Пилипенко А.А., Пилипенко С.М., Отенко В.І. Менеджмент - файл n11.doc

приобрести
Пилипенко А.А., Пилипенко С.М., Отенко В.І. Менеджмент
скачать (608.5 kb.)
Доступные файлы (25):
n1.doc27kb.25.04.2002 19:43скачать
n2.doc53kb.10.05.2002 07:49скачать
n3.doc24kb.04.05.2002 22:44скачать
n4.doc29kb.15.05.2002 19:04скачать
n5.doc79kb.07.04.2002 13:25скачать
n6.doc214kb.11.05.2002 03:54скачать
n7.doc93kb.04.05.2002 22:14скачать
n8.doc60kb.04.05.2002 22:15скачать
n9.doc71kb.04.05.2002 22:16скачать
n10.doc54kb.04.05.2002 22:18скачать
n11.doc76kb.25.04.2002 20:07скачать
n12.doc100kb.04.05.2002 22:20скачать
n13.doc76kb.01.05.2002 15:50скачать
n14.doc94kb.01.05.2002 16:42скачать
n15.doc85kb.02.05.2002 02:53скачать
n16.doc144kb.02.05.2002 15:51скачать
n17.doc77kb.04.05.2002 22:25скачать
n18.doc66kb.02.05.2002 16:31скачать
n19.doc62kb.02.05.2002 17:52скачать
n20.doc62kb.02.05.2002 18:04скачать
n21.doc129kb.11.05.2002 04:13скачать
n22.doc71kb.03.05.2002 20:24скачать
n23.doc66kb.03.05.2002 01:25скачать
n24.doc106kb.11.05.2002 04:18скачать
n25.doc56kb.04.05.2002 22:09скачать

n11.doc

7. СИСТЕМА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ

МЕНЕДЖМЕНТУ
7.1. Інформаційне забезпечення менеджменту
Одним з найважливіших інструментів менеджменту являється інформація. Під інформацією в управлінні слід розуміти сукупність відомостей про процеси, що протікають як в організації так і за її межами, і які являються основою прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення менеджменту складається з збору, нагромадженні, переробці, збереженні, пошуку, передачі інформації необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Від рівня реалізації даних процесів залежить ефективність систем управління організацією. Інформація використовується для: спостереження за ходом роботи й оцінки її ефективності; одержання сигналу про необхідність втручання в процес роботи керованої системи; перевірки виконання й оцінки отриманих результатів; вироблення стратегії і тактики функціонування організації; планування нововведень; прогнозування ринкових процесів та інше.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами відповідних управлінських ланок і управлінських рішень, що приймаються, а також необхідним рівнем якості інформації. У число значимих відмітних властивостей інформації входять час, зміст і форма ( рис. 7.1.).

Для сучасних умов характерне застосування високоефективної інформаційної системи, заснованої на використанні новітніх технічних засобів автоматизованої обробки цифрової і текстової інформації, програмного забезпечення і людських ресурсів, внутрішніх і зовнішніх каналів зв'язку.

Основними компонентами інформаційної системи є банк і база даних. Банк даних – комплекс, що включає спеціальні структури організації інформації, алгоритми, спеціальні мови, програмні і технічні засоби, що забезпечують створення й експлуатацію систем нагромадження інформації, її відновлення, коректування і багатоаспектне використання. Основні вимоги до банку даних: интегрованість баз даних і цілісність кожної з них; незалежність; мінімальна надмірність збережених даних; здатність до розширення. Ефективне функціонування банку даних припускає забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу чи випадкового знищення збережених даних. Користування банком даних прискорює процес одержання інформації і забезпечує можливість вибору оптимального рішення.




Час:

- своєчасність

- терміновість

- періодичність

- актуальність


Зміст: форма:

- точність - чіткість

- доцільність - деталі

- повнота - показність

- оптимальність - щільність

Рис.7.1. Характеристика високоякісної інформації

База даних є сховищем спеціально організованих і логічно зв'язаних інформаційних елементів. Це інформаційна модель керованого об'єкта. Вона складається із самих даних, що характеризують діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також свідомостей щодо усіх факторів, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. Набір статистичних показників для бази даних ретельно розробляється й уточнюється, безупинно обновляється на систематичній основі.

Управлінська інформаційна система ( ІС ) являє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Відома безліч способів класифікації ІС і один з них – класифікація по рівнях управління.

Нові інформаційні технології дозволяють проводити збори управлінської команди в кіберпросторі, пропонують нові способи візуалізації інформації, сприяють появі різноманітних підходів до діагностування проблем, прискорюють процеси прийняття складних рішень. Системи підтримки прийняття рішень, географічні ІС, інтегровані ІС, корпоративні мережі дозволяють здійснити значні зміни в організації праці, істотно змінюють бізнес процеси, відкривають нові можливості .


Таблиця 7.1

Основні види інформаційних систем


Операційні ІС – обробляють інформацію, що отримана в ході бізнес-операцій на нижчих рівнях організації.

Інформаційні системи менеджменту - забезпечують прийняття рішень вищим рівнем менеджменту.

Інші інформаційні системи – забезпечують здійснення поточних операцій на різних рівнях.

1. Системи обробки трансакцій реєструють, накопичують, трансформують дані про бізнес операції і генерують необхідну документацію.

1. Інформаційні системи звітності забезпечують інформацію у формі звітів, необхідних для прийняття повсякденних рішень.

1. Системи підтримки групових рішень – це інтерактивна комп'ютерна система, що забезпечує прийняття групових рішень.

2. Системи контролю над виробничими процесами здійснюють моніторинг і контроль трансформаційних процесів.

2. Системи підтримки прийняття рішень забезпечують необхідну в процесі прийняття рішень інтерактивну підтримку.

2. Експертна система сприяє рішенню проблем у вузьких областях діяльності.

3. Офісні автоматизовані системи дозволяють прискорити офісні процедури, сприяють поліпшенню комунікацій і росту продуктивності.

3. Інформаційні системи виконавчого керівництва забезпечують вищих менеджерів спеціальною інформацією






Глобальна мережа Internet і корпоративні мережі, мобільний зв'язок – це мінімальні стратегічні рішення, що дозволяють зберегти конкурентноздатність організації, домогтися підвищення продуктивності і дієвості контролю, адекватно реагувати на зміну зовнішнього середовища.

Управління потребує ефективного обміну інформацією. Такий обмін називається комунікацією. Комунікація та інформація це різні, але пов’язані між собою поняття. Комунікація визначається як передача не просто інформації, а її значення, суті за допомогою символів.

Комунікації мають велике значення для забезпечення успіху організації, тому що якісний обмін інформацією – це основна умова прийняття усіх видів управлінських рішень. Здійснення комунікацій називають зв’язуючим процесом. В процесі обміну сторони грають активну роль: одна – представляє інформацію, а друга – її використовує. Головна проблема комунікації – забезпечення це розуміння інформації, яка являється предметом повідомлення. Можна виділити такі види комунікацій: між організацією і середовищем, що її оточує; комунікації між різними рівнями управління; комунікації між підрозділами; комунікації між керівником та підлеглими; комунікації між керівником та робочою групою; неформальні комунікації.

Обмін інформацією між двома і більше людьми називається комунікаційним процесом, який складається з характерних елементів та етапів. В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елемента:

1. відправник, це особа яка генерує та передає інформацію;

2. повідомлення, це інформація яка представлена у вигляді символів;

3. канал, це засіб передачі інформації;

4. одержувач, це особа, для якої інформація призначена і яка буде її використовувати.

При обміні ін формацією відправник і одержувач проходять декілька етапів. Модель процесу комунікації приведена на рис. 7.2.


Рис. 7.2 Модель процесу обміну інформацією
Для підвищення якості управління необхідна постійно удосконалювати процес комунікацій: пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передачі; налагоджувати якісний зворотній зв’язок; слідкувати за своїми жестами і інтонацією; передавати повідомлення на мові, яка зрозуміла партнеру; бути чуйним до робітників. Удосконалення комунікацій в організаціях здійснюється за допомогою: раціоналізації структури комунікаційного процесу; регулювання інформаційного процесу; удосконалення документообігу; ефективне використання графічних засобів; удосконалення зворотного зв’язку та інформаційних технологій.
7.2. Документальне забезпечення менеджменту

організації
Документальне забезпечення процесів управління являє собою систему операцій, спрямованих на рішення двох задач:

Зміст документів визначається безпосередньо в процесі виконання організаційно-адміністративних і аналітико-конструктивних операцій по кожній функції управління. У змісті документа можна виділити дві частин: перша – не формалізована частина, що вимагає спеціального продумування і рішення в кожнім окремому випадку; друга – формалізована частина, що може бути заздалегідь продумана і вирішена для багаторазового використання. Уніфікація формалізованої частини змісту документів і застосування технічних засобів, що забезпечують цю уніфікацію, - один з найважливіших напрямків удосконалювання документального забезпечення процесів управління.

Обслуговування всіх ланок апарата управління необхідною їм документованою інформацією можна розділити на дві фази: до першого відносяться операції оформлення оригіналів документів, їхнє копіювання, розмноження, реєстрація, контроль; у другу фазу входять операції транспортування, збереження, прийом і видача документів. Усі ці операції з документами в даний час прийнято відносити до сфери діловодства.

Документальне забезпечення є невід'ємною частиною будь-якої функції управління, оскільки жодна з них не може обійтися без підготовки, передачі, оформлення, збереження і використання документів. У загальному обсязі робіт з виконання функцій управління ці операції займають 25-30%, впливають на оперативність, економічність і надійність роботи апарата управління.

Особливістю документального забезпечення є те, що воно має справу з будь-якими видами документів, що обертаються на підприємстві, незалежно від їхнього характеру, функціонального призначення, змісту й інших властивих їм особливостей.

Використання інформації, що міститься в документах, супроводжується виконанням значного обсягу технічних операцій, безпосередньо не зв'язаних власне зі змістом самої інформації. Усі документальні матеріали у визначеному порядку піддаються реєстрації, оформленню, транспортуванню, обліку, контролю виконання, збереженню і пошуку. Таким чином система документального забезпечення процесів управління повинна містити в собі як операції, що відносяться до діловодства, так і операції підготовки документів у тій їхній частині, що може бути формалізована для багаторазового використання. Мається на увазі виділення з дій над документами таких , на які поширюється ряд загальних правил, що відносяться до всіх документів того чи іншого типу.

Правила виконання операцій з документами являють собою процедури по документальному забезпеченню. Оскільки значна частина цих операцій відноситься до традиційного поняття діловодства, представляється доцільним зупиниться на деяких питаннях удосконалювання системи діловодства на підприємстві і зв'язаних з нею процедур.

Основними вихідними документами при побудові процесів діловодства на підприємстві є ЄДСД і державні стандарти управлінської документації.

ЄДСД містить основні положення, норми і правила, що визначають і регламентують постановку діловодства в організації. В області організації документообігу передбачаються наступні основні принципи: централізація технічних операцій з документами, регулювання руху документів усередині підприємства, попередній розгляд документів, що надходять, упорядкування документопотоку.

При встановленні порядку реєстрації документів враховуються такі вимоги, як однократність реєстрації, карткова форма реєстрації, уніфікація реєстраційної картки, єдиний облік ініціативного і відповідного документів, використання реєстраційних карток для обліку, контролю, пошуку й аналізу документів.

Діловодний контроль має на меті забезпечити своєчасне використання рішень, що містяться в документах. З цією метою встановлюються категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, і терміни їх виконання, а також вводяться уніфіковані форми довідок для обліку й аналізу виконання документів.

Однієї з головних задач системи документоведення є правильне угруповання виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. Формулювання найменувань розділів, підрозділів і справ ґрунтується на попередній класифікації ділянок і складу документів підрозділів і підприємств у цілому. Усередині справи документи систематизуються або в послідовності рішення питання або в хронологічному, алфавітному чи нумераційному порядку.

Підготовка документів до наступного збереження і використання охоплює комплекс робіт з ними на завершальному етапі циклу їхнього звертання. Сюди відносяться: робота експертної комісії, що визначає необхідність і термін збереження документів; оформлення обкладинок справ і складання описів документальних матеріалів; передача документів в архів; знищення непотрібних документів (за витіканням терміну їхнього збереження).

Система документування (як і діловодства) повинна регламентувати також рішення питань організації праці працівників, зайнятих виконанням цієї функції: побудова діловодних (документаційних) служб, розмежування функцій підрозділів, посадовий і чисельний склад відповідного персоналу, упровадження прогресивних норм у документуванні.

Передбачається механізація всіх основних робіт з документами, починаючи з їхнього складання (одержання) і кінчаючи оформленням справ на основі створення різних варіантів типових комплектів технічних засобів, а також типових проектів раціональної організації адміністративно-управлінських робіт.
7.3. Технічні засоби в інформаційній системі
Сучасні організації оснащені великою кількістю універсальних і спеціалізованих засобів обчислювальної техніки й оргтехніки. При цьому загальна тенденція складається в об'єднанні різних і навіть різнорідних технічних засобів у мережні структури. У такий спосіб відбувається інтеграція сфери обробки інформації з виробничою сферою, що дозволяє оперативно і гнучко реагувати на зміну виробничої ситуації і прогнозувати її, чим створюється можливість повного використання потенціалу сучасних технічних засобів і засобів обчислювальної техніки. Ієрархічний принцип побудови комплексів технічних засобів забезпечує можливість прийняття рішень нижніми найбільш близькими до виробництва рівнями ієрархії.

У сучасних інформаційних системах використовуються наступні види обчислювальної техніки: ЕОМ великогабаритні і персональні; мікропроцесори; засоби телекомунікацій; електронні друкарські машинки і композери, термінальні пристрої з убудованими мікро ЕОМ; засоби автоматизованої обробки текстової інформації.

У сучасних умовах ЕОМ використовують для обробки як цифровий так і нечислової інформації, а також текстової і графічної інформації.

У системі оперативного керування міні ЕОМ використовуються для: розробки оперативних планів і контролю за їхнім виконанням; контролю руху запасів матеріалів; розрахунку заробітної плати; контролю за надходженням замовлень; аналізу даних про збут продукції; реєстрації платежів, що надходять; ведення обліку і звітності; для перевірки якості продукції і інше.

У сучасних умовах одержало розвиток використання ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без участі друкарки. У результаті на 60-70% скоротилися витрати на введення інформації.

Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всі технічні засоби цифрової і текстової інформації в єдину внутрифірмову систему. Найбільш ефективної вважається система інформації, заснована на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації. Автоматизовані системи швидкого пошуку і видачі інформації створюються для збереження великого числа різних документів і полегшення користування ними.

До засобів підвищення рівня автоматизації адміністративно-управлінської праці відносяться: здійснення записів; пошук матеріалів і документів; розкладка копій документів по відповідним досьє.

До нових технічних засобів автоматизації конторської праці можна віднести: копіювальні пристрої з убудованою мікро ЕОМ для автоматизації процесу копіювання і розсилання документів; електронні друкарські машинки і композеры для автоматизації процесу передруку документів і матеріалів; інформаційна база даних для збереження текстів різних матеріалів чи їхніх індексів, для скорочення часу на їхній пошук; телекомунікаційний зв'язок, що забезпечує тісну систематичну взаємодію і координацію діяльності керівників підрозділів; фотоскладальну техніку, пристрої оптичного зчитування; електронну пошту; диктофонну техніку.
Контрольні питання:

  1. Дайте визначення поняттю інформація та інформаційне забезпечення менеджменту.

  2. Сформулюйте основні вимоги до інформації.

  3. Які засоби класифікації інформаційних систем вам відомі?

  4. Наведіть характеристику банку і бази даних.

  5. Які задачі вирішує документальне забезпечення організацій?

  6. Які види обчислювальної техніки використовуються в сучасних інформаційних системах?

  7. Дайте характеристику процесу комунікації в менеджменту.

  8. Назвіть причини неефективних комунікацій.

  9. Які засоби удосконалення комунікацій вам відомі?





7. СИСТЕМА ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации