Курсовая работа - Составление описей по личному составу - файл n1.doc

Курсовая работа - Составление описей по личному составу
скачать (250.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc251kb.01.06.2012 11:03скачать

n1.doc



ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Курсовая работа по дисциплине

«Архивоведение»

на тему

«Составление описей по личному составу»

Выполнил:

ст-ка гр.00 АА 01

И.О.Фамилия

Проверил:

И.О.Фамилия

2011

Содержание:


Введение

Термин «архивоведение» был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в 1804 году. Наукой, архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описании документов, материалов, а также теоретически обобщенных по основным процессам архивной работы.

В 1869 году на первом археологическом съезде в Москве Палачев выступил с докладом «Архивы», положившему начало русскому архивоведению. В 1887 году Андреевский издал лекции под названием «Наука об архивах». В 1890 году он же опубликовал во 2 томе энциклопедического словаря Брокгауза и Эранта статью архивоведения статья называлась «Архивоведение или наука об архивах».

В 1904 году увидели свет лекции преподаватели Воронова под названием «архивоведение». В 1902 году появилась первая монография Самоквасова (архивное дело России). В 1910 году – увидел свет обширный сборник статей по архивоведению под редакцией Зуборева.

Основы законодательства РФ об архивном фонде – это первый за всю историю страны законодательный акт, регламентирующий постановку архивного дела. Основы законодательства об архивном фонде принял верховный совет РФ. 7 июля 1993 года заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы. Устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов.

1 Составление описей по личному составу

На документы постоянного и долговременного сроков хранения в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» составляется опись – «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке.

Внутри года дела в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Лицевые счета за 2004 год. Том 1

То же Том 2

То же Том 3


Графа описи «Примечания» обычно в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» не используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием должности, утверждается директором ЗАО «Пензаэлектросетьстрой». Если служба кадров представляет собой крупное подразделение, как в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в 2х (при наличии ЭК – в 3х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3й будет подшит к протоколу ЭК).

На основе описей дел ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.
Документ по личному составу – это архивный документ, отражающий трудовые отношения работника с работодателем.

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы со сроком хранения 75 лет. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу (пример данной описи в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» находится в Приложение Б). К таким структурным подразделениям относятся, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т.п. После этого в организации (в данном случае в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой») составляется сводная опись дел по личному составу, причём опись дел, предоставленная кадровым отделом, является основой сводной описи.

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются:


Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.

Чаще всего описи дел по личному составу составляются по хронологически-номинальному принципу или по номинально-хронологическому. Т.е. либо основой описи считается год, а документы внутри располагаются по видам документов, либо основой описи становится вид документа, а сами документы располагаются в хронологическом порядке в течение описываемого года с января по декабрь. Тематический, предметный, алфавитный принципы составления описей дел по личному составу считаются наименее целесообразными, но часто используются для судебно-следственных дел организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Форма описи дел унифицирована.

Опись документов предоставляет возможность оперативно и точно ориентироваться в массиве документов и своевременно получать всю необходимую информацию, например, при составлении справки о трудовом стаже. Ведь именно опись в кратчайшие сроки предоставляет сведения о порядковом номере дела, в котором хранится необходимый приказ или другой документ.
1.1 Формирование дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

1.2 Оформление документов по личному составу

К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» к документам по личному составу относятся:


В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» (Приложение А) документы для оформления дел по личному составу оформляются следующим образом:
Заявление о приеме на работу:

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

При поступлении на работу в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты:

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).
Приказы по личному составу:

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач

Приказы подразделяются на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу издаются руководителем в случаях оформления приема на работу, перевода на другую работу, прекращения действия трудового договора (увольнения с работы), предоставления всех видов отпусков, командирования работника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обязательные реквизиты:


Трудовая книжка:

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего в данную организацию впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: «Мехколонна №41» с 10.02.1994 переименовано в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.1994), в графе 3 –указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 – основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Личное дело:

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой», но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Личная карточка формы Т-2:

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются:

Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения.

Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

В ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Заключение
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела по личному составу (75 лет хранения), прошедшие экспертизу ценности, составляется архивная опись документов. Опись дел составляется после завершения оформления дел.

Архивная опись дел представляет собой систематизированный перечень документов с указанием их порядковых номеров. Она помогает не только учитывать документы и обеспечивать их сохранность, но и облегчает поиск необходимых материалов.

Эти документы являются подтверждением стажа работника, занимаемой должности, размера заработной платы и отчислений в пенсионный фонд. Поэтому они имеют очень важное значение как для работников, так и для работодателей.
Список использованной литературы:


  1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005

  2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

  3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998

  4. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001

  5. Лекции по дисциплине «Архивоведение»

  6. http://archives.su/

  7. http://a-centr.ru/

Приложение А

Историческая справка

ЗАО «ПЕНЗАЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ»


Пензенская областная контора «Сельэлектро» организована приказом народного комиссариата земледелия РСФСР от 10.05.1945г. с непосредственным подчинением Главному управлению по электрификации.

На основании приказа Пензенской областной строительно-монтажной конторы «Главсельэлектро» от 10.01.1947г. Пензенская областная контора переименована в Пензенскую строительно-монтажную контору «Главсельэлектро».

В целях улучшения руководства строительно-монтажными организациями по электрификации сельского хозяйства РСФСР приказом государственного производственного комитета по энергетике и электрификации СССР от 06.06.1964г. №45-а на базе пензенского областного строительно-монтажного управления «Сельэлектрострой» были образованы:

В ПМК-41 вошли: Терновский мехотряд №4, Чаадаевский мехотряд №2, Лунинский мехотряд №1, Белинский мехотряд №3.

Согласно приказу от 22.11.1965г. №149 Лунинский мехотряд расформирован.

Согласно приказу Пензенской механизированной колонны от 18.10.1968г. №78 образован Неверкинский мехотряд.

Согласно приказу Министерства энергетики и электрификации СССР от 10.02.1970г. №5-а образован Нижнеломовский мехотряд.

В августе 1970г. Белинский мехотряд был расформирован.

Согласно приказу от 15.05.1974г. №60 Нижнеломовский мехотряд ликвидирован.

В 1974-1976гг ПМК-41 имела механизированные отряды:

В 1977г. ПМК-41 имела механизированные отряды:

Согласно приказу от 30.12.1977г. №172 образован Сердобский механизированный отряд.

Согласно приказу от 30.08.1978г. №107 организован Лунинский прорабский участок.

С 01.01.1982г. Чаадаевский мехотряд ликвидирован (вошел в состав Терновского мехотряда)

Во исполнение приказа Главного управления по строительству сельских электросетей по РСФР Министерства энергетики и электрификации СССР от 11.05.1986г. №83 Пензенская мехколонная №41 была передана «Саратовсельэлектросетьстрой».

Решением комитета по управлению имуществом от 24.07.1992г. №293 Пензенская механизированная колонна №41 преобразована в товарищество с ограниченной ответственностью «Мехколонна №41».

Постановлением Главы администрации Железнодорожного района г.Пензы от 10.02.1994г. №75ТОО «Мехколонна №41» преобразована в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой».

На сегодняшний день ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» находится в стадии банкротства.


Приложение Б

Опись №2 дел по личному составу

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«ПЕНЗАЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ» Директор

(Пензенская мехколонна №41) ЗАО «Пензаэлектросетьстрой»

Фонд №14

Опись №2 _____________К.Ю.Павленко

дел по личному составу «___»________2008г.

за 1945-2004гг.




п/п

Заголовки дел

Крайние даты

Кол-во листов

Приме-

чание

1

2

3

4

5




1945 год










1

Приказы с №1 по №139 по личному составу

10.05.1945

12.06.1945

54




2

Лицевые счета за 1945 год. Том 1

Май-декабрь

57




3

То же Том 2

Май-декабрь

14







1946 год










4

Лицевые счета за 1946 год.




280







1947 год










5

Лицевые счета за 1947 год.




281







1948 год










6

Лицевые счета за 1948 год. Том 1




181




7

То же Том 2




24




8

То же Том 3




239




9

То же Том 4




199







1949 год










10

Лицевые счета за 1949 год. Том 1




87




11

То же Том 2




112




12

То же Том 3




282




13

То же Том 4




261




14

То же Том 5




266







1950 год










15

Приказы с №1 по №121 по личному составу

02.01.1950

27.12.1950

50




16

Приказы с №1 по №36 по личному составу

06.01.1950

11.02.1950

41




17

Приказы по личному составу

04.01.1950

25.12.1950

183




18

Приказы с №1 по №21 по личному составу

02.01.1950

18.01.1950

17




19

Лицевые счета за 1950 год. Том 1










20

То же Том 2










21

То же Том 3










22

То же Том 4













2004 год










1

2

3

4

5

580

Приказы по личному составу

04.01.2004

28.12.2004

176




581

Приказы по личному составу

08.01.2004

31.12.2004

216




582

Лицевые счета за 2004 год. Том 1




91




583

То же Том 2




153




584

То же Том 3




203




585

То же Том 4




227




586

Личные карточки за 2004 год. По форме Т-2




182





















В данную опись включено 586 (Пятьсот восемьдесят шесть) дел с №1 по №586
Опись составила ______________________ О.П.Шмелева

Итоговую запись к описи за 1945-2004г. заверяю _________________________

Бухгалтер ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» _____________________ А.А.Беляева


Приложение В

Опись №2 дел по личному составу

справленный вариант)

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«ПЕНЗАЭЛЕКТРОСЕТЬСТРОЙ» Директор

(Пензенская мехколонна №41) ЗАО «Пензаэлектросетьстрой»

Фонд №14

Опись №2 _____________К.Ю.Павленко

дел по личному составу «___»________2008г.

за 1945-2004гг.




п/п

Индекс дела

Заголовки дел

Крайние даты

Кол-во листов

Приме-

чание

1

2

3

4

5

6







1945 год










1

02-01

Приказы с №1 по №139 по личному составу

10.05.1945

12.06.1945

54




2

08-01

Лицевые счета за 1945 год. Том 1

Май-декабрь

57




3

08-01

То же Том 2

Май-декабрь

14










1946 год










4

08-02

Лицевые счета за 1946 год.




250










1947 год










5

08-03

Лицевые счета за 1947 год.




250










1948 год










6

08-03

Лицевые счета за 1948 год. Том 1




181




7

08-03

То же Том 2




24




8

08-03

То же Том 3




239




9

08-03

То же Том 4




199










1949 год










10

08-04

Лицевые счета за 1949 год. Том 1




87




11

08-04

То же Том 2




112




12

08-04

То же Том 3




250




13

08-04

То же Том 4




249




14

08-04

То же Том 5




250










1950 год










15

02-02

Приказы с №1 по №121 по личному составу

02.01.1950

27.12.1950

50




16

02-03

Приказы с №1 по №36 по личному составу

06.01.1950

11.02.1950

41




17

02-03

Приказы по личному составу

04.01.1950

25.12.1950

183




18

02-04

Приказы с №1 по №21 по личному составу

02.01.1950

18.01.1950

17




19

08-05

Лицевые счета за 1950 год. Том 1










20

08-05

То же Том 2










21

08-05

То же Том 3










22

08-05

То же Том 4










1

2

3

4

5

6







2004 год










580

02-05

Приказы по личному составу

04.01.2004

28.12.2004

176




581

02-05

Приказы по личному составу

08.01.2004

31.12.2004

216




582

08-06

Лицевые счета за 2004 год. Том 1




91




583

08-06

То же Том 2




153




584

08-06

То же Том 3




203




585

08-06

То же Том 4




227




586

01-11

Личные карточки за 2004 год. По форме Т-2




182























В данный раздел описи внесено 586 (Пятьсот восемьдесят шесть) дел с №1 по №586
Инспектор отдела кадров _______________________ О.П.Шмелева

«__»_________2008г.
СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

ЗАО «Пензаэлектросетьсрой»

От _________ №_______



ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации