Арляпова Е.В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме - файл n1.doc

приобрести
Арляпова Е.В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме
скачать (764.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc765kb.01.06.2012 13:08скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5   6
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Е. В. Арляпова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ


Учебное пособие

Издательство ТПУ

Томск 2005
УДК 338.46+338.48(075.8)

ББК У9(2)433Я73

Арляпова Е. В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учеб. пособие / Том. политех. ун-т. – Томск, 2005. – 134 с.


В пособии в доступной форме изложены основы документационного обеспечения в социально-культурном сервисе и туризме. По каждой теме представлены вопросы для контроля знаний, а также даны исторические справки. При составлении пособия использован широкий круг современной литературы.

Учебное пособие подготовлено на кафедре культурологии и социальной коммуникации Томского политехнического университета, соответствует программе дисциплины и предназначено для студентов, обучающихся по специальности 230500 «социально-культурный сервис и туризм».

Рекомендовано к печати Редакционно-издательским

советом Томского политехнического университета


Рецензенты
В.А. Бяликов – к.ф.н., консультант департамента по делам молодежи, спорту и туризму Администрации

г. Томска


Т.Е, Котельникова – доцент кафедры культурологи и социальной

коммуникации Томского политехнического

университета, директор турфирмы «Мир»


ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.....................................................................................................5

Раздел 1. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности




Тема 1. Создание службы делопроизводства……………………6


1.1. Основные понятия и положения по делопроизводству……..6

1.2. Организационное построение службы делопроизводства…12

1.3. Задачи и функции службы делопроизводства………………17

1.4. Законодательное регулирование делопроизводства………..18

Контрольные вопросы и задания ………………………………..21

Практикум…...…………………………………………………….22



Тема 2. Ведение делопроизводства в организации………...….22

2.1. Организация документооборота…………………………….22

2.2.Прием, обработка и распределение поступающих

документов…………………………………………………….28

2.3. Правила обработки исходящих документов………………..31

2.4. Прохождение внутренних документов……………………..32

Контрольные вопросы и задания………………………………...33

Практикум…………………………………………………………33


Раздел 2. Технологии документационного обеспечения управления в социально-культурной сфере
Тема 3. Основные требования к оформлению документов….35

3.1. Виды документов, их функции……………………………...35

3.2. Общие требования к оформлению документов……………38

3.3. Реквизиты документа………………………………………...41

3.4. Особенности официально-делового стиля документов……49

3.5. Структура и композиция документа………………………..54

Контрольные вопросы и задания………………………………...56

Практикум………………………………………………………...57
Тема 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов………...………………………………………………57

4.1. Организационные документы………...……………………..57

4.2. Распорядительные документы………………………………60

4.3. Информационно-справочные документы…………………..61

4.4. Деловое письмо………………………………………………64

Контрольные вопросы и задания………………………………...68

Практикум………………………………………………………....69

Раздел 3. Документационное обеспечение управления в туризме



Тема 5. Специфика делопроизводства в туристской деятельности……………………………………………………………....69

5.1. Документы по организации туристского путешествия……70

5.2. Договор на туристское путешествие………………………..74

5.3. Паспортные и визовые формальности……………………...82

Контрольные вопросы и задания ………………………………..85

Практикум………………………………………………………...86
Литература...................................................................................................87
Приложения.................................................................................................89

Приложение 1. Краткий словарь терминов, применяемых в делопроизводстве.........................................................................................89

Приложение 2. Примерное Положение о структурном подразделении по делопроизводству....................................................................................93

Приложение 3. Выдержки из Закона РФ «Об информации, иформатизации и защите информации».....................................................96

Приложение 4. Выдержки из Закона РФ «Об архивном деле в РФ».....99

Приложение 5. Примерная инструкция по делопроизводству.............106

Приложение 6. Словарь-справочник.......................................................110

Приложение 7. Образец приказа..............................................................112

Приложение 8. Образец докладной записки...........................................114

Приложение 9. Образец письма-приглашения.......................................115

Приложение 10. Образец письма-благодарности..................................116

Приложение 11. Заявка на бронирование туристской услуги..............117

Приложение 12. Лист бронирования.......................................................118

Приложение 13. Путевка-ваучер.............................................................119

Приложение 14. Типовая форма ТУР –1................................................120

Приложение 15. Договор о сотрудничестве в области туризма...........124

Приложение 16. Договор на туристское обслуживание........................129


ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации не мыслима без организационно-управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отражение в соответствующей документации.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, компетентность в области делопроизводства приобретает особую значимость.

В настоящем учебном пособии излагаются основы документационного обеспечения управления в социально-культурном сервисе и туризме. Пособие сопровождается историческими справками, приложениями образцов документов из различных отраслей деятельности, практическими заданиями по каждой теме.

В первом разделе «Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности» представлен терминологический аппарат в области делопроизводства; дается организация построения, задачи и функции службы делопроизводства; показан процесс организации документооборота.

Второй раздел раскрывает технологии документационного обеспечения управления в социально-культурной сфере. Здесь изложены основные требования к оформлению документов и особенности подготовки отдельных видов документов.

Специфика документационного обеспечения управления в туризме представлена в третьем разделе.

При написании учебного пособия был использован широкий круг современной литературы, представлен материал специалистов –практиков в области делопроизводства, в частности Басакова М. И., Гуляева В. Г., Кирсановой М. В., Кузнецовой Т. В. На основе данного материала показана специфика документационного обеспечения управления в области социально-культурной сферы и туризма.
Раздел 1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

КАК ОТРАСЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Тема 1. СОЗДАНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:




    1. Основные понятия и положения по делопроизводству

Как и в любой профессиональной сфере в делопроизводстве существуют термины и определения, постоянно встречающиеся в работе с документами. Далее представлены основные понятия и положения по делопроизводству.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами 1.

Современное делопроизводство включает следующие направления деятельности:

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Рассмотрим более подробно два главных направления деятельности делопроизводства. Согласно государственному стандарту, документирование – это «запись информации на различных носителях по установленным правилам» 1.

Документирование в организациях и фирмах может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей информации (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и т. д.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях законами и актами государственного управления предписывается обязательное документирование. В частности, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации»2.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

В технологию работы с документами входят следующие операции:

Рассмотрим более подробно некоторые из перечисленных понятий. Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела; контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

В основе любого документа лежит информация. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она подразделяется на научную, технологическую, социальную и т. д. В организациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования к управленческой информации:

– во-первых, она должна быть своевременной;

– во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении предприятием.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, потраченное на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота информации выражается её объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как её носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для историка документ является историческим источником, для юриста документ, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено, для других – число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё. Для подтверждения юридической силы документа необходимо соблюдать правила составления и оформления документов. Важную роль в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Помимо этого документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте его создания), считается подлинным – его называют первый экземпляр. Копия документа полностью воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеет юридической силы, если она не получила специального удостоверения (нотариально заверена, подписана уполномоченным на то лицом и т. д.).
С XIV в. устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Появляются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии его хранения и использования. Зафиксированы случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Существующее в управлении разделение труда приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурных подразделений выполняют разные функции. К таким функциям относятся, например, прогнозирование, работа с клиентами, организационно-распорядительная деятельность, финансирование, и т. д. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Данные документы составляют системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Независимо от масштабности организации, фирмы и других причин, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации.

Помимо общих для всех организаций и фирм функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по образованию, здравоохранению, отдыху и туризму и др. Организационно- распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования и т. д.

На современной стадии развития общества, в период становления информационной эры произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.

Стандартизацияэто процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации (Госстандарт РФ), техническими комитетами (ТК).

В процесс стандартизации входят такие элементы как типизация и унификация. В широком смысле типизация – это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда процессов технических характеристик 1. В документоведении этот способ используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст – это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания. Например: заявление на отпуск, материальную помощь, анкета туриста или заявление на организацию туристической поездки.

Унификация «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»2. Значит, в процессе унификации должно проводится рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Помимо этого унификация приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых различных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности 1.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются соответствующими ведомствами (например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ – за медицинские и т. д.) с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и фирмах независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, делопроизводство – сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия, фирмы. Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

С кратким словарем терминов применяемых в делопроизводстве можно ознакомиться в приложении 1.


    1. Организационное построение службы делопроизводства

На любом предприятии решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение или одного из сотрудников. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

Среди организационных проблем можно выделить следующие:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.

На сегодня в практике выработалось три формы организации делопроизводства:

централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив 1.

Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения.
Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование ) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизованно (например, в канцелярии), а для других – децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д.
С момента образования централизованного Русского государства, в конце XV в. стали создаваться аппараты государственного управления. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган – Боярскую думу, центральные исполнительные органы – приказы, на местах – приказные избы.

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I, в начале XVIII в. приказы были заменены коллегиями и созданы первые губернские и провинциальные канцелярии.

В первой половине XIX в. проводятся реформы высшего и центрального аппарата государственного управление. В результате был создан Комитет министров – высшее административное учреждения. Далее были созданы первые восемь министерств.

«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководителя организации. Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в нормативных документах – Положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нем свое видение проблем делопроизводства. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель предприятия. Как правило, такой документ включает следующие разделы:

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение (см. приложение 2). Его дополняют (при необходимости – сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного предприятия.

Для каждого работника службы делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в подразделении (см. приложение 3). Инструкция должна учитывать специфику данного предприятия.

Инструкция состоит из разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, регистрация документов), порядок замещения должности (т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и т. д.), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень вида работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации. Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и

т. д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела и утверждает руководитель предприятия. С инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Помимо данных документов существует нормативный документ, регламентирующий наименования должностей работников службы делопроизводства. В настоящее время таким документом является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник 1. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства или подразделением. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и отдельных сотрудников.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, референт, редактор, архивист, корректор и т. д. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке проектов документов.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Известно, что в период правления Владимира I (978-1015 гг.) в Киеве, столице Древнерусского государства, существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» – хранителей княжеской печати, «металников» – судейских секретарей, писцов при князьях и крупных феодалах и «диаков» – сотрудников, ответственных за княжеское делопроизводство.


    1. Задачи и функции службы делопроизводства


Хорошо организованная управленческая деятельность в организации строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять своим обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.) основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

Примеры задач и функции службы делопроизводства также представлены в приложении 2.
28 февраля 1720 года Петром I был утвержден основной законодательный акт «Генеральный регламент, или устав», «По которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярией и контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданеише поступать имеют»2.

Данный акт определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.


    1. Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирова­ние, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

ФЗ РФ «Об информа­ции, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ, в ред. ФЗ от 10.01. 2003 № 15-ФЗ). Данный закон закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Например, в главе 2 (ст. 5) говориться о документировании информации: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» (см. приложение 3.).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (от 21.11.96 № 129-ФЗ в ред. ФЗ от 30.06.2003 № 86-ФЗ). Здесь указано, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, в тоже время в специальной статье (ст. 9) определяются правила оформ­ления первичных учетных документов. В статье подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль (см. приложение 4.).

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации (от 30.11.94 № 51 – ФЗ в ред. От 02.07. 2005) определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т. д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» (от 26.12. 1995 № 208-ФЗ в ред. От 29.12. 2004) и «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» (от 08.02.1998 № 14 –ФЗ в ред. от 29.12.2004) наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Обязанности по хранению документов определяют статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Положения об Архивном фонде Россий­ской Федерации (утверждено указом Президента РФ от 17.03. 1994 № 552), которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (от25.10. 1981 № 1807-1 в ред. от 11. 12.2002) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «О системе государственной службы Российской Федерации» (от 27.05.2003 № 58-ФЗ в ред. от 11.11. 2003), посвященном правовым основам орга­низации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

В Федеральном законе «Об Актах гражданского состояния» (от 25.10.2001 № 138-ФЗ с изм. От 29.12.2004 № 199-ФЗ) указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юс­тиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регули­руются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию доку­ментам официальности (юридической силы). В них также со­держатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные до­кументы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например:

– закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (от 23.09.1992 № 3520-1 в ред. от 11.12.2002, с изм. от 24.12.2002), который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке;

– постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Россий­ской Федерации» (от 27.12.1995 № 1268 в ред. от 08.06.2001) и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содер­жится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударст­венных организаций, к оформлению тех или иных видов до­кументов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законо­дательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизвод­ством на современном уровне.
Контрольные вопросы и задания

  1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

  2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

  3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

  4. Что понимается под юридической силой документа?

  5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?

  6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

  7. Какие организационные проблемы службы делопроизводства Вы можете выделить?

  8. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?

  9. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?

  10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.

  11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?

  12. Какие требования предъявляются к инструкции по делопроизводству? Укажите структуру текста инструкции по делопроизводству.



Практикум





  1. В данной теме представлены три формы организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная и смешанная). Найдите в вашем городе предприятия (компании), использующие данные формы. Определите, есть ли взаимосвязь между общей численностью сотрудников предприятия и выбранной формой организации делопроизводства. Ответ обоснуйте.

  2. Выберите действующее в вашем городе предприятие социально-культурной сферы и создайте проект инструкции по делопроизводству с учетом специфики данного предприятия.

Тема 2. ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ



Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:



2.1. Организация документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или правки.

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важной составляющей делопроизводст­ва, так как определяет не только инстанции движения докумен­тов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечетким маршрутом движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения управления.

Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющих:

1) информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией);

  1. документирование решения (создание распорядительного документа);

  2. контроль за его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение определенных условий и т. д.).

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов, качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др. были сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры управления, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Также была разработана технология доставки документов («кольцевая курьерская связь»).

А первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте были изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т. е. практически всех этапов обработки документов. Также были даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.


Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются:

– маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;

– время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохожде­ние документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специа­лизацию, возможность централизованного выполнения одно­родных технологических операций, эффективного использова­ния средств оргтехники и персонала.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, вертикальные, восходящие и нисходящие.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные (восходящие и нисходящие) связывают организации различных уровней, например, руко­водящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи­лиалы.

Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любого предприятия складывается:

• Из документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производ­ственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

• Документов от подведомственных организаций, содержа­щих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток со­стоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социаль­ной, управленческой деятельности), инициативных док­ладных записок, писем, актов.

• Документов от несоподчиненных организаций, направляе­мых с целью согласования совместных действий или по­буждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (ин­формационные, рекламные, гарантийные, а также запро­сы, оферты и др.) и договоры, а также документы, сопровождаю­щие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

• Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, созда­ваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие пись­менные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направле­ниями деятельности организации и ее информационными за­просами. В исходящем документопотоке выделяется группа рас­порядительных документов (при условии, что организация име­ет подведомственные организации) и информационных (комму­никативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, созда­ваемые и используемые в самом аппарате управления, не выхо­дящие за его пределы. Происхождение этих документов совпа­дает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах од­ного учреждения, организации. К внутренним относятся орга­низационные документы, определяющие задачи, функции орга­низации в целом, а также ее структурных подразделений, ком­петенцию, права и обязанности должностных лиц, правила вы­полнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного ре­гулирования деятельности учреждений выполняют распоряди­тельные документы, издаваемые руководством, — приказы, ука­зания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внут­реннего документопотока составляют протоколы и акты, плано­вые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В отделе управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и различными отделами, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и пояснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения:

— руководству организации;

— руководству структурных подразделений;

— непосредственно специалистам.

Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, области деятельности и функциональным обязанностям. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в организации технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другими реквизитами после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т. е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания до­кументов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты дви­жения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени.
2.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структу­ры и формы работы с документами, принятой технологии обра­ботки документов. Работа с документами состоит из ряда после­довательных операций. Это:

— прием документов;

— их распределение;

— направление на исполнение;

— исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо­ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организа­ций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного из структурных подразделе­ний службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается уча­сток по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводст­ва, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке документов, если они централизо­ваны, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т. е. прохождение документа по наиболее ко­роткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до­кументы исполнителям, механизировать первоначальную обра­ботку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на об­работку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курье­рами. В современных условиях наряду с этими способами дос­тавки поступление документов осуществляется через компью­терные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значи­тельная часть документов поступает путем передачи их коман­дированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) — организовать учет посту­пления документов из всех источников, их первичную обработ­ку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила пер­вичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно достав­ленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохран­ность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, от­сутствия документов, приложений к ним, несоответствия доку­ментов и приложений сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабаты­вается только сопроводительная документация, машинные но­сители в упаковке передаются по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на до­кументе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а пере­даются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов — на документе проставляется штамп об их получении, где указыва­ется наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено ме­сто для последующего проставления входящего регистрацион­ного индекса.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно докумен­ты, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, ад­ресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с ука­занием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных под­разделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значитель­ное количество документов, содержащих, как правило, опера­тивную информацию, поступает в организации по факсимиль­ным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В против­ном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы.

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе­редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под­разделения и т. д.) осуществляется через секретарей этих подраз­делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред­приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер­шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо­танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — вы­полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ­ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен­тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку­ментов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами — запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

В XVII в. процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение (при этом на обороте делалась запись о получении документа с датой); подготовку дела к «докладу» (для этого старший подьячий собирал нужный материал); рассмотрение и решение дела (иногда решение принималось после его коллективного обсуждения); оформление документа, содержащего решение (подьячий переписывал документ набело и справлял его своей подписью – «справой»).

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).
2.3. Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят следующие этапы:

— сортировку;

— упаковку;

— оформление почтового отправления;

— сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства (или ответственный работник) проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
2.4. Прохождение внутренних документов

Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения порядок соответствует обращению входящих документов.

После согласования с соответствующими подразделениями проекты внутренних документов визируются руководителем предприятия и регистрируются. Когда необходимо создаются копии документов, которые направляются в соответствующие подразделения предприятия, а в необходимых случаях — за его пределы.

Приказы, распоряжения, протоколы, содержащие поручения должностным лицам, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из приказа, протокола.

Докладные записки на имя руководителя предприятия, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
В XIV – XV вв. на Руси документы хранили в сундуках и в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные – вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов еще не существовало, но уже появились установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству предприятия (см. приложение 5).
Контрольные вопросы и задания

  1. Что понимается под документооборотом?

  2. Какими параметрами характеризуется документооборот?

  3. Что влияет на организацию движения документов?

  4. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

  5. Какие документы составляют входящий документопоток?

  6. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

  7. Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?

  8. Каковы правила обработки исходящих документов?

  9. Укажите порядок прохождения внутренних документов.


Практикум


1. Опираясь на материал данного раздела, составьте схему движения внутренних документов в конкретной компании. Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту. Найдите методы и способы, которые будут эффективными в данной ситуации для сокращения времени движения документов.

2. В данной теме рассказывалось о различии документопотоков по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные, вертикальные, восходящие и нисходящие документопотоки; по отношению к управленческому объекту – входящий, исходящий и внутренний. Опираясь на информацию о конкретной компании, составьте список документов, которые составляют каждый из этих потоков.



  1   2   3   4   5   6


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации