Виды деловой переписки - файл n1.docx

приобрести
Виды деловой переписки
скачать (37.6 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.docx38kb.10.06.2012 06:23скачать

n1.docx

  1   2   3   4
ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ.

ЦЕЛИ: познакомить с видами деловой переписки; знать правила оформления делового письма.

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования.

Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим отличительным признаком переписки служит ее назначение – обеспечение информационного обмена с применением средств связи.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – КРАТКИЙ (НЕ БОЛЕЕ 1-2 СТРАНИЦ) ДОКУМЕНТ, КАСАЮЩИЙСЯ ОДНОГО ВОПРОСА (НЕСКОЛЬКИХ, ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ВОПРОСОВ) И ПРЕДНАЗНАЧЕННЫЙ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА МЕЖДУ ПРЕДПРИЯТИЯМИ (ОРГАНИЗАЦИЯМИ), ИХ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ (ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ)

ВИДЫ ПИСЕМ:




ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

  1. письма-просьбы

  2. письма-сообщения

  3. письма-запросы

  4. письма-заявления

  5. письма-подтверждения

  6. письма-заказы

  7. письма-предложения

  8. письма-дополнения

  9. письма-рекламации (претензии)

  10. информационные письма

  11. гарантийные письма

  12. презентационные письма

  13. письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл)

  14. краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания)

  15. сопроводительные письма

  1. письма-поздравления

  2. письма-приглашения

  3. письма-извинения

  4. письма для выражения сожаления, соболезнования

  5. письма по случаю представления 9при заочном знакомстве)

  6. письма по случаю отъезда

  7. письма для поддержания контактов и взаимоотношения (имиджевые письма)

  8. благодарственные письма

  9. рекомендательные письма

  10. мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники_

  11. письма-открытки;

  12. письма негативного содержания (письма-отказы, уведомления об увольнении)

  13. для выражения отказа от какого-либо предложения

  14. для обращения в различные инстанции в частном порядке

  15. письма-резюме.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

Информационная часть – текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку.

Служебная часть – вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст:

  1. ПРИВЕТСТВИЕ - начальная (вводная) формула вежливости (Здравствуйте, (Имя Отчество адресата); Здравствуйте,…(Господин менеджер); Здравствуйте,.. (безличное обращение к нескольким адресатам)

  2. ОБРАЩЕНИЕ К АДРЕСАТУ. В КАЧЕСТВЕ ОБРАЩЕНИЯ ИСПОЛЬЗУЮТ ЛИБО ИМЕНА СОБСТВЕННЫЕ (ФАМИЛИЯ, ПОЛНОЕ ИМЯ; ИМЯ И ОТЧЕСТВО), ЛИБО ИМЕНА СУЩЕСТВИТЕЛЬНЫЕ (НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ, ТИТУЛА, СПЕЦИАЛЬНОГО ИЛИ ПОЧЕТНОГО ЗВАНИЯ)

  3. ЛИД-АБЗАЦ. Начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, из 1 предложения. Назначение:

    1. Выражение адресату формальной благодарности

    2. Пояснение мотивов и темы делового письма (Обращаюсь к Вам в связи…; Настоящим письмом сообщаем Вам о…; Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о…)

    3. Обеспечение смысловой и стилистической подводки к тексту письма.

  4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ – с уважением,…; с неизменным уважением,…; с глубоким уважением,… .

  5. ПОДПИСЬ ОТПРАВИТЕЛЯ. Используют сокращенную, полную (наименование должности) и развернутую форму подписи (указание титулов, званий и т.д.).

  6. ПОСТСКРИПТУМ (ПОСТ-ПОСТСКРИПТУМ) – краткая приписка, помещенная после подписи (не более 3-4- строк) P.S. – оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 200.. г.

Приложение: на 24 л. В 1 экз.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед - организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Московского историко-архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д.15, актовый зал. Начало работы в 10 ч. Утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием

Председатель Совета УМО

проф., докт. ист. наук В.И. Дурновцев

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.

Оплата гарантируется со счета №… в … отделении Госбанка.

Завод готов принять на работу выпускницу института по специальности документовед – организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
  1   2   3   4


ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации