Теппер Рон. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру - файл n4.doc

приобрести
Теппер Рон. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру
скачать (209.9 kb.)
Доступные файлы (5):
n1.doc203kb.06.08.2010 19:16скачать
n2.doc145kb.06.08.2010 19:17скачать
n3.doc174kb.06.08.2010 19:17скачать
n4.doc180kb.06.08.2010 19:17скачать
n5.doc197kb.06.08.2010 19:18скачать

n4.doc

ГЛАВА 4


Как

писать

письма



Согласно просьбе, изложенной в Вашей слу­жебной записке от 15 ноября 1989 г., мною составлен отчет о товарообороте за период с 1 по 15 июля 1988 г. и подготовлена информация, которая позволяет четко определить наше поло­жение на рынке и спланировать деятельность в наступающем году.



Будьте лаконичны
Автор письма, употребляющий 60 слов там, где можно обойтись 20, не бережет ни свое время, ни время адресата. Не надо пытаться исписать всю страницу. Качество гораздо важнее количества. Правила составления деловых писем гласят:

1. Пишите коротко и просто.

2. Пользуйтесь простыми словами. Не стоит копаться в словаре в поисках длинных сложных слов, если существует односложное. Не пытайтесь придумать новые слова — это сбивает читателя с толку.

3. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к неопределенной группе людей.

4. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом Вни­мание Интерес ПросьбаДействие.

5. Используйте в письмах разговорную речь. Многословие в письмах присуще многим бизнесменам. Забавно, но большинство страдающих этой «болезнью» превосходно могут выразить свои мысли в устной беседе. Однако дайте им ручку — и вполне безобидное содержание приобретает следующую форму:
По поводу Вашей просьбы о продлении кредита, датированной 5 июля 1989 года, сообщаю следующее. Наш совет подверг Ваш вопрос рассмотрению и пришел к решению о разрешении продления сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов.
А почему бы не написать так:
Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлен. На следующей неделе Вам будут высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов.
Ниже приводится таблица, в левой колонке которой даны наи­более распространенные в письмах и служебных записках «фразы-пустышки», а в правой (для сравнения) их разговорный вариант:

в течение этого времени когда

после тщательного рассмотрения рассмотрев

быть осведомленным знать

в настоящее время сейчас

в течение того периода тогда

подвергнуть рассмотрению рассмотреть

этот вопрос, который этот вопрос

этот имеющий место факт этот факт

сделать запрос относительно выяснить

не оказывающий воздействия неэффективный

в текущий момент сейчас

вслед за после

очень хорошо хорошо

недавно освоенный в производстве новый

явится получателем получит

в короткий срок скоро

ли.. или не ... ли


Разговор на бумаге
Авторы деловых писем и служебных записок часто используют приведенные ниже официальные выражения, хотя в разговоре они бы их никогда не употребили:

согласно нашей договоренности;

как уже было указано выше;

к сему прилагается;

в силу того обстоятельства, что;

найдите возможность включить;

будьте любезны, ответьте нам;

таким образом, настоятельно советую;

при этом направляю Вам;

позволю себе дать совет;

я располагаю Вашим письмом от [дата];

согласно Вашей просьбе;

в связи с вышеуказанным;

было с должным вниманием принято к сведению, что;

соответственно было принято к сведению;

просим разрешения предложить;

в соответствии с имеющимися у нас данными;

настоятельно просим принять;

разрешите Вам сообщить;

будьте уверены;

имею удовольствие ответить;

в соответствии с нашим договором;

остается с сожалением посоветовать;

с сожалением констатирую, что;

о Вашем снисхождении;

содержание было своевременно принято к сведению;

пользуясь Вашей любезностью;

с Вашего любезного согласия;

высоко оценивая Вашу поддержку;

при Вашем любезном содействии.

Официальные фразы становятся еще длиннее, если их авторы любят «лить воду», т. е. страдают многословием. Обратите внима­ние, как выиграли бы следующие предложения без подчеркнутых слов:

Как видите, отсутствие этих слов не наносит ущерба смыслу. Напротив, содержание становится яснее. Многословия можно избе­жать тщательно редактирую каждую фразу и следуя основным пра­вилам составления деловых писем.
Письма торговых агентов
Для деловых людей саморедактирование имеет особое значение. Ведь от того, как составлено письмо клиентам, зависит успех торго­вой сделки (например, будет ли сделан повторный заказ).

Сегодня у торговых агентов как никогда мало времени на обще­ние с покупателями. Тем не менее значение такого общения не сни­жается. По оценкам некоторых компаний, более 50 % всех покупок приходится именно на повторные заказы и в большинстве случаев связь с клиентом устанавливается после первой покупки, когда ком­пания начинает регулярно высылать ему различные информацион­но-рекламные материалы.

В идеале интервал между такими письмами должен быть шесть—восемь недель. За этот срок покупатель не забудет о компа­нии (или ее представителе). Как правило, непосредственной целью такой переписки не является заключение сделки, обычно она лишь содержит полезную для клиента информацию. Например, Джордж Коул работает в фирме, специализирующейся на продаже дорого­стоящих материалов торговцам недвижимостью. Большая часть времени у Коула уходит на телефонные разговоры, встречи со своими потенциальными клиентами и составлением писем.

Год назад он выработал следующую систему: через каждые семь недель высылать покупателю информационное письмо. В начале года он обычно сообщает клиентам о перспективах развития промышлен­ности. В этом году к такому сообщению прилагалась следующая запи­ска:
Уважаемый

Трудно поверить, но 19... год уже наступил!

Мне только что удалось достать экземпляр обзора с прогнозом развития торговли недвижимостью в новом году. Он вполне благоприятен. Надеюсь, что для Вас он оправдается.

Искренне Ваш
Второе письмо Джорджа (примерно шесть-восемь недель спустя) может выглядеть несколько иначе. В прошлом году, например, он написал:
Уважаемый

Все мы заинтересованы в увеличении объема продаж, и я думаю, что прилагаемая к письму информация поможет Вам.

В ней Вы найдете подробные рекомендации о том, как торговый агент может увеличить товарооборот.

С наилучшими пожеланиями
Через 6-8 недель еще одно письмо:
Уважаемый

Чтобы заинтересовать нужных покупателей, Вам, возможно, пригодится этот прогноз, полученный мной на днях из [название банка].

Ожидается, что процентные ставки по внутренним займам в следующем квартале возрастут на 0,5%, так что сейчас самый подходящий момент для покупки...

Вам также могут пригодиться сведения о ...

С наилучшими пожеланиями
Обратите, внимание, Джордж не пытается «продать» свои услуги. Он снабжает информацией бесплатно, а это — основа общения с по­стоянными покупателями: у клиента возникает чувство благодарно­сти за оказанную услугу. С помощью регулярной переписки с клиентом Джордж становится «своим человеком» и подготавливает почву для будущих сделок. Для сравнения представьте себе конку­рента Джорджа, впервые появившегося в агентстве по продаже не­движимости, чтобы совершить сделку. Естественно, покупатель с большим доверием отнесется к предложениям Джорджа, нежели его конкурента.

Джордж дорожит временем клиентов. Его письма лаконичны и содержательны. Врач, написавший письма 4.1 и 4.2, также как и Джордж весьма краток и предлагает своим клиентам бесплатную информацию.

Письма 4.3 и 4.4 вариант подобной корреспонденции, написан­ные бухгалтером и финансистом, а письмо 4.5 это образец, который может быть использован представителями разных профессий.


Письмо 4.1. Письмо врача, в котором он предлагает бесплатную брошюру с рекомендациями по сохранению здоровья
П
Уважаемый

Вероятно, мое имя Вам не знакомо, однако я хорошо знаю Ваш район и его жителей. Люди здесь, как мне кажется, гораздо больше, чем в других районах города заботятся о своем здоровье. Почему? Возможно, они хотят ощутить полнее жизнь, а может быть они стремятся как можно дальше быть в хорошей форме. Так или иначе, многие Ваши соседи приходили ко мне с одним вопросом: как укрепить и сохранить здоровье? Поэтому я счел необходимым составить ряд рекомендаций под общим названием [название] и ознакомить Вас с ним, выслав их по почте. А может быть, если у Вас еще нет личного врача, Вы захотите придти ко мне на прием. Буду рад принять Вас в любое время.

Несмотря на занятость, я с удовольствием отвечу на все Ваши вопросы или попрошу это сделать своего ассистента. Звоните в любое время.
исьмо 4.2.
Письмо врача с выдержками из его доклада, написанное с целью заинтересовать пациента
П
Уважаемый

Недавно я выступал перед жителями Вашего района с докладом о предупреждении раковых заболеваний. Один из способов, естественно,— регулярный осмотр у врача. Другой — рациональное питание. Однако современная наука располагает и иными средствами, известными в основном специалистам.

Надеюсь, Вы оцените мою инициативу — я высылаю Вам выдержки из этого доклада. Возможно, ознакомившись с ними, Вы захотите прочесть весь текст. В таком случае позвоните или зайдите ко мне.

В докладе изложены некоторые идеи, способы и методы лечения, которые помогут продлить Вашу жизнь и сделать ее более приятной и интересной. Это мой подарок Вам. Если Вам потребуется моя помощь, я всегда к Вашим услугам.
исьмо 4.3.
Письмо бухгалтера с предложением консультации за небольшую плату или бесплатно


Уважаемый

Человек с такими доходами, как у Вас, нуждается в высококвалифицированном консультанте. Возможно, Ваш бухгалтер не знает, а, может быть, и не считает нужным информировать Вас о некоторых тонкостях бухгалтерской науки, которые могут принести Вам немалую пользу. Речь идет об определенных способах снижения налогов, которыми пользуются многие бизнесмены. Меня всегда разочаровывали профессионалы, которые не думают о завтрашнем дне, а живут лишь днем сегодняшним.

После [дата ] Вам уже не поможет мой совет. Именно сейчас Вам необходимо серьезно заняться проблемой налогов, я мог бы Вам помочь в этом.

Если Вы пожелаете, за скромную плату (или бесплатно, в зависимости от характера услуг) я мог бы провести с Вами двух-трехчасовую консультацию, во время которой мы рассмотрели бы Ваше финансовое положение и проанализировали Ваши прошлогодние налоги. Я познакомлю Вас с некоторыми интересными идеями. Буду рад, если Вы захотите и в дальнейшем воспользоваться моими услугами. Однако я ни на чем не настаиваю.


П
Я уже помог многим людям, находящимся в положении, аналогичном Вашему, и верю, что смогу помочь и Вам. Я не могу быть абсолютно уверен в успехе, но с удовольствием попробую. Если все получится, Вы сэкономите тысячи или даже десятки тысяч долларов — деньги, которые Вы сможете' положить в банк или вложить в дело. Возможно, это повлияет на Ваше представление о налогах и вкладах.

Я разработал несколько методов уменьшения налоговых отчислений. Они не противоречат ни морали, ни закону, но являются более перспективными, чем те, которыми пользуются большинство бухгалтеров. Благодаря этому моя клиентура значительно расширилась. Если Вас это заинтересовало, позвоните мне или зайдите, когда Вам будет удобно. Но все же, поскольку у меня очень гибкий график работы, мне хотелось бы предварительно договориться с Вами о встрече.
исьмо 4.4.
Письмо специалиста по финансам с предложением бесплат­ных консультаций

Как достигнуть финансовой независимости в последующее

двадцатилетие

или

пять простых советов как избавиться от финансовых проблем

на всю оставшуюся жизнь

Уважаемый

Возможно, начало этого письма покажется Вам дерзким, но оно абсолютно соответствует истине. Я специалист по финансовому планированию и работаю в этом городе уже десять лет. За это время мне удалось помочь более 500 Вашим соседям и друзьям так распределить свои финансы, чтобы обеспечить приличную пенсию, отложить необходимую сумму для отпуска, вложить деньги в какое-нибудь дело, либо потратить их на образование своих детей или на покупку какой-либо роскошной вещи, о которой они долго мечтали.

Как правило, мне удается достичь поставленной цели, не меняя образа жизни клиента, за счет уменьшения средств, выплачиваемых государству в виде налогов — другими словами, при помощи особых налогосберегающих приемов. Большинство людей не имеют опыта в правильном распределении своих финансов и даже не понимают, что из денег, выплачиваемых в виде налогов, можно «выкроить» не что-нибудь, а финансовую независимость.

Мною подготовлен специальный доклад [название], и если Вы пожелаете, я с удовольствием вышлю Вам экземпляр или проведу консультацию.

Мой офис расположен очень удобно: [адрес]. Кроме обычного рабочего времени я принимаю клиентов в вечерние часы или в выходные дни. Если у Вас нет времени для -личной встречи, я могу дать Вам несколько простых советов как правильно распоряжаться Вашим капиталом. В этом случае Вам придется заполнить анкету с очень простыми вопросами, которую я Вам с удовольствием вышлю.

К письму прилагается карточка. Верните ее, пожалуйста, нам и мой ассистент вышлет Вам все необходимые бланки и доклад, и мы условимся о встрече, в ходе которой я постараюсь ответить на все возникшие у Вас вопросы.



Письмо 4.5. Образец письма, высылаемого вместе с бесплатным печатным изданием
П
К Вам обращается [имя]. Я являюсь [профессия] в Вашем районе. За время работы у меня образовалась обширная клиентура. Мои клиенты регулярно получают [название издания], который мы издаем. Он содержит интересную и полезную информацию. С помощью данного издания мы стараемся помочь читателям укрепить здоровье (улучшить финансовое или правовое положение). Судя по их отзывам, нам это удается.

Я не знаю, нуждаетесь ли Вы в нашей помощи, но мне все же хотелось бы представить Вашему вниманию экземпляр(ы) нашего издания. Надеюсь, Вы не пожалеете о пяти-десяти минутах, потраченных на его просмотр. Больше всего мне хотелось бы, чтобы оно заинтересовало Вас.

Если, ознакомившись с содержанием буклета, Вы решите, что нуждаетесь в моих услугах, я с удовольствием встречусь с Вами. Мы можем организовать получасовую бесплатную консультацию, во время которой выяснится, смогу ли я Вам чем-либо помочь. Кроме того, я познакомлю Вас с основными принципами моей работы и расскажу о некоторых случаях из своей практики.

Вас, возможно, заинтересует что-либо из нашей продукции [буклеты, брошюры, доклады, магнитофонные записи]. В этом случае отметьте в прилагаемой к письму карточке все то, что Вас заинтересовало и верните ее нам. Я буду рад предоставить Вам выбранные материалы. Надеюсь, что смогу быть Вам полезным. Я также надеюсь, что высланные материалы принесут Вам пользу.
исьма, которые могут быть использованы в различных сложных ситуациях

Конечно, стиль письма зависит от ситуации, в связи с которой оно пишется, от взаимоотношений автора письма и адресата. Тем не менее при написании любых писем необходимо следовать неко­торым общим правилам, которые и изложены в этой книге. В данном разделе представлены самые разнообразные варианты писем: остро­умные, личные, сопроводительные и даже письмо Президенту США. И хотя Вы вряд ли сможете воспользоваться всеми предложенными здесь вариантами, среди них наверное найдутся те, которые Вам пригодятся.

Используя юмор, можно привлечь внимание покупателя и за­ставить его прочитать все письмо, но здесь необходима известная доля осторожности! Если Вы не близко знакомы с адресатом или пишете о серьезном предмете, ваш юмор, вероятно, будет неуместен и не оценен по достоинству. Письмо 4.6, например, написанное бан­киром своему клиенту, с которым у него сложились дружеские от­ношения. Клиенту необходимо было снять определенную сумму со своего счета для уплаты процентов. С его ведома банкир произвел соответствующую операцию, но не смог вспомнить точную дату сня­тия денег со счета. Впоследствии он написал своему клиенту дру­жеское письмо в юмористическом тоне.

Этот же банкир высылает своему другому давнишнему клиенту финансовый отчет для ознакомления и заверения подписью (письмо 4.7). Эти письма наглядно демонстрируют творческий подход при их составлении.

Письмо 4.8, написанное консультантом по маркетингу и орга­низации сбыта своему клиенту,— образец срочного письма-пред­ложения.

Несмотря на то, что решающую роль в бизнесе (которую, пожа­луй, явно недооценивают) играют письма по заключению торговых сделок, все же часто приходится писать массу других писем. При­мерами могут служить письма 4.9 — 4.14, в которых показано, как правильно написать ответ на запрос и как вообще поддерживать связь с клиентами по разным вопросам.

В письмах 4.15 — 4.17 приводятся несколько способов привле­чения известного в стране оратора для участия во встрече того или иного уровня.

Здесь содержатся и письма, которые можно использовать в той или иной ситуации. Таковы письма 4.18 — 4.26.

Письмо 4.6. Остроумное письмо постоянному клиенту
П
Дорогой коллега по банковским операциям!

Делая последнее героическое усилие, чтобы защитить Вашу финансовую репутацию, я взял на себя смелость снять 8 августа 1985 года с Вашего счета 1 274,66 доллара на уплату процентов.

Я пытался сообщить Вам об этом по телефону, но, как всегда, обнаружил, что Вы куда-то скрылись и недосягаемы.

Если возникнут вопросы — звоните.
исьмо 4.7.
Письмо, в котором юмористический эффект достигается бла­годаря его чрезмерной официальности
П
Уважаемый

Думаю, что мой опыт и знания в области финансов, равно как и другие многочисленные достоинства, позволят мне привлечь Ваше внимание. В приложении к этому письму Вы найдете документ довольно официальный по форме. Пусть это Вас не смущает. Он безобиднее, чем может показаться на первый взгляд.

В течение многих лет с помощью подобных документов осуществлялась передача заинтересованной стороне определенных сведений. По прошествии лет был принят номенклатурный финансовый отчет, который применяется и по сей день. Пожалуйста, внесите свои дополнения, как сказано в документе, и проследите, чтобы его выслали обратно.

Ваш покорный слуга.
исьмо 4.8.
Срочное письмо-предложение консультанта по маркетингу

Уважаемый коллега!

К сожалению, я не смог созвониться с Вами по телефону и вынужден написать это письмо, чтобы как можно скорее связаться с Вами. Надеюсь, Вы получите его вовремя. Большая просьба ответить на письмо в течение [семи] дней.

Недавно мною совместно с тремя экспертами по сбыту и маркетингу образована ассоциация. Мы разработали экспериментальную программу. Некоторые из участников программы новички в данной области, другие уже имеют некоторый опыт, часть участников — специалисты по продаже недвижимости и в области торгово-промышленного предпринимательства. Вся программа нацелена на успех. Если Вы решите участвовать в ней, то мы проведем необходимые консультации, в результате которых Вы овладеете гибкой стратегией в сфере капиталовложений и торговли, и поможем Вам в ближайшие шесть месяцев достичь своих финансовых целей.

Я выражаю надежду, что это письмо придет к Вам вовремя, так как нам необходим Ваш ответ в кратчайшие сроки.

Если Вы заинтересованы в достижении финансовой самостоятельности с помощью нашей шестимесячной экспериментальной программы, свяжитесь, пожалуйста, со мной по телефону, который установлен в моем офисе специально для этих целей [номер телефона].


Письмо 4.9. Краткий ответ с напоминанием даты предстоящей встречи
П
Уважаемый

Высылаю Вам материалы о деятельности [название компании].

Жду встречи с Вами в [время] [дата].
исьмо 4.10.
Общий ответ
П
Уважаемый

Хочу поблагодарить Вас за присланный запрос о [название проекта ] и тот интерес, который Вы проявили к [название компании ].

Прилагаю к письму некоторые материалы для ознакомления. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону.
исьмо 4.11.
Личное письмо, написанное после недавней встречи

Уважаемый

Наш совместный [завтрак] доставил мне большое удовольствие. Мне хочется, чтобы сегодняшний день был бы так же удачен, как и вчерашний. Я прилагаю к письму заинтересовавшие Вас материалы о [название компании], так что не забывайте нас.

Желаю успеха в Вашей сложной работе.

Задайте им жару!



Письмо 4.12. Более официальный вариант письма, написанной после со­стоявшейся встречи
П
Уважаемый

Я рад предоставившейся мне на прошлой неделе возможности встретиться с Вами и обменяться мнениями о стоимости и перспективах разработки [информационные системы].

Такие дискуссии помогают глубже проникнуть в суть проблемы. Надеюсь, что и мое участие в обсуждении этого вопроса было небесполезным.

Основываясь на предложениях [имя клиента], прилагаю к письму некоторую информацию о [название компании]. Мы уверены, что объединив возможности [название компании], позволяющие ей лидировать в области [информационные технологии], и опыт [название компании], хорошо себя зарекомендовавшей предоставлением консультаций в области предпринимательства, мы сможем улучшить обслуживание наших клиентов.

Надеюсь, что в будущем появится возможность сотрудничества с Вами.
исьмо 4.13.
Письмо, написанное после состоявшейся встречи, с прило­жением различных материалов


Уважаемый

Я был очень рад возможности встретиться с Вами и принять участие в интересной дискуссии о состоянии [информационная технология].



Высылаю Вам экземпляр книги [название], которую Вы упомянули в разговоре. Думаю, Вас это заинтересует. Я также направляю Вам некоторые материалы о [название компании].

Если для достижения Ваших целей, связанных с [название компании], Вам понадобится наша помощь, пожалуйста, звоните.



П
Уважаемый

Хотя с момента нашего последнего разговора прошло немало времени, я не хотел бы терять с Вами связь. Мы по-прежнему будем рады предложить [название компании клиента] наши услуги в соответствии с нашими возможностями.

Чтобы напомнить Вам о характере деятельности нашей [название компании], я прилагаю к письму буклет [название], брошюру, содержащую общую информацию о компании, и несколько отобранных мною статей.

Наша [название компании] имеет опыт сотрудничества с крупнейшими корпорациями в стране. Мы даем консультации тем, кого интересуют вопросы использования [продукт или услуга] и тем, кто хочет перестроить свою коммерческую работу. Наша компания известна также тем, что помогла некоторым организациям, находившимся в затруднительном положении, в разработке [информационные системы], после чего они поправили свои дела и вновь заняли надлежащее место среди других фирм.

Я был бы очень рад возможности встретиться с Вами или Вашим доверенным лицом, чтобы выяснить, какую помощь [название компании] могла бы оказать [название компании клиента].
исьмо 4.14.
Письмо, нацеленное на восстановление деловых контактов с бывшим клиентом
Письмо 4.15. Официальное письмо - приглашение


Уважаемый

Я получил большое удовольствие от нашей недавней беседы.

Как Вы и просили, я высылаю Вам материалы, информирующие о нашей организации, а также о нашем первом ежегодном общенациональном собрании.

Первое ежегодное общенациональное собрание, проводимое [название компании] в [город], было с одобрением встречено тысячью брокеров, менеджеров и торговых агентов. Я должен отметить, что в большой степени успеху собрания способствовало энергичное и очень интересное выступление [имя], который был основным докладчиком.

Мы ожидаем, что во втором ежегодном общенациональном собрании, которое состоится в [гостиница] в [город], примут участие две тысячи человек. К письму я прилагаю предварительную повестку дня. В ней отмечено наилучшее, с моей точки зрения, время для доклада [имя]. Если [имя] по каким-либо причинам не сможет участвовать в открытии собрания [дата, время ], мы могли бы перенести его доклад на [дата]. Его выступление планируется в течение [минут] между [13.30 и 15.30] часами.

Как мы уже говорили, [название компании] готова предложить [имя] за выступление на нашем собрании [дата] или [дата] [сумма]. Поскольку Вы сами назвали гонорар в размере [сумма] за одночасовое выступление, то, как нам кажется, будет справедливо предложить [сумма] за доклад, рассчитанный на тридцать минут.



Мы были бы рады передать [имя] гонорар от имени [название организации]. Если он примет наше предложение, разумеется, оно останется в строгом секрете.

Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, звоните мне по телефону [номер]. Я надеюсь получить от Вас положительный ответ в самом ближайшем будущем.



Письмо 4.16. Более официальный вариант письма, цель которого пригла­сить докладчика для выступления на собрании
П
Уважаемый

Я был рад узнать, что Вы, возможно, согласитесь сделать основной доклад на нашем первом ежегодном общенациональном собрании. Мне будет приятно не только Ваше участие, но и возможность лично встретиться с Вами.

Собрание будет проходить в [город]. Как я понимаю, это один из Ваших любимых городов. Прекрасная гостиница [название] будет местом проведения нашей встречи, которая продлится в течение [трех с половиной дней]. На сегодняшний день в списке докладчиков: [перечень имен, должностей, компаний]. Уверен, что Вам доставит удовольствие общаться с такими достойными ораторами — гостями нашего собрания.

Наша компания [характеристика деятельности компании в одномдвух предложениях]. Ваше имя упоминалось в беседах с нашими компаньонами и, безусловно, выбор Вас в качестве основного докладчика явился их единодушным решением.

[Имя], наше собрание будет проходить с [дата] по [дата]. Нам хотелось бы, чтобы Вы как основной докладчик выступили согласно традиционному распорядку в конце собрания и произнесли заключительную речь на нашей последней сессии [время, день]. Пожалуйста, ответьте нам при первом удобном случае, поскольку нам хотелось бы в случае необходимости скорректировать наши планы.
исьмо 4.17.
Письмо Президенту США с просьбой сделать основной до­клад на собрании

Уважаемый

Примите наши поздравления с успешным пребыванием в течение второго срока на посту Президента нашей страны. Вне всякого сомнения, что в историю страны Вы войдете как один из величайших ее лидеров.

За время своего президентства Вы многое сделали. Но самое ценное то, что Вы смогли возвеличить дух нации. В [месяц] мы собираемся пригласить группу предпринимателей, на которых, мы уверены, Вы сможете оказать такое же благотворное влияние.

Поводом к этой встрече послужило проведение второго ежегодного общенационального собрания, организованного [название компании]. Местом проведения собрания станет новая и самая комфортабельная гостиница [название гостиницы] в [город].

П
Мы хотели бы, чтобы Вы выступили с основным докладом на открытии нашего собрания [дата, время], В прошлом году на первом ежегодном общенациональном собрании нашим основным докладчиком был [имя]. [Имя] показал такой высокий уровень ораторского искусства, которого мало кто, за исключением Вас, может достичь.

Собрание [год] является историческим для [название компании]. Ожидается, что примут участие более чем [4 000] предпринимателей в области торговли недвижимостью.

В работе съезда будут также участвовать выдающиеся деятели Америки. Сюда входят: [имя, звание, должность, компания]. Кроме того, во время закрытия собрания с речью к делегатам обратится [имя], преуспевающий главный тренер [название компании].

Если Вы пожелаете обсудить наше предложение, или если у Вас возникнут вопросы и я лично смогу ответить на них, пожалуйста, звоните в любое время по моему личному телефону [номер телефона].

Дорогой

Кофе просто великолепный... по крайне мере, так говорят наши клиенты.

С того момента, как Вы впервые установили в нашей гостинице кофеварки, прошло уже несколько месяцев, и я так увлекся, наблюдая за их успешной работой, что поступил невежливо, не написав Вам раньше.

С самого первого дня отклики наших клиентов были только положительными. Я лично беседовал со многими из них, и они говорили мне, что очень довольны этой дополнительной услугой.

При все возрастающей конкуренции на нашем рынке быть на шаг впереди других — это значит постоянно бросать вызов. Теперь, благодаря Вашим прекрасным кофеваркам, мы опять первыми сделали шаг вперед, предоставив нашим клиентам не просто дополнительную, но и практическую, а потому полезную услугу. Я уверен, что пройдет совсем немного времени, и все гостиницы в нашем районе, да и по всей стране, поймут ценность Ваших кофеварок. Собственно, именно так и должно быть. Гостиничной индустрии давно пора пересмотреть перечень услуг, предлагаемых в номерах. Сегодняшний путешественник как никогда раньше заинтересован в дополнительных услугах. Поэтому качество и нужность сервиса является решающим фактором при выборе гостиницы.

Мы регулярно интересуемся мнением наших клиентов, и, основываясь на их откликах, убедились, что возможность выпить чашечку кофе в любое время — это именно та услуга, которая нравится большинству из них.

Долгие поиски и выбор имеющихся сейчас систем кофеварок привели нас в замешательство. Мы не знали, что и делать. Нам казалось, что ничто полностью не соответствует нашим запросам. Но, к счастью, мы встретили Вас. Я не нахожу слов, чтобы отблагодарить Вас за помощь. На основе нашей идеи Вы разработали модель, которая превзошла все наши ожидания.

Еще раз хочу сказать от всего сердца: «Спасибо», такие профессионалы, как Вы и [название компании], облегчают мою работу.

Мы все в [название гостиницы] надеемся на долгое и успешное сотрудничество с Вами.
исьмо 4.18.
Благодарность от администрации гостиницы оптовой фирме, поставившей кофеварки
Письмо 4.19. Благодарственное письмо компании
П
Уважаемый

Благодарим Вас за инициативу, которую предприняла [название компании], обратившись к нам. К сожалению, мы не можем выполнить Вашу просьбу и сообщить информацию об интересующем Вас клиенте. Дело в том, что один из наших консультантов уже дает такую информацию третьей стороне.

Тем не менее я ценю, что Вы обратились за помощью именно к [название компании] и надеюсь, что Вы будете предпринимать такие шаги и в дальнейшем.
исьмо 4
.20. Рекомендательное письмо
П
Уважаемый

Я получил копию письма [имя], в котором он рекомендует нас как фирму, способную на высоком уровне обеспечить внедрение новейших компьютерных систем, необходимых Вашей компании.

Для первого знакомства я направляю Вам для рассмотрения информацию о деятельности нашей фирмы.

[Название компании] уже работала со многими организациями в этом направлении, включая оценку и отбор технического и программного обеспечения. Мы надеемся, что сможем быть Вам полезными.
исьмо 4.21.
Письмо, написанное с целью убедить адресата в необходи­мости последнего рывка для успешного завершения совместной работы
П
Уважаемый

Я знаю, что Вы, так же как и я, очень заняты. Я также знаю, что мы, являясь членами [университетской группы], близки к успешному завершению нашей кампании.

Недавно у меня состоялась беседа с [имя] о нашей общей работе. Он считает, что нам необходим последний энергичный рывок для достижения успеха.

Вы и [имя] — основные участники всей нашей работы. Та функция, которую Вы согласились выполнять, является одной из самых важных (если не самой важной) во всей кампании. Поэтому жизненно необходимо, чтобы наша [название работы] была тщательно спланирована и завершена как можно быстрее.

Ставки слишком высоки, и мы не можем позволить снизить темпы работы. Ваше участие в этом деле вызывает чувство глубоко уважения всех сотрудников [название организации]. Но, тем не менее, необходимо еще одно усилие.

Латинская пословица гласит IN ARBORESIS NON CRESTS («Деньги на деревьях не растут»). Я думаю, что это выражение очень подходит к нашей деятельности. Ведь только все мы — члены этой «древесной бригады» — можем обеспечить успех нашему делу.

Итак, приложите еще одно, последнее усилие для достижения успеха.

Уважаемый

[Название компании] после 12 лет работы достигла еще одного рубежа. [Название компании] решила стать частью [название компании], что позволит ей пре-
исьмо 4.22.
Письмо-сообщение о слиянии (объединении) предприятий, банков и т.п.
П
доставлять клиентам более совершенные технические средства информации.

[Название компании] была основана 62 года назад. Это международная консультационная фирма. Начинала она как фирма, консультирующая по инженерно-техническим вопросам в отраслях промышленности. Сегодня среди клиентов компании есть также предприятия сферы обслуживания, правительственные организации, учреждениях здравоохранения. Она предлагает услуги в таких областях, как разработка стратегий, технологий (включая прогнозирование технологии будущего и последствий внедрения новой техники), подбор руководящих кадров, повышение производительности труда, организация сбыта, маркетинг, организация производства, монтаж и эксплуатация оборудования, охрана окружающей среды, материально-техническое обеспечение, организация транспортных и информационных систем. Задача [название компании] — помогать своим клиентам поддерживать высокий уровень конкурентоспособности.

[Название компании] возглавит формирование сильного информационно-технического центра в рамках [название компании]. Наша цель — предложить клиентам альтернативу Большой Восьмерки, альтернативу с более широкими возможностями.
исьмо 4.23.
Благодарность за долгую службу
П
Уважаемый

В эти дни мы вспоминаем тех, чьи советы, дружбу и поддержку высоко ценим. В [название компании] мы придаем большое значение Вашему вкладу в успех работы всей компании и выражаем Вам благодарность.

Желаем Вам приятных праздников и процветания в наступающем году.
исьмо 4.24.
Письмо фирмы по торговле недвижимостью претенденту на должность продавца
П
Уважаемый

Когда я оцениваю квалификацию претендентов на должность продавца, я прежде всего интересуюсь результатами их трудовой деятельности. Ведь результаты — это то, чем по праву можно гордиться.

С [год] специализируясь на продаже нежилых помещений, мы наблюдали, как во второй половине 19...-х годов росли цены на жилье и не раз задавали себе вопрос: следует ли нам заниматься продажей нежилых помещений.

Сейчас мы — одна из наиболее преуспевающих компаний по торговле недвижимостью в стране. И, специализируясь на торговле нежилыми помещениями, мы стали лидерами в этой области.

Я с нетерпением жду встречи с Вами и надеюсь, что буду иметь возможность узнать побольше о Ваших намерениях в отношении работы у нас

Уважаемый

Мы прочитали помещенные Вами в газете объявления о продаже Вашего торгового предприятия. Наша компания, специализирующаяся на торговле нежилыми помещениями, хотела бы встретиться с Вами и предложить свои услуги.
исьмо 4.25.
Письмо, представляющее компанию по продаже недвижи­мости со ссылкой на объявление адресата в газете и с предложением встречи для обсуждения условий продажи

П
У нас хорошие связи со многими посредниками по всей стране. Наши контакты, а также организуемая нами реклама позволяют находить покупателей, готовых приобрести торговое предприятие, подобное Вашему. Такие покупатели могут жить в другой части страны, а возможно, даже в других странах и не выписывают [название газеты], в которой Вы поместили свое объявление. Существует также много людей, предпочитающих осуществлять покупку через посредника.

Наша единственная работа — это продажа предприятий, подобных Вашему. Я позвоню Вам в ближайшие дни в надежде, что мы сможем выбрать удобное для нас обоих время и обсудить возможную помощь Вам в организации этой сделки.
исьмо 4.26.
Письмо в несколько насмешливом тоне в ответ на обосно­ванные жалобы о непорядке в гостинице. Хотя клиент может быть слишком рассержен, чтобы еще раз остановиться в этой гостинице, но все равно лучше честно ответить на жалобу
С
Уважаемый

Прочитав Ваше письмо от [дата], я должен сказать, что был очень огорчен его содержанием. Большое спасибо за то, что Вы написали нам о тех трудностях, с которыми Вам пришлось столкнуться во время проживания в нашей гостинице в [месяц]. Жаль, что я не знал о них раньше, непосредственно во время Вашего пребывания в гостинице. Я постарался бы помочь Вам еще тогда.

Из Вашего письма я понял, что одна проблема создавала другую. Например, отопление не работало из-за неплотно закрывающейся балконной двери. Тараканов же мы пытаемся вывести сейчас, после ремонта. Это отнюдь не свидетельствует о беспорядке в гостинице. Скорее, это проблема ее возраста. Ей 14 лет, но еще ни разу здесь не менялись ковры, ни виниловые покрытия. С этой проблемой сталкиваются многие гостиницы Южной Калифорнии и пытаются решать ее таким образом, чтобы она не докучала нашим гостям.

Я понимаю Ваши чувства относительно нашей гостиницы, но мне хотелось бы надеяться, что Вы еще раз остановитесь у нас и сможете получить обслуживание, отвечающее Вашим требованиям.

Вы заявляете, что никогда больше не остановитесь ни в одной из гостиниц [название]. Хочу надеяться, что Ваше решение не окончательное, ибо есть много прекрасных гостиниц [название], и мне не хотелось бы думать, что Ваше неудачное пребывание в одной из них заставит Вас отказаться от гостеприимства многих других хороших гостиниц.

Еще раз хочу поблагодарить Вас за конструктивную критику, от которой только выиграют наши будущие гости. Искренне желаю видеть Вас одним из них.
лужебные записки

Приведенные ниже служебные записки интересны тем, что по­казывают точки зрения и подходы трех различных компаний.

В первой (служебная записка 4.1) говорится о приеме на ра­боту в компанию новых служащих. Подход интересен сам по себе и является вызовом для других сотрудников фирмы.

Следующая (записка 4.2) касается кредитных операций. За ней следуют служебные записки о зарплате (4.3), отпусках (4.4), ревизии (4.5) и вновь о зачислении на работу (4.6).

По служебным запискам часто можно судить об «индивиду­альности» фирмы. Попробуйте определить, каким фирмам при­надлежат эти записки. (Ответ: записки 4.2, 4.3 и 4.4 написаны в одной компании; записки 4.5 и 4.6 — в другой, записка 4.1 — в третьей. Обратите внимание на одинаково резкий тон служебных записок первой фирмы).
Избегайте отрицаний
Золотое правило написания как служебных записок, так и пи­сем, гласит, что они не должны быть написаны в отрицательном тоне. Конечно, в служебной записке всегда есть место для крити­ки, но тем не менее эта критика не должна быть направлена на какого-то одного человека или отдел. Она должна быть подана в форме творческих предложений.

То, как Вы пишете, может повлиять не только на Вашу рабо­ту, но и на мнение людей о Вас. По запискам, которые менеджер посылает в филиалы и отделения фирмы, люди, работающие там, составляют о нем мнение задолго до его приезда.
Образцы служебных записок по различным вопросам
Служебные записки 4.7—4.18 были получены в отделе кадров в одной северо-западной компании и в отделе сбыта оптовой фир­мы на юго-востоке.
Служебная записка 4.1. Информация о слиянии двух компаний
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: новая информация

Мы высоко оцениваем потенциал нашей только что сформированной [название группы].

Для того чтобы лучше познакомить вас с ведущими специалистами из [название компании], работающими в нашей фирме, мы прилагаем их послужные списки. Их возможности можно оценить и исходя из тех профессиональных качеств и навыков, которыми они владеют. Список таких качеств мы также подготовили.

Кроме того, мы прилагаем книгу [имя автора] [название], в которой обобщены наиболее характерные примеры деятельности этой фирмы в течение нескольких лет и ее планы в области развития информационных систем. Это поможет нам оценить вклад новой группы в нашу деятельность на мировом рынке.
лужебная записка
4.2. О введении новых правил оплаты труда


ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: изменения в работе

Начиная с сегодняшнего дня вместо выставления счета всем нашим покупателям, пользующимся кредитными карточками, сразу после получения заказа теперь мы будем выставлять счета только после отправки товаров. Поскольку товары, имеющиеся на складе, мы сразу же отправляем покупателям, а те, которые отсутствуют на складе в данный момент, отсылаем позже, постольку и оплата за товары будет списываться с кредитной карточки покупателя не один раз.




С
Мы также сокращаем срок возможного возврата товаров с 40 до 30 дней. Исключения возможны, если тридцатый день приходится на субботу или воскресенье и если товар доставляется по почте или через систему «Unified Pacific Services» дольше, чем обычно (обычно — одна неделя в любом направлении). В этом случае срок возврата мы будем определять как время доставки в оба конца плюс 10 дней на ознакомление с покупкой.

Количество случаев требования возврата денег увеличилось с 6% в июле до 24% в настоящее время. По нашему мнению, причиной этого явилось то, что на обратной стороне упаковочной спецификации есть инструкция, фактически позволяющая покупателям возвращать товары. С сегодняшнего дня эти упаковочные спецификации больше не должны прилагаться к товарам до тех пор, ,пока не будут напечатаны новые, без этих инструкций.

Такие изменения в работе должны привести к снижению процента возврата денег, к уменьшению жалоб покупателей и сокращению объема работы для нескольких отделов.

Добавьте эти изменения в сборник служебных инструкций.
лужебная записка 4.3.
Разъяснения отдельных положений о рабо­чем времени и зарплате
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: рабочее время и зарплата

Менеджер отдела обслуживания покупателей считает, что работники отдела — почасовики — во время неотпускного сезона будут работать по субботам по очереди.

За проданные в эти дни товары им будет выплачиваться дополнительное вознаграждение. Если же покупок в эти дни не будет, то, как мы рассчитываем, они будут заниматься проверкой документов, связанных с обслуживанием покупателей.

ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: время отпусков

Теперь Вы можете брать отпуск с [число] по [число]. Раньше мы предоставляли недельный отпуск всем сотрудникам, не проработавшим у нас года, хотя формально они еще и не имели на него права. Если сотрудник увольнялся в течение первого года работы, то с него взыскивали деньги за незаработанный отпуск. В связи с этим возникали частые недоразумения. Поэтому мы решили изменить систему предоставления отпусков.

Если, например, Вы приступили к работе в марте и хотите взять отпуск в июне, то это значит, что Вы отработали только три месяца из срока, необходимого для получения оплачиваемого отпуска. Поэтому в виде отпускных Вы получите 1/4 часть недельного заработка. Если Вы начали работать в ноябре и хотите уйти в отпуск в августе, то вы «наработали» 10 месяцев для получения недельного отпуска. В этом случае мы заплатим Вам 5/6 недельного заработка.
лужебная записка 4.4.0
сроках отпусков


Оставшиеся дни недели Вы можете взять неоплаченными или вернуться на работу. Но в течение года Вы обязаны использовать свой отпуск. Накапливать отпуска не разрешается. Если Вы не хотите брать отпуск, то, с согласия руководства, эти дни Вам будут оплачены.

Эти изменения не касаются тех, кто работает у нас больше года. Если возникнут вопросы, обращайтесь к своему руководителю. Руководителям по этим вопросам обращаться к [имя].



С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: январская ревизия

По имеющимся у меня сведениям ревизоры из бухгалтерии [ название фирмы] будут проводить в [ время, число] ревизию наших товарно-материальных запасов. Начните подготовку к ревизии и будьте готовы показать ревизорам весь наличный запас товаров. Окажите им содействие при их пересчете и проверке, чтобы они могли убедиться в наличии перечисленных товаров и подтверждении их счетами. Может быть, Вам придется подтвердить покупную цену товаров документами.

Данная ревизия имеет большое значение для успешного завершения этого финансового года, поэтому Вы окажете нам большую помощь, если хорошо подготовитесь к ней. В случае возникновения каких-либо вопросов обращайтесь ко мне.
лужебная записка 4.5.
Объявление о предстоящей ревизии
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: новый сотрудник

Отдел сбыта и торговли получил сильное подкрепление в лице нашего нового сотрудника [имя]. [Имя] — профессионал с 25-летним стажем, занимающийся связями с общественностью. Кроме того, он работает с предпринимателями как в отраслях промышленности, так и торговли, а также в шоу-бизнесе.

[ Имя] живет в [название города] со своей женой. Он окончил [название учебного заведения] и болеет за [название команды]. Он — автор пяти книг.

Мы уже давно надеялись увидеть [имя] в списке наших сотрудников и очень рады, что он сегодня с нами. Вы можете позвонить ему или просто зайти к нему в офис познакомиться.
лужебная записка 4.6.
Представление нового сотрудника


С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: распределение обязанностей

На нашем собрании сегодня утром было решено, что Фред _______________
лужебная записка 4.7.
Написана после собрания, на котором были распределены обязанности между присутствующими


С
Будет отвечать за ___________________, Джон ________________ займется ______________________, а Мэри ___________________ поручено заниматься ________________ . Фред возглавит комитет из трех человек и будет докладывать о его работе исполнительному комитету.

Заседания комитета будут проходить ежемесячно. Следующее состоится [число] [время] в конференц-зале.
лужебная записка 4.8.
Подведение итогов собрания
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ ЦОГО:

ТЕМА: подведение итогов собрания

На сегодняшнем собрании, длившемся два часа, были обсуждены все «за» и «против» ввода в действие новой линии в марте, а не в июне, как предполагалось ранее. Было единогласно решено перенести срок ввода на март.

Причины этого переноса таковы: 1) мы становимся лидерами в конкуренции; 2) мы используем время остановки нашего юго-восточного завода и 3) все мы считаем, что мода не имеет границ, и тот, кто первый выпустит товар, больше заработает.

Гарри ______________ будет отвечать за ввод новой линии, Фред __________ встретится с нашими дизайнерами и закупит ткани. Джон ______________ проведет встречу с сотрудниками отдела сбыта и включит в план продажи изделия, выпущенные досрочно на новой линии.

Комитет вновь соберется через две недели в зале заседаний правления и доложит об успехах.
лужебная записка 4.9.
Отчет бухгалтерии вице-президенту о неко­торых расходах
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: бухгалтерский отчет

Проверив счета нашего северо-западного отделения, мы обнаружили, что там было истрачено 20 000 долларов на составление прогнозов по продаже недвижимости в 19 ___ году. Контракт остается в силе и действует еще два месяца. Оплата уже произведена, и поэтому фондов больше нет. Покупку произвел Сэм Эспланейд с одобрения заведующего нашим финансовым отделом Манфреда Адамса.

ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: планирование рекламной кампании

Начало нашей рекламной кампании приходится на вторую половину января
лужебная записка 4.10.
Написанная агентом по сбыту в рекламное агентство, финансирующее кампанию
С
19 ___ года. Это обязывает нас придерживаться определенного графика.

С 10 по 18 августа нам необходимо принять окончательный план рекламной кампании и определить источник ее финансирования. Предлагаю назначить общее совещание на 9 часов утра 11 августа и провести его в моем офисе. В течение первой недели сентября мы должны предоставить наши планы для рассмотрения представителям каждого из семи регионов.

Г-н Джойс согласует даты со всеми регионами и до 1 августа сообщит Вам о результатах.

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы по поводу наших планов, звоните нам.
лужебная записка 4.11.
Сообщение о новой программе медицин­ского страхования
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: новая программа медицинского страхования

Уже не раз вставал вопрос о необходимости более совершенной программы медицинского страхования, поэтому я с радостью сообщаю Вам, что теперь такая программа у нас есть. Нам предоставляет ее [название компании], страховые льготы и сумма страховых взносов указаны в приложении.

Вы можете выбрать один из вариантов: либо необходимая сумма будет списываться с Вашего счета, либо Вы будете выплачивать ее вперед на квартал. Если же Вы решите, что данная программа Вам не подходит, то вправе отказаться от участия в ней.

Я тщательно изучил предлагаемую программу, сопоставил ее с другими программами медицинского страхования и пришел к выводу, что для нашей компании это — лучший вариант.

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, Вы можете получить справку по телефону [номер телефона] у нашего служащего [имя].
лужебная записка 4.12.
С объявлением об изменениях в режиме работы компании

ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: изменение в режиме работы компании в связи с празднованием Рождества

[ Название компании] желает Вам счастливого Рождества!

Мы хотели бы сообщить Вам о том, что 23 декабря мы будем работать только до 15 часов, а 24 декабря у нас выходной. Такое решение принял президент нашей компании [имя], чтобы служащие могли провести Рождество в кругу семьи.



Служебная записка 4.13. Объявление о предстоящей уборке поме­щения. Обратите внимание, что некоторая доля юмора в подобных объявлениях может предотвратить негативную реакцию служащих
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ-КОГО:

ТЕМА: уборка помещения

Помогите! Без Вас нам не справиться!

Холодильник на кухне переполнен продуктами, которые давно пора забрать.

Следующая уборка помещения состоится [время, дата]. Мы просим всех освободить холодильник к этому времени. Все то, что Вы не унесете домой, мы вынуждены будем выбросить!
лужебная записка 4.14.
Объявление о сдаче донорской крови
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: сдача донорской крови

От имени руководства компании мы призываем наших служащих принять участие в однодневной акции по сдаче донорской крови, которую мы проводим каждый год в рамках сотрудничества с Красным Крестом. Мы ждем Вас в пятницу в конференц-зале на четвертом этаже после обеденного перерыва.

Президент компании [имя] решил, что все, кто сдает кровь, в пятницу могут не возвращаться на свои рабочие места — им предоставляется оплачиваемый выходной.

Если Вы решили стать донором, позвоните по телефону [номер]
лужебная записка 4.15.
Объявление о предстоящем мероприятии, которое отразится на работе служащих
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: временное прекращение работы на ЭВМ

Будьте готовы! Этот лозунг бой-скаутов может также служить предупреждением для служащих [название корпорации].

[ Число, время] в связи с уборкой помещения будет отключено все оборудование. Настоятельная просьба закончить работу на ЭВМ до [время], в противном случае возможна потеря информации.

Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне по телефону [номер].

ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: переход служащего на работу в другую компанию
лужебная записка 4.16.
Сообщение об увольнении одного из слу­жащих по собственному желанию
С
С сожалением сообщаем, что [имя], работавший [должность], увольняется с [число].

[ Имя] работал у нас более [лет]. Теперь он переходит на работу в [название компании], которая расположена значительно ближе к его дому.

Нам всегда будет очень не хватать [имя], однако мы искренне желаем ему успехов на новом поприще.
лужебная записка 4.17.
Объявление об изменениях в штатном рас­писании. Обратите внимание, что хотя один из служащих и был уволен, прямо об этом не говорится
С
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: прием на работу нового служащего

[ Имя], работавший у нас в качестве [должность], больше не является служащим нашей компании.

На освободившееся место назначен [имя], который сразу же приступил к выполнению своих новых обязанностей.

По всем вопросам, относящимся к работе [отдел], обращайтесь к [имя].
лужебная записка 4.18.
Поздравление служащих, успешно выпол­нивших работу
И
ДАТА:

КОМУ:

ОТ КОГО:

ТЕМА: поздравление

Браво!

Что же ещё я могу Вам сказать? Ваши усилия по организации последней конференции увенчались блестящим успехом. Без сомнения, благодаря Вам все присутствующие узнали много нового.

Я уверен, что под Вашим руководством и в следующем году наша конференция станет выдающимся событием.

От имени руководства компании и всех присутствовавших на конференции поздравляю Вас с завершением как всегда блестяще выполненной работы.
спользуйте копии документов

Если Вы пишете деловое письмо или служебную записку, имейте виду следующее: они могут существенно повлиять на вза­имоотношения в Вашем коллективе и даже устранить возникшие недоразумения. Однако не стоит отправлять служебные письма «через голову» начальника, не дав ему ознакомиться с копией. Очень многие потеряли работу вследствие подобной «маленькой» небрежности. (В английском языке существует сокращение «сс», что означает «второй экземпляр под копирку», используемый для указанных целей). Порой администраторы некоторых фирм ока­зывались в неловком положении из-за небрежно написанной за­писки, касавшейся исполнительного директора и случайно попавшейся ему на глаза.

Если тема записки или письма касается работы Вашего отде­ла, позаботьтесь о том, чтобы у Вашего начальника была копия («сс»). Кроме того, служебная записка поможет Вам избежать не­доразумений, например, если на кого-либо из служащих возлага­ется ответственность за работу, не входящую в круг его должностных обязанностей. Правильно написанная, хорошо аргу­ментированная записка, адресованная виновнику недоразумения вместе с копией, направленной начальнику, может быть очень к месту. В особых случаях можно воспользоваться еще одной ко­пией письма, о которой неизвестно адресату. (В английском языке для обозначения такой копии используется сокращение «bcc», оз­начающее «слепая копия под копирку»).

ГЛАВА 4
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации