспечение

процесса управления 11

  1. Автоматизированные системы управления 13

  2. Моделирование в управленческой деятельности 19

1.3.1.Понятие процесса моделирования. Классификация моделей 19

1.3.2. Модель организации как объекта управления 22

1.3.3. Модель внешней среды организации 31

1.4. Методы сбора и анализа информации 33

Необходимо запомнить! 37

Вопросы к главе 1 38
Глава 2. ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ ТЕХНИКА

В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1.Организация автоматизированных рабочих мест 40

2.1.1.Автоматизированное рабочее место:

определение, основные принципы построения 40

  1. Состав технических средств АРМ 42

  2. Состав программного обеспечения АРМ 40

  3. Информационное обеспечение

и методическая документация 49

2.2.Прикладное программное обеспечение

решения управленческих задач 49

  1. Состав функционального программного обеспечения .......... 50

  2. Системы подготовки текстовых документов 51

  3. Системы обработки финансово-экономической

информации 51

  1. Системы управления базами данных 52

  2. Web-броузеры и программы для работы

с электронной почтой 54

2.2.6.Экспертные системы 54

2.2.7.Системы управления документами и электронного документооборота 56

2.2.8. Другие программные средства 57

2.3. Интегрированный пакет программ Microsoft Office 58

2.3.1.Назначение и состав интегрированных офисных пакетов 58

  1. Microsoft Word 60

  2. Microsoft Excel 61

  3. Microsoft Access 64

  4. Microsoft Outlook 68

  5. Microsoft Binder 69

2.4. АРМ руководителя и специалистов 69

  1. Определение состава программного обеспечения АРМ

конкретного специалиста 69

  1. АРМ руководителя 72

  2. АРМ бухгалтера 74

  3. Автоматизированные рабочие места других специалистов 77

Необходимо запомнить! 79

Вопросы к главе 2 80
Глава 3. СЕТЕВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

3.1. Виды телекоммуникаций 81

  1. Основные виды телекоммуникационных систем 81

  2. Модель взаимодействия открытых систем 85

3.2. Локальные вычислительные сети 89

  1. Основные принципы построения локальных вычислительных сетей 89

  2. Коммуникационное оборудование 91

  3. Топологии локальных вычислительных сетей 93

  4. Технологии (стандарты) построения ЛВС 99

  5. Сетевые операционные системы 100

3.3. Глобальная сеть Internet 106

3.3.1. История создания и развития глобальной сети Интернет 106

  1. Протоколы сети Интернет 108

  2. Перспективы развития сети Интернет 113

  3. Регулирование и стандартизация в сети Интернет 117

3.3.5. Телекоммуникационные сети в России 119

Необходимо запомнить! 1 21

Вопросы к главе 3 122
Глава 4. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ И СЕТЕЙ

4.1.Понятие информационной безопасности ее значение . 124

  1. Защита информации как часть информационной безопасности 124

  1. Безопасность компьютерных сетей 128

4.2.Угрозы защищаемой информации 129

4.2.1.Угрозы защищаемой информации и ее составные части 129

4.2.2.Несанкционированный доступ как основная угроза компьютерным сетям 132

4.3. Политика безопасности. Механизмы поддержки политики безопасности 136

  1. Политика безопасности 136

  2. Механизмы поддержки политики безопасности 137

4.4.Оценка защищенности системы 143

Необходимо запомнить! 145

Вопросы к главе 4 145

Заключение 146

Основные термины и определения 147

Список литературы 150

Предисловие
Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации (промышленного предприятия, коммерческой фирмы, государственного учреждения).

Управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решении, определение направлений развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит ее и более выгодные условия.

При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяем быстро и эффективно решать поставленные задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Они включают в себя множество автоматизированных рабочих мест сотрудников, средства коммуникации и обмена информацией, другие средства и системы, позволяющие автоматизировать работу управленческого персонала.

Цель данного учебного пособия — рассмотрение основных направлений информационного обеспечения управления, определение его целей и задач, а также способов, методов и средств его осуществления.

В первой главе рассматриваются основные задачи информационного обеспечения управления. Определяется их содержание для каждого этапа управленческого цикла. В этой главе описываются такие важные элементы процесса информационного обеспечения, как построение моделей организации и ее внешней среды, методы сбора и анализа информации.

Вторая глава посвящена вопросам организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) сотрудников предприятии. В ней рассматриваются как общие вопросы построения АРМ, состав необходимых программных и технических средств, гак и особенности построения автоматизированных рабочих мест конкретных специалистов.

В третьей главе рассматриваются широко применяемые в насто­ящее время виды телекоммуникаций и средства связи. В первую очередь обсуждаются вопросы, связанные с построением и использованием локальных вычислительных сетей и работой в сети Интернет.

Четвертая глава посвящена вопросам защиты информации как неотъемлемой части процесса информационного обеспечения управления.

Таким образом, в данном учебном пособии рассматриваются все основные составляющие процесса информационного обеспечения управления, описываются многие современные технические и программные средства обеспечения управленческой деятельности, дается некоторые практические рекомендации.

Глава 1
ОСНОВЫ СИСТЕМЫ

ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ


    1. Информационное обеспечение различных этапов процесса управления


1.1.1. Понятие управления. Структура управленческого процесса
Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому здесь под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним н. тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, гак и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

- сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта;

- анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым:

- выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

- передача управляющею воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

- выявление функций управления;

- установление рационального количества уровней управления;

- распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

- определение профессионального и численного состава кадров;

- разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид управленческой деятельности. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

- планирование:

- календарно-плановое руководство;

- оперативное управление;

- контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя;

- определение целей и задач;

- разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

- определение необходимых ресурсов;

- доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных; а их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование — это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

- формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

- слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

- анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

-выработка вариантов корректирующих воздействий;

- разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

- непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

- сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банкой данных;

- анализ и прогнозирование развития ситуации;

- принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

- разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

- оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении друг их функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решения имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, (фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом paбот и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соот­ветствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

- стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

- хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

- слабоструктурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

- неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

- обоснованность и конкретность:

- своевременность:

- согласованность с ранее принятыми решениями:

- оптимальность и гибкость;

- достаточная компетентность руководи гелей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, необходимым является отыскание альтернатив, представляющих собой оптимальным компромисс при учете всех рассматриваемых факторов. Процесс принятия решения — выбор из множества альтернатив оптимальной.

Процесс принятия решений состоит из следующих действий.

  1. Формулируется цель.

  2. Составляется как можно более полный список альтернатив.

  3. Рассматривается как можно более полный перечень факторов, которые могут оказать влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные мощности, человеческий фактор и т. д.).

  4. Список рассматриваемых факторов используется для уменьшения числа альтернатив, при этом обращается внимание на причину исключения каждой.

На данном этапе многие альтернативы могут быть признаны нереальными либо нецелесообразными. Этот этап процесса принятия решений во многом зависит от опыта лица, принимающего решение, и его интуиции. В формировании субъективных догадок и вынесении суждений проявляется квалификация, профессионализм и талант принимающего решение лица.

Следует помнить, что одной из альтернатив может быть альтернатива вообще не принимать никакого решения до тех пор, пока один из факторов не исключит эту альтернативу из списка.

  1. Оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать. Другие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.

  2. После выполнения перечисленных выше шагов получим один из вариантов:


- если больше не осталось альтернатив, то нужно составить новый, более полный список;

- если исключены все факторы, влияющие на выбор альтернатив, следует воспользоваться случайным выбором, чтобы остановиться на одной альтернативе из числа оставшихся;

- если осталась только одна альтернатива, то, скорее всего, данное решение в значительной степени субъективно, так как на практике такое случается достаточно редко. Скорее всего, альтернативы и факторы были исключены необъективно. Если такая ситуация неприемлема, то необходимо вернуться на стадию оценки альтернатив и оценить их с иной точки зрения;

- если остается только один фактор, влияющий на выбор, то обычно не представляет труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно и объективно, то можно считать, что решение принято.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает последовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые этапы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений ложится на руководителей различных уровней.
1.1.2. Информационное обеспечение процесса управления
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существуем в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников информации;

- правильная интерпретация и систематизация полученных данных:

- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

- исключение дублирования информации:

- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной информации;

- постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов:

- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:

- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками:

- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

- доведение данных решений до исполнителей;

- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.


    1. Автоматизированные системы управления


Широкое применение современных средств вычислительной техники, внедрение в экономическую деятельность методов оптимизации и формализации ситуаций значительно изменили технологию информационного обеспечения управления.

В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ).

Автоматизированная система управления (АСУ) информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований.

В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система управления должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом степень изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие — функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

- сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;

- выработка управляющих воздействий (программ, планов и т.д.);

- передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;

- реализация и контроль выполнения управляющих воздействии;

- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

- программно-математическое обеспечение;

- информационное обеспечение;

- техническое обеспечение;

- методико-организационное обеспечение;

- лингвистическое обеспечение;

- кадровое обеспечение.

Программно-математическое обеспечение является одной из наиболее важных составляющих современной информационной системы. Программное обеспечение составляют все программные средства, использующиеся как непосредственно для выполнения поставленных перед системой задач, так и для обеспечения нормального функционирования всего комплекса используемых технических средств. Математическое обеспечение представляет собой совокупность математических алгоритмов, методов и моделей, которые используются в работе информационной системы.

Программное обеспечение АСУ должно быть достаточным для выполнения всех ее функций, реализуемых с применением средств вычислительной техники. Кроме того, должны быть в наличии средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющие своевременно выполнять все автоматизированные функции во всех режимах функционирования АСУ.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

- функциональная достаточность (полнота);

- надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

- адаптивность к изменяющимся условиям;

- возможность модификации системы при необходимости;

- модульность построения;

- удобство эксплуатации.

Как правило, программное обеспечение АСУ строится на базе уже существующих пакетов прикладных программ. Такое программное обеспечение допускает загрузку и проверку по частям и позволяет производить замену одних программ без коррекции других.

К программному обеспечению АСУ предъявляется ряд требований, которые позволяют добиться надежности работы системы в целом. В частности, программное обеспечение подбирается и настраивается таким образом, чтобы отсутствие отдельных данных не сказывалось на выполнении функций АСУ, при реализации которых эти данные не используются. В обязательном порядке осуществляются меры по защите от ошибок при вводе и обработке информации, обеспечивающие заданное качество выполнения функций автоматизированной системы.

Используемое программное обеспечение должно иметь средства диагностики технических средств АСУ и контроля достоверности входной информации.

Общее программное обеспечение АСУ должно позволять осуществлять настройку отдельных компонентов специального программного обеспечения и дальнейшее развитие программного обеспечения системы без прерывания процесса ее функционирования. Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. Кроме того, необходимо обеспечение защиты уже сгенерированной и загруженной части и программного обеспечения от случайных изменений.

Информационное обеспечение включает в себя всю совокупность информации, на основе которой будет функционировать АСУ, в том числе данные по содержанию, системе кодирования, методам адресования, форматам данных и форме представления информации, получаемой и выдаваемой АСУ.

Совокупность информационных массивов АСУ организуется в виде баз данных на машинных носителях. Содержащаяся в базах данных информация должна постоянно обновляться в соответствии с периодичностью ее использования при функционировании системы. Предусматриваются необходимые меры по восстановлению информационных массивов при отказах каких-либо технических средств АСУ, а также меры по контролю идентичности одноименной информации в базах данных.

Техническое обеспечение составляет комплекс всех технических средств, использующихся при работе информационной системы. Современные технические средства отличаются большим разнообразием и позволяют решать широкий спектр задач.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ,

Методико-организационное обеспечение представляет собой совокупность методов, средств и специальных документов, устанавливающих порядок совместной работы технических средств АСУ и об­служивающего ее персонала, а также взаимодействие персонала между собой в процессе работы с системой. К этому виду обеспечения также относят различные методы и средства организации и проведения обучения персонала приемам работы сданной информационной системой (например, методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и т. п.).

Основной целью методико-организационного обеспечения является поддержание работоспособности информационной системы и возможности дальнейшего ее развития. Инструкции, входящие в методико-организационное обеспечение АСУ, должны четко определять действия персонала при выполнении всех функций системы во всех режимах функционирования. Кроме того, инструкции должны содержать конкретные указании о действиях в случае возникновения аварийных ситуаций или нарушения нормальных условий функционирования АСУ.

Инструкции также играют роль правового обеспечения АСУ. В них закрепляется юридическая сила информации на носителях данных и документов, используемых при функционировании АСУ и создаваемых системой. Инструкциями регламентируются правовые отношения между людьми, входящими в состав персонала АСУ (права, обязанности и ответственность), а также между персоналом данной АСУ и персоналом иных систем, взаимодействующих с этой АСУ.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языков общения обслуживающего персонала АСУ и ее пользователей с техническим, программно-математическим и информационным обеспечением системы, а также используемых в ней терминов и определений.

С помощью лингвистического обеспечения достигаются удобство, однозначность и устойчивость общения пользователей со средствами автоматизации. Обязательным условием является наличие средств исправления ошибок, возникающих при общении пользователей с техническими средствами АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

В современных условиях функционирования организаций значительно повышаются требования к оперативности доставки информации потребителю и к скорости обработки информации. Поэтому создаются многоуровневые, распределенные АСУ. Примерами таких систем являются банковские, налоговые, статистические, снабженческие и прочие службы, информационное обеспечение которых осуществляется путем создания электронных баз и банков данных, построенных с учетом организационной, функциональной и информационной структур объекта. Для их реализации используются средства и системы распределенной обработки информации, построенные на основе локальных автоматизированных рабочих мест, соединенных высокопроизводительными каналами связи.

Подобные многоуровневые распределенные АСУ позволяют эффективно решать проблемы оперативной обработки информации и работы с документами, помогают в анализе рыночных ситуаций и выработке управленческих решений.

Применение автоматизированной системы управления способствует повышению производительности конкретной организации и обеспечивает определенный уровень качества управления. Наибольшая эффективность АСУ достигается путем оптимизации планов работ предприятий и отраслей в целом.

Большое значение имеют быстрая выработка оперативных решений, четкое маневрирование материальными, финансовыми и прочими ресурсами, другие факторы. Поэтому процесс управления с ис­пользованием автоматизированных систем основывается на экономико-организационных моделях, в большей или меньшей степени отражающих структурные и динамические свойства объекта (предприятия, организации, фирмы). Адекватность модели является непременным условием ее применения. Под адекватностью понимается, прежде всего, ее соответствие объекту с точки зрения поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию. Кроме того, модель должна отражать поведение моделируемого объекта в части его характеристик и свойств, существенных для решения поставленной задачи. Очевидно, что полного повторения объекта в модели добиться невозможно. Однако можно пренебречь некоторыми деталями, несущественными для анализа ситуации и принятия соответствующего управленческого решения.


    1. Моделирование в управленческой деятельности




      1. Понятие процесса моделирования. Классификация моделей


Для успешного осуществления управленческой деятельности необходимо составить четкое представление о структуре организации, взаимодействии ее составных частей и связях организации с внешней средой.

Существующие в настоящее время организации отличаются огромным разнообразием, как по направлениям деятельности, так и по форме собственности, масштабам, другим параметрам. При этом каждая организация по-своему уникальна. Однако имя управления всеми организациями применяются одинаковые принципы, методы и способы. Чтобы приспособить их к особенностям конкретного предприятия, четко определить место управляющих структур в общей структуре предприятия, а также их взаимодействие между собой и с другими подразделениями, широко применяется моделирование.

Моделирование — это создание модели, т. е. образа объекта, заменяющего его, для получения информации об этом объекте путем проведении экспериментов с его моделью.

Модели объектов являются более простыми системами, с четкой структурой, точно определенными взаимосвязями между составными частями, позволяющими более детально проанализировать свойства реальных объектов и их поведение в различных ситуациях. Таким образом, моделирование представляет собой инструмент анализа сложных систем и объектов.

К моделям выдвигается ряд обязательных требований.

Во-первых, модель должна быть адекватной объекту, т. е. как можно более полно соответствовать ему с точки зрения выбранных для изучения свойств.

Во-вторых, модель должна быть полной. Это означает, что она должна давать возможность с помощью соответствующих способов и методов изучения модели исследовать и сам объект, т. е. получить некоторые утверждения относительно его свойств, принципов работы, поведения в заданных условиях.

Множество применяющихся моделей можно классифицировать по следующим критериям:

- способ моделирования;

- характер моделируемой системы;

- масштаб моделирования.

По способу моделирования различают следующие типы моделей:

- аналитические, когда поведение объекта моделирования описывается в виде функциональных зависимостей и логических условий;

- имитационные, в которых реальные процессы описываются набором алгоритмов, реализуемых на ЭВМ.

По характеру моделируемой системы модели делятся:

- на детерминированные, в которых все элементы объекта моделирования постоянно четко определены;

- на стохастические, когда модели включают в себя случайные элементы управления.

В зависимости от фактора времени модели делятся на статические и динамические. Статические модели (схемы, графики, диаграммы потоков данных) позволяют описывать структуру моделируемой системы, но не дают информации о ее текущем состоянии, которое изменяется во времени. Динамические модели позволяют описывать развитие во времени процессов, протекающих в системе. В отличие от статических, динамические модели позволяют обновлять значения переменных, сами модели, динамически вычислять различные параметры процессов и результаты воздействий на систему.

Сам процесс моделирования может быть представлен в виде цикла, в котором можно выделить пять этапов.

  1. Постановка проблемы и ее анализ — выделяются важные черты и свойства объекта, исследуются взаимосвязи элементов в структуре объекта, формулируются гипотезы, объясняется поведение и развитие объекта.

  2. Построение модели — выбирается тип модели, оценивается возможность сто применения для решения поставленных задач, уточняется перечень отображаемых параметров моделируемого объекта и связи между ними. Для сложных объектов определяется возможность построения нескольких моделей, отражающих различные аспекты функционирования объекта.




  1. Подготовка исходной информации — осуществляется сбор данных об объекте (на основании изучения модели). Затем происходит их обработка с помощью методов теории вероятности, математической статистики и экспертных процедур.

  2. Проведение расчетов и анализ результатов эксперимента — производится оценка достоверности результатов.

  3. Применение результатов на практике — работа с моделируемым объектом с учетом его предполагаемых свойств, полученных при изучении моделей. При этом полагается, что эти свойства с достаточным уровнем вероятности действительно присущи данному объекту. Последнее положение должно основываться на результатах предыдущего этапа.

Если полученные на пятом этапе результаты недостаточны, изменился сам объект или его окружающая среда, то происходит возврат к первому этапу и новое прохождение цикла моделирования.

При построении системы информационного обеспечения управленческой деятельности обычно используют три основные модели:

- модель самой организации как объекта управления;

- модель управленческих структур организации в их связи с управляемой системой;

- модель внешней среды, с которой взаимодействует организация. Рассмотрим каждый из этих классов моделей.


      1. Модель организации как объекта управления


Существует множество разных подходов к построению модели организации как объекта управления.

Исторически первой является так называемая механистическая модель.

Эта модель появилась в конце XIX в. и получила широкое распространение в начале XX в. Теоретической основой данной модели являются положения школы научного менеджмента. В рамках этого направления была выдвинута теория, согласно которой самой эффективной формой организации является так называемая рациональная бюрократия. С точки зрения этой модели, предприятие представляет собой механизм, являющийся комбинацией основных производственных факторов: средств производства, рабочей силы и материалов. Целью предприятия является увеличение прибыли, рентабельности, капитальных вложений, общего оборота капитана. Для достижения этою с максимальной эффективностью при минимальных затратах необходимо оптимально использовать все имеющиеся в распоряжении виды ресурсов. Это означает. что управление организацией в первую очередь должно быть направлено на оперативное управление, с помощью чего оптимизируется структура всею процесса производства. В соответствии с этим подходом эффективность функционирования организации оценивается по некоторому экономическому показателю. Этот показатель определяется как отношение выпущенной продукции к затраченным ресурсам.

Механистическая модель организации (также называемая моделью рациональной бюрократии) имеет ряд как положительных, так и отрицательных черт. К плюсам можно отнести то, что данная модель позволяет установить технические и экономические связи между различными факторами производства и определить их зависимость друг от друга. С другой стороны, эта модель недостаточно учитывает роль человеческого фактора в эффективной работе организации. Также в механистической модели используются некоторые положения школы научного менеджмента, которые критически оцениваются современной наукой и практикой, например, стремление к завоеванию позиций на рынке главным образом за счет снижения издержек, а не роста доходов или приоритетная ориентация на крупные предприятия, а также всеобщий контроль четкого выполнения плановых заданий и т. п.

Эти недостатки ограничивают возможность применения механистической модели.

Другой моделью, появившейся и широко распространенной в начале XX в., была модель, в которой организация представлялась как коллектив работников, сформированный по принципу разделения труда. В этой модели человек выделялся в качестве главного фактора производительности предприятия.

Элементами этой модели являются мотивация работников, коммуникации, внимание к работникам, лояльность, коллективное принятие решений. Таким образом, моделируется система отношений между людьми в рамках данной организации. Особое внимание при этом уделяется стилю управления, его влиянию на показатели производительности и удовлетворению работников своим трудом. Предпочтение отдается демократическому стилю руководства. Он обеспечивает наиболее полное раскрытие способностей работающих путем вовлечения их в процесс принятия управленческих решений, а не только их исполнения.

Главная задача управляющего звена в рамках данной модели — организация и управление персоналом. Организация персонала заключается в определении его структуры и состава, регулировании от­ношений между работниками, координации процессов, направленных на достижение поставленных целей. Управление персоналом подразумевает личный контакт с сотрудниками, необходимый для своевременного принятия решений и успешной реализации намеченных планов.

Если управление персоналом поставлено правильно, то у организации не должно возникать проблем с достижением определенного уровня доходов, объема выпускаемой продукции и т. п.

Таким образом, критерием успешной работы в рамках этой модели является повышение эффективности организации за счет совершенствования кадровых ресурсов.

Это требует разработки специальных методов, с помощью которых должна проводиться оценка качества труда, выявляться внутренние процессы, требующие усовершенствования с целью повышения производительности труда.

Недостатком данной модели является концентрация внимания только на одном внутреннем факторе — человеческом ресурсе и подчинение ему всех остальных факторов производства. Это ограничивает возможности модели в поиске резервов для повышения эффективности организации.

Эта модель, как и механистическая, относится к типу «закрытых» моделей организации. Это означает, что организация рассматривается как некая замкнутая система и не учитывается воздействие факторов внешней среды. К таким факторам относятся, например, конкуренция, сбыт, взаимодействие с органами власти и пр.

Поэтому впоследствии были созданы другие модели, для которых характерна «открытость», т. е. учет того, что кроме внутренних факторов и условий функционирования на эффективность организации оказывают влияние и факторы внешней среды.

Сейчас большинство моделей организации строится на основе понятий теории систем. Организация представляется в виде сложной системы, обладающей определенными свойствами, которая может быть описана некоторыми графическими, математическими и другими моделями.

К таким присущим всем системам свойствам относятся следующие.

  1. Делимость — система состоит из нескольких частей (компонентов), каждая из которых имеет свои цели и функции. При этом простое объединение (не в рамках системы) компонентов не будет по своим свойствам идентично всей системе.

  2. Целостность — система обладает всей полнотой свойств и функций только как единое целое.

  3. Связанность компонентов — все компоненты системы связаны между собой и влияют друг на друга своим нахождением в системе или выходом из нее. Вхождение компонентов в систему и их исключение из нее могут быть следствием взаимного влияния подсистем и (или) взаимодействия с внешней средой.

  4. Эмерджентность — свойства системы проявляются только в результате взаимодействия ее компонентов. При этом части системы могут не иметь целевого назначения всей системы.

  5. Гибкость — система должна адекватно реагировать на изменения, происходящие в ней самой и во внешней среде.

Таким образом, в данной модели признается взаимосвязь и взаимозависимость компонентов системы между собой, а также с внешней средой, т. е. организация рассматривается как единство ее составных частей, неразрывно связанных с внешним миром.

При таком подходе эффективность работы организации зависит от факторов, находящихся в двух сферах:

В рассматриваемой модели главным направлением деятельности управляющего является стратегическое управление. Это связано с тем, что поведение организации в условиях, когда все предприятия взаимосвязаны, но при этом каждое действует соответственно со своими целями и возможностями, не может быть точно спрогнозировано и спланировано.

Эффективность деятельности организации здесь оценивается как системная целесообразность. Это означает способность системы к саморегулированию и самоорганизации, а также к достижению целей при изменяющихся внешних условиях и факторах.
Структура модели организации как объекта управления.

Любая модель организации должна полно отображать:

- организационную структуру управления; это означает выделение функциональных подсистем организации и установление связей между ними:

- механизм управления, к которому относятся цели, критерии, ресурсы и методы управления.

Организационную структуру предприятия удобно описывать организационной моделью, которая демонстрирует состав функциональных подразделений предприятия и связи их подчинения и взаимодей­ствия.

Специалисты выделяют следующие типы организационных структур предприятия:

Линейная организационная структура (рис 1.1) представляет собой схему, описывающую вертикальные связи подчинения различных подразделений организации. Так, выделяют руководителя организации, его заместителя и штат сотрудников, им подчиненных. Подобный тип организационной структуры целесообразно применять при небольшом штате организации и относительно стабильной внешней и внутренней среде. Линейная структура проста и может быть эффективна, если число рассматриваемых вопросов невелико и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.


Рис. 1.1. Линейная организационная структура
Данный тип организационной структуры применяется в условиях функционирования мелких предприятий с несложным производством при отсутствии разветвленных связей с поставщиками, потребителями, научными и проектными организациями и т. д. В настоящее время линейная структура используется в управлении производственными участками, отдельными небольшими цехами, а также небольшими фирмами.

При функциональной организационной структуре (рис. 1.2) предприятие подразделяется на элементы, каждый из которых имеет свои задачи и обязанности. Характеристики и особенности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности предприятия.

Традиционные функциональные блоки предприятия — это отделы производства, маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются на каждом предприятии для обеспечения достижения его целей.


Рис. 1.2. Функциональная организационная структура
Функциональная организационная структура, в отличие от линейной, используется на более крупных предприятиях с серийным производством.

При функциональной организационной структуре связи подчинения более сложные; так, нижестоящее подразделение подчиняется сразу нескольким вышестоящим и рамках курируемых ими вопросов. При такой структуре могут возникнуть ситуации, когда подчиненные подразделения не знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять и пр. Поэтому в чистом виде функциональная организационная структура используется редко. На практике чаще применяется структура смешанного типа — линейно-функциональная (рис. 1.3).

В основе этой организационной структуры лежат принципы двух предыдущих типов.

Такая структура подразумевает создание при основных звеньях вертикальной линейной структуры также и функциональных подразделений. Основная роль этих подразделений состоит в подготовке проектов решений, которые вступают в силу после утверждения соответствующими линейными руководителями.

Наряду с линейными руководителями (директорами, начальниками филиалов и цехов) существуют руководители функциональных подразделений (планового, технического, финансового отделов, бух­галтерии), подготавливающие проекты планов, отчетов, которые становятся официальными документами после подписания линейными руководителями.

Данная система имеет две разновидности: цеховую структуру, характеризующуюся созданием при начальнике цеха функциональных подразделений по важнейшим функциям производства, и безцеховую — применяющуюся на небольших предприятиях и характеризующуюся делением не на цеха, а на участки.


Рис. 1.3. Линейно-функциональная организационная структура
Основным достоинством этой структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым по­высить эффективность управления организацией в целом.

Линейно-штабная организационная структура (рис. 1.4) во многом схожа с линейно-функциональной, но ее особенностью является то, что в ней выделяется некоторый штабной координирующий орган. Он занимается координацией вопросов какого-либо направления по всем отделениям (филиалам) и подразделениям предприятия.




Такой вид организационной структуры, как правило, встречается и крупных организациях (холдинги, транснациональные корпорации), когда необходимо обеспечить слаженную совместную работу большого числа функциональных подразделений.

Рис. 1.4. Линейно-штабная организационная структура
Для крупных предприятий, выпускающих большое число различной продукции, а также для предприятий, работающих в широких международных масштабах, больше подходит матричная организационная структура (рис. 1.5).

Эта структура представляет собой решетчатую систему, построенную по принципу двойного подчинения исполнителей. С одной стороны, они подчинены непосредственному руководителю функцио­нальной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой — руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочия ми в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. В данном случае руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными членами проектной группы и другими работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб.

Матричная структура используется во многих отраслях промышленности, особенно в наукоемких производствах (например, в производстве электронной техники), а также в некоторых организациях непроизводственной сферы.



Рис. 1.5. Матричная организационная структура
Механизм управления описывают функциональной и информационной моделями.

Функциональная модель, как правило, строится в виде диаграмм. Одним из параметров этой модели являются функциональные подразделения предприятия, в качестве других параметров выступают общие функции управления (планирование, календарно-плановое руководство, оперативное управление, контроль) и специальные управленческие функции каждого подразделения. Модель отображает распределение различных функций управления по функциональным подразделениям предприятия, а также взаимосвязь и зависимость этих функций.

Информационная модель отражает структуру циркулирующих в организации информационных потоков, их связь со структурой самой организации и состав ее информационных ресурсов. Информа­ционная модель чаще всего строится в виде таблиц.
Модель управленческих структур

Модель структур управления предприятием, как правило, соответствует организационной структуре и ее модели.

В состав модели структур управления обычно входят следующие элементы (функциональные подсистемы):

- маркетинг;

- управление инновациями;

- управление производством;

- управление персоналом;

- управление финансами.

Цели, задачи и функции данных подсистем определяются конкретно для каждого предприятия с учетом его особенностей на основании общих целей и функций управления.


      1. Модель внешней среды организации


При создании модели организации как управляемой системы нельзя не учитывать процессы взаимодействия предприятия и окружающей его внешней среды. При этом следует выделить и обосновать параметры, достоверно отображающие взаимосвязи между элементами внешней среды и составляющими внутренней среды организации. Таких взаимосвязей существует большое множество, но для построения моделей берутся только те, которые обладают наибольшей устойчивостью и имеют решающее значение для функционирования организации.

Обычно во внешней среде, с которой взаимодействует предприятие, выделяют два уровня:

К микросреде относятся:

Макросреда учитывает следующие факторы:

Характеристиками внешней среды являются следующие параметры:

К внешней среде организации также относятся инфраструктура (транспорт, связь и пр.), средства массовой информации и т. п.

Рассмотрение взаимодействия предприятия с внешней средой его функционирования является одним из ключевых моментов при построении модели и организации системы управления. Ни одна организация не может существовать в изоляции от множества других предприятии, фирм, учреждений. Каждое из них оказывает определенное воздействие на процесс функционирования данной организации. Например, несвоевременные поставки сырья (из-за задержек со стороны поставщиков или транспортных проблем) могут нарушить сроки поставок готовой продукции на рынки сбыта. Все подобные моменты должны быть учтены, для этого в системе управления должны иметься необходимые механизмы для корректировки таких ситуаций и сведения к минимуму их негативных последствий.

Анализ внешней среды предприятия служит инструментом, с помощью которого можно контролировать внешние факторы, для прогнозирования потенциальных угроз развитию организации, а также открывающихся новых возможностей.

При анализе экономических факторов, прежде всего, необходимо рассматривать темпы инфляции, изменение налоговых ставок, международный платежный баланс, уровень занятости населения в целом и в данной отрасли, платежеспособность организаций. Кроме того, следует учитывать жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции в отрасли, изменение доли рынка, занимаемой организацией, емкость рынка.

При анализе политических факторов рекомендуется отслеживать состояние соглашений по торговле между странами, таможенной политики, нормативных актов местных и центральных органов власти, правового регулирования экономики. Также надо обращать внимание на состояние и изменения в антимонопольном законодательстве, кредитную политику местных властей и т. п.

В области научно-технического развития необходимо следить за появлением новых технологий, материалов, изменениях в способах сбора и обработки информации, совершенствованием средств связи и вычислительной техники. Подобные изменения могут оказывать как положительное, так и негативное воздействие. Последний случай связан с появлением новых перспективных технологий у конкурентов, что может нарушить конкурентоспособность вашей организации.

Анализ факторов конкуренции означает постоянный контроль со стороны организации за действиями конкурентов. Здесь можно выделить четыре диагностические зоны: анализ будущих целей конкурентов, оценка их текущей стратегии, оценка перспектив развития конкурентов и отрасли в целом, изучение сильных и слабых сторон конкурентов. Слежение за деятельностью конкурентов позволяет организации быть готовой к потенциальным угрозам ее развитию и функционированию.

Анализ социальных факторов включает в себя отслеживание изменений общественных ценностей, социальных установок, отношений в обществе и т. п. В условиях нестабильной экономики социальная сфера порождает множество проблем, с которыми приходится сталкиваться организации. Для того чтобы эффективно решать подобные проблемы, организация как социальная система должна изменяться, приспосабливаться к внешней среде.

Анализ внешней среды обычно завершается составлением перечня как внешних опасностей, так и возможностей, открывающихся перед организацией. Форма представления данного перечня может быть различной. Как правило, он включает в себя взвешенные факторы в упорядоченной последовательности по степени их воздействия на предприятие и оценку данного воздействия. Для наглядности внешние факторы в этом перечне можно расположить в два столона и одном — факторы, создающие благоприятные возможности для организации, в другом — угрожающие факторы, расположенные по степени убывания воздействия.


    1. Методы сбора и анализа информации


В условиях постоянно изменяющихся экономических и пи мнении, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы, можно получить практически все необхо­димые, сведения об организации. Процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников будем называть аналитической работой.

Аналитическая работа состоит из следующих этапов.

Определение круга исходной информации, необходимой для анализа, а также способов ее получения.

Интерпретация информации, т. е. выявление истинного значения той или иной информации. В первую очередь в интерпретации нуждается информация, полученная в устной форме, так как частоте или иное высказывание бывает понято превратно, причиной тому могут стать иностранная речь, интонация, жесты, слэнг, фразы, вырванные из контекста либо неправильно понятые, и т. п.

Выделение посторонней информации представляет собой один из самых сложных и ответственных этапов. Избыток информации, так же как и ее недостаток, представляет собой серьезную проблему, затрудняет и замедляет ведение аналитической работы. На практике больший эффект приносит сосредоточенность на нескольких ключевых деталях, чем разбрасывание между многими разрозненными данными. Вместе с тем именно на этом этапе существует опасность отбросить важную информацию. Как правило, это происходит в случае неправильной интерпретации сведений на предыдущем этапе.

Оценка информации — на данном этапе производится расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности. Источником информации могут быть конкретные люди, газеты, телевидение, сайты сети Интернет и т. п. При оценке информации обязательно присутствует субъективность, которую необходимо свести к минимуму. Как правило, для этого применяют следующую систему оценок.

Оценка источника:

А — надежный источник;

Б — обычно надежный источник;

В — довольно надежный источник;

Г — не всегда надежный источник;

Д — ненадежный источник;

Е — источник неустановленной надежности.

Оценка информации:

  1. — подтвержденная другими фактами;

  2. — вероятно правдивая (правдива на 75 % );

  3. — возможно правдивая (правдива на 50 % );

  4. — сомнительная (правдива на 25 %);

  5. — неправдоподобная;

  6. — достоверность не поддается определению.

Оценка способа получения информации:

I — получил информацию сам (видел, слышат и т. п.);

II — получил информацию через постоянный источник информации (информатор, открытые источники и т. п.);

III — получил информацию через разовый источник (случайно подслушанный разговор, слухи и т. п.).

На этапе оценки необходимо установить, насколько информация может соответствовать истине. При этом необходимо учитывать, что можно получить не соответствующую истине информацию следующих типов:

При намеренной дезинформации применяется заведомая ложь, полуправда, а также правдивые сведения, которые в данном контексте подтолкнут воспринимающего информацию к ложным выводам.

Искажения, возникающие в процессе передачи информации, могут происходить по нескольким причинам:

Для своевременного выявления искаженной информации, а так же для предотвращения дезинформации необходимо различать факты и мнения, учитывать субъективные характеристики источника информации и его предполагаемое отношение к выдаваемому сообщению. Следует четко осознавать, способен ли источник информации по своему положению иметь доступ к сообщаемым фактам. Для страховки необходимо иметь дублирующие источники, использовать дублирующие канаты связи и стараться исключать лишние промежуточные звенья передачи информации. Кроме того, следует помнить, что особенно легко воспринимается дезинформация, которая хорошо соответствует принятой ранее версии, т. е. та, которую предполагают или желают получить.

Построение предварительных версий — этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событии. Здесь необходимо выделить ключевые моменты, отделить их от менее важных, не играющих главной роли. Полученные сведения должны быть четко классифицированы по степени достоверности источника, самих сведений и способа их получения. В первую очередь должны рассматриваться самые свежие и полные сведения. Материалами с пометками «источник неустановленной надежности» и достоверность не поддается определению» не рекомендуется пользоваться без крайней необходимости.

Затем необходимо выявить все возможные гипотезы, которые могут объяснять, ключевые события и, расположив их по степени вероятности, поочередно проверять на стыкуемость со всеми данными. Если обнаружено значительное расхождение предварительной гипотезы с полученными сведениями, причем последние имеют достаточно высокие оценки достоверности, то следует переходить к следующей гипотезе. Таким образом выбираются наиболее вероятные предположения.

На этом этапе возникает одна из самых серьезных проблем анализа — противоречия в сведениях. Для ее преодоления необходимо сравнить оценки информации и источника, даты получения спорных сведений. Решающее же значение имеют знания, опыт и интуиция сотрудника, выполняющего анализ. Противоречия в информации должны быть устранены в процессе анализа, для этого собирается дополнительная информация.

Определение потребности в дополнительной информации означает решение вопроса о том, какая именно информация необходима. На этом лапе выявляются пробелы в информации. При этом следует учитывать, что часть пробелов обнаруживается достаточно легко, так как является результатом недостаточного исследования. Другие пробелы могут и не быть обнаружены, потому что были упущены на этапе сбора предварительных сведений. Очевидно, что они являются более опасным.

Когда пробелы в информации выявлены, определяется их важность для дальнейшего анализа. Если получение дополнительных сведений признано необходимым, все описанные выше этапы повторяются. Хотя это может происходить многократно, на определенном этапе придется ограничиться имеющимися данными и оформить полученные выводы в виде отчета. На основании аналитических отчетов, справок, обзоров разного рода руководители высшего ранга принимают важные решения, значительная часть которых относится непосредственно к управленческой деятельности.

К методам сбора конфиденциальной коммерческой информации фирм-конкурентов относится получение сведений из испорченных и выброшенных документов, черновиков, копированной бумаги, ис­порченных дискет и т. п. С одной стороны, они могут нести в себе ценнейшую информацию, и, с другой стороны, в этом нет ничего противозаконного. Кроме того, получение важной информации легальным путем возможно и при научно-техническом сотрудничестве по интересующей тематике, анализируя оговорки на совместных семинарах, конференциях и т. п.

Необходимо запомнить!

1. Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние. Процесс управления неразрывно связан с информационным обменом.

  1. Управленческий процесс включает в себя следующие функции: планирование, календарно-плановое руководство, оперативное управление, контроль.

  2. Информационное обеспечение управленческой деятельности осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

  3. Информационное обеспечение управления производится с помощью автоматизированных систем управления. Автоматизированная система управления — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

  4. В АСУ выделяют функциональную и обеспечивающую части. Функциональная часть отвечает за функции, ради которых система создавалась. Обеспечивающая часть включает в себя программно математическое обеспечение, информационное обеспечение, а также техническое, методико-организационное, лингвистическое и кадровое обеспечение.

  1. Моделирование является первым этапом построения АСУ. Моделирование — представление объекта в виде модели для получения информации об этом объекте путем проведения экспериментов с его моделью.

  2. Модели можно классифицировать по способу моделирования, характеру моделируемой системы, масштабу моделирования.

  3. При построении системы информационного обеспечения управления используют три основные модели: модель самой организации как объекта управления; модель управленческих структур организации в их связи с управляемой системой; модель внешней среды, с которой взаимодействует организация.

  4. Любая модель организации должна полно отображать организационную структуру управления и механизм управления.




  1. Существуют линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная и матричная организационные структуры.

  2. Механизмы управления отображаются информационной и функциональной моделями.

  3. Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы можно получить практически все необходимые сведения об организации.


Вопросы к главе 1

  1. Дайте определение понятию управления.

  2. Расскажите об информационном обеспечении планирования.

  1. Расскажите об информационном обеспечении календарно-планового руководства.

  2. Расскажите об информационном обеспечении оперативного управления.

  1. Расскажите об информационном обеспечении контроля.

  1. Перечислите основные стадии процесса принятия управленческих решений.

  1. Что такое автоматизированная система управления?'

  2. Каков состав программно-математического обеспечения АСУ?

  3. Каков состав информационного обеспечения АСУ?




  1. Каков состав технического обеспечения АСУ?

  2. Каков состав методико-организационного обеспечения АСУ?

  3. Каков состав лингвистического обеспечения АСУ?

  4. Каков состав кадрового обеспечения АСУ?

  5. Как классифицируются модели по способу моделирования?

  6. Как классифицируются модели по характеру моделируемой системы?

  7. Как классифицируются модели по масштабу моделирования?

  8. Опишите механистическую модель организации.

  9. Опишите модель организации как коллектива работников.

  10. Опишите модель организации как системы.

  11. Расскажите о модели внешней среды организации.

  12. Какие факторы следует рассматривать при анализе внешней среды организации?

  13. Перечислите основные этапы ведения аналитической работы, дайте их краткое описание.

  1   2   3   4   5


Е. Е. СТЕПАНОВА Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации