Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів - файл n1.doc

приобрести
Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів
скачать (549 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc549kb.07.07.2012 04:44скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5


Управління освіти і науки

Чернігівської обласної державної адміністрації
Чернігівський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти імені К.Д. Ушинського

СУЧАСНІ ВИМОГИ

ДО СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЮВАННЯ

ДОКУМЕНТІВ

Чернігів

2010
Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності.

У сучасних умовах переходу до інформаційного суспільства, збільшення об’ємів інформації, інтенсифікації документообігу в усіх сферах, широкого застосування комп’ютерних систем обробки, друку та передачі документів роль і значення добре поставленого діловодства надзвичайно зростає.

Уніфікація, дотримання державних стандартів, єдиних вимог, опанування прийомами раціональної роботи з документами в установах і закладах освіти дає змогу значно скоротити час їх складання, облік і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням, в цілому підвищити якість управлінської діяльності.

Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця, візитна картка установи чи організації, в якій він працює.
Понятійний апарат діловодства

Термін «діловодство» вперше було зафіксовано у словниках російської мови у другій половині ХVIII ст. Його утворено поєднанням слів «діло» (давньоруське дло) і «вести», що означало: питання (судове, адміністративне тощо), яке потрібно було вирішити відповідному судовому чи виконавчому органові. Хибним є тлумачення походження терміна «діловодство» від слова «діло» як сукупності документів (або одного документа), що стосуються певного питання чи напряму діяльності установи й вміщені в окрему папку.

У сучасній українській літературній мові історичному слову «дло» відповідає слово «справа», яке, окрім двох зазначених вище, має ще кілька тлумачень:

- одиниця зберігання в архіві;

- різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа).

Зауважимо, що у Законі України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами (ДСТУ 2732-2004). Сьогодні в Україні діловодство ще перебуває на стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена.

Поряд із традиційним терміном «діловодство» широкого вжитку набули синонімічні терміни - «справочинство», «документаційне забезпечення управління».

Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Цим умотивовується прагнення деяких фахівців витіснити з ужитку термін «діловодство». Термін «справочинство» є паралельним, зафіксованим національним стандартом терміном. Більш уживаним є законодавчо визначений термін діловодство, який у подальшому ми будемо вживати як синонімічний до терміна «справочинство».

Поява терміна «документаційне забезпечення управління» пов'язана зі змінами організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його здійснення, які стали можливими завдяки впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, оброблення, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні.

Таким чином, термін «документаційне забезпечення управління» наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації діловодства.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «керування документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів (ДСТУ 2732-2004).

Керування документацією доктор історичних наук, професор, директор ВШІДАД М.В.Ларін визначає як «універсальний термін, що має міжнародне визнання і поширення. Він позначає управління створенням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу на принципах економічності і ефективності з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент відносно документації як повноцінного ресурсу управління».

У світі діє Міжнародна федерація з керування документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління передбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж передусім забезпечує документування організаційної та розпорядчої функцій управління та організацію роботи зі службовими документами, а отже, є складовою системи керування документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

Сьогодні все більшого поширення набуває електронне (комп'ютерне) діловодство, яке певним чином пов'язане з такою сферою діяльності, як електронне документування та електронний документообіг, тобто є відгалуженням інформатики.

Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого – зберігати та передавати її у часі і просторі. Поширеною серед науковців є версія походження слова «документ» (dоситепtum зразок, доказ, свідчення) від латинського дієслова «dосеrе»   учити, навчати. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX ст., згодом із латинської мови запозичено в усі європейські мови.

Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.


Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення тощо групуватися на підсистеми і т.д. Поділ системи документів як сукупності на класи, підкласи і є класифікацією документів.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи умовно можна поділити на такі підкласи:

Текст – реквізит документа


Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи,   складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Службові листи


Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- Листи-прохання;

- Листи-звернення;

- Листи-пропозиції;

- Листи-запити;

- Листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- Листи нагадування;

- Листи-підтвердження;

- Листи-відмови;

- Супровідні листи;

- Гарантійні листи;

- Листи-повідомлення;

- Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
Реквізити:


Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції:

      Шановний/а (ім'я та батькові)!
     Шановний/а пане (пані)... !
     Шановні панове (колеги)!
     Вельмишановний добродію!
     Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
     Високошановний пане... /

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Вельмишановний (високоповажний) професоре!
     Шановний вчителю!
     Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа, щоб він справив на адресата належне враження.

«У звязку з ...», «Відповідно до...», «Як відомо...», «Прошу...», «Просимо...» та інш.

Уживають також дієприслівникові звороти:

«Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...» та ін.

У службових листах використовують такі форми викладу:

    Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
     Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо..
     Перш за все дозвольте подякувати Вам за...
     Цей лист — вияв нашої вдячності за...
     Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
     Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
     Дозвольте висловити свою вдячність...
     Вдячні Вам за запрошення...
     Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Листи-запрошення – це такі службові листи, у яких адресатові пропонують взяти участь у якихось заходах. Починати ці листи можна з таких зворотів:

Просимо взяти участь у...

Запрошуємо Вас...

Щиро запрошуємо Вас...

Ми раді запросити Вас...

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають місце та строки їх проведення.

У супровідних листах адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Їх слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Відправляємо...» та ін. У текстах супровідних листів зазначаються заголовки, індекси і дати документів, робиться позначка про додаток, наприклад:

Додаток: на 57 арк. в 1 прим.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:


     У відповідь на Ваш лист від (дата)...
     Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
     Відповідно до пункту укладеної угоди...
     Відповідно до контракту (домовленості)..,
     Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...
     Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
     Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...
     Просимо Вас терміново оплатити рахунки...
     Насамперед просимо повідомити...
     Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом.
     Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні дати детальні письмові пояснення з приводу...
     Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь.

У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
     Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
     Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...
     Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
     Вибачте, нам вельми незручно, що...
     Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.
     Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.
     Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:

     Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...
     Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата).
     Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за...

Гадаємо, що це лише непорозуміння.
     Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...
     Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
     Вважаємо необхідним нагадати Вам...
     Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.
До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...

Вибачте, але ми не можемо погодитися на...


Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...
Дякуємо за допомогу.
Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що...

Щиро дякуємо за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.
Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання:

     Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
     Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.
     Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.
     Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.
     Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами.
     Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.
     Завершальним у листі може бути прохання:
     Просимо Вас уважно ознайомитися з...
     Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати).

Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за турботи, затримку з оплатою чи запізнення:

     Ще раз просимо вибачення за завдані незручності.
     Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
     Щиро просимо вибачення за...

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

     З повагою ...
     З вдячністю і повагою ...
     З повагою і найкращими побажаннями ...
     Бажаємо успіхів!

5 Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

6 Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.

7 Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним.

Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.
Працівники ЧОІППО як структурного підрозділу управління освіти і науки зобов’язані неухильно дотримуватися Інструкції з діловодства управління освіти і науки обласної державної адміністрації, що затверджена наказом №283 начальника управління освіти і науки облдержадміністрації від 28.12.2001 р. відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації", постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", "Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації", затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55.
Витяг із інструкції

Складання та оформлення службових документів
1 Складання документів

1.1 Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ (297 х 420), А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

1.2 Документи оформляються на бланках ОІППО. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів інструкції з додержанням таких правил:




Не на бланках дозволяється оформляти заяви працівників, окремі службові довідки, інформації, записки тощо.

Документи, підготовлені кількома установами, також оформляються не на бланках.

    1. Кожний документ, як правило, повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, звітів та інших узагальнюючих документів.

    1. Тексти документів можуть бути відображені у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

1.5 Суцільний текст використовується у разі складання розпорядчих документів, правил, положень, листів тощо. Він може складатися із розділів, які в необхідних випадках мають заголовки і нумерацію.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, із двох частин: у першій констатуючій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій резолютивній частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: розпорядження, накази   розпорядчу частину без констатуючої, листи-прохання без пояснень тощо.

1.6 Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним набором ознак. Найменування ознак об'єкта та їх характеристики повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з іменником у називному відмінку, показники можуть бути виражені цифрами.

Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових документах тощо, наприклад:
НАКАЗУЮ:

  1. Розповсюдити навчальний посібник В.А. Личковаха таким чином :

- Бібліотека інституту – 2 екз.

- Редакційно-видавничий відділ – 1 екз.

- Обласна бібліотека ім. В. Короленка – 2 екз.

- Бібліотека Чернігівського педуніверситету – 2 екз.

- Бібліотека Ніжинського державного університету – 1 екз.

- Книжкова палата України – 2 екз.

- Національна бібліотека ім. В. Вернадського – 2 екз.

- Бібліотека Київського Національного університету ім. Т. Шевченка – 2 екз.

- Бібліотека Національного університету «Києво-Могилянська Академія» – 2 екз.

- Бібліотека інституту філософії НАНУ – 1 екз.

- Чернігівський обласний комітет у справах поліграфії і видавництва – 1 екз.

- Відділи освіти РДА, управління освіти міськрад – 24 екз.

- Авторові – 3 екз.

або


АТЕСТАЦІЙНИЙ ЛИСТ

1 Прізвище, імя по батькові________________________________________

_________________________________________________________________

2 Рік народження____________________3 Освіта_____________________

4 Спеціальність за дипломом_______________________________________

5 Стаж безпосередньої педагогічної роботи__________________________

6. Місце роботи____________________________________________________

7 Посада_________________________________________________________

8 Державні нагороди, звання________________________________________

______________________________________________________________

9 Форма та результати підвищення кваліфікації протягом останніх 5 років за посвідченням___________________________________________________

________________________________________________________________

10 Результати попередньої атестації_________________________________

____________________________________________________________ і т.д.
1.7 Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про декілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих документах тощо.

Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний – графи, горизонтальний – рядки, наприклад:


з/п


Район, місто


Загальна кількість балів

Кіль-кість учасни-ків

Середній бал

Диплом


Рей-

тинг


Міс-це

І ст.

ІІ ст.

ІІІ ст.

1

Бахмацький


























2

Бобровицький

























  1   2   3   4   5


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации