Степура Л.В., Шибут М.С. Базы данных Access: основные приемы работы с базами данных - файл n1.doc

приобрести
Степура Л.В., Шибут М.С. Базы данных Access: основные приемы работы с базами данных
скачать (398.2 kb.)
Доступные файлы (1):

n1.doc

1077kb.

10.02.2004 15:35

скачать

---

Смотрите также:
• Курсовая работа - Базы и банки данных (Курсовая)
• Баканов М.В., Романова В.В., Крюкова Т.П. Базы данных. Системы управления базами данных. Лабораторный практикум (Документ)
• Андреева Е.Г. Базы данных (Документ)
• Информационные технологии в профессиональной деятельности (Документ)
• Курсовая работа - Базы данных в СУБД MS Access (Курсовая)
• Абрамян М.Э., Захаренко Е.О. и др. Программирование и вычислительная физика. Работа с базами данных в системе Microsoft Access (Документ)
• «способы создания и редактирования базы данных в программе microsoft access» (Документ)
• Курсовые работы - Предметно-ориентированные информационные системы на MS Access (Курсовая)
• Баканов М.В., Романова В.В., Крюкова Т.П. Базы данных. Системы управления базами данных (Документ)
• Фролов А.В., Фролов Г.В. Базы данных в Интернете: практическое руководство по созданию (Документ)
• Понятие базы данных. Реляционная модель данных. Система управления базами данных (субд) (Документ)
• Презентация - Реляционная база данных (Реферат)

n1.doc

Кафедра информатики и вычислительной техники ИПНК НАН Беларуси
Степура Л.В., Шибут М.С.
СУБД Access:
основные приемы работы
с базами данных
Учебно-методическое пособие
Оглавление

Основные приемы работы с СУБД ACCESS

Создание базы данных.

СУБД Access предназначена для разработки диалоговых офисных информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Большинство несложных информационных задач решаются без программирования, для создания более сложных приложений используется язык программирования Visual Basic for Application. СУБД входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

Алгоритм 1.Создание новой базы данных

1. 
   Запустите программу Microsoft Access, пользуясь меню [Пуск-Программы- Microsoft Access]. На экране появится окно программы Access и стартовое диалоговое окно (рис.1) для выбора одного из вариантов продолжения работы.
   

Рис. 1 Фрагмент стартового диалогового окна Access

2. 
   Активизируйте переключатель  Новая база данных. Нажмите кнопку ОК.
   
3. 
   На следующем шаге сохраните файл.
   
   1. 
      Выберите папку, в которую необходимо поместить создаваемую БД (т.е. перейдите в свою папку). В поле Папка должно быть имя Вашей папки.
      
   2. 
      В поле Имя файла введите имя базы данных и нажмите кнопку Создать.
      
4. 
   На экране появится окно вновь созданной базы данных. Внешний вид окна изображен на рис. 2.
   

Объекты БД Access

Окно базы данных Microsoft Access (рис.2) содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. При выборе вкладки выводится список всех объектов этого типа в базе данных. Способ отображения объектов окна (список, таблица, крупные значки) можно менять подобно тому, как это делается в проводнике. Отдельные объекты можно делать скрытыми, предотвращая их отображение на экране.



Рис. 2 Окно базы данных "Атлант"

Объекты типа Таблица предназначены для хранения данных. Запросы - для отбора данных из одной или нескольких таблиц по каким-либо критериям. Таблицы и запросы служат источниками данных для форм и отчетов. Формы позволяют создать интерфейс пользователя для удобного и наглядного просмотра и изменения данных на экране компьютера. Отчеты выполняют функцию вывода данных и результатов их анализа на печать. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных. Макросы позволяют хранить и использовать последовательности макрокоманд. Модули используются для автоматизации работы сложных приложений.

Проектирование и связывание таблиц

Проектирование таблиц

Алгоритм 2.Создание таблицы

1. 
   В окне базы данных выберите вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать с помощью конструктора.
   
2. 
   В верхней части окна конструктора таблиц (рис.3) задайте характеристики полей, которые должна содержать таблица.
   
3. 
   Имена полей введите друг под другом в столбец Имя поля.
   
4. 
   В столбце Тип данных установите тип хранимых в поле данных. Описание поля вводить не обязательно. В нижней части окна конструктора для каждого поля дайте детальное определение его характеристик.
   
5. 
   Свойство Подпись определяет текст, который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы.¹.
   
6. 
   Для того, чтобы вывести окно базы данных в верхний слой окна, нажмите кнопку Окно базы данных.
   
7. 
   Для сохранения структуры и данных таблицы выполните команду [Файл-Сохранить] и назначьте имя таблицы.
   

Алгоритм 3.Определение поля первичного ключа

1. 
   Для определения поля первичного ключа в режиме конструктора выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как ключевые;
   
2. 
   выполните щелчок по кнопке первичного ключа на панели инструментов или выберите из меню [Правка - Ключевое поле]. Слева от объявленного первичным ключом поля в селекторном столбце появится изображение маленького ключа .
   

Рис. 3. Окно конструктора таблиц

Алгоритм 4.Добавление и удаление полей

Для добавления поля между двумя полями:

1. 
   выделите с помощью селекторного столбца ту строку, перед которой должна быть введена пустая строка (в данном примере —строка Количество компрессоров);
   
2. 
   выполните команду меню [Вставка-Строки] или [Вставка-Поле подстановок] для активизации Мастера подстановок поля. Спецификации полей, расположенные ниже, сдвинутся на одну строку вниз.
   

Для удаления вставленного поля выберите меню [Правка-Удалить строки].

Алгоритм 5.Ввод записей в таблицу

1. 
   В окне базы данных выберите имя таблицы и щелкните на кнопке Открыть ;
   
2. 
   в окне конструктора установите в меню [Вид-Таблица]. Access откроет таблицу в режиме заполнения;
   
3. 
   введите записи². Чем больше в таблице записей, тем интереснее будет проходить процесс поиска и обработки данных.
   
4. 
   Закройте окно таблицы.
   

Алгоритм 6.Заполнение данными поля OLE-объект

Для заполнения данными поле:

1. 
   перейдите в режим Таблица и выберите ячейку, в которую будет внедрен OLE-объект;
   
2. 
   выберите в меню [Вставка-Объект];
   
3. 
   в открывшимся диалоговом окне выберите  Создать из файла и щелкните на кнопке Обзор ;
   
4. 
   в диалоговом окне Обзор из папки выберите соответствующий рисунок;
   
5. 
   нажмите Ok ;
   
6. 
   выполните М2 по ячейке с внедренным OLE-объект; рисунок откроется соответствующей программой (напр., программой Просмотр рисунков) в новом окне.
   

Создание подстановок

Алгоритм 7.Подстановка из фиксированного списка значений

С помощью мастера подстановок можно выполнить процедуру выбора значений из списка, содержащего набор постоянных значений. В отличие от проверки введенных данных, устанавливаемой при определении типа данных в качестве дополнительных требований, подстановка обеспечивает автоматический ввод (выбор) одного из списка фиксированных значений. Допустимые значения должны совпадать с указанными в списке подстановки. Для этого:

1. 
   выберите из раскрывающегося списка типов значение Мастер подстановок;
   
2. 
   в диалоговом окне Мастера подстановок выберите опцию
    Фиксированный набор значений для самостоятельного формирования списка значений и нажмите кнопку Далее ;
   
3. 
   в появившемся на экране следующем окне Мастера подстановок введите число столбцов – 1. В различные строки Столбца 1 введите значения без кавычек, а затем нажмите кнопку Готово. Закройте таблицу.
   

Рис. 4 Фрагмент окна мастера подстановок

Алгоритм 8.Формирование автоподстановки из значений поля другой таблицы

1. 
   Выберите в окне базы данных таблицу 1 и нажмите кнопку Конструктор. В открывшемся окне щелкните в столбце Тип данных поля связи 1 и из списка доступных типов полей выберите строку Мастер подстановок.
   
2. 
   В первом диалоговом окне мастера выберите опцию
    Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса, которая позволяет создать список значений для поля на основе другой таблицы, и нажмите кнопку Далее .
   
3. 
   В следующем окне из приведенного списка таблиц (или запросов) следует выбрать таблицу 2. Нажав кнопку Далее, перейдите к следующему окну мастера.
   
4. 
   Из предложенного списка полей Доступные поля выберите поля связи 2, значения которых будут фигурировать в списке автоподстановки, т.е. поле, по которому осуществляется связь таблиц. Далее .
   
5. 
   Опцию Скрыть ключевой столбец отключите, чтобы он отображался. Далее .
   
6. 
   В следующем окне выберите уникальное поле строки из доступных полей (например, ключевое поле).
   
7. 
   Нажмите кнопку Готово и просмотрите результат, предварительно сохранив проект таблицы.
   

Схема данных

Алгоритм 9.Связывание таблиц

Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой отношениями.³ При наличии отношения между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.

1. 
   Перед созданием схемы закройте все окна таблиц.
   
2. 
   Объявите отношение между таблицей 1 и таблицей 2. Для этого, находясь в окне БД, выполните команду меню [Сервис-Схема данных]. На экране появится окно Схема данных. При первом открытии оно будет пустым.
   
3. 
   В списке таблиц окна Добавление таблицы маркируйте таблицу 1, для которой необходимо установить связь, и нажмите кнопку Добавить. Ту же операцию проделайте с таблицей 2. Затем нажмите клавишу Закрыть .
   
4. 
   С помощью мыши перенесите поле, по которому осуществляется связь, используемое для установки связи, из списка одной таблицы к соответствующему полю другой таблицы. На экране появится диалоговое окно Связи, для создания связи между двумя таблицами через поле связи (для обеих таблиц).
   
5. 
   Определите параметры связи:
   
   1. 
      установите опцию  Обеспечение целостности данных.⁴ Для данных таблиц будет установлено отношение типа Один к одному, Один-ко-многим, или Много к одному, что отразится в области Тип отношения;
      
   2. 
      после нажатия кнопки Создать , в окне Связи в схеме данных графически будет показана созданная связь (1 – 1, 1 --  или  - 1 соответственно);
      
6. 
   закройте схему данных с сохранением.
   

Практическая работа № 1. Создание базы данных. Проектирование и связывание таблиц.

Основные понятия

1. 
   Создание БД. Создание таблицы. Режим таблицы, режим конструктора.
   
2. 
   Свойства поля: тип данных, дополнительные свойства. Ключевое поле
   
3. 
   Проверка ввода данных, подстановки.
   
4. 
   Связывание таблиц, автоподстановка в связанных таблицах.
   

1. Создайте базу данных «Атлант» и таблицу «Модели марки АТЛАНТ».

1. 
   Изучите общие принципы работы в Microsoft Access.
   
2. 
   Создайте новую базу данных «Атлант» на диске в своей папке (алг.1).
   
3. 
   Создайте новую таблицу и при сохранении присвойте ей имя «Модели марки АТЛАНТ» (алг.2).
   
4. 
   Введите спецификации полей таблицы и их свойства (табл.1).
   
5. 
   Задайте первичный ключ для поля Модель (алг.3).
   
6. 
   Сохраните таблицу.
   
7. 
   Откройте таблицу для заполнения табличными данными в режиме таблицы. Наполните таблицу данными в соответствии с образцом (табл.2) (алг.5).
   
8. 
   Закройте базу данных и откройте её снова.
   

1. Создайте таблицу «Предлагаемые модели».

1. 
   Создайте новую таблицу и при сохранении присвойте ей имя «Предлагаемые модели» (в окне БД на вкладыше Таблицы нажмите кнопку Создать) (алг.2).
   
2. 
   Введите спецификации полей таблицы и их свойства (см.табл.3).
   
3. 
   Задайте первичный ключ для поля Код модели (алг.3).
   
4. 
   Создайте подстановку из фиксированного набора значений для следующих полей (см.табл.4) (алг.6).
   

Табл.4. Данные для полей таблицы Предлагаемые модели
с фиксированным набором значений

Поле	Число столбцов	Значения
Автоматическое оттаивание	1	Да
		Нет
Цвет	1	Белый
		Желтый
		Красный

11. 
    Заполните данными поле Внешний вид, которое является полем объекта OLE. Данные вносите в столбец Фото. В диалоговом окне Обзор из папки Atlant-picture выберите рисунок, соответствующий Модели и Коду модели (алг.7).
    
12. 
    Создайте автоподстановку значений для поля Модели из таблицы «Модели марки АТЛАНТ» (алг.8).
    
13. 
    Сохраните таблицу.
    
14. 
    Откройте таблицу для заполнения табличными данными в режиме Таблицы. Наполните таблицу данными в соответствии со спецификацией, приведенной в табл.5 (алг.5). Нажмите Сохранить.
    

1. Создайте таблицу «Клиенты».

1. 
   Аналогично таблице Предлагаемые модели создайте в той же БД новую таблицу с данными о клиентах (алг.2).
   
2. 
   Таблица клиентов должна содержать следующие поля (табл.6).
   
3. 
   Сохраните готовый проект таблицы с именем Клиенты, выбрав в меню [Файл - Сохранить].
   
4. 
   Назначьте поле Номер договора полем первичного ключа таблицы (алг.3).
   
5. 
   Создайте автоподстановку из фиксированного списка для поля Обращение (алг.6).
   

Табл.7. Данные для поля Обращение
с фиксированным набором значений

Поле	Число столбцов	Значения
Обращение	1	Господину
		Госпоже

8. 
   Комбинированный список для поля Код модели должен базироваться только на моделях, содержащихся в таблице Предлагаемые модели. Поэтому постройте комбинированный список (автоподстановку) для поля Код модели таблицы Клиенты на основе связанной таблицы Предлагаемые модели (табл.8) (алг.8).
   

Табл.8. Данные для автоподстановки в поле Код модели

Таблица 1	Клиенты
Таблица 2	Предлагаемые модели
Поле связи 1	Код модели
Поле связи 2	Модель5

9. 
   Перейдите из режима Конструктор в режим Заполнение таблицы, выбрав опцию [Вид-Таблица]. Заполните таблицу клиентов данными (табл. 10) (алг.5).
   
10. 
    Нажмите Сохранить.
    
11. 
    Откройте схему данных и измените ее на основе данных таблицы 9 (алг.9).
    

Табл.9.

Таблица 1	Клиенты
Таблица 2	Предлагаемые модели
Поле, по которому осуществляется связь	Код модели
Созданная связь	(1 -- ) 6;

12. 
    Закройте схему данных с сохранением (рис. 5).
    

Рис. 5 Окно схемы данных со связью (1 -- )

Контрольные вопросы

1. 
   Для чего необходимо добавление ключевого поля?
   
2. 
   Что дает создание поля с подстановкой значений из фиксированного списка?
   
3. 
   Как создать поле с подстановкой набора значений из другой таблицы?
   
4. 
   В каком случае оправдано использование условий на значение и значения по умолчанию?
   
5. 
   Для чего используется форматирование таблиц?
   
6. 
   Для чего создается схема данных?
   
7. 
   Каковы требования к таблицам для создания связи?
   
8. 
   Что необходимо для создания связи (1 -- )? Каковы требования к связанным полям?
   
9. 
   Что дает опция связи «обеспечение целостности данных»?
   

---

Кафедра информатики и вычислительной техники ИПНК НАН Беларуси