Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів - файл n1.doc

приобрести
Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів
скачать (549 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc549kb.07.07.2012 04:44скачать

n1.doc

1   2   3   4   5



Графи таблиці нумеруються, якщо таблиця друкується більше ніж на одній сторінці, на наступних сторінках позначаються номери граф.

Заголовки і підзаголовки граф та рядків повинні бути виражені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках граф та рядків таблиці використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники, у разі потреби кодуються.

1.8 Тексти поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах організаційно-розпорядчих документів не перевищувала двох-чотирьох.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також в кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

1.9 Оригінали проектів розпорядчих документів візуються виконавцями, керівниками структурних підрозділів (особами, які їх заміщають), які їх вносять, юридичними службами.

1.10 Оригінали проектів наказів візуються керівниками підрозділів інституту, які вносять ці документи, а також причетними до їх розробки та виконання юрисконсультом, проректорами згідно з розподілом обов'язків, головним бухгалтером.

Завізовані проекти подаються на розгляд та підпис ректору ОІППО.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23(підпис), як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.
Приклад:
Проректор з науково-

методичної роботи

Підпис О.А.Гальонка

18.12.2006

Помічник ректора з

правових питань

Підпис П.І.Пархоменко

19.12.2006
Візи ставлять на примірниках документів, які залишаються в організації.

Відповідальність за зміст документа несуть в однаковій мірі всі особи, які його візують.
2 Оформлення документів

2.1 Службові документи, що складаються в інституті, повинні мати визначений комплекс реквізитів та стабільний порядок їх розміщення (додаток 5).

Під час підготовки та оформлення документа, склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

    1. Найменування установи   автора документа зазначається відповідно до положення (статуту) про неї, затвердженого у встановленому порядку, або документа про її утворення.

    2. Найменування виду документа повинно зазначатися на кожному документі (за винятком листів). Воно вказується на бланку документа.




  1. Заголовок до тексту

3.1 До кожного документа, що друкується на папері формату А4\(210х297), обов'язково, незалежно від його призначення, складається заголовок (короткий зміст). Заголовок повинен узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовки розпорядчих документів формуються за допомогою віддієслівного іменника, відповіді на питання "про що ?", наприклад "Про розподіл ...", "Про порядок ..." або

«Про розповсюдження навчального

посібника В.А. Личковаха «Від

Фауста до Леверкюна: Вступ до

некласичної естетики» (Чернігів, 2002)»
РОЗПОРЯДЖЕННЯ (про що?) - Про припинення трудового договору

НАКАЗ (про що?) - Про внесення змін до структури і штатної чисельності апарату управління

НАКАЗ (про що?) - Про приймання на роботу

АКТ (про що?)   Про списання бланків трудових книжок і вкладок до них

ПРОТОКОЛ (чого?) - Загальних зборів акціонерів

ПРАВИЛА (чого?) - Внутрішнього трудового розпорядку

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (кого?) - Архівіста

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.

Заголовки не складаються для телефонограм, повідомлень та для документів, текст яких друкується на папері формату А5.

4 Адресування документів

4.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрівідомчому листуванні, листуванні із постійними кореспондентами чи в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає ускладнень).

4.2 Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується документ, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки України;

Міністерство охорони здоров'я України;

Головне фінансове управління облдержадміністрації.

У разі направлення документа посадовій особі найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада та прізвище адресата   у давальному відмінку, наприклад:

Чернігівська обласна державна адміністрація

Начальнику управління освіти і науки Заліському А.А.

4.3 При адресуванні документа безпосередньо керівникові установи її найменування входить до найменування посади і зазначається у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державного комітету статистики України

(прізвище, ініціали)

4.4 Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. Слово "Копія" перед позначенням другого, третього та четвертого адресата не вказується, кожний екземпляр повинен бути підписаним.

При направленні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилку, а на кожному примірнику документа вказується лише одна адреса.

4.5 При направленні документа багатьом однорідним організаціям адресат може бути названий узагальнено, наприклад:

Управління, відділи облдержадміністрації Районні державні адміністрації

4.6 До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Повна адреса визначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Національна акціонерна страхова компанія "Оранта" 01021, Київ-21, вул. М.Грушевського, 34/1

4.7 При адресуванні документів окремим громадянам спочатку зазначається їх прізвища та ініціали в називному відмінку, а потім, поштова адреса, наприклад:

Карпенко І.М.

вул. П.Куліша, 25, кв.6

м.Борзна, Чернігівської області

16400

4.8 Поштова адреса не зазначається на документах, які надсилаються в урядові установи та постійним кореспондентам, а вказується на конвертах із завчасно надрукованими адресами.
5 Датування документів

    1. Всі службові документи датуються. Датою документа є дата його підписання, затвердження або дата події, яка зафіксована в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів).

    2. Датою видання (прийняття) і введення в дію розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом, якщо в документі не вказаний інший строк введення його в дію.

    3. До складу дати входять число, місяць і рік, що позначаються трьома парами арабських цифр і розділяються крапками. Перша пара цифр – числа місяця, друга пара цифр   порядковий номер місяця, третя пара цифр – дві останні цифри року, наприклад:

15 березня 2006 року

треба написати: 15.03.06

У розпорядчих документах (розпорядження, накази тощо) дати можуть позначатися словесно-цифровим способом, наприклад: 20 квітня 2006 року.

    1. Дата документа проставляється особою, яка його підписала або затвердила, у момент підписання або затвердження.

    2. Обов'язковому датуванню та підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

5.6 Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Дата підписання наказу, розпорядження, зазначається нижче назви виду документа на одному рівні з індексом, ліворуч.

5.7 Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
6 Оформлення додатків до документів

6.1 Якщо до документа є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документа перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити:

найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

6.2 У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Склад комісії з ... затвердити" (додаток 1)

або

"Заходи щодо ... затвердити" (додаються).

Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за такою формою:

Додаток

до наказу начальника управління освіти і науки

від 12.03.06 №104

6.3 Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2006 р.

на 12арк., у 2 прим.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у 2 прим.
6.4 Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Борзнянської райдержадміністрації від 25.07.06 та додаток до них, всього на 6 арк.

6.5 У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

6.6 Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

6.7 Якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.
7 Підпис документу

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються однією службовою особою: керівником установи або його заступником.

До підпису входить: найменування посади особи, яка підписує документи, особистий підпис та його розшифровка. Якщо документ оформлюється на бланку, то найменування посади скорочене, якщо не на бланку – то повне, наприклад:

на бланку:

Ректор підпис В.І.Скрипка

не на бланку:

Ректор обласного

інституту післядипломної

педагогічної освіти підпис В.І.Скрипка

Два або більше підписів проставляються в тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька чоловік (акти, фінансові, бухгалтерські документи тощо).

Розпорядчі документи (накази, розпорядження тощо), документи, що надсилаються в органи управління вищого рівня підписуються керівником установи, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує функції і повноваження керівника. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов’язків», «Заступник», «Проректор».

Підписувати документи із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Якщо документи підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче – її членів (за алфавітом, незалежно від посади).
8 Вимоги до документів, що набираються на компютері

    1. Текст документів на папері формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, а формату А5   через один міжрядковий інтервал.

    2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:



Міністерство освіти і науки

України

1,5 інтервали

Інститут післядипломної

педагогічної освіти

1,5 інтервали

Ректору Скрипці В.І.


    1. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

    2. Назву виду документа друкують великими літерами.

    3. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

    4. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів   28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

    5. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора (натискувань клавіші , яка допомагає переміщати курсор для розміщення інформації від лівого берега до правого на задані користувачем або розробником програмного забезпечення відступи):




  1.   від межі лівого поля   для реквізитів «Дата документа» (реквізит 11), "Заголовок до тексту" (реквізит 19), "Текст" (без абзаців – реквізит 21), "Відмітка про наявність додатка"(реквізит 22), "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи"(реквізит 29), назви посади у реквізитах "Підпис" (реквізит 23) та "Гриф погодження"(реквізит 24), засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

  2. або 1,25 см – після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті;

  3. – після 16 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

  4. – після 24 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;

  5. або 9,2 см – після 32 друкарських знаків – для реквізиту "Адресат";

  6. або 10,4 см – після 40 друкарських знаків – для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

  7. або 12,5 см – після 48 друкарських знаків – для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

  8. – після 56 друкарських знаків   для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

Відступи фіксують на комп’ютері в меню «Формат» > «Табуляція» таким чином:


Під час оформлення документної інформації у формі таблиці переміщення здійснюється натисненням комбінації клавіш «Ctrl+Tab».

    1. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5 (104 мм).

    2. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них   через один міжрядковий інтервал.

Зверніть увагу: другий та наступні рядки текстової частини додатка/підстави не можуть сягати лівого берега. На практиці текстову частину цих реквізитів дозволено розміщувати з орієнтовним відступом 38 мм від межі лівого берега (від центру лівого кута) або ж через пробіл після слова «Додаток». Наприклад:

Додаток: Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»

8.10 Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків (Меню «Вставка» > «Номера страниц»).

Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.


9 Порядок прийому-передачі інформації

засобами електронного зв'язку

9.1 Прийом-передача інформації за допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється з МОНУ, облуон, рай(міськ)во, іншими установами освіти області через електронну пошту.

9.2 Засобами електронного зв'язку передається відкрита та не конфіденційна інформація (додаток 6).

9.3 Що стосується розпорядчих документів ОІППО, доручень керівників їх підрозділів, листів, інших офіційних документів, то вони повинні офіційно відправлятись через служби діловодства. Для прискорення роботи з такими документами, відправлення їх здійснюється через електронну пошту. При необхідності, а також із технічних причин документи відправляються звичайним способом.
10 Організація прийому-передачі інформації з МОНУ, облуон,

райдержадміністрацій, рай(міськ)во, інших установ

та закладів освіти області

10.1 Інформація, яку необхідно передати засобами електронного зв'язку, готується відповідними підрозділами ОІППО в електронному вигляді на дискетах. Файли готуються у форматі RTF, з використанням шрифту ТІМЕS NEW ROMAN, кегль 14, міжрядковий інтервал 1,5. Ім'я файлу повинно відповідати наступним вимогам:

10.2 Інформація підписується ректором ОІППО або його заступниками відповідно до розподілу обов'язків. Її передача здійснюється за погодженням із посадовою особою, яка підписала документ, або із його заступником. За достовірність і правильність поданої інформації несе відповідальність особа чи підрозділ, який її готує.

Повідомлення, які потребують підтвердження про їх отримання, обов'язково повинні мати примітку: "Надішліть підтвердження про отримання" із зазначенням одержувача підтвердження та номера його телефону. Надсилати підтвердження можна за допомогою засобів електронного зв'язку на адресу відправника або по телефону.

10.3 Іменування та формати файлів.

Для того, щоб уникнути непорозумінь та втрати інформації, текстові документи готуються у форматі DОС або RTF, з використанням шрифту ТІМЕS NEW ROMAN, кегль 14, міжрядковий інтервал 1,5.

Електронні таблиці готуються у форматі ХLS (Ехеl), шрифт ТІМЕS NEW ROMAN або Аrіаl, з використанням в числах в якості розподільчого дрібного знаку коми ( , ).

Скорочені назви наукових ступенів

д.арх.

д.психол.н.

к.вет.н.

к.с.-г.н.

д.б.н.

д.с.-г.н.

к.військ.н.

к.соц.н.

д.вет.н.

д.соц.н.

к.геогр.н.

к.т.н.

д.військ.н.

д.т.н.

к.геол.н.

к.ф.-м.н.

д.геогр.н.

д.ф.-м.н.

к.держ.упр

к.фарм.н.

д.геол.н.

д.фарм.н.

к.е.н.

к.фіз.вих.

д.держ.н.

д.фіз.н.

к.і.н.

к.філол.н.

д.е.н.

д.філол.н.

к.мед.н.

к.філос.н.

д.і.н.

д.філос.н.

к.мист.

к.х.н.

д.мед.н.

д.х.н.

к.пед.н.

к.ю.н.

д.мист.

д.ю.н.

к.політ.н.




д.пед.н.

к.арх.

к.психол.н.




д.політ.н.

к.б.н.







Додаток 1

до пункту 1.2


У
правління освіти і науки

Чернігівської обласної державної адміністрації
ОБЛАСНИЙ ІНСТИТУТ ПІСЛЯДИПЛОМНОЇ ПЕДАГОГІЧНОЇ ОСВІТИ
вул. Слобідська, 83, м. Чернігів, 14021, тел/факс (04622)2-51-07

E-mail: ippo@cn.relc.com Код ЄДРПОУ 02139222
___________________№ ________________ На № ___________________ від ________________
ЗРАЗОК ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТІВ НА БЛАНКУ НОВОГО ЗРАЗКУ


Міністерство освіти і науки

України

1,5 інтервали

Інститут післядипломної

педагогічної освіти

1,5 інтервали

Ректору Скрипці В.І.
Ліве поле – 3 см

Праве поле  1 см

Верхнє і нижнє поле  2 см
Ректор інституту В.І.Скрипка

Віза: (виконавець, номер телефону) (12 шрифт)

Додаток 2

до пункту 1.2

ОБЛАСНИЙ ІНСТИТУТ ПІСЛЯДИПЛОМНОЇ ПЕДАГОГІЧНОЇ ОСВІТИ
НАКАЗ
00.00.2006 м. Чернігів № 00
Ректор інституту В.І.Скрипка
Додаток 3

до пункту 1.2


У
правління освіти і науки

Чернігівської обласної державної адміністрації
ОБЛАСНИЙ ІНСТИТУТ ПІСЛЯДИПЛОМНОЇ ПЕДАГОГІЧНОЇ ОСВІТИ
14021, м. Чернігів, вул. Слобідська, 83 Тел./факс 2-51-07

___________________№ ________________

На № _____________ від ________________

Додаток 4

д
о пункту 1.2

УКРАЇНА
ЧЕРНІГІВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
1   2   3   4   5


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации