Диплом - Разработка АРМ экономиста-менеджера по контролю и учету объектов аренды - файл n1.doc

Диплом - Разработка АРМ экономиста-менеджера по контролю и учету объектов аренды
скачать (6049.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc6050kb.10.09.2012 14:41скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9

1.2 Экономическая сущность задачи



Специфика рассматриваемого учреждения заключается в том, что это государственное предприятие, главная цель которого обучение специалистов среднего звена. Поэтому экономические показатели, направленные на извлечение коммерческой выгоды свойственные типичным субъектам рыночной экономики в нашем случае имеют второстепенное, но немаловажное значение так как учреждение подчиняется требованиям хозрасчетной организации и для него также рассчитываются показатели прибыли. На результирующие показатели экономической деятельности в первую очередь влияет платное обучение, но и сдача в аренду свободных помещений дает весомую часть получаемой прибыли, что можно увидеть на рисунке 1.3. Как и любые другие показатели, доход этот можно увеличить, путем рационального использования всех помещений.

Отсюда виден вывод о важности аренды и влияние ее на все экономические показатели.


Рисунок 1.3 – Роль аренды в формировании внебюджетных доходов ГУО МФЭК
Основными входными документами, содержащими первичные данные являются:

Основными результирующими документами, в которых отражены результатные показатели являются:





Рисунок 1.4 – Основные входные и выходные документы

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи



Процесс работы экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды можно разделить на следующие этапы:

На первом этапе проводится анализ рациональной эксплуатации всех площадей, находящихся в ведении организации и выбор тех из них, которые не используются. По согласованию с директором организации экономист - менеджер производит расчет финансовой выгоды от сдачи в аренду свободных площадей. Согласовав данное предложение с руководящей организацией (Министерство финансов) подается заявка в Администрацию района на выкипировку данного помещения из технического паспорта здания. В отдел по проведению аукционов Минского городского Центра недвижимости подается пакет документов на участие в аукционе по сдаче помещения в аренду. Победитель аукциона получает право на заключение договора.

На втором этапе происходит сбор сведений об арендаторе: его финансовом состоянии, виде деятельности, количестве сотрудников, графике работы, согласовываются условия сдачи в аренду помещения на уровне директора организации. На основании собранных сведений экономист – менеджер составляет договор на сдачу помещения в аренду. Если договор заключается сроком более чем на 1 год, то в БРТИ направляется информационное письмо о заключенном договоре. Информационные письма также направляются в Минскводоканал и Энергонадзор.

В процессе хозяйственной деятельности ежемесячно экономист - менеджер выполняет следующие отчеты:

Ежеквартально и раз в полгода создаются следующие документы:

Внесение изменений в существующие договора либо их перезаключение производится в следующих случаях:

Все изменения и перезаключения производятся на основании писем от арендаторов (их инициатива) либо по приказу вышестоящих организаций, или действующего законодательства.

Договор аренды по истечению срока действия может быть не продлен с арендатором по инициативе арендодателя. При нарушении арендатором условий договора он может быть расторгнут досрочно в течении месяца, а при систематическом несоблюдении условий оплаты договор расторгается в сроки, устанавливаемые арендодателем.

Создаваемое АРМ экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды существенно облегчит деятельность сотрудника на всех этапах его деятельности, а в большей степени в процессе хозяйственной деятельности.

Объединение и систематизация информации об арендаторах, зданиях и помещениях, платежах и расчетах, а также быстрое формирование основных документов позволит сэкономить временные затраты и увеличит производительность работы в целом. [9]

1.4 Постановка задачи




1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи



При проектировании и разработке АРМа экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды главный акцент был сделан на необходимость наличия в нем свойств открытой системы. Свойства открытой системы, такие как масштабируемость, модульность структуры, использование локальных сетей, обеспечиваются обоснованным выбором среды разработки ACCESS.

Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:

Использование вычислительной техники позволяет автоматизировать большинство выполняемых экономистом функций. Автоматизация дает целый ряд существенных преимуществ: улучшает условия работы, уменьшает время решения той или иной задачи, позволяет оперативно иметь необходимые сведения по интересующему вопросу, дает возможность своевременно отреагировать на сложившуюся ситуацию и принять необходимые решения, обеспечивает архив данных.

На данный момент сбор и накопление информации по оплате арендной платы и пени, заключенным договорам и дополнительным соглашениям, расчетам площадей помещений, ведется неупорядоченно, в разрозненных и неоптимизированных таблицах MS Excel.

Цель создания системы - автоматизация рабочего места экономиста – менеджера по контролю и учету объектов аренды. Данная цель будет достигнута при снижении времени необходимого на обработку информации.

Основные показатели, которые должны быть достигнуты в условиях автоматизированного управления:

Главный критерий оценки достижения цели создания системы – повышение общей стабильности и упорядоченности документооборота при ведении аренды. Планируемая динамика основных экономических показателей представлена на рисунке 1.5.



Рисунок 1.5 – Диаграмма показателей экономического эффекта внедрения АРМ экономиста по аренде

На сегодняшний день в учреждении имеют место проблемы, связанные с вопросами аренды, которые требуют решения (Таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Проблемы, существующие в работе экономиста по аренде

Проблема

Причина возникновения

Последствия

Невозможность объективного учета оплаты аренды и даты внесения платежей

Ведение статистики поступивших платежей в разрозненных неоптимизированных таблицах MS Excel

Потеря информации, увеличение времени на поиск, за счет ручной выборки платежей

Долгое время на составление отчетов и актов сверок

Обработка выборки вручную

Задержки по составлению актов взаиморасчетов

Сложности перерасчетов площадей зданий и их стоимости при изменениях в законодательстве

Расчеты выполняются вручную

Ошибки в расчетах

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ



Внедрение в эксплуатацию информационной системы для обеспечения деятельности экономиста - менеджера по учету и контролю объектов аренды повлечет за собой качественные изменения в его работе. Значительно упростится механизм оформления различных документов, отчетов при осуществлении повседневной деятельности. Вся поступающая информация будет заноситься в базу.

База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access 2003). Обновление файла базы данных происходит по мере поступления новой информации. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

Процесс обработки данных предполагается осуществлять в диалоговом режиме. Данный режим обработки наиболее понятен пользователю, а значит, повышает эффективность работы с программой.

Первичной информацией для разрабатываемой программы являются письма от арендаторов, банковские выписки по поступившим платежам, данные по зданиям и занимаемым площадям. Именно на основе этой информации будут приниматься управленческие решения по ведению аренды. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность ввода всей первичной информации.

Выходными документами разрабатываемой программы являются счета на оплату аренды либо пени, договора аренды, письма. Выходной информацией также будут являться различные отчеты по текущей работе. Количество экранных форм и их содержание необходимо спроектировать так, чтобы обеспечить возможность вывода всей результатной информации, а также результатов запросов пользователя к базе данных. Необходимо предусмотреть выдачу информации, как на экран ПК, так и на принтер по желанию пользователя.

Следует отметить, что разрабатываемое программное средство является достаточно универсальным, т.к. концепция ведения аренды приблизительно одинакова для любых предприятий и регламентируется нормативно-правовыми документами. Отличия состоят лишь в организации внутрифирменного документооборота и специфики деятельности организации. Поэтому для обеспечения переносимости разрабатываемого программного средства на предприятия иной сферы деятельности необходимо добавить к существующим модулям, отвечающим за реализацию методик, дополнительные модули, зависящие от деятельности служб конкретной организации.
1   2   3   4   5   6   7   8   9


1.2 Экономическая сущность задачи
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации