Попович П.Я. Економічний аналіз діяльності суб’єктів господарювання. Підручник - файл n1.doc

приобрести
Попович П.Я. Економічний аналіз діяльності суб’єктів господарювання. Підручник
скачать (3807.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc3808kb.14.09.2012 12:27скачать
Победи орков

Доступно в Google Play

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   22

1. 8. Етапи аналізу та його організація
Для забезпечення ефективності аналітичної роботи її потрібно добре продумати, спланувати й організувати.

При здійсненні аналізу діяльності підприємств і об’єднань виділяють три етапи роботи. Перший етап (підготовчий) включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу (планування, визначення об’єктів аналізу, складання програми та ін.); другий – основний етап – це власне аналітичні роботи (збір і обробка даних, їх систематизація і зіставлення, виявлення впливу чинників і т. д.); на третьому (підсумковому) етапі узагальнюють і оформляють результати аналізу, а також розробляють пропозиції щодо їх подальшого впровадження у практику роботи підприємства. Думаємо, варто детальніше зупинитися на особливостях і змісті кожного з названих етапів.

Підготовчий етап передбачає визначення мети й об’єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об’єктів, складання плану аналізу і графіка його проведення, розробку програми і всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т. д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу і попереднього ознайомлення з нею.

Про можливу мету аналізу, згідно з якою потрібно будувати всю підготовчу роботу, йдеться в інших частинах, ще на початку даного підручника (оцінювання напруженості й обґрунтованості плану; оціню­вання результатів діяльності, враховуючи ефективність використання ресурсів; підведення підсумків внутрішнього розрахунку тощо). Об’єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати відповіді на поставлені запитання (залежно від мети аналізу).

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об’єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки.

Планування аналізу охоплює широке коло питань. До них належать не лише встановлення термінів виконання окремих робіт, переліку виконавців і розподілу обов’язків між ними, а й складання самої програми аналізу, визначення його інфор­маційної бази.

Графік виконання аналітичних робіт має передбачати найстисліші терміни, бо чим оперативніше проводиться аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом.

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов’язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі найкваліфікованіших фахівців. Інша частина робіт – безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій – потребують участі в них добре підготовлених теоретично і практично фахівців.

Розробка програми і вибір методики аналізу – важлива робота підготовчого етапу, що значною мірою визначає кількість та ефективність всієї аналітичної роботи. У програмі потрібно відобразити мету, об’єкти й основні напрямки аналізу, період, який він охопить, ступінь деталізації і глибину вивчення окремих сторін діяльності, використані прийоми аналізу, його інформаційне і технічне забезпечення. Відо­браження у програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від того, який аналіз проводять – повний (комплекс­ний) чи тематичний (цільовий), за який період часу (місяць, квартал, рік, п’ятирічка), на якому рівні управління (виробниче об’єднання чи його підрозділ, міністерство), хто є суб’єктом аналізу (відділи і служби об’єднання, контролюючі органи) і т. ін. У ряді випадків програма передбачає заходи щодо поповнення додатковою інформацією.

Можливості використання при аналізі обчислювальної техніки знаходять відображення у програмі залежно від того, хто і якою технічною базою володіє. В усіх випадках потрібно передбачити максимальне використання техніки для аналі­тичної обробки інформації, оскільки це не лише полегшує працю фахівців, звільняє їх від рутинної роботи, а й дає змогу поглибити, пришвидшити аналіз.

Програма аналізу передбачає розробку макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення, методичних вказівок виконавцям щодо використання конкретних джерел даних, технічних прийомів аналізу й оформлення результатів проведеної роботи.

Планування аналітичної роботи містить два аспекти: скла­дання комплексного плану організації і проведення всієї ана­лі­тичної роботи в господарюючих суб’єктах і складання планів для різних тема­тичних аналізів, передбачених комплексним планом. Незважаючи на те, що в обох випадках основні елементи плану (мета, об’єкти, терміни, виконавці, програма, інформаційне і тех­нічне забез­печення аналізу) однакові, зміст їх значно відрізняється.

У першому випадку мова йде про планування на рік (квартал) постійно діючої розгалуженої системи комплексного аналізу (з визначеною метою, об’єктами, системою аналітичних показників, суб’єктами аналізу, інформацією і т. д., що відображають специфіку окремих структурних підрозділів і функціональних служб). При цьому необхідно забезпечити осіб, які приймають рішення (ОПР) у встановлені терміни, у достатньому обсязі потрібною аналітичною інформацією для господарського керівництва.

У такому комплексному плані доречно використати сіткові графіки для зв’язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами об’єднання, а також для фіксування того, хто коли і куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу. Щоб уникнути паралелізму в проведенні аналізу, потрібно скласти комплексний план, що охоплює також участь у цій роботі громадського бюро економічного аналізу (ГБЕА), про яке мова піде нижче.

У плані-описі організації і проведення аналізу в цілому по об’єднанню повинні бути передбачені заходи, пов’язані з мето­дичним керівництвом аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказів­ками й інструктивними матеріалами) і з контролем за її ефективністю (систематичні наради з обговорення виконання пла­ну аналізу, використання в управлінні виробництвом його результатів).

Плани тематичних (цільових) аналізів складають відповідно до можливостей підприємства з метою глибокого вивчення окремих сторін його діяльності.

Другий – власне аналітичний – етап роботи включає в себе збір і перевірку достовірності використаної в аналізі інформації, а також систематизацію накопичених матеріалів; обробку отри­маних даних і заповнення аналітичних таблиць; вивчення на­прям­ків і причин відхилення фактичних показників від пла­но­вих; визначення впливу чинників на зміни показників діяльності, вияв­лення резервів збільшення ефективності виробництва і т. ін.

Достатня і достовірна інформація – головна умова успіш­ності аналітичної роботи, тому даний етап починається з підбирання, перевірки повноти і якості використовуваної в аналізі інформації. Впевнившись в об’єктивності інформації, починають обробляти зібрані дані, що полягає у: зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.), статистичній обробці (вираховування середніх, відносних величин групування показників тощо), складанні аналітичних розрахунків і заповненні таблиць. Аналітичні розрахунки можна виконувати окремо і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для написання різних аналітичних записок, відображати всі необхідні дані за відсутності текстового оформлення результатів проведеного аналізу.

Вивчення оброблених і розміщених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників порівняно з планом, минулими періодами, передовими підприємствами і середньогалузевими даними; для вста­новлення взаємної дії показників, виявлення чинників, що впливають на їх зміни тощо. Для обробки і вивчення показників діяльності об’єднань (підприємств) використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.

По закінченні етапу на основі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи колективу об’єднання, узага­льнюють досягнення і недоліки його господарської діяльності (з визначенням причин і винуватців негативних відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для ліпшого використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

На третьому (підсумковому) етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів виробництва, визначають заходи з їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у наказах по об’єднанню. Обов’язковим елементом даного етапу є систе­матичний контроль за виконанням рішень, прийнятих за результатами аналізу.

Варто конкретніше зупинитися на оформленні результатів проведеного аналізу. Реалізацію цієї частини підсумкового етапу аналізу здійснюють по-різному – залежно від суб’єктів аналізу, його мети і призначення вихідних документів.

Так, за результатами аналізу діяльності виробничого об’єднання вищестояща організація і контролюючі органи (банки, фінансові органи тощо) складають висновок про його роботу. Саме об’єднання подає в контролюючі організації звітність з додаванням аналітичної записки, що має назву «пояснювальної». Про результати тематичного (цільового) аналізу для керівництва об’єднання може бути складена доповідна записка.

Всі названі варіанти аналітичних записок є прикладом текстового способу оформлення результатів аналізу, і їх зміст повинен відповідати встановленим загальним вимогам.

Достатній обсяг аналітичних записок сприяє вичерпному, всебічному висвітленню результатів аналізу, надає конкретності, лаконічності, наочності і переконливості викладеному матеріалові. Починати записку потрібно із загальної кінцевої оцінки діяльності об’єкта, який вивчають, і лише потім переходити до поглиблення, деталізації висловлених пропозицій. Висновки, подані у записці, мають бути добре обґрунтовані, переконливо викладені, підкріплені відповідними цифрами і, перш за все, відносними показниками. Для наочності можна використовувати у тексті короткі аналітичні таблиці, графіки, схеми. Громіздкі таблиці у дуже обмеженій кількості додаються у вигляді додатків до записки. Зрозуміло, що вся цифрова ілюстрація має випливати з раніше виконаних аналітичних розрахунків.

Якість та ефективність аналізу визначаються конкретністю, дієвістю сформульованих на його основі висновків і пропозицій, які (з необхідними поясненнями) є невід’ємною і важливою частиною будь-якої аналітичної записки. Аналітичну записку потрібно складати у доступній формі.

Масового поширення набув безтекстовний (табличний) спосіб оформлення результатів аналізу. При його застосуванні особи, які приймають рішення, у відведені терміни й у встановленому обсязі отримують аналітично оброблену інформацію у вигляді збірників техніко-економічних показників (або інформаційно-аналітичних збірників, бюлетенів) про роботу об’єднання за визначений період з вітчизняними, а також закордонними партнерами. Безтекстова форма подання результатів аналізу характерна, перш за все, для оперативного аналізу.

Вище були розглянуті етапи робіт, виконуваних при здійсненні аналізу господарської діяльності на будь-якому рівні управління виробництвом.

Відмінна риса всіх трьох етапів – зіставлення різних видів робіт, у результаті чого отримують аналітично обґрунтовану інформацію, що є основою для прийняття керівниками відповідних рішень.

Доволі складне поєднання різних робіт, з яких складається аналіз, велика кількість його об’єктів і ґрунтовні вимоги до глибини та якості аналізу потребують серйозної уваги до питань організаційного забезпечення аналізу. Ці питання виходять далеко за межі організаційної підготовки проведення окремих тематичних аналізів і навіть епізодично виконуваного повного (комплексного) аналізу, про що йшлося при характеристиці першого (підготовчого) етапу аналітичної роботи.

Організація аналізу господарської діяльності на під­приємстві, у галузі і в господарстві загалом – питання першо­чергової важливості в умовах досконалості господарського механізму, всеосяжної інтенсифікації виробництва і підвищення його ефективності.

Професор А. Д. Шеремет характеризує поняття організації аналізу, як як систему раціональних, скоординованих дій для вивчення об’єкта спостереження відповідно до визначеної мети. У межах галузі організаційне забезпечення аналізу передбачає вирішення таких основних питань:

а) визначення органів і посадових осіб, які здійснюють загальне керівництво аналізом, тобто органів і осіб, відпо­відальних за планування, координацію, методологічне забезпечення і проведення аналітичної роботи, а також за підвищення її ефективності;

б) визначення функцій окремих ланок єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності, а також кола виконавців, які відповідають за проведення попереднього, оперативного і наступних аналізів, а також здійснення тематичних (цільових) аналізів;

в) встановлення форм зв’язку між ланками єдиної галузевої системи аналізу господарської діяльності та іншими органами управління;

г) визначення переліку необхідної вхідної і вихідної інформації;

д) регламентація аналітичної роботи.

На всіх рівнях управління виробництвом потрібна посадова особа, відповідальна не лише за планування, координацію і проведення аналізу на даному рівні управління, а й за повне і вчасне забезпечення необхідною інформацією осіб, які приймають рішення, і зацікавлених служб аналітичної інформації, що випливає з результатів проведеного аналізу. Як така відповідальна особа, на рівні міністерства і ВПО повинен виступати один із заступників начальника планово-еконо­мічного управління (планового відділу), у виробничому об’єднанні (на підприємстві) – заступник директора з економічних питань (головний економіст).

Робочим органом з методичного керівництва аналізом, узагальнення на рівні галузі і підгалузі можуть бути лабораторії (сектори) аналізу галузевих і підгалузевих науково-дослідних інститутів (НДІ), а на рівні об’єднання (підприємства) – бюро (група) економічного аналізу. Кожен з перелічених підрозділів здійснює свою аналітичну роботу під методичним керівництвом відповідного підрозділу вищого рівня і, перш за все, галузевої лабораторії з аналізу господарської діяльності.

Галузева лабораторія аналізу здійснює наукове і методичне керівництво проведенням попереднього, оперативного і подальшого (як комплексного, так і тематичного) аналізів на всіх рівнях управління. З цією метою розробляють макети аналітичних таблиць, які потрібно обов’язково заповнити на тому чи іншому рівні управління; пропонують єдину методику виконання аналітичних розрахунків і загальні принципи оцінювання результатів господарської діяльності, виявлення і узагальнення запасів виробництва; визначають обсяги, зміст і форми узагальнення результатів аналізу на кожному рівні управління. Для реалізації останнього лабораторія систе­матично вивчає вимоги ЛПР щодо аналітичної інформації, коригує перелік і зміст вирішальних аналітичних завдань, визначає шляхи досягнення досконалості аналізу в галузі.

Галузева лабораторія з аналізу господарської діяльності має також готувати положення про діяльність служб аналізу на всіх етапах управління; виявляти й узагальнювати передовий досвід організації аналітичної роботи; готувати галузеві матеріали для керівництва щодо організації і методів аналізу (враховуючи розробку питань регламентації аналітичної роботи в галузі); підвищувати кваліфікацію працівників, які займаються аналізом.

Лабораторія (сектори), бюро (групи) аналізу планують аналітичну роботу (теми, програми, виконавців аналізу і т. ін.) на своєму рівні управління, погоджуючи її з планами аналітичних підрозділів вищого і нижчого рівнів, а також з функціональними службами (при плануванні тематичних аналізів). Ті ж робочі органи на різних рівнях управління організовують проведення всіх видів аналізів; узагальнюють і доводять його результати у визначені терміни до зацікавлених осіб; здійснюють загальне і методичне керівництво всіма, хто займається виконанням аналітичних робіт, включаючи функціональні служби (за тематичними аналізами), структурні виробничі підрозділи, громадське бюро економічного аналізу тощо. На ці органи також покладено обов’язок вивчати ефективність аналітичної роботи на даному і нижчому рівнях, систематично контролювати реалізацію результатів аналізу.

Однією з ланок галузевої системи економічного аналізу є функціональні служби, що виконують тематичні (цільові) аналізи під загальним і методичним керівництвом лабораторії, сектора чи бюро (групи) економічного аналізу відповідного рівня керівництва. Основні функції цих служб такі:

– розробка переліку питань, враховуючи сучасні вимоги, необхідність підвищення ефективності виробництва, які потребують спеці­ального вивчення відповідно до черговості тематичного аналізу;

– підготовка спільно з лабораторією (сектором, бюро, групою) економічного аналізу програми винаходів (досліджень) за окремими темами;

– участь у проведенні тематичного аналізу і консультації для співробітників різних підрозділів з аналізу (лабора­торій, секторів і т. д.) щодо виконання тематичного аналізу й узагальнення отриманих результатів;

– участь у підготовці тематичних розділів у інформаційно-аналітичних збірниках, бюлетенях та інших видах вихідної аналітичної інформації за профілем функціо­нальної служби;

– керівництво функціональними службами нижчого рівня з питань проведення тематичних аналізів.

На нашу думку, неправильною є точка зору фахівців, які відносять проведення економічного аналізу суто до функцій економічних служб підприємств і об’єднань. Орієнтовний розподіл основних питань економічного аналізу між відділами підприємств і об’єднань можна навести наступним чином.

На тих підприємствах, де нема спеціального бюро чи групи економічного аналізу, розробку основних напрямків його проведення та узагальнення результатів здійснює економічний відділ (ЕВ) разом з головною бухгалтерією. У цьому випадку ЕВ зобов’язаний проана­лізувати на підприємстві виконання плану і динаміку змін усіх основних техніко-економічних показників, ефективність виробничої діяльності підприємства та результати внутрішнього господарського розрахунку, систематизувати й узагальнити дані оперативного аналізу щодо закріпленого за ним кола показників.

Бухгалтерія разом із ЕВ не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві й узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз всіх основних і накладних витрат, контролює рівень собівартості всієї товарної продукції і окремих виробів за даними аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими організаціями й особами, величину і склад наявних на підприємстві запасів товаро-матеріальних цінностей тощо.

Фінансовий відділ проводить аналіз виконання бізнес-плану, показників реалізації продукції, фінансових результатів діяльності, рентабельності підприємства (об’єднання) та окремих виробів, вивчає взаємовідносини підприємства з бюджетом і банком.

Відділ праці і заробітної плати (за участю відділів кадрів із загальних питань забезпечення і руху трудових ресурсів) аналізує виконання плану щодо зростання виробництва праці, використання фонду заробітної плати відповідно до категорій робітників, чисельності, складу і використання працівників за категоріями персоналу, використання робочого часу, організації праці, трудомісткості виробів і її зниження, стану нормування праці і якості чинних норм.

Відділ матеріально-технічного забезпечення проводить аналіз виконання договорів про доставку матеріалів, купованих напів­фабрикатів і палива, контролює відпуск сировини і матеріалів, палива у виробництво, вивчає стан запасів окремих видів матеріалів.

Відділ збуту вивчає «портфель замовлень», тобто забезпечує план реалізації товарів договорами (угодами, контрактами) з покупцями, аналізує виконання плану збуту продукції відповідно до обліку зобов’язань щодо поставок, комплектність виробів на складах і величину залишків готової продукції.

Виробничий відділ проводить аналіз роботи окремих структурних підрозділів об’єднання щодо комплектності і ритмічності виробництва продукції, її асортименту та якості, вивчає стан запасів окремих видів продукції.

Технологічний відділ (відділ головного технолога – ВГТ) разом з відділом головного механіка (ВГМ) вивчає виконання завдання щодо введення нової техніки, механізації й авто­матизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю).

Конструкторський відділ (відділ головного конструктора – ВГК) разом з відділом головного технолога проводить аналіз виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції, використання нових видів сировини і матеріалів та підвищення технологічності й економічності виробів, поліп­шення їх експлуатаційних властивостей, їх частковості щодо показників якості продукції – надійності та міцності.

Відділ технічного контролю (ВТК) вивчає якість продукції, дотримання технологічної дисципліни, причину браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, спільно з ВГТ і ВГК роз­роб­ляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яку випускають, і підвищення її якості.

Відділ головного механіка (ВГМ) здійснює аналіз складу і прогресивності наявного обладнання, його використання за часом і потужністю, проводить аналізи виконання плану щодо механізації й автоматизації виробництва, зменшення затрат ручної праці, завдання щодо модернізації обладнання і його капітального ремонту.

Відділ головного енергетика (ВГЕ) разом з ВГМ аналізує виконання завдання встановлення нового енергетичного обладнання, ефективність його використання, виконання плану капітального ремонту і модернізації цього обладнання, спільно з ВГТ проводить аналіз норми витрат енергетичних ресурсів (електроенергії, палива, пари і повітря).

Відділ капітального будівництва (ВКБ) аналізує все, що пов’язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов’язаних з охороною навколишнього сере­довища, контролює повноту і вчасність уведення в експлуатацію об’єктів.

Юридичний відділ здійснює роботу з розгляду претензій, цікавиться тим, які витрати має платити підприємство через порушення контрактних зобов’язань.

У виробничих підрозділах об’єднань потрібно здійснювати глибокий, систематичний, оперативний аналіз, а тоді – аналіз всіх показників їх діяльності.

При організації аналізу господарської діяльності в об’єднанні складають повний перелік аналітичних робіт (завдань) із вказанням відповідальних за них виконавців і співвиконавців. Для цього розробляють спеціальний “Табель аналітичних робіт і матеріалів” (табл. 5).

Розподіл завдань аналізу відповідно до органів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу чи служби. Групування аналітичних робіт (завдань) за відділами і службами відображають у документі поданої нижче форми (табл. 6).
Таблиця 6

Розподіл завдань аналізу господарської діяльності
за органами управління виробничими об’єктами



Примітка. У графі 1 формулюють окремі аналітичні завдання, що охоплюють різні сторони діяльності об’єднання (підприємства); у графах 2–14 проставляють букву «Г» у графі того органа управління, який є відповідальним вико­навцем (головним) за вирішення даного завдання, і букву «С» – у графах органів управління, що є виконавцями проведення аналізу.

Ще однією ланкою в системі аналізу на всіх рівнях управління можуть стати обчислювальні центри, забезпечені суча сною обчислювальною технікою. Перекладення аналізу господарської діяльності на ЕОМ, використання в аналізі економіко-математичних прийомів дають змогу не лише поліпшити його проведення і підвищити оперативність, а й звільнять фахівців у майбутньому від рутинної обчислювальної роботи з перетворення початкової інформації у вихідні аналітичні машинограми. Роль фахівців аналітичного і функціонального відділів та служб буде зведена (крім методоло­гічного боку справи) до уніфікації поданих обчислю­вальними центрами машинограм, вироблення на їх основі багатоваріантних рекомендацій з регулювання госпо­дарської діяльності, вибору шляхів реалізації виявлених ресурсів.

Із вищесказаного випливає, що на основі узагальнення результатів аналізу, виконуваного органами управління одного рівня, потрібно забезпечити комплексний аналіз всієї господарської діяльності виробничого об’єднання, міністерства.

Взаємозв’язки ланок системи аналізу мають бути не лише горизон­тальними, а й вертикальними. Нижчі рівні виробництва сприяють форму­ванню показників лише високого ступеня, тому результати аналізу нижчого рівня необхідно використовувати в елементах системи тільки вищого рівня.

Зворотний зв’язок «згори вниз» передбачає видачу завдань з проведення аналізу й обміну аналітичною інформацією, отриманою в результаті аналізу на вищому рівні управління.

Описаний вище розподіл обов’язків щодо аналізу госпо­дарської діяльності між різними органами управління на різних його рівнях нині набув масового поширення. При комплексній системі аналізу, виконуваній навіть за єдиним планом, багато недоліків, пов’язаних з дублюванням робіт різними функціо­нальними відділами і службами. До того ж вносять пропозиції про виділення в системі аналізу на кожному рівні управління одного органу, що буде здійснювати збір і обробку необхідної інформації для вирішення всього комплексу аналітичних завдань. В обов’язки одного органу входило би забезпечення всіх зацікавлених осіб і служб у відведені терміни в перед­баченому обсязі високоякісною аналітичною інформацією для виконання різних функцій управління.

Особливе місце у здійсненні аналітичних робіт належить громадським бюро економічного аналізу (ГБЕА), куди, крім економістів, робітників, інженерів і службовців, входитимуть працівники, не пов’язані за своєю основною роботою з виконанням аналітичних функцій. Вперше ГБЕА виникло на заводі «Уралмаш» у 1960 р. Нині вони набули широкого розповсюдження в усіх галузях народного господарства. На Третій науково-практичній нараді з питань організації і методів економічного аналізу в промисловості наводили такі дані: на 1 січня 2001 р. кількість ГБЕА в Україні становила 93105, у роботі яких були задіяні 788170 осіб. Така активна участь гро­мадськості у проведенні аналізу господарської діяльності підприємств і об’єднань пояснюється, по-перше, прийнятими постановами з інтенсифікації і підвищення ефективності виробництва; по-друге, високим науковим рівнем багатьох учасників виробництва, у тому числі й робітників. Роботу ГБЕА теж ведуть за планом, узгодженим з адміністрацією і громадськими організаціями, а також з органами управління, що займаються аналізом.

Залучення до участі в ГБЕА робітників і фахівців різних про­фі­лів, завдяки проведеному ними техніко-економічному аналізу (по­чи­наю­чи з робочих місць), дає змогу виявити значні резерви зрос­тан­ня виробництва, економії ресурсів, підвищення якості продукції.

Функціонуючі на підприємствах групи і пости народного контролю, постійно діючі виробничі наради та інші форми учас­ті працівників в управлінні виробництвом доповнюють і поглиб­лю­ють вивчення різних сторін діяльності об’єднань (під­при­ємств), яке здійснюють перераховані вище ланки системи аналізу.

Одним з важливих питань, пов’язаних з організацією аналізу, є його регламентація (хоча б у масштабах галузі) шляхом створення галузевих стандартів. У стандартах аналізу за рівнями управління мають бути відображені такі положення:

– загальна структура системи економічного аналізу;

– види обов’язкової для кожного рівня управління аналітичної роботи;

– розподіл праці між ланками галузей системи аналізу і функціо­нальними службами управління, у тому числі порядок організації, розподіл обов’язків і координація дій при проведенні тематичних аналізів, пов’язаних зі здійсненням цільових програм;

– обсяг і форми подачі аналітичних матеріалів залежно від внесення осіб, які приймають рішення;

– періодичність аналізу;

– інформаційна база аналізу;

– облік і використання аналітичної інформації у ланках одного з різних рівнів управління в загальній галузевій системі аналізу;

– методи аналізу важливих показників;

– уніфікація макетів робочих і вихідних аналітичних таблиць;

– перелік каналів зв’язку.

Регламентація аналізу і ведення галузевих стандартів включають у себе також розробку матеріалів для керівництва з економічного аналізу, положень про окремі ланки галузевої системи економічного аналізу згідно з рівнем управління для окремих ланок галузевої системи аналізу.
1. 9. Проектування організації економічного аналізу
Організація потребує поділу головної мети системи аналізу на цілі й завдання, виконання яких потрібно доручити окремим особам, а потім налагодити високоефективну взаємодію цих осіб для досягнення спільної мети.

Мета аналізу полягає у підготовці аналітичної інформації, необхідної і достатньої для прийняття управлінських рішень. Виділення із загальної мети цілей і завдань здійснюють за ознаками, які характеризують, по-перше, різновиди управ­лінських рішень, що підлягають забезпеченню аналітичною інформацією, по-друге, види (функції) аналізу і, по-третє, властивості об’єкта управління – господарської діяльності.

При організації економічного аналізу управлінські рішення класи­фікують, насамперед враховуючи співвідношення періодів часу перебігу господарського й управлінського процесів. За цією ознакою розрізняють такі види керування: попереднє (до початку господарських процесів) і подальше (після їхнього завершення).

Серед цих видів також виділяють різновиди управлінських рішень за ступенем перебігу господарського процесу: перспективні, оперативні, поточні. Кожен з цих різновидів рішень має забезпечувати інформацією відповідний вид аналізу.

У сукупності робіт, необхідних для підготовки, прийняття і реалізації рішення аналіз як окремий вид управлінської діяльності забезпечує три функції: оцінювальну, діагностичну і пошукову. Відповідно до цього виділяють три види аналізу. В ході оцінювального аналізу шляхом порівнянь із усталеними критеріями визначають відмінності досягнутого стану розвитку об’єкта від запланованого чи бажаного. Як і в медицині, звідки запозичений цей термін, діагностичний аналіз охоплює: деталі­зоване виявлення ознак невідповідності фактичного запланованому станові об’єкта (симптомів хвороби); якісну інтерпретацію стану справ (розпізнавання захворювання); визначення причин невідповідності й складання рекомендацій щодо доведення об’єкта до бажаного стану (придатного для лікування). У тих випадках, коли немає можливості нормалізувати функціонування об’єкта у межах раніше встановленої програми, виникає необхідність пошуко­вого аналізу, покликаного у процесі цільового (тематичного) дослідження відшукати варіанти якісно нових рішень.

Об’єктами конкретного аналітичного дослідження стають показники, що характеризують стан і розвиток господарського органу, виконання плану за директивним, оцінювальним і фондоутворюючим, а також розрахунковим показниками результатів, витрат і ефективності роботи.

Поєднання викладених ознак поділу (конкретизації) мети аналізу сприяє утворенню безлічі його завдань, кожне з яких мож­на визначити як сукупність дій з аналізу конкретного показ­ника чи показника в комплексі показників у межах однієї з трьох функцій аналізу, спрямованих на забезпечення одного з різно­видів управлінських рішень. Структура системи аналізу, що утво­риться при цьому, є його функціональною побудовою (рис. 4).

Рис. 4. Функціональна структура аналізу.
Беручи до уваги викладені ознаки структуризації мети аналізу, необхідно розробити із застосуванням ЕОМ ряд матриць аналітичних завдань: загальну багатовимірну для всіх рівнів і ланок управління, а також для часткового рівня тих показників, які використовують на кількох рівнях. Аналіз змісту матриць дає змогу скоротити кількість виділених у них завдань, ґрунтуючись на тому, що деякі показники використовують при усіх видах управління, а для ряду показників окремі види аналізу не застосовують взагалі. Наприклад, нема потреби в опера­тивному управлінні формуванням фондів економічного стимулювання. Однак навіть після скорочення, кількість аналітичних завдань, що залишаються, дуже велика. За нашими підрахунками, у виробничому об’єднанні кількість завдань становить величину, близьку до ,

де 10 – число рівнів; L – число ланок управління; m – число показників, використовуваних для управління у відповідній ланці підприємства.

Тому важливим питанням проектування організації аналізу є визначення переліку найактуальніших завдань, вирішення яких можна забезпечити у даний час, у найближчій і більш віддаленій перспективах, виходячи з наявних трудових ресурсів, передбачуваного їх збільшення і ліпшого використання переважно за рахунок автоматизації аналітичної роботи. При цьому варто враховувати, що розширення складу і змісту аналітичної роботи визначає не наявність засобів обчислю­вальної техніки, а неможливість автоматизації творчих операцій, що становлять основу аналізу.

Виділення із загального переліку найактуальніших завдань аналізу відбувається у кілька етапів. Спочатку завдання поділяють на два класи. До завдань першого класу належать ті, які виконують керівники всіх рангів – ОПР (особи, які приймають рішення), завдання другого класу виконують працівники функціонального апарату господарського органу.

Переважна частина (до 90%) завдань оцінювального і значна частка (до 60%) завдань діагностичного аналізів виконують безпосередньо ОПР. Їхня аналітична робота становить органічну частину оперативного, попереднього і подальшого управління господарською діяльністю. Цей обов’язковий для виконання аналіз є, як правило, безтекстовим; його результати звичайно документально не оформляють, і зовні вони непомітні. Для поліпшення якості цього надзвичайно значимого для управління аналізу функціональні служби мусять забезпечувати ОПР оперативною і достовірною обліковою інформацією, аналітично обробленою, тобто у формі, зручній для оцінювання і прийняття рішень (наприклад, «згорнутій за відхиленнями»).

Завдання другого класу (переважно діагностичного і пошукового аналізів), що потребують спеціальних досліджень і розрахунків у звичайному документальному оформленні, виконують фахівці економічних, технічних і комерційних служб підприємства. Головна роль у цій справі належить економістам. Вони зобов’язані не лише вирішити найскладніші завдання аналізу, а й спроектувати його організацію у вигляді постійно діючого механізму залучення всіх ресурсів для досягнення визначеної мети.

Через відсутність сил і часу забезпечити в повному обсязі та відповідною якістю виконання всіх завдань другого класу неможливо. Тому серед завдань другого класу, що містяться в багатовимірній матриці, при опитуванні ОПР виявляють ті, які потрібно реалізувати у першу чергу. Іншим джерелом інформації про порівняльну значимість завдань є результати аналізу поточної діяльності й перспектив розвитку підприємства та його підрозділів, у яких розкриваються слабкі місця і вузькі ланки в роботі, дається уявлення про помилкові рішення, прийняті окремими керівниками.

Після визначення складу аналітичних завдань, що підля­гають систематичному вирішенню, можна перейти до наступного етапу проектування організації аналізу – нала­годження взаємодії працівників, зайнятих аналізом, і забез­печення ефективності їхньої праці. Уявлення про зміст необхідних для цього робіт можна мати, розглянувши систему аналізу з технологічних і кібернетичних позицій. На рис. 5 елементи технологічної структури аналізу виділені рамкою з прямих, а кібернетичної – з пунктирних ліній.

Рис. 5. Поєднане (технологічне і кібернетичне) уявлення
про систему аналізу
.

У принципах аналізу реалізуються: системний підхід до вивчення об’єкта і суб’єкта управління й особливості методу і процесу аналізу. До провідних належать такі принципи, як: адаптивність, тобто відповідність аналізу специфіці, стану і тенденціям розвитку керованого об’єкта; комплексність вивчення; застосування системи показників; принцип попе­ред­ньої діагностики; безперервність аналітичного процесу та ін.

Значення прийомів у аналізі можна порівняти зі значенням технологій у матеріальному виробництві. У них відображені досягнення науки і передовий досвід у справі отримання нової споживчої вартості, у ролі якої виступає вихідна інформація.

Важливе місце у системі економічного аналізу належить людському чинникові, який розуміють не лише як сукупність осіб, котрі організовують аналітичну роботу і беруть участь у ній, а й їхню соціальну активність, кваліфікацію та інші особистісні характеристики.

Економісти-аналітики із залученням висококваліфікованих фахівців-практиків ззовні організовують систему аналізу: проектують його методику і процес застосування на практиці. Їм же, як і ОПР, належить вирішальна роль в узагальненні результатів аналітичних розрахунків. Самі ж розрахунки донині переважно здійснюють економісти, у тому числі й ті, в яких аналіз входить до кола основних посадових обов’язків (чи є одним з основних). Із поступовим забезпеченням виробництва обчис­лю­­­вальною технікою масові аналітичні розрахунки автоматизуються.

У методиці за допомогою людського чинника поєднуються мета і завдання, принципи і методи аналізу. Методика – це зразок проведення процесу аналізу, вказівки і рекомендації щодо порядку і режиму його перебігу. Чим повніша і більш варіантна розроблена методика, тим інтенсивніше і з вищою ефективністю відбувається процес аналізу. У методиці можна передбачити багато елементів процесу, що мають творчий характер, а саме: напрямок деталізації, критерії порівняння й оцінювання, класифікація чинників тощо. Однак зафіксувати з вичерпною повнотою творчу частину процесу неможливо і навіть шкідливо, тому що вона залежить від досвіду, інтуїції, здібностей і кваліфікації фахівця-аналітика.

Вміст вхідної інформації визначається за допомогою завдань аналізу. Оскільки отримання інформації потребує визначених, деколи значних витрат часу і засобів, вона найчастіше виступає чинником, що обмежує зміст аналізу. Тому вміст вихідної інформації переважно є результатом компромісу між потребами у вихідних даних і можливостями їхнього забезпечення. Але при поступовій автоматизації обробки й особливо збору (повного і вибіркового) первинної інформації про господарські явища і процеси потреби аналізу задовольняються повніше.

На кожному підприємстві завжди наявні певні можливості для змін у побудові господарського обліку, що забезпечать нові потреби аналізу й управління. Іншим є стан справ при проведенні аналізу у вищестоящих і контролюючих органах. Джерела інформації про діяльність підприємства містять лише дані звітності, склад і зміст яких суворо регламентовані.

Процес аналізу поєднує у собі усі виділені елементи системи. Він є сукупністю, поєднанням і взаємодією різних повторю­ва­них аналітичних процедур і операцій, виконуваних під час вирі­шення аналітичних завдань управлінськими працівниками з використанням обчислювальної техніки.

З огляду на розглянуті елементи технологічної і кібер­нетичної структур аналізу та їхнього взаємозв’язку проекту­вання організації виконання встановленої кількості завдань аналізу полягає у поетапній регламентації:

– процесу аналізу;

– форм подавання результатів процесу аналізу, включаючи вид

(текстовий і безтекстовий) і форму вихідних аналітичних документів,

періодичність і терміни їхнього подавання;

– джерел, періодичності й термінів отримання вхідної інформації;

– методик вирішення завдань і виконання процедур;

– способів виконання процедур (автоматизованого та неавто­мати­зо-

ваного), використання обчислювальної й організаційної техніки;

– відповідальності за безперебійне функціонування процесу аналізу (структурно – за відділами, а також персонально);

– взаємодії керівників різних рангів, кооперації праці виконавців;

– підвищення кваліфікації кадрів.

Вихідною точкою організації вирішення аналітичних завдань, як видно з переліку її етапів, є проектування процесу аналізу. Його передумова – вивчення побудови за елементами процесу, виділення в ньому «будівельних блоків» у вигляді процедур і операцій. Завдяки цьому з’являється можливість поділу і кооперації праці робітників, зайнятих аналізом; раціонального поєднання цих елементів у просторі і часі; автоматизації виконання нетворчих операцій.

Дослідження показують, що найскладнішим елементом процесу аналізу є аналітична процедура. При аналізі конкрет­ного показника, тобто в ході вирішення будь-якого аналітичного завдання, використовують три основних процедури: попереднє оцінювання, поглиблене аналітичне вивчення, підсумкове оцінювання (рис. 6).


Рис. 6. Схема технологічної будови аналітичного процесу.
Кожна процедура поєднує безліч різних операцій (вони утворюють комплекс), необхідних для отримання вихідної інформації. Серед операцій виділяють розрахункові та інформаційно-логічні, що можуть бути автоматизовані, а також творчі, які автоматизації не підлягають.

Результати розрахункових операцій виражаються за допомогою аналітичних показників виконання плану, коефі­цієнтів і т. д. Інформаційно-логічні операції пов’язані з пошуком інформації та використанням логіко-економічних прийомів аналізу. Творчі операції полягають в якісній інтерпретації результатів обчислень.

У будь-якій аналітичній процедурі можна виділити кроки, що розкривають порядок отримання вихідної інформації. Кожен крок процедури відображає перехід від однієї операції комплексу однорідних операцій до іншої. Всього у процедурі є чотири кроки: методичний, інформаційний, обчислювальний і синтез. Взаємо­зв’язок кроків процедури й операцій помітний при розгляді змісту процедури попереднього оцінювання на рис. 7.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   22


1. 8. Етапи аналізу та його організація
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации