Лабораторная работа - Изготовление конфиденциальных документов - файл n1.doc

Лабораторная работа - Изготовление конфиденциальных документов
скачать (273.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc274kb.30.05.2012 11:00скачать

n1.doc

Отчет

по лабораторной работе №3

«Изготовление конфиденциальных документов»
по дисциплине «Защита и обработка конфиденциальных документов»
БАРНАУЛ 2008

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка


Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка



Бланки документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений

Допускается использование бланков форматов:

А3 (420*297 мм) и А6

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым

Правила оформления реквизитов

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
ПРИКАЗ

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются:

2) по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):


Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

Формуляр приказа:

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив, предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория"

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория"

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

123100 Москва

Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

Например:

вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиться с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Конфиденциально

ОАО «Оренбургнефть»

Улица Гагарина, 30, г.Бузулук, 888888

Экз. №___


«____»__________200__ г. № ________

Об употреблении словоформ
В связи с повторным случаем обнаружения в исходящем коммерческом предложении

ОАО «Оренбургнефть» фразы «..и Заказчег с другой стороны..»,
П Р И К А З Ы В А Ю:
1.Приравнять употребление в корпоративной разговорной речи слов «превед», «красавчег», «пеши», «исчо», «аффтар», «жжот», «первонах», «ржунимагу», «пацсталом» и прочих так называемых «падонаффских» словоформ к нецензурной лексике.

2.За употребление указанных слов и словоформ в рабочее время на рабочем месте и на объектах Компании штрафовать замеченных содрудников на сумму 50 р. за каждое слово, но не более 500р. по совокупности за произнесенную фразу.

3.Контроль за исполнением приказа возложить на директора департамента по работе с персоналом Гришина А.А.
Генеральный директор _Берман И.О.




Организация
И.О. Фамилия


Конфиденциально

ОАО «Оренбургнефть»

Улица Гагарина, 30, г.Бузулук, 888888

Экз. №___

Без приложения не конфиденциально

___________________________

на №___________ от ___________
Об оформлении писем, направляемых

в _______________________________

Уважаемый ___________!
Службой управления делами осуществлен выборочный анализ писем (70 штук) полученных из Вашего департамента в 2008 году. В результате проделанной работы выделены типичные ошибки при составлении служебных писем.

Прошу Вас обратить особое внимание на качество оформления писем.

При оформлении писем необходимо руководствоваться …………………, разработанным работниками отдела делопроизводства
Приложение 1: Список выбранных писем, №124-к, на 1 стр. в 1 экз.


Уч. № 18/К – Б/03


Директора филиала

______________________И.О. Фамилия

«____»_________________ 2008 г.







Ф.И.О. исполнителя

телефон
Конфиденциально

№ 124-к

Приложение к письму№_____

«___»__________200_ г.


Список выбранных писем

  1. Письмо № 1257 «…»

  2. Письмо № 1437 «…»

  3. Письмо № 1957 «…»










  1. Письмо № 3557 «…»


Отпечатан единственный экземпляр.

Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации