Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів - файл n1.doc

приобрести
Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів
скачать (549 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc549kb.07.07.2012 04:44скачать

n1.doc

1   2   3   4   5

УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ




Н А К А З



___________2006 № _____

м.Чернігів


Начальник управління А.А.Заліський
Додаток 5

до пункту 2.1
Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів


  1. Державний герб України (порядок використання визначається законом)

Розміщують на верхньому березі по центру робочої площі документа або по центру лівого кута над назвою організації, розмір зображення 17x12 мм

  1. Емблема підприємства, установи, організації

Відтворюють за відповідного оформлення в органах дозвільної системи за встановленими правилами. Емблему не відтворюють за наявності зображення Державного герба України

  1. Зображення нагород

Розташовують на лівому березі навпроти реквізитів 7, 8

4 Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО)

Проставляють відповідно до Єдиної державної реєстрації підприємств, організацій, установ (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію»

  1. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД )

Призначений для ідентифікації документа під час його електронної обробки, розташовують (у разі потреби) вище реквізиту «10» згідно з ДК 010-98

  1. Назва організації вищого рівня (наприклад, міністерства)

Розташовують у лівому куті верх­ньої частини робочої площі докумен­та або центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа

  1. Назва організації

Може бути відтворена за допомогою друкувальних засобів на чистому аркуші паперу кутового штампа (разом із реквізитами 6, 9) або оформлена завчасно на бланку, виготовленому друкарським способом. Розміщують у верхньому лівому куті або ж центровано вздовж верхньої частини робочої площі документа

  1. Назва структурного підрозділу

Може бути відтворена у верхньому лівому куті або центровано вздовж верхньої частини робочої площі після назви організації у разі оформлення документів від імені структурного підрозділу


  1. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку

Подають у верхньому лівому куті або вздовж верхньої частини робочої площі документа

Поштову адресу оформляють відповідно до поштових правил. Наприклад:

вул. Слобідська, 83, м. Чернігів, 14021.

У разі потреби вказують контактні телефони, номери факсів, телексів, адреси електронної пошти та веб-сайта.

На бланку для листів, що містять фінансову інформацію, можуть зазначати номер розрахункового рахунку у відділені банку. Наприклад: розрахунковий рахунок

11632516 в Укрсоцбанку м.Києва МФО М 32151.

Зверніть увагу: наприкінці реквізиту може проставлятися реквізит 4 - код організації за ЄДРПОУ.

Код ЄДРПОУ 02139222

  1. Назва виду документа

Розташовують від межі лівого берега або по центру робочої площі великими літерами. Наприклад: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ

  1. Дата

У нормативно-правових актах і фінансових документах оформлюють словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 року), в інших документах - цифровим, тобто арабськими цифрами у послідовності: число, місяць, рік - 17.06.2003

  1. Реєстраційний індекс

Присвоєння реєстраційного індексу обов'язкове для всіх зовнішніх та вагомих внутрішніх документів, сприяє його ідентифікації, оперативному довідково-інформаційному пошуку документа, контролю його виконання. Проставляють на спеціально відведеному місці під час заповнення відповідних реєстраційних форм безпосередньо під час реєстрації документа.

Наприклад: № 92



  1. Посилання на дату та реєстраційний індекс вхідного документа

Містить реєстраційний індекс та дату, вказані у документі, на який дають відповідь. Трафаретний текст

«На ____ від ____ » заповнюють інформацією, взятою з ініціативного документа, тобто документа, на який дають відповідь. Запис «На №_____» містить реєстраційний номер (реквізит 12) документа, на який дають відповідь; елемент «від______» вказує на його дату (реквізит 11 ініціативного документа). Наприклад:

На № 01-15/123 від 12.04.2004.

Трафаретну частину реквізитів заповнюють лише у листах-відповідях, в ініціативних листах – залишається незаповненою. Розташовують на спеціально відведеному схемою розташованості місці

  1. Місце складення або видання

Містить назву міста чи населеного пункту, де складено чи видано документ, розташовують у верхній частині робочої площі

  1. Гриф обмеження доступу до документів

Вказує на обмежений доступ до документа, робота з яким проводиться з дотриманням додаткових правил, розташовують праворуч у верхньому куті записом «Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно» тощо

  1. Адресат

Указує на спрямування документа, розташовують з деяким зміщенням праворуч від центру робочої площі документа у його верхній частині.

Зверніть увагу: кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — оформлюють з нового рядка з великої літери (крім загального слова пану/пані, що подається скорочено п., та звання проф. тощо)


  1. Гриф затвердження

Надає чинності окремій групі документів, що потребують затвердження організацією вищого рівня, керівником організації чи її структурного підрозділу, розташовують у верхній правій частині документа. Зверніть увагу на елементи грифа затвердження:

  • слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

  • назва посади;

  • особистий підпис;

  • ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

дата затвердження

  1. Резолюція

Містить вказівку на спосіб виконання документа, подальшу роботу з ним, проставляє керівник організації чи керівник структурного підрозділу в межах компетенції записом від руки у правому верхньому куті робочої площі документа, а за відсутності місця – на будь-якому вільному місці робочої площі документа.

Складається з таких елементів:

  • прізвище та ініціали виконавця, якому надіслано документ;

  • вказівка про порядок і характер виконання документа;

  • термін виконання документа;

  • особистий підпис керівника;

  • дата

  1. Заголовок до тексту

Містить короткий зміст документа, відповідає на запитання про що? чого?, кого?, оформлюють з початкової великої літери від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості місці.

Наприклад: Про розповсюдження практичного матеріалу для вчителів музики

  1. Відмітка про контроль

Має бути розташована на лівому березі на першій сторінці документа навпроти заголовка до тексту літерою «К» або з допомогою штампа

  1. Текст

Розташовують через усю робочу площу документа (від межі лівого берега до правого), дотримуючись обов'язкового поділу тексту на абзаци, оформленого абзацним відступом

  1. Відмітка про наявність додатків

Наявна у разі надсилання пакета документів (кількох змістовно і структурно поєднаних документів), розташовують після тексту:

Додаток: список реєстрації учасників конференції на 5 арк. у 2 прим.

  1. Підпис

Один із вагомих чинників засвідчення документа і є обов'язковим для всіх службових документів. Підписують, як правило, оригінальні примірники документа. До складу підпису входять:

  • назва посади (від межі лівого берега);

  • ініціал(и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч на рівні останнього рядка назви посади);

  • графічне відтворення особистого підпису (на вільному місці рівновіддалено між попередніми двома елементами)

  1. Гриф погодження

Фіксує одну із форм погодження проектів документів – зовнішнє, тобто передбачає погодження проекту документа із зовнішніми організаціями.

Складається із:

  • слова ПОГОДЖЕНО;

  • назви посади службової особи, до складу якої входить назва установи), з якою узгоджується документ;

  • особистого підпису;

  • його розшифрування;

  • дати.

Гриф погодження розташовують зліва нижче від реквізиту «Підпис»

  1. Візи

Засвідчують внутрішнє погодження проекту документа керівниками структурних підрозділів чи певними посадовими особами (юрисконсульт, бухгалтер). Складається з:

  • назви посади;

  • розшифрування підпису;

  • особистого підпису особи, що візує;

  • дати

  1. Печатка

Проставляють у документах, що потребують додаткового засвідчення відповідно до переліку документів, що потребують засвідчення гербовою чи прирівняною до гербової печаткою



  1. Відмітка про засвідчення копій

Спосіб засвідчення копій документів шляхом проставлення засвідчувального запису «Згідно з оригіналом»; посади, підпису, розшифрування підпису, дати засвідчення копії, відбитку печатки (у разі потреби)

  1. Прізвище виконавця і номер його телефону

Вказує на прізвище виконавця, тобто особу, яка готувала проект документа.

Складається з:

  • прізвища виконавця або його прізвища, імені та по батькові;

  • номера його службового телефону.

Проставляють у нижньому лівому куті останньої сторінки документа

  1. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після виконання документа записом від руки на нижньому березі зліва на першій сторінці документа. Містить у собі такі дані:

- сполуку слів «До справи»;

- номер справи, до якої направлено документ;

- стислу довідку про виконання;

- підпис особи, відповідальної за формування документів у справи;

- дату спрямування документа до справи

  1. Відмітка про наявність документа в електронній формі

Може відтворювати:

  • повне ім'я файла;

  • місце зберігання, код оператора
    тощо.

Використовують для пошуку документа в електронній формі. Розміщують на нижньому березі документа, орієнтовно посередині робочої площі документа

  1. Відмітка про надходження документа до організації від адресата

Містить:

- скорочену назву організації, що отримала документ;

- дату його надходження;

- реєстраційний індекс, підпис особи, що реєструвала документ. Проставляють від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа) у правому куті нижнього берега документа


Додаток 6

до пункту 8.2

ПЕРЕЛІК

основних видів інформації, що передається засобами електронного зв'язку
Розпорядження, доручення ректора ОІППО

Листи ректора інституту, його заступників

Інформаційні матеріали (у т.ч. статистичні), що надсилаються на запит та до відома

Інформації щодо виконання документів органів виконавчої влади вищого рівня

Плани роботи, проведення заходів тощо

Навчальні плани, програми

Графіки проведення заходів

Повідомлення про засідання, наради, збори тощо, їх порядок денний, програми, протоколи цих заходів

Вітання, запрошення

Список скорочень

АС – автоматизовані системи

АСД – автоматизовані системи діловодства

БТ   банківська таємниця

Держкомархів України – Державний комітет архівів України

Держкомсекретів України – Державний комітет України з питань державних секретів та технічного захисту інформації

ДКУД – Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД 010-98)

ДСК – для службового користування

ДСТУ – Державний стандарт України

ЕК – експертна комісія

ЕПК – експертно-перевірна комісія

К – відмітка про контроль

КТ – комерційна таємниця

РКК – реєстраційно-контрольна картка

РСО – режимно-секретний орган

СБУ – Служба безпеки України

УФД – уніфіковані форми документів

ЦЕПК – Центральна експертно-перевірна комісія

ЦТ – цілком таємно
ВИМОГИ ЩОДО ПІДГОТОВКИ ДОКУМЕНТІВ ДО ВИДАННЯ
Тексти (статті, доповіді, методичні розробки і т. ін.), які готуються в електронному вигляді для видання, набираються в середовищі текстового редактора Word з використанням шрифту ТІМЕS NEW ROMAN, кегль 14, міжрядковий інтервал 1, між словами тексту – тільки 1 пробіл.
Формат паперу – А4;


поля (береги):

ліве - 20 міліметрів;

праве - 20 міліметрів;

верхнє - 10 міліметрів;

і нижнє - 15 міліметрів.
1   2   3   4   5


УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ Н А К А З
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации