Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере - файл n1.doc

приобрести
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере
скачать (5070.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc5071kb.07.07.2012 01:39скачать

n1.doc

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17


Кузнецов С.Л.

Делопроизводство на компьютере
(Компьютерные технологии в делопроизводстве)

Издание 3-е, переработанное и дополненное.
В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем и компьютеризированных технологий: составление, оформление, приём-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме. Специальный раздел посвящён выбору оборудования при создании компьютеризированного офиса. Книга рассчитана на широкий круг специалистов-управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных и кадровых служб, секретарей, секретарей-референтов, имеющих минимальные навыки работы на компьютере.


Оглавление

Предисловие к 3-му изданию 3

Введение 4

Глава 1 Оформление документов. 11

Глава 2 Создание документов 39

Глава 3 Приём-передача и регистрация документов 65

Приём-передача документов 65

Автоматизированные системы регистрации документов 71

Глава 4 Контроль исполнения и справочная работа 86

Контроль исполнения документов 86

Информационно-справочная работа 96

Глава 5 Работа с кадровой документацией 99

Глава 6 Хранение документов в электронной форме 113

Размещение документов 115

Сканирование документов 121

Архивное хранение 123

Глава 7 Обеспечение сохранности документов в электронной форме 130

Глава 8 Комплексные системы автоматизации 150

Глава 9 Организация компьютеризированного рабочего места 177

Выбор программного обеспечения. 178

Выбор конфигурации компьютера 194

Выбор принтера 200

Выбор сканера 206

Выбор факс-модема. 213

Выбор монитора 215

Выбор устройства архивации данных 220

Выбор типа сети и сетевой платы 223

Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации 228

Глава 1. Общие положения 228

Глава 2. Информационные ресурсы 230

Глава 3. Пользование информационными ресурсами 236

Глава 4. Информатизация. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения 238

Глава 5. Защита информации и прав субъектов в области информационных процессов и информатизации 240

Постановление Госстандарта России от 21.01.2000 245

Фирмы, предлагающие программные средства для автоматизации делопроизводства 246

Быстрые клавиши 250

Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95 250

Функциональные клавиши MS Word 250

Быстрый выбор элементов таблицы в Word 252

Быстрые клавиши в Microsoft Office 2000 253

Основные технические характеристики мониторов 257

Мониторы с диагональю 17-19 дюймов 263

Рекомендуемые источники и литература 270



Предисловие к 3-му изданию


За время, прошедшее с момента выпуска второго издания книги, произошел ряд изменений:

В связи с этим книга приведена в соответствие с последними нормативно-методическими документами, дополнена разделом о сканировании документов, главой о комплексных системах автоматизации.

Глава «Организация компьютеризированного рабочего места» переработана с учётом современной техники и программного обеспечения. Добавлены приложения.

Таким образом, читатели третьего издания могут получить самую свежую информацию об использовании компьютерных технологий в делопроизводстве и работе офиса в целом.

Введение


Компьютерные технологии составляют сегодня неотъемлемую часть управленческой деятельности. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей работе компьютеры, но далеко не все имеют полное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать.

Упрощение и ускорение создания документов, их более качественная подготовка за счёт использования разнообразных баз данных, возможности хранения и обработки огромных объемов информации, доступа к ним из любой точки земного шара сделали наше время временем информационной революции.

Сегодня компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации. Компьютер произвел такие же перемены в офисной работе, как появление телефона и пишущей машинки веком раньше.

Внедрение компьютеров в делопроизводство создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.

Рассматривая компьютеризацию делопроизводства, прежде всего определим, что же такое делопроизводство.

В ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения сказано: Делопроизводство – «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.

Обратимся к понятию «документ». В старом ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве»1. Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»2. Аналогичное определение дано и в новом ГОСТ Р 51141-983.

Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единая государственная система делопроизводства4 в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления5. В новом ГОСТ на термины и определения «документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина «делопроизводство», а «документированная информация» – как синоним термина «документ»6.

В связи с компьютеризацией управления и переходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационное обеспечение управления понимают как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Более широкий термин, который также можно сегодня встретить – информационно-документационное обеспечение управления, включающий в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.

Итак, делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления»7. Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней.

Человек всегда стремился как-то запечатлеть свои знания, передать накопленную информацию другим. Развитие человечества во многом связано с развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамен и наконец, бумагу. Человечество пишет гусиным пером, изобретает металлические перья. Затем для массового размножения документов появляется типография. Однако механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, её изобретателя) принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку. Параллельно во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 году, весил 30 тонн. В 1968 году во всем мире насчитывалось лишь 30000 компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять лишь примитивные расчеты.

С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe], примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС), начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ).

Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и др. активно внедрялись в сферу управления.

Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать страницу или даже весь большой документ в случае внесения в него незначительных исправлений. Появление электронных пишущих машинок, снабженных запоминающим устройством на несколько страниц текста, частично решало эту проблему. Но только появление персональных ЭВМ произвело кардинальные перемены в процессе подготовки документов и в делопроизводстве в целом.

Персональные компьютеры быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов – своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get – Что вы видите – это то, что вы получите), другими словами – что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Их появление было обоснованным. Если с начала века благодаря научно-технической революции производительность труда в промышленности поднялась в десятки и сотни раз, то прогресс в сфере управления был едва заметным. Значительное возрастание сложности управления требовало кардинальных решений. Сегодня мы являемся свидетелями информационной революции. Компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием её нормального функционирования.

Документ многофункционален. Его главное назначение – запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы её можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер – это создание документов, т.е. фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой – создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние – это второе направление использования компьютера.

Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения – третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

И наконец, четвертая задачасохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике – все это достигается путем создания электронного архива.

Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов.

Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпел значительные изменения, которые и будут рассмотрены в данной книге.

Для решения вышеуказанных задач на компьютере во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:

Как правило, используются также программы:

Конкретные программы, используемые в организациях и фирмах могут отличаться.

В данной книге в качестве примера используются локализованные (переведённые на русский язык) программные продукты фирмы Microsoft и Symantec, как получившие наибольшее распространение в нашей стране и во всём мире. Если не указано иное, то в качестве операционной системы рассматривается Windows 95/98 (Иногда для обобщённого обозначения версий Windows 95, 98, 98SE используется обозначение Windows 9x, а для старых версий Windows 3.0, 3.1 или 3.11 используется обозначение Windows 3.х). В качестве офисных приложений рассматриваются наиболее распространённые версии пакета Microsoft Office – Office 95/97/2000, включающие Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook. Поскольку многие организации обоснованно не торопятся приобретать новые компьютеры и новое программное обеспечение, книга ориентирована как на пользователей новейших версий программ - MS Office 2000, WinFax PRO 10, так и на тех, кто использует предыдущие версии (Office 95, Office 97 и т.п.). Рассматриваемая программа просмотра (обозреватель или браузер – от слова «browse» – просматривать) Internet – Microsoft Explorer 5.01, программа для работы с факсами – WinFax PRO 9.0 фирмы Symantec; OCR – FineReader 4.0 фирмы ABBYY (бывш. Bit Software).

В последние годы появилась литература об использовании компьютера в делопроизводстве, но в подавляющем большинстве эти книги являются лишь адаптированным пересказом инструкций по работе с той или иной программой и в этом качестве сильно уступают профессиональным изданиям, выпускаемым Microsoft Press и другими специализированными издательствами. А литература, подробно описывающая процесс делопроизводства, лишь робко упоминает о возможностях применения компьютеров.

В данной работе на основе профессионального знания делопроизводства и компьютерных технологий рассказано о всём процессе ведения делопроизводства – от получения и создания документов до организации их архивного хранения.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17


Кузнецов С.Л
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации