Конспект лекцій з дисципліни Теорія організацій - файл n1.doc

приобрести
Конспект лекцій з дисципліни Теорія організацій
скачать (1479.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc1480kb.01.06.2012 12:08скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9

Розділ 9. ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНІ ТЕХНОЛОГІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ

  1. Інформація в організації як чинник забезпечення
    її ефективності. Управлінська інформація.


  2. Технології інформаційної діяльності в організації.

  3. Інформаційна система організації.

  4. Сучасні інформаційні технології організаційної
    культури.


9.1. Інформація в організації як чинник забезпечення її ефективності.

Управлінська інформація. Будь-який апарат управління є «фабрикою інформації». Його основна роль полягає в обробці інформації подібно до під­приємства, яке займається обробкою матеріалів і виробниц­твом енергії. Апарат управління отримує інформацію в різно­манітних формах. У тих же формах апарат управління й вироб­ляє інформацію. Це можуть бути: дані, що видаються ком­п’ютером в електронній формі; документи, що передають ін­формацію в чисельній або цифровій формі; усна інформація, що передається по телефону, часто в електронній формі.

Між процесами отримання і поширення інформації апарат виконує низку різноманітних дій. Він може: 1) перетворити ін­формацію (наприклад, інформацію про продажі в інформацію про отриману виручку і виконану роботу); 2) об’єднувати ін­формацію (наприклад, інформацію про продажі з інформацією

про закупівлі в інформацію про товарно-матеріальні запаси); 3) накопичувати інформацію (наприклад, інформацію про про­дажі для складання щомісячних і річних звітів про доходи). Узагальнена схема зв’язків в організації, що використовує ін­формаційні технології, подана на рис. 9.1.

у сучасній системі управлін­ня, що використовує інформаційні технології

Як правило, апарат управління використовує отримані дані як основу для виробництва найважливішої своєї продукції — рішень. Це можуть бути рішення: а) місцевого й оперативного характеру, такі, що стосуються закупівель, найму і звільнення працівників, підвищення або зниження цін; б) довгостроково­го, стратегічного характеру — рішення, пов’язані з розширен­ням організації, інвестиціями.

Таким чином, апарат управління — це «фабрики» інформа­ції, що обробляється, з виходом продукції двох типів: інформа­ції (дані, документи, усна інформація) та рішень (короткостро­кових і довгострокових). В окремих випадках апарат управлін­ня спеціалізується в одній із цих сфер. До ланок апарату, що виробляють продукцію першого типу (інформацію), належать: підрозділи, які займаються підготовкою технічних інструк­цій; бухгалтерія і фінансові підрозділи; підрозділи, що готу­ють інформацію для громадськості. До ланок апарату, основ­ною продукцією яких є виробництво рішень, належать: підроз­діли з управління виробництвом; підрозділи з управління про­дажами; апарат вищого керівництва. Ланки апарату, що ви­роблять продукцію двох типів, включають: технічні підрозділи; підрозділи, що займаються кадровими питаннями; марке­тингові підрозділи.

Керівництво організації повинне займатися питаннями продуктивності «фабрик» інформації так само, як і підрозділів з виробництва матеріальної продукції. При виробництві інфор­мації підвищення продуктивності означає збільшення вартості інформації на одиницю витрат. Це можуть бути більший обсяг інформації (наприклад, більше листів або технічних інструк­цій); вища якість інформації (більш читабельні тексти, з мен­шою кількістю помилок); своєчасніша інформація (технічна інструкція складається одночасно з модифікацією продукту). Стосовно рішень — це збільшення вартості рішень на одиницю витрат. Практично це означає: більшу чисельність рішень (на­приклад, на основі вибору з більшої кількості варіантів заку­півель або пропозицій робочої сили); вища якість рішення (ви­бір, який призводить до збільшення прибутку або поліпшення якості роботи підрозділу); своєчасніші рішення (вибір, який оперативніше реагує на зміну умов).

Оцінювання продуктивності роботи апарату управління є складним. Ретельний аналіз і точне вимірювання часто підмі­нюються експертними оцінками та спостереженнями. Певний інтерес становить ранжування інформації, що використовуєть­ся в організаціях в умовах ринкової економіки. Один з типових варіантів такого оцінювання, що базується на матеріалах со­ціологічних обстежень, подано в табл. 9.1.

Таблиця 9.1. Ранжування інтересу керівника до ділової інфор­мації


№з/п

Ділова інформація

№з/п

Ділова інформація

1

Надійність ділових парт­нерів

12

Комерційні пропозиції

2

Джерела ділової інформації

13

Стан товарного ринку, ринку послуг

3

Ціни, ціноутворення

14

Іноземна участь в укра­їнській економіці

4

Господарські договори й спори, арбітраж

15

Законодавство




№ з/п

Ділова інформація

№з/п

Ділова інформація

5

Банки

16

Виставки та ярмарки

6

Інвестиційні компанії

17

Об’єднання підприєм­ців, асоціації

7

Зовнішньоекономічна діяль­ність

18

Результати маркетинго­вих досліджень

8

Стан кредитного ринку

19

Причини перетворень, санації, ліквідації фірм

9

Стан фондового ринку

20

Рекламні агентства

10

Підприємства, фірми (адре­си, показники роботи)

21

Аудиторські фірми

11

Стан ринку нерухомості

22

Страхові компанії, пенсійні фонди


Основу інформаційно-комунікативної підсистеми стано­вить управлінська інформація та комунікації, що виникають під час її надходження, обробки та зберігання.

Управлінська інформація — це частина соціальної інфор­мації, яка виділена з загального масиву за критеріями при­датності до обслуговування процесів формування і реалізації управлінських дій.

Можна виділити такі джерела, які об’єктивно породжують управлінську інформацію: норми законодавчих та інших ак­тів; звернення громадян у державні органи щодо реалізації своїх законних інтересів і суб’єктивних прав; обов’язкові вказівки органів влади (директивна управлінська інформація); управлінська інформація про зворотні зв’язки в процесі управ­ління; проблемні, конфліктні, екстремальні та інші складні ситуації.Інформаційно-аналітичні технології в організації
9.2. Технології інформаційної діяльності в організації

Еволюцію апарату управління з позиції інформаційного забезпечення можна простежити, починаючи із стародавніх цивілізацій. Наприклад, стародавні ассирійці користувалися клинописом для запису кількості виробленої, проданої та за­кладеної на зберігання продукції, а також розміру податків. Від клинопису до комп’ютерів і телекомунікацій — таку бага­товікову еволюцію зазнали види діяльності і методи роботи апарату управління.

«Контора писаря». Про наявність таких контор свідчать лі­тературні твори, створені понад 150 років тому. За описами Чарльза Діккенса, ми можемо уявити картину лондонського офісу того часу: за високою конторкою на табуреті сидить клерк і акуратно вписує рахунки в бухгалтерську книгу або пише листи гусячим пером, періодично занурюючи його в чорниль­ницю. Основними знаряддями конторника того часу були перо, чорнильниця і бухгалтерська книга, засобом зв’язку — особис­тий посильний або пакетна служба. За сучасними стандартами продуктивність такого офісу виглядає надзвичайно низькою: кожен лист окремо переписувався від руки. Якщо була зробле­на помилка, лист переписували заново. Рахунки підраховува­лися вручну. Єдиною базою для ухвалення рішень були рахун­ки, іншої інформації не було.

«Механізований офіс». Істотна зміна в технічному оснащен­ні апарату управління відбулася в 1880-х роках з появою так званого «механізованого офісу». Механізація офісу почалася з винаходом машинки, що писала, та появою її на широкому ринку. Але значного поширення вона набула з появою телефо­ну, телеграфу, телексу і телетайпу, а також зі зміною держав­ної поштової системи та залізниць. Все це витіснило «контору писаря», на зміну якої прийшов «механізований офіс»: ме­ханічним способом написані під копіювальний папір листи (що скоротило час їх написання); оперативний обмін інформацією між офісами за допомогою поштового зв’язку, телеграфу і телефону, що дало змогу ухвалювати рішення на основі повнішої інформації та в більш стислі терміни; підготовка кваліфікова­них кадрів для того, щоб клерки, бухгалтери та інші рахункові працівники не займалися складанням остаточних документів.

У результаті цих змін значно підвищилася продуктивність апарату управління. Із зміною техніки відбувалися зміни в апараті управління організації та його функціях. Оснащений технікою апарат управління створив передумови для розвитку сучасної бюрократичної організації, великих корпорацій, дер­жавних органів, оскільки забезпечував їх життєво важливою інформацією і засобами для обробки документів.

«Електрифікований офіс». Індустріальна революція пер­шої половини XX ст. характеризувалася широкою розробкою промислових і побутових знарядь праці, що діють на основі електроенергії або електричних сигналів. Змінювалася техні­ка апарату управління, особливо в 40—60-ті роки, коли поча­ли масово застосовуватися електричні машинки, що писали, зі замінюваними головками, копіювальні пристрої, що працю­ють зі звичайним папером, портативні диктофони і пристрої факсиміле. В результаті з’явився так званий «електрифікова­ний офіс». Основною метою цієї низки нововведень було підви­щення рівня діловодства. Підвищилася продуктивність апара­ту управління, покращилася якість документів. Електронна машинка, що пише, відрізнялася швидкодією та забезпечува­ла чіткіший, якісніший друк, а також давала змогу варіювати шрифтом. Копіювальний пристрій, що працює з будь-яким па­пером, давав високоякісні копії найрізноманітніших матері­алів за незначних витрат. При цьому істотно підвищилася опе­ративність передачі інформації. Однак, у процесі підготовки та аналізу управлінської інформації чимало незручностей ство­рює використання організаціями різних форм зберігання та передачі інформації (особливо застарілих, у вигляді текстових файлів довільної структури).

«Електронний офіс». Поява мікрокомп’ютера призвела до подальшої зміни технічного оснащення апарату управління і народження його нового типу — «електронного офісу», що ба­зується на широкому застосуванні інформаційних технологій, інформаційних мереж, Інтернету, комп’ютерної техніки, орг­техніки та спеціалізованого програмного забезпечення. ПереІнформаційно-аналітичні технології в організації творюючи інформацію за складною програмою, мікрокомп’ю-тер втілює примітивну форму інтелекту.

Відмінна риса переходу до «електронного офісу» — мож­ливість використовувати техніку для обробки змісту інформа­ції. Друкарська машинка, телефон, копіювальна машина, дик­тофон і апарат факсиміле дають змогу тільки змінювати форму або розташування інформації. Вони переводять її з усної фор­ми в письмову, в електричну та передають від відправника до одержувача зі швидкістю світла. Але ці засоби оргтехніки не змінюють зміст інформації (якщо звичайно не вкрадеться по­милка або не перешкодить шум). Тим самим вони доповнюють функції апарату управління, які за своїм характером є ме­ханічними.

Комп’ютер змінює зміст інформації, що поступає в нього, відповідно до складного набору процедур. Це може матеріалі­зувати деякі з видів діяльності, практичні навики і методи пра­цівників офісу — фахівців, управлінського персоналу і ке­рівників. Це зміщує техніку офісу з периферії діяльності апа­рату управління, куди поступає та звідки виходить інформа­ція, в центр, де вона переробляється в нову інформацію та рі­шення. В цілому структура потоків інформації та механізмів її переробки й аналізу може бути представлена в такому вигляді, як на рис. 9.2.

В «електронному офісі» техніка використовується в діяль­ності фахівців і керівників. Проте успіх мікрокомп’ютера в офісі залежить від його інтеграції з іншими частинами систе­ми: дисплеями, друкуючими засобами і пристроями, засобами зберігання інформації та комунікацій і, найголовніше, програ­мами, які ними управляють при виконанні функцій апарату управління.

До аналітичних методів отримання інформації відносять:

• метод показників дає змогу отримувати інформацію на основі аналізу показників у різних типах документів, що ство­рює певну картину про тенденції функціонування організації;

• метод термінологічного і лексичного аналізу дає змогу виявити інноваційні підходи в управлінській діяльності і оці­нити можливості їх ефективного запровадження у практику.

Інформаційне забезпечення управлінської діяльності ба­зується на принципах логістичного підходу. Основними вимо­гами до організації інформаційної системи є: цілеспрямова­ність; цілісність; динамічність; гнучкість; актуальність; ефек­тивність; змістовність.

Інформаційне забезпечення організацій є сукупністю ме­тодів та засобів побудови та обслуговування фактографічних та повнотекстових баз даних, баз даних аудіо- та відеоінформації. Інформаційне забезпечення включає засоби як поза машинної, так і машинної підтримки.

Одним із найважливіших чинників, який забезпечує під­вищення дієвості організації, є впровадження в сферу її діяль­ності інформаційних технологій, покликаних змінити харак­тер роботи, посиливши її аналітичну складову в процесі прий­няття управлінських рішень.

Інформаційні технологи в організації — це способи і мето­ди отримання, збору, пошуку, передачі, опрацювання, збері­гання, накопичення, поширення та тиражування інформації, необхідної для здійснення управління організацією.

У сучасних умовах інформаційні технології використову­ються у процесі реалізації всіх інструментів управління ор­ганізацією. Зокрема, в стратегічному плануванні інформацій­ні технології застосовуються для експертного оцінювання кон­курентних переваг, сильних та слабких сторін розвитку ор­ганізацій; у проектному менеджменті — при визначенні різних варіантів перебігу процесів і явищ, що відбуваються на органі­заційному рівні. У сфері маркетингу інформаційні технології застосовуються в маркетингових дослідженнях шляхом прове­дення електронних кон’юнктурних опитувань. Логістика ґрун­тується на використанні інформаційних потоків та спеціаль­них інформаційно-аналітичних програм для управління організаційними ресурсами, запасами тощо. Ефективність кадро­вого менеджменту підвищує комп’ютерне тестування, що за­стосовується під час добору кадрів та їх подальшої атестації. Автоматизація документообігу та служби діловодства в органі­зації є одним з визначальних чинників ефективного виконан­ня всіх функцій управління.

Використання інформаційних технологій ґрунтується на таких компонентах:

Основу інформаційної технології обробки даних у процесі управлінської діяльності становлять процедури перетворення вхідної інформації на результативну (вихідну). Відповідно, кожна інформаційна технологія закінчується створенням пев­ного інформаційного продукту.

В організації використовуються різні види інформаційних технологій, що дає змогу їх класифікувати за різними кри­теріями, ідентифікувати особливості і сфери застосування (табл. 9.2).

Інноваційним засобом реалізації інформаційних техноло­гій в організації є Інтернет. Ця технологія з величезною швид­кістю виходить на ринок корпоративних систем різного рівня. Прогнози різноманітних груп, які займаються маркетингови­ми дослідженнями, свідчать про те, що обсяг вкладень у корпо­ративні проекти інтернет-мереж перевищать витрати на серве­ри Інтернет протягом найближчих 1—2 років, а після цього невпинно зростатимуть. Це зумовлено динамічними процеса­ми, що відбуваються в економічному та соціальному розвитку соціально-економічних систем, і нагальною потребою заміни паперових документопотоків, що супроводжують управління, новітнім інформаційно-програмним забезпеченням.

Таким чином, наявність великої кількості видів інформа­ції, різноманітність її джерел потребують застосування нових інформаційних технологій. Інформаційні технології, що поєд­нують технічні можливості обчислювальної техніки, засобів зв’язку, інформатики, спрямовуються на збирання, накопи­чення, оброблення, аналіз, доставку інформації споживачам. За допомогою інформаційних технологій здійснюють автома­тизацію рутинних операцій управління, підготовку аналітич­ної інформації для прийняття управлінських рішень, а також забезпечують нові види інформаційного обслуговування.
9.3. Інформаційна система організації

Сучасні організації застосовують інформаційні технології для вдосконалення методів роботи. У результаті змінюється організаційна структура, розробляються нові організаційні взаємозв’язки, які раніше економічно були неможливі. Тому інформаційні технології є дуже перспективною і ефективною сферою для капіталовкладень. Принципова схема побудови і взаємодії основних елементів сучасної інформаційної системи організації подана на рис. 9.3.

Інформаційну систему організацій доцільно розглядати у розрізі таких підсистем:

• підсистема поточної інформації (електронна пошта, опе­ративний облік, вибіркова звітність);

• підсистема адміністративної інформації (законодавчі акти, нормативні акти, методичний матеріал);

• підсистема накопичення та збереження даних (комп’ю­терний банк даних);

• облікова підсистема (бухгалтерський облік, податковий облік, статистика, моніторинг);

• експлуатаційна підсистема (розробка цільових програм, проектні послуги, управління персоналом, видавнича діяль­ність);

• комп’ютерна підсистема (Інтернет, внутрішня комп’ю­терна підсистема).

Зміни в організації та техніці управління під впливом ін­формаційних технологій і автоматизованих офісів відбувають­ся за такими напрямками. По-перше, докорінно змінюється організація та техніка інформаційного забезпечення керівни­ка. Особливого значення набуває масове впровадження міні- і мікрокомп’ютерів, персональних комп’ютерів як складових частин інформаційних систем, пов’язаних із мережею банків даних. При цьому робота зі збору, обробки і поширення інфор­мації здійснюється зручними інтерфейсами «людина — ЕОМ», що не вимагають спеціальної підготовки (діалоги на природній мові, мовне введення — виведення інформації). Істотно змінюється також техніка зберігання і обробки інформації. Авто­матизуються системи ухвалення, упорядкування, зберігання і передачі інформації, в яких підтримується чистота інформа­ційних каналів і не допускається неповнота інформації, дуб­лювання, введення інформації, розрахованої на інші рівні управління.

По-друге, здійснюється автоматизація окремих функцій керівника. Зросла кількість ефективних автоматизованих сис­тем, що охоплюють виробництво, господарську діяльність, ор­ганізаційно-технологічні процеси. Велика частина роботи при складанні планів передається комп’ютеру. При цьому істотно підвищується якість планів, розроблених із використанням мікрокомп’ютерів на нижчому рівні управління. Крім того, чітко узгоджуються плани для окремих підсистем системи управління. Удосконалюються системи контролю, що дають можливість виявити відхилення від запланованого рівня та причини виникнення таких відхилень.

По-третє, істотно змінюються і засоби комунікації, не беру­чи до уваги обмін повідомленнями через мережу мікропроце­сорів. Особливого значення набуває система телекомунікацій, яка дає можливість проведення заочних нарад, телеконферен­цій (учасники яких можуть знаходитися один від одного на значних відстанях), оперативної передачі інформації. Від­повідно змінюються методи та техніка комунікаційних відно­син керівників з підлеглими і органами управління вищого рівня.

Автоматизований офіс висуває нові вимоги до ділових якос­тей керівника, серед яких уміння і навички користуватися складною технікою управління, визначати стратегію розвитку системи, керувати колективом, мотивувати і спрямовувати його діяльність. Особливе місце займає уміння вирішувати конфлікти, оперативно реагувати на виникнення проблемних ситуацій, чітко обґрунтовувати ухвалені рішення, своєчасно доводити їх до виконавців. Творчий підхід до вирішення управлінських завдань, розвиток стратегічного мислення керівників сприяють використанню нових інформаційних тех­нологій, можливостей автоматизованих офісів.

У процесі навчання керівників сучасним інформаційним технологіям головна увага приділяється власне управлінню, а Інформаційно-аналітичні технології в організації

не машинним мовам і математичним методам. У системах під­вищення кваліфікації, що діють в організаціях, важливе зна­чення надається базовому курсу щодо уміння управляти, по­ліпшення стилю роботи керівника, розвитку стратегічного мислення. Формується набір методів навчання роботі з новими інформаційними технологіями, який передбачає використан­ня спеціальних навчальних модульних програм, мереж для пе­редачі інформації про нові методи, засоби і техніку управлін­ня. Крім того проводяться заняття через систему телекомуні­кацій (аналіз ситуацій, ділові ігри, дискусії), застосовуються засоби масової інформації (в основному телебачення) з метою мотивації саморозвитку керівників та фахівців, вирішення де­яких інформаційних завдань навчання, реклами нових ме­тодів, засобів і техніки управління.

Нині у процесі навчання кадрів велика увага приділяється так званим корпоративним системам, тобто комплексним ін­формаційним системам управління організаціями. В цьому ви­падку електронна обробка даних забезпечує всі сторони управ­ління організаціями. Знаходячись на своєму робочому місці, керівники отримують необхідну інформацію. Поява персо­нальних комп’ютерів, які можуть бути підключені до інших ЕОМ, значно розширила можливості використання баз даних конкретними користувачами для оперативного отримання не­обхідної інформації з великих її масивів. Персональні ЕОМ да­ють можливість отримувати порівняльні дані, відстежувати динаміку зміни показників, у тому числі і в графічному ви­гляді.

Інформаційні мережі створюють реальні передумови для формування низки нових принципів управління, що відпові­дають змінам зовнішнього та внутрішнього середовища органі­зації. Сутність цих принципів зводиться до такого:

Використання інформаційних технологій, мережі Інтернет і всіх видів мережевої організації, незліченних комп’ютерних програм не тільки дає змогу оперативно отримувати інформа­цію та ухвалювати рішення, але і зумовлює багато докорінних організаційних змін. Скорочується бюрократичний апарат, переглядаються традиційні погляди на роль та механізм ефек­тивного зв’язку корпорацій, відкриваються безмежні можли­вості фінансових ринків, інвестування, зміцнюється згурто­ваність персоналу. З Інтернетом пов’язана реальна дифузія знань, їх доступність у будь-якому куточку землі, загальне за­лучення людей до культурних цінностей. Істотно збільшують­ся темпи зростання продуктивності фізичної та розумової пра­ці. Найбільшою мірою інформаційну економіку втілюють ін­новації і знання. Економічний і управлінський потенціал ор­ганізації залежить від здатності менеджерів контролювати ін­формацію, маніпулювати нею, зорієнтовувати персонал на найбільш ефективне використання ресурсів.

Особливо важливими складовими інформаційної системи управління є:

Система інформаційного забезпечення організацій має від­повідати таким основним вимогам: зберігати інформацію в об­сязі, потрібному та достатньому для вирішення завдань органі­зації; здійснювати копіювання і зберігання масивів інформації згідно з вимогами до зберігання інформації; забезпечувати мі­німальний обсяг ручного ведення вхідних даних; гарантувати можливість розширення інформаційних масивів із урахуван­ням перспектив розвитку системи.
9.4. Сучасні інформаційні технології організаційної культури

Інформація є одним з чинників формування організаційної культури. Різний підхід до використання інформаційних ре­сурсів є однією з основних ознак відмінності організаційних культур. Принципово кращим варіантом використання інфор­мації є її загальнодоступність при ухваленні рішень, виконан­ні необхідних розрахунків та підготовки науково обґрунтова­них прогнозів.

Оскільки організаційна культура є одним з елементів внут­рішнього середовища організації, то вона формується управ­лінцями значною мірою залежно від того, наскільки ефектив­ним є обмін інформацією між працівниками. Від рівня вико­ристовуваних інформаційних технологій залежить і вирішен­ня питань, пов’язаних з підтримкою та розвитком організацій­ної культури.

Вільний доступ до інформації характеризує сильну органі­заційну культуру, яка й відрізняється від слабкої культури тим, що працівники відчувають себе невід’ємною частиною мо­гутнього єдиного колективу, що має загальні устремління та Цінності, добре поінформованого про діяльність один одного. Організація може використовувати при цьому такі сучасні інс­трументальні інформаційні технології: гіпертекстові технології, машинну графіку, телекомунікаційні методи доступу, структурні й об’єктно-орієнтовані технології, мультимедіа.

Гіпертекст. Ця технологія дає змогу працювати з велики­ми об’єктами семантичної (понятійної) інформації. Актуаль­ність та значимість гіпертексту зростають в епоху якісних пе­ретворень. Методологія гіпертекстового інформаційного моде­лювання та відповідні інструментальні засоби дають мож­ливість формалізувати текстові описи систем, що реформують­ся, проектувати і обробляти інформаційні моделі різних еконо­мічних об’єктів і процесів у їх взаємозалежності та взаємообу-мовленості. Корисність цієї технології особливо виявляється тоді, коли створюється нова цілісна соціально-економічна кон­цепція, і є необхідна упевненість у тому, що величезна кіль­кість нормативно-правових документів відповідатиме основ­ним принципам розвитку.

Графіка. Накопичення знань про світ, вирішення завдань, що виникають перед фахівцями, можливо здійснити двома способами: алгебраїчним та геометричним. Алгебраїчний — дає змогу запроваджувати на практиці алгебраїчні моделі, які спи­раються на ідею символьних перетворень. Геометричний — ге­нерує у людини певні асоціації, за допомогою яких формують­ся інтелектуальні підказки. Для особи, яка ухвалює рішення, важливо, робити вибір самостійно на основі запропонованої їй інформації, власного досвіду та знань. В умовах ринку велика увага приділяється науковій візуалізації даних з метою де­монстраційного представлення наукових та комерційних ре­зультатів. Демонстраційна машинна графіка дає змогу вирі­шувати три основні типи завдань: робота з діаграмами; редагу­вання зображення; підготовка та планування демонстраційно­го матеріалу. Інтенсивний розвиток технології цього напряму свідчить про актуальність тих завдань, які вони допомагають вирішувати.

Телекомунікації. Останнім часом активно запроваджують­ся комп’ютерні системи громадського доступу: комерційні бази даних тематичного характеру; системи електронних бірж та рекламних дощок; системи віддаленої обробки інформації; засоби надання інформаційних та інших видів послуг. Основ­ними формами реалізації цих систем є локальні обчислюваль­ні мережі та телекомунікаційні системи. Можливості локальних обчислювальних мереж жорстко обмежені територіальне. Найбільшу гнучкість і широту можливості мають засоби теле­комунікаційних систем. Наявні телекомунікаційні середови­ща відрізняються як за номенклатурою та характером функ­ціональних можливостей, що надаються (електронна пошта, факси, послуги економічного банку даних), так і за вартістю своїх послуг.

САЗЕ-технологй. У зв’язку з тим, що проектування еконо­мічних інформаційних систем є трудомісткою, складною та тривалою роботою, виникла необхідність у розробці програм­но-технологічних засобів спеціального класу — СА8Е-систем. Первинне значення терміну СА8Е — комп’ютерна розробка програмного забезпечення. Більшість наявних САЗЕ-систем орієнтована на автоматизацію проектування програмного за­безпечення та заснована на методологіях структурного проек­тування та програмування. Ці методології використовують специфікації у вигляді діаграм або текстів для опису систем­них вимог, зв’язків між моделями системи, динаміки поведін­ки системи та архітектури програмних засобів. Стратегія вибо­ру САЗЕ-системи для конкретного застосування залежить від: цілей і потреб самого проекту; кваліфікації залучених у процес проектування фахівців.

Мультимедіа. Це інтерактивна система, що забезпечує ро­боту з текстами, нерухомими та рухомими зображеннями, ані-маційною комп’ютерною графікою, мовою та високоякісним звуком. Для реалізації мультимедіа був розроблений новий тип персонального комп’ютера — МЕХТ. Організація роботи з КЕХТ — особлива форма спілкування людини з ЕОМ. Якщо раніше взаємодія здійснювалася за допомогою інтерфейсу ШМР (вікно, образ, меню, покажчик), то комп’ютер типу МЕХТ дає можливість працювати з інтерфейсом 8ІЬК (усна мова, образ, мова, знання). Поява систем мультимедіа призве­ла до кардинальних змін у таких сферах, як бізнес, комп’ю­терний тренінг, освіта. Це, у свою чергу, дало змогу динамічно відстежувати індивідуальні запити світового ринку, створюва­ти відеокаталоги виробів, що продаються, комерційні бази, довідники, проводити ділові відеоконференції.
Питання для самоконтролю

  1. Охарактеризуйте інформацію в організації як чинник
    забезпечення
    її ефективності.

  2. Що таке управлінська інформація?

  3. Охарактеризуйте технології інформаційної діяльності в організації.

  4. Назвіть основні етапи еволюції технологій інформацій­ної діяльності в організації.

  5. Охарактеризуйте інформаційні технологи, які засто­совувалися в «конторі писаря».

  6. Назвіть основні риси «електронного офісу».

  7. Які є аналітичні методи отримання інформації?

  8. Як класифікуються інформаційні технології в організа­ції?

  9. Дайте визначення інформаційної системи організації.
    Назвіть підсистеми інформаційної системи організації.





  1. Які особливості побудови інформаційних систем органі­зації на основі застосування мережевих технологій?

  2. Розкрийте необхідність використання інформаційних технологій в організаційній культурі.

  3. Охарактеризуйте найбільш поширені види інформацій­них технологій, що використовуються при сильній організа­
    ційній культурі.


Розділ 10. ЕФЕКТИВНІСТЬ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ: ЕКОНОМІЧНІ ТА СОЦІАЛЬНІ АСПЕКТИ

  1. Поняття ефективності діяльності організації.

  2. Чинники ефективності організації.

  3. Критерії організаційної ефективності та види
    ефектів.


  4. Оцінювання ефективності діяльності організації.

  5. Оцінювання ефективності організаційних
    систем.


10.1. Поняття ефективності діяльності організації.

Поняття «ефективність» в економічній літературі тракту­ється неоднозначне. Його вживають в різних аспектах: як ефективність капітальних вкладень, ефективність вдоскона­лення технологічних процесів, ефективність раціоналізації виробництва.

Можна виділити декілька основних підходів до визначення ефективності організацій.

  1. Розуміння ефективності як ступеня досягнення цілей організації. В цьому випадку важливе визнання динамічності
    цілей і відмінності між офіційними та оперативними цілями організації. Такий підхід є коректним, якщо організаційні цілі конкретні, охоплюють широкий спектр діяльності організації та піддаються вимірюванню.

  2. Розуміння ефективності як здатності організацій вико­ристовувати середовище з метою придбання рідкісних ресурсів.


Одним із основних аспектів цієї концепції є взаємозалежність між організацією і зовнішнім середовищем організації як фор­ми обміну певними ресурсами. На відміну від вимоги «мак-симізації», що висувається в інших підходах, ця методологія припускає «оптимізувати» використання зовнішнього середо­вища.

  1. Розуміння ефективності як здатності організацій дося­гати максимальні результати за фіксованих витрат або здат­ності мінімізувати витрати досягнувши необхідних резуль­татів.

  2. Розуміння ефективності як здатності до досягнення мети на основі «хороших» внутрішніх характеристик. На думку
    прихильників цього підходу, ефективна організаційна струк­тура підсилює задоволеність, відчуття гарантованості і конт­роль персоналу над діяльністю організації. Основний недолікцієї концепції — надмірна увага до засобів досягнення мети на шкоду оцінці результатів.

  3. Розуміння ефективності як ступеня задоволеності насе­лення організацією та її продуктом. Названий підхід можна
    застосовувати до ситуації, коли потужні групи осіб поза органі­зацією здатні чинити істотний вплив на її функціонування.

Ефективність організації розглядається через систему су­спільних цінностей, що відповідають потребам суспільного розвитку, і трактується як здатність системи до виконання функцій цілепокладання (формулювання цілей відповідно до потреб), цілезабезпечення (використання соціально схвалених цілей), досягнення мети, економічності (досягнення певного співвідношення між результатами і витратами), факторної обумовленості (врахування зовнішніх та внутрішніх чинників умов функціонування організації). Це визначення достатньо широке і охоплює як внутрішні, так і зовнішні аспекти ефек­тивності.

Відомий економіст Д. Сінк під ефективністю організацій­ної системи розуміє результативність її функціонування, яка містить такі сім складових:

Виходячи з цього, ефективність системи оцінюється через систему показників, що відображають кожну з названих оз­нак. Такий підхід до розуміння сутності та оцінки ефектив­ності системи набув широкого поширення в зарубіжних систе­мах оцінки ефективності діяльності організації.

Зіставлення запропонованих підходів з розумінням сут­ності ефективності свідчить про багатозначність цього понят­тя. Загальним для всіх визначень є уявлення про ефективність як про здатність системи до досягнення мети, якою виступає задоволення інтересів споживачів, оптимальне використання зовнішнього середовища, підвищення економічності, резуль­тативності організації. Реалізація цілей становить основний зміст ефективності організацій. Якщо цілі певного періоду не досягнуті, то діяльність організації не може бути визнана ефек­тивною. Разом із тим сам факт отримання результату не дає можливості визначити ефективно або неефективно досягнута мета, якщо не встановлено співвідношення витрат і резуль­татів цієї діяльності. Вимога економічності діяльності органі­зації передбачає встановлення певної відповідності між отри­маними результатами і витратами на їх досягнення.

Якщо використовувати викладені положення як вихідні під час визначення сутності ефективності, то можна зробити висновок, що діяльність організації може бути визнана ефек­тивною за умови виконання таких умов:

Виходячи з цих положень, можна сформулювати таке ви­значення. Ефективність діяльності організації — це її влас­тивість, пов’язана зі здатністю організації формулювати свої цілі з урахуванням зовнішніх і внутрішніх умов функціону­вання та досягати поставлених цілей шляхом використання соціальне схвалених засобів за встановленого співвідношення витрат і результатів.

Наведене вище визначення відображає і «внутрішній», й «зовнішній» бік ефективності організацій, а саме раціональне використання організаційних ресурсів та досягнення резуль­тату з урахуванням зовнішніх чинників — умов функціону­вання організацій.

Як видно з моделі ефективності діяльності організації, представленої на рис. 10.1, підвищення організаційної ефек­тивності можливе за умови, що діяльність організації здійс­нюється у напрямі досягнення мети, зафіксованої в правому верхньому кутку схеми, тобто якщо забезпечується зниження витрат і дотримуються умови, що відповідають потребам су­спільного розвитку.


Досягнення результатів без урахування зовнішніх чин­ників умов функціонування

Досягнення результату, що відповідає пред’явленим л вимогам з урахуванням Т зовнішніх чинників-умов

Досягнення результу / великими витратами / організаційних ресурсів

Досягнення результу з урахуванням раціонального використання ресурсів

Рис. 10.1. Модель ефективності діяльності організації
Для того, щоб цілеспрямовано впливати на підвищення ефективності діяльності організації, необхідно мати чітке уяв­лення про чинники, що визначають її рівень.
10.2. Чинники ефективності організації

Можна виділити три групи взаємообумовлених чинників ефективності організації:

  1. загальносистемні чинники, що визначають передумови ефективного функціонування організації, до яких належать
    ступінь реалізації принципів діяльності організації, організа­ційна культура, обґрунтованість системи відбору і оцінки ор­
    ганізаційних рішень, наявність організаційного механізму,
    що здійснює координацію і забезпечує взаємозв’язок частко­вих процесів;

  2. зовнішні чинники обмеження діяльності організації,
    обумовлені вимогами зовнішнього середовища, обмеженням інвестиційних ресурсів;

  3. чинники управління розвитком організації — наявність програми розвитку організації, забезпеченість організаційни­
    ми ресурсами.

За значимістю та силою впливу окремих чинників можна виділити такі, що найбільш істотно впливають на ефективність організації. Ці чинники називають критичними. Ефективність організації переважно визначається саме критичними чинни­ками, що вимагає їх змістового аналізу.

Принципи діяльності організації є основою побудови прак­тичної роботи організації, їх реалізація дає змогу підвищити ефективність за рахунок узгодження і впорядкування зв’язків основних елементів і процесів організації, а також зв’язків із зовнішнім середовищем. Шляхом своєчасного перегляду при­нципів досягається адекватний стан внутрішнього і зовніш­нього середовища розвиток організації.

Організаційна культура є чинником, що дає можливість організації опосередковано впливати на ефективність управ­лінських рішень. Наявна тісна взаємозалежність між культурою організації та успіхом її діяльності. Всі успішні організа­ції разом із чітким уявленням про стратегію свого розвитку, гнучкою організаційною структурою і висококваліфікованими співробітниками володіють сильною культурою і особливим стилем, які разом сприяють досягненню високої ефективності організації. При виникненні проблем в організаціях з розвине­ною культурою її співробітники здатні оперативно ухвалювати потрібні організаційні рішення, оскільки основоположні цін­ності організації визначені, зрозумілі та сприймаються всіма працівниками.

Наявність організаційного механізму, що здійснює коор­динацію і забезпечує взаємозв’язок часткових процесів. Ор­ганізаційний механізм характеризує підрозділи організації та відносини, які встановлюються і підтримуються між ними в процесі її діяльності, а також форми вияву цих відносин, сис­тему організаційних норм і процедур. Наявність організацій­ного механізму дає змогу здійснювати цілеспрямовану роботу із впорядкування зв’язків і підвищення ступеня узгодженості процесів та робіт. Якщо зі зміною вимог зовнішнього середови­ща число і характер взаємозв’язків елементів організації змі­нюється за умови збереження або підвищення організованості, то можна говорити про високу ефективність функціонування організації.

Вимоги зовнішнього середовища характеризують суспільні потреби, конкретизовані у властивостях продукту організації, а також обмеження, пов’язані з впливом на навколишнє сере­довище. Ці вимоги необхідно враховувати під час формування організаційних цілей і вибору шляхів їх досягнення. Якщо цього не відбувається, організація втрачає суспільну спрямо­ваність і виступає як закрита система, що реалізовує свої влас­ні цілі.

Обмеження інвестиційних ресурсів як чинник ефектив­ності організації визначає можливість досягнення кінцевого результату, адекватного поставленим цілям, з використанням наявних фінансових можливостей. У разі, якщо організаційні проекти, концепції не мають необхідної фінансової підтримки, вірогідність їх практичної реалізації та отримання ефекту (а ця визначальна умова ефективності) незначні.

Забезпеченість організаційними ресурсами. Ресурси ор­ганізації характеризують засоби організаційної діяльності. До складу цих засобів належать працівники, а також використо­вувані у практичній діяльності інформація, технічні засоби, інвестиції. Висока ефективність функціонування організації можлива за наявності необхідних ресурсів і зниження витрат на отримання необхідних результатів.

Програма розвитку організації виконує функції плануван­ня, контролю і регулювання її діяльності. Від того, наскільки досконалими є методи планування та управління процесом розвитку організації, обґрунтовані напрями організаційної ді­яльності та чітко сформульовані цілі розвитку, суттєво зале­жить вирішення проблеми підвищення організаційної ефек­тивності.
10.3. Критерії організаційної ефективності та види ефектів

Критерієм виступає найбільш істотна ознака, яка є міри­лом для оцінки ступеня досконалості системи. Екстремальне значення вибраного критерію виражає оптимальність певної системи за вибраною характеристикою. Можна виділити де­кілька типів критеріїв оптимальності: 1) глобальний — ло­кальний; 2) зовнішній — внутрішній; 3) максимізуючий ре­зультат — мінімізуючий витрати.

Глобальний критерій оптимальності оцінює ефективність діяльності організації з позицій узгоджених її емерджентних інтересів та інтересів окремих елементів, що формують систе­му. Локальний критерій оптимальності характеризує ефектив­ність функціонування окремих підсистем організації. Зовнішній критерій дає змогу оцінити ефективність органі­зації з погляду відповідності поставлених цілей і засобів їх до­сягнення нормативній системі суспільних цінностей та дотри­мання обмежень на ресурси, виходячи з цілей виробничої сис­теми, частиною якої вона є. Внутрішній критерій характеризує інтереси, властиві цій організації, та може бути виражений через витрати ресурсів системи за обмежень, що накладаються суспільними потребами.

Організаційна система досягає максимального результату тільки за виконання всіх вимог, що висуваються до неї. Ступінь їх задоволення може бути різним залежно від конкретних умов і досконалості пропозицій, що розробляються щодо вирішен­ням окремих питань. Тому виникає завдання розробки варіан­тів альтернативних заходів та вибору оптимального з них. Завдання вибору за багатокритерійного аналізу може бути ви­рішене тільки за допомогою групи критеріїв, що характеризу­ють різні сторони ефективності.

Ефект організації може бути у трьох формах: економічній, соціальній, організаційній.

Економічна форма ефекту найбільш вивчена, для неї роз­роблені відповідні кількісні методи оцінки, загальні для ви­значення економічної ефективності будь-яких витрат (на ре­організацію виробництва, створення нових організаційних структур, впровадження нової техніки). Єдність показників, що використовуються для характеристики віддачі витрат різ­ного цільового призначення, та деяка спільність у підходах з їх визначення обумовлюються практичними цілями тих об’єктів, на яких планується здійснення цих витрат. Так, усі промислові підприємства, не дивлячись на автономність своїх цілей, під­порядковують їх вирішенню основних соціально-економічних завдань: підвищення рентабельності та (або) продуктивності, задоволення мінливих вимог споживача, ринку, працівників. Соціальна форма ефекту від діяльності організації має свою специфічну оцінку, хоч і не може бути виражена таким єдиним синтетичним показником, як економічна ефектив­ність. При вдосконаленні організації істотно змінюються умо­ви праці та виробництва. Наприклад, розвиток діяльності груп якості та поєднання двох організаційних форм забезпечення якості виробництва — адміністративної та громадської — спри­яють, за оцінками зарубіжних фахівців, підвищенню про­фесійної підготовки працівників, набуттю навиків ухвалення рішень у складних ситуаціях. До соціальних результатів нале­жать підвищення престижності праці, технологічної дисциплі­ни, посилення відповідальності за результати своєї діяль­ності.

Нарешті, організаційний ефект організації виражається у посиленні взаємозв’язку і взаємодії елементів виробничої сис­теми та появі у системи якісно нових властивостей, що відсутні у її елементів. Проявом організаційного ефекту на рівні підроз­ділів організації є підвищення узгодженості та впорядкованос­ті окремих процесів і робіт, якості функціонування виробничої системи. На макрорівні з організаційним ефектом пов’язані такі явища, як можливість реалізації великомасштабних за­ходів щодо реорганізації виробництва, диверсифікація, інтег­рація виробничих стадій і процесів, що призводять до підви­щення цілісності системи і розвитку її емерджентних власти­востей.Таким чином, сукупний ефект організаційної системи охоп­лює не тільки результати у вигляді збільшення обсягу робіт або послуг, але і певні соціальні та організаційні результати.З урахуванням наведених вимог, передумов і чинників ефективності діяльності організації встановлюються дві групи критеріїв (табл. 10.1)

Таблиця 10.1. Критерії ефективності організації


Група критеріїв

Критерії ефективності

Змістове навантаження критерію




Критерії ефектив­ності функціону­вання системи ор­ганізації

Економічність

Оцінювання економіч­них результатів






Дієвість

Оцінювання економіч­них результатів






Якість трудового жит­тя

Оцінювання соціаль­них результатів






Гнучкість

Оцінювання організа­ційних результатів






Якість виробничої системи

Оцінювання організа­ційних результатів






Узгодженість із стра­тегією і цілями ор­ганізації

Оцінювання організа­ційних результатів






Відповідність тенден­ціям розвитку ринку

Оцінювання організа­ційних результатів




Критерії ефектив­ності організацій­ної діяльності

Впорядкованість ор­ганізаційної діяль­ності

Оцінювання організа­ційних результатів



Оперативність в ухва­ленні рішень

Оцінювання організа­ційних результатів



Доцільність дій, що здійснюються

Оцінювання організа­ційних результатів


Розглянемо, як застосовуються деякі з найбільш важливих критеріїв ефективності організації.

Економічність характеризує ступінь використання органі­заційних ресурсів і дає можливість оцінити результативність системи стосовно витрат, її можна виразити як відношення фактичних витрат, пов’язаних з діяльністю, до їх нормативної або планової величини. Величина фактичних витрат визна­чається на основі даних бухгалтерського обліку та звітності. Для визначення планової величини витрат можна використо­вувати прогнозні та експертні оцінки, нормативи. Якщо фак­тичні витрати не перевищують нормативної величини, можна говорити про економічність діяльності організації.

Дієвість характеризує ступінь досягнення організацією поставлених цілей. Наприклад, головною метою і призначен­ням організаційної системи є забезпечення високої економіч­ної та соціальної ефективності функціонування організації на основі оптимізації взаємодії елементів та підвищення органі­зованості системи. Виміряти дієвість можна шляхом оціню­вання ступеня досягнення її основних цілей.

Упорядкованість організаційної діяльності розуміється як ступінь регламентації та врегульованості процесів, що здійс­нюються в організації. В загальному випадку впорядкованість є проявом організованості системи. Проте саме по собі застосу­вання правил не гарантує високої ефективності. Іноді доціль­ним є надання більшої свободи дій і самостійності. Крім того, можливі правила, що призводять до зниження ефективності та негативно впливають на продуктивність. Тому впорядкова­ність організаційної діяльності повинна поєднувати певну сво­боду в ухваленні рішень з чіткою регламентацією часу виконання окремих робіт і стандартизацією типових ситуацій щодо забезпечення функціонування та вдосконалення організації системи. Для оцінювання впорядкованості організаційної ді­яльності можна використовувати такі показники: частка ор­ганізаційних норм та нормативів у загальній кількості норма­тивної документації; частка типових проектних рішень в кіль­кості ситуацій, що вирішуються; якість процесів комунікацій, джерел інформації та документообігу між учасниками процесу організації; рівень збалансованості функцій організації.

Оперативність характеризує здатність підрозділів органі­зації швидко виявляти відхилення, що виникають у процесі діяльності, та вчасно ліквідовувати їх. Оцінювання оператив­ності передбачає виявлення ефекту організації, що отримуєть­ся в результаті своєчасного вживання необхідних організацій­них заходів та дії на перебіг діяльності організації. Основними вимірниками оперативності організаційної діяльності можуть стати: частка своєчасно обробленої документації в загальному її обсязі; частка порушень, ліквідованих у стислий термін, в їх загальній кількості; рівень виконання організаційних функ­цій; відносне зниження обсягу продукту організації внаслідок нераціонального використання робочого часу та неритмічної роботи підрозділів. Підвищення оперативності дає змогу уник­нути втрат, пов’язаних з порушенням безперервності процесу діяльності, зниженням якості продукту.

При оцінюванні ефективності діяльності системи організа­ції важливо оцінити всі сторони та аспекти ефективності. Це можливо за умови використання зазначених критеріїв і від­повідних показників.
10.4. Оцінювання ефективності діяльності організації

Одним із способів оцінювання ефективності організації є метод послідовного порівняння за допомогою стандартних оці­нок, коли вимірювання ефективності проводиться шляхом ек­спертного розрахунку значень окремих показників за групами критеріїв і визначення їх відносної значимості за інтервальною шкалою. В узагальненому вигляді схема оцінювання ефектив­ності з використанням цього методу наведена на рис. 10.2.

Так, на першому етапі цього підходу відбувається ідентифі­кація організаційної системи, яка полягає у виявленні особли­востей функціонування організації. На цьому етапі визнача­ються функції, цілі й організаційні ресурси системи, встанов­люються вимоги, що висуваються, і можливості їх задоволення в конкретних умовах.

Другий етап — формування критеріїв і вимірників ефек­тивності — включає визначення основних напрямів оціню­вання і критеріїв ефективності. Критерії виступають як необ­хідна передумова винесення ухвали про рівень ефективності організації, кожний з яких характеризується за допомогою низки показників. Відбір показників здійснюється на основі таких вимог: використовувані вимірники мають фіксувати фактичний рівень ефективності і одночасно враховувати зав­дання аналізу та управління економічними процесами на ос­нові виявлення різних причинно-наслідкових зв’язків.

Завершальною процедурою формування системи критеріїв є їх ранжування за ступенем впливу на ефективність організа­ції. Ранжування здійснюється за кількісною шкалою в діапа­зоні від 0 до 10. Максимальна оцінка надається характеристи­ці, що має найбільшу перевагу. Якщо позначити оцінку ознаки і у експерта через а.., то відносну увагу показника можна розра­хувати за формулою

(10.1)










1. Ідентифікація органі­заційної системи: визна­чення змісту функцій си­стеми, виявлення зовніш­ніх і внутрішніх умов функціонування, встанов­лення цілей та організа­ційних ресурсів



Формування критеріїв та вимірників ефектив­ності:

виявлення най­більш істотних ознак ефективності та

показ­ників їх оцінювання
























Організаційна система
Перелік критеріїв та показників


2.1. Ранжування крите­ріїв за їх значимістю та побудова шкал корисності
3. Оцінювання ефектив­ності організаційної си­стеми: розрахунок фак­тичних значень показ­ників, перетворення одер­жаних числових оцінок у бали


Профіль ефективності організаційної системи
[ Показники значимості, І шкала корисності

4. Аналіз стану ефектив­ності діяльності системи організації: визначення резервів ефективності, відносна оцінка значимості показників, вибір напрям­ків підвищення ефектив­ності

Рис. 10.2. Алгоритм оцінки ефективності діяльності організації

Показник, що має найбільшу вагу, отримує ранг 1. Для кожного найбільш важливого критерію розробляється шкала корисності з інтервалом 0—1,0. Основним призначенням шкали є перетворення різнорідних вимірників у еквівалентні їм бали. Приклад побудови такої шкали подано на рис. 10.3. У на­шому випадку 0 означає найнижчий рівень результативності для цього критерію; 0,1 — дуже поганий рівень; 0,2 — поганий рівень; 0,3 — задовільний рівень; 0,5 — хороший рівень; 0,7 — дуже хороший рівень і 1,0 — найвищу результатив­ність.

На третьому етапі — оцінювання ефективності організа­ційної системи — проводяться розрахунок фактичних значень показників і перетворення одержаних числових оцінок у бали за допомогою шкали корисності. Бальні оцінки використову­ються для побудови профілю ефективності, при складанні яко­го необхідно висловити думку за кожною характеристикою на основі її кількісної оцінки та здійснити порівняння, оперуючи поняттями «добре», «задовільно».

Четвертий етап — аналіз ефективності організації — включає розрахунок резервів зміни ефективності, відносну

оцінку значимості критеріїв для підвищення результативності системи, встановлення напрямів її реорганізації.

Резерв зміни ефективності ) характеризує величину не­використаних можливостей та підвищення за конкретним критерієм і показує необхідність вдосконалення системи в цьо­му напрямі:


(10.2)
=(1-БА -Б ),

у опт’

де Б — бал, еквівалентний фактичному значенню показника за шкалою корисності; Бопт — оптимальна бальна оцінка по­казника. Чим ближче Б до Бопт , тим вищий рівень ефектив­ності за заданою характеристикою.

Оскільки критерії мають різну вагу для ефективності, то виникає необхідність у відносній оцінці їх значимості. Най­більш раціональним підходом до відносної оцінки є синтез по­казників резерву ефективності і ваги критерію:

де (?л — відносна оцінка значимості і-го критерію.

Критерій, що має максимальну оцінку ^|!, визначає «вузь­ке місце» ефективності. Тому черговість проведення заходів щодо реорганізації системи встановлюється відповідно до зна­чення С? .
10.5. Оцінювання ефективності організаційних систем

Оцінка ефективності організаційних систем проводиться з метою вибору найбільш раціонального варіанта структури або способу її вдосконалення. Ефективність організаційної струк­тури має оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління. Комплек­сний набір критеріїв ефективності системи управління фор­мується з урахуванням двох напрямів оцінювання її функціо­нування:

Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів організаційної структури є можливість найповнішого і стійкі­шого досягнення кінцевої мети системи управління за менших витрат на її функціонування. Критерієм ефективності заходів щодо вдосконалення організаційної структури є можливість повнішого та стабільнішого досягнення встановленої мети або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких повинен за нормативний термін перевищити виробничі ви­трати.

Принципове значення для оцінювання ефективності систе­ми управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який береться за нормативний. У процесі оцінювання ефективності організаційної структури можуть бути використані такі групи показників:

У теорії організації розроблено кількісні методи вивчення залежності між кінцевим результатом, досягнутим організа­цією, і продуктивністю апарату управління, яка може визна­чатися як кількість виробленої організацією кінцевої про дукції, що припадає на одного працівника апарату управління. Для цього використовуються такі коефіцієнти.

1. Коефіцієнт ефективності організаційної структури уп­равління ): р

де Ро — кінцевий результат (ефект), одержаний від функціону­вання організаційної структури управління; Зу — затрати на управління (фонд оплати праці, витрати на утримання при­міщень, придбання та ремонт оргтехніки, приймання та пере­дачу управлінської інформації). 2. Коефіцієнт ланковості л):

Кя=^, (Ю.5)

.

де Пл — фактична кількість наявної організаційної структу­ри; Я — оптимальна кількість ланок організаційної струк тури.

3. Коефіцієнт територіальної концентрації т к):

де П — кількість організацій певного типу в регіоні діяльності досліджуваної організації; П — площа регіону. 4. Коефіцієнт дублювання функцій (К ):


(10.7)
К

V о.з

~

де Ко з — кількість робіт, закріплених за декількома підроз­ділами; К — нормативна кількість робіт.

5. Коефіцієнт надійності системи управління аая)’-

— загальна

де К — кількість нереалізованих рішень; Язаг кількість рішень, прийнятих у підрозділі. 6. Ступінь централізації функцій ц):


(Ю.9)
К -—— ц~ Р

•* Л

де Р — кількість прийнятих рішень при виконанні цієї фун­кції на верхніх рівнях управління; Рф — загальна кількість прийнятих рішень на всіх рівнях управління.
7. Коефіцієнт ефективності використання інформації е.):

(10.10)

де Іе в — кількість випадків ефективного використання доку­менту; / —інформація на вході.

Вся робота щодо проектування організаційних структур управління припускає ухвалення нестандартних організацій­них рішень з урахуванням зовнішнього і внутрішнього середо­вища.
Питання для самоконтролю

  1. Дайте визначення поняттю «ефективність діяльності організації».

  2. Коли організацію можна назвати ефективною?

  3. Охарактеризуйте модель ефективності діяльності ор­ганізації.

  4. Чи може економічно ефективна організація бути соці­альна ефективною?

  5. Які чинники визначають ефективність організації?

  6. Назвіть критерії організаційної ефективності та види ефектів.

  7. Охарактеризуйте алгоритм оцінювання ефективності діяльності організації.

  8. Дайте характеристику методики оцінювання ефек­тивності організаційних систем.

  9. Охарактеризуйте критерії оцінювання ефективності організаційних систем.

10. Які показники можуть використовуватися у процесі оцінювання ефективності організаційної структури?
1   2   3   4   5   6   7   8   9


Розділ 9 . ІНФОРМАЦІЙНО - АНАЛІТИЧНІ ТЕХНОЛОГІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации