Пилипенко А.А., Пилипенко С.М., Отенко В.І. Менеджмент - файл n15.doc

приобрести
Пилипенко А.А., Пилипенко С.М., Отенко В.І. Менеджмент
скачать (608.5 kb.)
Доступные файлы (25):
n1.doc27kb.25.04.2002 19:43скачать
n2.doc53kb.10.05.2002 07:49скачать
n3.doc24kb.04.05.2002 22:44скачать
n4.doc29kb.15.05.2002 19:04скачать
n5.doc79kb.07.04.2002 13:25скачать
n6.doc214kb.11.05.2002 03:54скачать
n7.doc93kb.04.05.2002 22:14скачать
n8.doc60kb.04.05.2002 22:15скачать
n9.doc71kb.04.05.2002 22:16скачать
n10.doc54kb.04.05.2002 22:18скачать
n11.doc76kb.25.04.2002 20:07скачать
n12.doc100kb.04.05.2002 22:20скачать
n13.doc76kb.01.05.2002 15:50скачать
n14.doc94kb.01.05.2002 16:42скачать
n15.doc85kb.02.05.2002 02:53скачать
n16.doc144kb.02.05.2002 15:51скачать
n17.doc77kb.04.05.2002 22:25скачать
n18.doc66kb.02.05.2002 16:31скачать
n19.doc62kb.02.05.2002 17:52скачать
n20.doc62kb.02.05.2002 18:04скачать
n21.doc129kb.11.05.2002 04:13скачать
n22.doc71kb.03.05.2002 20:24скачать
n23.doc66kb.03.05.2002 01:25скачать
n24.doc106kb.11.05.2002 04:18скачать
n25.doc56kb.04.05.2002 22:09скачать

n15.doc

11. КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ
11.1 Сутність і зміст контролю

Важливою складною функцією менеджменту є контроль. Контроль – це процес виявлення і рішення виникаючих проблем та усунення помилок, коли вони ще не привели до негативних наслідків. Таким чином, контроль забезпечує досягнення головної цілі організації і може використовуватися для стимулювання її успішної діяльності. Контроль повинний бути всеосяжним і кожний менеджер повинний вважати його невід'ємною частиною своїх обов'язків. Контроль це важливий елемент процесу управління й ефективний механізм оцінки його впливу на успішне здійснення завдань підприємства . Всі інші функції менеджменту (організацію, планування і мотивацію) варто розглядати в нерозривному зв'язку з контролем.

Основна причина необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація зобов'язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації, стануть необоротними.

Контроль покликаний усіляко підтримувати все те, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати з запланованим, він відповідає на запитання “Наскільки ми просунулися до ухвалених цілей?”. Керівництво організації одержує можливість визначити, які саме напрямку діяльності організації найбільше ефективно сприяли досягненню її загальних цілей.

Для того, що б контроль міг виконувати свою задачу - забезпечити досягнення цілей організації, він повинний мати наступні властивості:

  1. Стратегічна спрямованість контролю, тобто відбивати загальні пріоритети організації і підтримувати їх.

  2. Орієнтація на результати. Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажані цілі і може сформувати нові цілі, що забезпечують її виживання в майбутньому.

  3. Відповідність справі. Для того щоб бути ефективним , контроль повинний відповідати контрольованому виду діяльності.

  4. Своєчасність контролю. Своєчасність контролю полягає в часовому інтервалі між проведенням вимірів і оцінок, що адекватно відповідає контрольованому явищу. Також усунення відхилень, перш ніж вони приймуть серйозні розміри.

  5. Гнучкість контролю. Контроль, як і плани, повинний бути досить гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.

  6. Простота контролю. Для того щоб бути ефективним, контроль повинний відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю і реалізуючих її.

  7. Економічність контролю. Щоб контроль був економічно вигідний, відношення витрат до можливого прибутку в нього повинно бути досить низьким.

Функція контролю в організації включає п’ять основних складових:

  1. Моніторинг зовнішнього середовища організації – вивчаються фактори, які суттєво впливають на організацію або які важливі для визначення стратегії.

  2. Контроль ефективності діяльності організації – життєво необхідний для виживання та успіху організації. Здійснюється за допомогою критеріїв ефективності діяльності, які пов’язують результати і витрачені ресурси.

  3. Контроль досягнення цілей - проводиться шляхом визначення фактичних значень параметрів і їх порівняння з запланованими. Визначаються відхилення і їх допустимість.

  4. Контроль внутрішнього середовища організації - перевірка грамотності цілепологання на основі аналізу прийнятих рішень. Контролюється проведення операцій і дотримання технологій. Аналізується ефективність організаційних структур. Особливу увагу приділяють оцінки ефективності менеджменту у зв’язку з його впливом на поведінку людей в організації.

  5. Виявлення резервів – формально не входить у функцію контролю, але здійснюється за її допомогою.

11.2. Види контролю

Існують три основних види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль – процес перевірки готовності до виконання робіт, проводиться до їхнього початку. Це випереджаючий контроль, що повинний ідентифікувати, виявляти і запобігати відхиленням перш, ніж вони можуть виникнути. Основними засобами такого контролю є виконання визначених правил і процедур поводження, яких повинні дотримувати працівники, щоб забезпечити реалізацію запланованих завдань. На підприємстві використовується попередній контроль людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організації за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. У багатьох організаціях попередній контроль продовжується і після їхнього наймання в ході курсу навчання. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що зайняті працівники будуть працювати ефективно.

Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий і попередній контроль використовуваних матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситися також забезпечення їхніх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний, фінансовий план), що дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тім змісті, що він дає впевненість, коли організації буде потрібно наявні засоби ці засоби в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють тим самим кому-небудь у цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль проводитися безпосередньо в ході виконання робіт. Він складається з моніторингу поточної діяльності, спрямований на перевірку дотримання стандартів. У його основі знаходяться нормативні показники, правила, керуючи положення. Найбільше часто його об'єктом бувають підлеглі працівники, яких контролює їхній начальник. Регулярна перевірка діяльності підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволяють усунути відхилення від планів, положень і інструкцій. Поточний контроль базується на виявленні фактичних результатів, одержуваних після проведення робіт шляхом зворотного зв'язку (найпростіший приклад зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота не задовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.)

Відхилення в системі управління можуть бути викликані як внутрішніми так і зовнішніми факторами.

Заключний контроль здійснюється після виконання роботи з результатів зворотного зв'язку. Такий вид контролю забезпечує керівників інформацією, що може знадобитися в майбутньому, якщо передбачаються аналогічні роботи. Крім цього, порівняння фактичних результатів із запланованими дає можливість одержати інформацію про проблеми, що виникли в ході робіт. Дані контролю використовуються також для мотивації, порівнюючи мотиваційний виторг із досягнутим рівнем результатів. Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачаються проводити в майбутньому.
11.3. Етапи проведення контролю
У процедурі контролю можна виділити три етапи: вироблення стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і прийняття необхідних коригувальних дій (Рис.11.1)

На першому етапі контролюється відповідність запланованих показників виробництва встановленим стандартам. Стандарт - це конкретні цілі, що піддаються виміру і мають часовий характер. При їхньому виборі виходять із загальних цілей і стратегій підприємства. Стандарти встановлюють показники результативності об'єкта управління для всіх ділянок виробництва, охоплених плануванням. Вони дають можливість менеджеру зіставити реально виконану роботу з запланованою і вчасно коректувати дії. Одночасно легко встановлюються кількісні показники результативності по прибутку, собівартості, обсягу виробництва і реалізації, вартості матеріалів.




Рис. 11.1. Модель прогресу контролю

На другому етапі контролю реально досягнуті результати зіставляють зі стандартами і визначають масштаб відхилень. На цьому ж етапі дається оцінка результатам роботи, на основі якої, приймається рішення по коректуванню планів.

Для забезпечення успішної роботи системи контролю менеджменту необхідно обов'язково інформувати виконавців про оцінку їхньої роботи для прийняття відповідних рішень. Тільки за таких умов можливе встановлення ефективного зв'язку між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинний їх виконувати.

На третьому етапі проводиться оцінка отриманих результатів. Порівнюючи їх зі стандартами, менеджер визначає необхідні дії (ліквідувати відхилення. Переглянути стандарт чи залишити все незмінним.)

Основна ціль контролю складається в тому, щоб домогтися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змусив би її функціонувати відповідно до плану. Система контролю, що не дозволяє усунути серйозні відхилення перш ніж вони переростуть у великі проблеми - безглузда. Проведене коректування повинне концентруватися на усунення дійсної причини відхилення і домогтися повернення організації до правильного образа дій.

Здійснення коректування може бути досягнуте шляхом поліпшення значення внутрішніх перемінних факторів даної організації, удосконалення функцій управління технічних процесів. Важливо підкреслити, що менеджер повинний спочатку переконатися, що дії по коригуванню, не створять додаткових труднощів.

Не всі помітні відхилення від стандартів варто усувати. Іноді самі стандарти можуть виявлятися нереальними , тому що вони ґрунтуються на планах, а плани це лише прогнози майбутнього, при перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

11.4. Система управлінського контролю

Сучасні організації поступово відмовляються від прямого ієрархічного контролю на користь більшої децентралізації, розподілу інформації і наділення владою співробітників. Важливою складовою концепції децентралізованого контролю є система управлінського контролю, що включає фінансовий аналіз, бюджети, управління за цілям, статистичні звіти, оскільки без цього неможлива ні ідентифікація проблем, ні корегування впливу. Дана сукупність є інтегрованою системою управління і спостереження за діяльністю організації. Система контролю має життєво важливе значення як для невеликих компаній так і для визнаних корпорацій.

Ґрунтуючись на загальному стратегічному плані, у якому сформульовані довгострокові цілі організації, визначені на заглибленому аналізі сильних і слабких сторін організації, сприятливих зовнішніх можливостей і потенційних погроз, вищий менеджмент зобов'язаний розробляти фінансові прогнози, аналізувати відносні фінансові показники, використовувати фінансовий аудит для оцінки внутрішніх операцій. Кожний з цих елементів контролю базується на фінансових звітах. Саме вони містять необхідну для контролю інформацію - балансовий звіт, звіт про фінансові результати і їхнє використання. Більшість значимих даних для аналізу і контролю надані у виді відносних показників таких як коефіцієнти ліквідності, активності прибутку тощо. Менеджер повинний вміти інтегрувати фінансові показники, причини виникаючих проблем і знаходитися правильні рішення.




Рис. 11.2 Взаємозв'язок бюджетів та центрів відповідальності

Основний засіб контролю на середньому рівні - бюджет. Це найбільше широко розповсюджена контрольна система над ресурсами і доходами. Бюджет складається для кожного підрозділу організації, при цьому він розглядається як один з центрів відповідальності. Центр відповідальності – основна одиниця аналізу системи бюджетного контролю. Виділяють чотири типи центрів відповідальності - центри витрат , доходу, прибутку й інвестицій. Кожний з центрів розробляє відповідні бюджети. На рис. 11.2. показаний їхній взаємозв'язок.

В даний час, крім розглянутих методів контролю широко розповсюдження отримують нові методи такі як, економічні системи додаткової вартості, калькуляція витрат по видах діяльності, відкрите управління тощо.

Новим словом в управлінні стала поява функціонально відокремленого напрямку економічної роботи на підприємстві - контролінгу, що включає збір і обробку інформації для прийняття управлінських рішень, здійснення функцій контролю, підготовку рекомендацій для прийняття управлінських рішень.

Контролінг – нове явище в теорії і практиці сучасного управління, що виникло в результаті поєднання економічного аналізу, планування управлінського обліку і менеджменту. Ціль контроллинга - забезпечення виживання підприємства і контроль за рухом підприємства до призначеної цілі. У системі контроллингу акценти зміщаються з простого фіксування минулих фактів убік перспективного, випереджального контролю, а також оперативного відстеження поточних подій, у фокусі контролю виявляється не минуле, а сьогодення і майбутнє.
Контрольні запитання

  1. Дайте визначення поняттю «Контроль виконання».

  2. Яка роль контролю та його функції.

  3. Назвіть основні типи контролю з погляду часу їхнього здійснення?

  4. На які етапи розпадається процес контролю?

  5. У чому складається взаємозв'язок між плануванням і контролем .

  6. Чому формування бюджету настільки важливо для процесу контролю?

  7. Наведіть характеристику ефективного контролю?

  8. Що являє собою система управлінського контролю.

  9. Чому контроллинг є основним інструментом управління в сучасних умовах.








11. КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации