Реферат - Информационные технологии управления проектами - файл n1.doc

Реферат - Информационные технологии управления проектами
скачать (186.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc187kb.09.09.2012 03:59скачать

n1.doc



Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»




Институт открытого дистанционного образования

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Информационные технологии управления»

на тему

«Информационные технологии управления проектами»

Выполнил

Студент группы

МО 436/1

3 курса /Нужина Е.И./
Проверил

ст.пр. /Васильева О.Ю./


Н.Новгород, 2007

Содержание


2.2.1Open Plan – средство календарного планирования и контроля 8

2.2.2Управление бюджетом проекта с помощью Cobra 10

2.2.3Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome 11



Введение

В данной работе будут рассмотрены те программы управления проектами, которые наиболее знакомы российскому пользователю. После просмотра большого количества сайтов, посвященных данной теме, я нахожусь в некотором замешательстве по поводу того, а что собственно писать. Честно говоря, для меня это как китайская грамота и для того, чтобы разобраться в этом океане новых понятий мне необходимо гораздо больше времени, чем одна неделя. Но вообще, я считаю, что те программы, которые мне предстоит описать ниже, являются довольно интересными в плане их практического применения. Допустим, вы затеяли ремонт в комнате и вам надо за два дня решить эту проблему. Вы пытаетесь браться за все работы подряд в условиях нехватки ресурсов – в результате многое в спешке сделано некачественно. Анализируя завершенный проект, вы задумываетесь: а ведь можно было иначе спланировать время на ремонт, заранее рассчитать сроки, точнее учесть материалы. В следующий раз вы пытаетесь записывать необходимые работы на бумаге, в уме выстраивать последовательность действий и рассчитывать срок завершения. Опять возникают сложности: рассчитать в уме календарный график – нелегкая задача. В таких случаях данные программы оказываются незаменимым инструментом. Итак.

Управление проектами в последние годы выросло в отдельную развитую область менеджмента со своей методологией, программными средствами, этикой. В мире накоплен огромный опыт применения современных технологий управления проектами. Пакеты управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах.

Под проектом понимается любое временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Сила современных технологий управления проектами заключается в том, что эти технологии работают в любых областях приложений, позволяя эффективно выполнять проекты, обеспечить взаимопонимание и взаимодействие участников проектов, высокую надежность достижения поставленных целей.

Исследования, показали, что внедрение управления проектами сокращает затраты на проекты на 10 – 15% при том, что затраты на управление проектами составляют в среднем 6,5% стоимости проекта. При той жесткой конкуренции, которая существует на западных рынках, фирмы, которые не используют технологий управления проектами, проигрывают в конкурентной борьбе. Применение управления проектами стало жизненной необходимостью. Без тщательного расчета сроков и затрат, моделирования рисков, оптимальной организации управления на таком рынке не удержаться и потому управление проектами там широко распространено. По мере ужесточения конкуренции и снижения нормы прибыли и в нашей стране управление проектами станет непременным условием успеха в конкурентной борьбе.

Для планирования и контроля хода исполнения проекта, а также для снабжения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой информацией, разрабатывается компьютерная модель проекта, без которой современное управление проектами практически невозможно. Программы управления проектами и предназначаются для разработки таких моделей. Компьютерная модель проекта должна обеспечивать решение следующих задач:

  1. Расчет плановых сроков выполнения работ при имеющихся ограничениях на ресурсы, поставки и финансирование проекта.

  2. Определение распределения во времени потребности в основных материалах.

  3. Определение необходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределения во времени финансовых потребностей проекта.

  4. Определение потребностей проекта в трудовых ресурсах и механизмах, а также распределение этих потребностей во времени.

  5. Учет выполнения работ и их основных фактических характеристик (выполненных объемов, произведенных затрат ресурсов и финансовых средств, использования трудовых ресурсов и оборудования).

  6. Оперативную корректировку составленных планов выполнения работ в соответствии с анализом хода выполнения проекта.

  7. Прогнозирование сроков выполнения и других характеристик работ в откорректированных планах и сравнение новых значений с базовыми.

  8. Анализ неопределенности исходной информации и проектных рисков, определение вероятности достижения запланированных показателей.

  9. Контроль выполнения контрактных обязательств.

  10. Анализ трендов (тенденций), складывающихся в проекте, для принятия своевременных управленческих решений.

  11. Снабжение участников проекта необходимой отчетностью и аналитической информацией.

Программы управления проектами составляют значительный сегмент рынка компьютерных программ. Спрос на такие программы непрерывно растет примерно на 30% в год, обзоры рынка программ управления проектами регулярно появляются в компьютерных журналах.


  1. Наиболее популярные программы управления проектами

К наиболее популярным непрофессиональным (или их еще называют настольными) программам относятся: Scitor Project Scheduler, Timeline, CA SuperProject, Suretrak.

Из профессиональных программ наиболее популярны Microsoft Project, Open Plan, Primavera Project Planner, Spider Project.

Чтобы не ошибиться в выборе, нужно, прежде всего, составить перечень своих требований к пакету и оценить, насколько эти требования удовлетворяются возможностями пакетов. Ключевые требования связаны с функциональными возможностями пакетов. Все перечисленные пакеты позволяют управлять проектами, состоящими из тысяч работ.

Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.


  1. Профессиональные программы управления проектами

    1. Microsoft Project

Назначение MS Project заключается в том, чтобы предоставить среду и все инструменты для разработки, представления и редактирования планов реализации проектов.

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа «что если...».

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.

Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности. Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ - только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству.

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Среди плюсов программы нужно отметить высокую, даже несколько чрезмерную, гибкость, т.е. существование большого числа настроек, что при полном изучении позволяет описать средствами MS Project практически любую возможную жизненную ситуацию. Поражает в программе также разумная организация процесса разработки проекта, т.к. она написана с использованием знакомых стандартов стратегического планирования. Хорошей чертой MS Project, впрочем, как и всех приложений MS Office, является обширная помощь, в которой можно найти ответы на многие вопросы, и стандартный инструментарий MS Office, сокращающий время адаптации к программе.

Среди минусов можно отметить нелокализованность программы для России, хотя, обладая достаточно скромными знаниями английского, можно быстро в ней разобраться.

Использовать MS Project можно рекомендовать специалистам и руководителям, занимающихся разработкой планов реализации тех или иных проектов, в том числе и в рамках стратегического планирования. С его помощью решаются многие проблемы, связанные с данной процедурой регулярного менеджмента, например, определение и корректировка нагрузки структурных подразделений в определенный период времени. Решать с помощью MS Project задачи планирования можно всем, так как программа не требует мощного аппаратного комплекса и отлично работает на персональном компьютере.

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

2.2 Open Plan и другие: семейство программных пакетов Welcom


Программные пакеты, которые будут здесь рассмотрены, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.

Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.

В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте. Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.
      1. Open Plan – средство календарного планирования и контроля


Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная - Open Plan Professional и настольная - Open Plan Desktop.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие). Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах. В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ.

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям.

Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД - Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan.
      1. Управление бюджетом проекта с помощью Cobra


Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя методику освоенного объема.

Cobra позволяет планировать бюджет с точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании возможность выбирать необходимую степень детализации для управления проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Любые изменения в утвержденном бюджете автоматически протоколируются. Отчет об изменениях в бюджете содержит детальную информацию об авторе и характере внесенных изменений, а также необходимые комментарии. Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием.

Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа-помощник по составлению произвольных отчетов. Пользователи могут выбирать различные критерии для группировок данных и фискальных периодов в отчетах, что дает возможность генерировать произвольную отчетность по бюджету, прогнозам, отчеты по фактическим затратам, отчеты по истории внесения изменений в бюджет проекта, отчеты по обязательствам и др. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или HTML.

Хотя возможно использование Cobra без связи с системой календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая возможность позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании Open Plan или другой системы календарного планирования, в то время как работа с бюджетными данными может вестись на рабочих местах, где установлена только Cobra.
      1. Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome


Программный пакет WelcomHome обеспечивает поддержку коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome – это средство групповой работы, основанное на Web-технологиях и предназначенное для ведения проектов, используя единый Web-интерфейс доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное взаимодействие, доступ к проектной информации и позволяет участникам проекта отслеживать ход его реализации в режиме реального времени, вне зависимости от местоположения, через Internet.

Основные возможности WelcomHome:


2.3 Программные средства Primavera

Программные продукты Primavera предназначены для создания автоматизированных систем управления проектами и представлены во всех основных сегментах рынка.

Ядром системы, реализующим ее основную функциональность, являются клиент-серверные приложения Primavera Enterprise и Primavera Expedition.

Основной продукт в составе Primavera Enterprise - Primavera Project Planner for the Enterprise. Он обеспечивает функции планирования работ и составления бюджета проекта, анализа и координации хода работ. Он также позволяет формировать общую картину всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, контролировать сроки и отслеживать фактические результаты.

Primavera Expedition обеспечивает функции, связанные с поддержкой процедур контроля исполнения договорных обязательств в ходе проекта, стандартизации процесса администрирования проекта, автоматизации документооборота по проекту.

Система управления проектами на базе продуктов Primavera является гибкой информационной системой. Сочетание различных приложений, работающих на единой базе данных и с единой системой прав доступа, позволяет оптимально распределить функции между всеми участниками. Подобная система управления проектами обладает такими необходимыми для корпоративных систем свойствами, как масштабируемость и надежность. Увеличение масштабов системы не порождает принципиальных проблем, поскольку они решаются путем замены аппаратуры сервера и практически не затрагивают прикладную часть информационной системы. Система способна непрерывно поддерживать одновременную работу большого числа пользователей при пиковых рабочих нагрузках, обеспечивая целостность и защиту данных.

Использование специализированных Web-приложений позволяет минимизировать состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте. В частности, это упрощает настройку, сопровождение системы, снижает затраты на внедрение и эксплуатацию, делает прикладные программные средства доступными с любого рабочего места. Такой подход обеспечивает работу системы с тысячами пользователей (причем многие из них могут работать за удаленными терминалами).

Ключевая роль системы управления проектами на предприятии состоит не в том или не только в том, чтобы собирать и передавать данные по состоянию процессов. Известно, что только 5% проектов выполняются в срок и в рамках бюджета. Значительное большинство отклоняется от графика и требует постоянного внимания со стороны руководителей. Поэтому любые средства «интеллектуализации» процессов принятия решений в управлении проектами существенно повышают эффективность автоматизированных систем.

Традиционно Primavera Enterprise позволяет строить графики и обеспечивает их контроль. Как корпоративная система она фиксирует бюджеты проектов, планы финансирования и поступления средств для реализации проектов, обеспечивает коммуникации между многочисленными участниками. Важно, что Primavera вступает в игру всякий раз, когда с ее помощью проводится многовариантный анализ данных по проекту, готовятся специализированные отчеты, с помощью «глобальных замен» перенастраивается весь проект в соответствии с изменившимися требованиями и т. д.

Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, Primavera Enterprise и Primavera Expedition предоставляют широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев: уровням готовности, местам проведения, рискам и т. п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок.

На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или стоимости работ, а также нарушения ряда других важнейших показателей. При этом с помощью Primavera Expedition руководитель может быстро перейти к исходному документу, связанному с выявленным отклонением, и найти ответственного.

Доступ к проектным данным возможен из браузера с помощью модуля Primavera Expedition Express или с мобильных устройств (типа Palm) с помощью модуля Primavera Expedition Mobile, например, когда инженеру на строительной площадке требуется ввести информацию о поступивших материалах и согласовать определенные действия с руководством.

Еще большего эффекта удается достичь, если в процессе исполнения проекта средства Primavera использует не только предприятие, исполняющее проект, но и его соисполнители, подрядчики и субподрядчики.

Primavera начинает работать уже на этапе заключения договоров с партнерами и поставщиками. С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, который привязан к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования до момента окончательного подписания.

Все вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменение стоимости проекта в динамике, определять причины изменений, а также ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков.

Далее на этапе планирования работ основным инструментом является Primavera Enterprise, с помощью которого совместными усилиями участников проекта формируется структура декомпозиции работ (WBS-структура), графики реализации проекта, распределяются ресурсы и фиксируются стоимости запланированных работ. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Гантта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам.

На этапе исполнения проекта данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. С помощью Primavera Expedition они привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю.

К этапу завершения проекта или к моменту окончания отчетного периода накапливается вся информация о выполнении как собственных работ предприятия, так и работ его партнеров. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.

2.4 Spider Project – первая российская система управления профессионального уровня: основные отличия российского пакета Spider Project от западных пакетов управления проектами

На рынке программных средств управления проектами в России наряду с известными зарубежными пакетами присутствует и Российский пакет Spider Project. В России этот пакет наиболее популярен и используется крупнейшими корпорациями для управления самыми престижными проектами.

Первая версия пакета управления проектами Spider Project была выпущена в конце 1992 года. С тех пор пакет непрерывно развивается, в процессе расширения его функциональных возможностей учитываются особенности и потребности российского рынка. Методология, положенная в основу Spider Project, имеет целый ряд особенностей по сравнению с традиционными подходами к управлению проектами. В соответствии с этим возможности пакета Spider Project во многом отличаются от того, что предлагается западными поставщиками программных продуктов в области управления проектами. Для того чтобы показать эти отличия, недостаточно просто описать технические характеристики пакета, поэтому мы рассмотрим те его особенности, которые имеют отношение к предлагаемой методологии управления проектами Spider Project и представляются принципиально важными.


2.4.1 Структура данных

Структура данных очень важна. Именно она определяет возможности моделирования ситуаций, складывающихся в реальных проектах. При отсутствии возможностей для использования исходной информации о реальных характеристиках операций, ресурсов и взаимосвязей работ проекта, а также ограничений, влияющих на его план и бюджет, нельзя получить компьютерную модель проекта, адекватно отражающую реальную картину, и использовать эту модель для принятия управленческих решений.

Основными элементами компьютерной модели проекта являются операции проекта, их взаимосвязи, ресурсы проекта и их назначения на исполнение операций, а также иерархические структуры работ и ресурсов и структуры затрат. При этом основными элементами управления являются ресурсы и именно моделирование их работы в наибольшей степени влияет на адекватность отображения в компьютерной модели реальных ситуаций. Здесь мы остановимся только на основных элементах структуры данных, принципиальных для понимания идеологии и отличий подходов к моделированию проектов.

Операции

В большинстве известных пакетов операции характеризуются длительностью их исполнения. В Spider Project наряду с длительностями можно задавать физические объемы работ на операциях. Длительность определяется пакетом в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов. Такой подход имеет много преимуществ. В частности, он позволяет использовать проектные базы данных, в которых заложены нормативы по расходам материалов и затратам на единичные объемы работ различных типов, производительностям ресурсов на типовых назначениях.

Взаимосвязи работ

В Spider Project используются те же типы взаимосвязей, что и в других известных пакетах. Отличия имеются в определении задержек. Наряду с положительными и отрицательными временными задержками, можно использовать и объемные задержки. При этом мы считаем использование объемных задержек предпочтительным. Действительно, проблема с временными задержками заключается в том, что если работа началась, но исполняется медленнее, чем было запланировано, временная задержка может исчерпаться раньше, чем будет выполнен запланированный объем работ. Временные задержки требуют внимания и регулярной корректировки.

Ресурсы

Отличия в задании ресурсов наиболее значительны. Ресурсы подразделяются на возобновляемые (люди, механизмы) и невознобляемые (материалы). В большинстве пакетов те и другие задаются вместе, отличия обычно заключаются лишь в задании стоимости их использования - в час или за единицу. В Spider Project эти виды ресурсов задаются отдельно. При этом можно задать, что возобновляемые ресурсы потребляют материалы (пример: автомобиль потребляет бензин). Тогда назначив ресурсы на исполнение операций проекта вы автоматически учитываете попутное потребление необходимых материалов. Кроме отдельных ресурсов можно задать мультиресурсы и пулы. Мультиресурсы - это группы ресурсов, которые выполняют работы вместе (например, бригада, экипаж, автомобиль с шофером и т.д.). Мультиресурсы можно назначать на исполнение операций целиком, что означает назначение всех ресурсов, которые в них входят. Пулы - это группы взаимозаменяемых ресурсов. Основное отличие от подходов, используемых в других пакетах, в которых имеется skill scheduling, заключается в том, что ресурсы пула могут иметь различные производительности.

Календари

Календари можно задать для всех операций, ресурсов и задержек. При этом мы считаем важным для моделирования проекта наличие всех перечисленных календарей.

Назначения

Очень серьезные отличия имеются в назначениях ресурсов на исполнение операций проекта. В Spider Project при назначениях ресурсов на исполнение операций проекта появляется понятие команды, то есть группы ресурсов, выполняющих работы вместе. В команду могут входить как отдельные ресурсы, так и мультиресурсы и пулы. Если у операции исходной информацией является объем работ, необходимо задать производительность хотя бы одного из назначенных ресурсов, чтобы пакет вычислил длительность работы.

Ресурсы, принадлежащие различным командам, работают на операции независимо. При этом можно задать объемы или длительности работ для каждой команды, а можно этого и не делать. Последнее означает, что команда будет работать, пока операция не будет выполнена. При этом к ней могут присоединяться и другие назначенные команды, но может создаться и ситуация, когда работа будет закончена до того, как некоторые из назначенных команд приступят к исполнению операции. Такой подход позволяет эффективно моделировать сменную работу. Ресурсы могут быть назначены на исполнение операции частично. Тогда в Spider Project задается процентная загрузка назначенных ресурсов наряду с количеством. Тем самым не создается ситуация, обычная для других пакетов, когда необходимое количество ресурсов остается неизвестным (две единицы ресурса с 50% загрузкой в других пакетах эквивалентны одной единице, загруженной полностью). Существенным отличием Spider Project является и то, что в пакете моделируется не только потребление, но и производство ресурсов и материалов на операциях и назначениях.

Центры

Часто бывает необходимым контролировать группы материалов, ресурсов и затрат. Для этой цели служат центра материалов, ресурсов и стоимостей, которые в Spider Project можно создавать в неограниченном количестве. В центр материалов можно включить любую группу материалов, в центр ресурсов - группу ресурсов и получать отчеты об общем количестве ресурсов или материалов по соответствующему центру. В стоимостной центр можно включить определенные стоимостные составляющие, ресурсы и материалы. Тогда будут подсчитываться суммарные расходы только по выбранным стоимостным составляющим, включая (или не включая) фиксированные стоимости работ на операциях (назначенные напрямую), а также те ресурсы и материалы, которые вошли в стоимостной центр. В западных системах аналогов нет.

2.4.2 Вычисления

Задачи, решаемые с помощью пакетов управления проектами обычно включают: а) разработку расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов, б) разработку расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов, в) определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта, г) определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании в любые периоды времени, д) определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов, е) анализ рисков и планирование расписания и других характеристик проекта с учетом рисков, ж) ведение учета исполнения, з) анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

А) Задача составления расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов имеет точное математическое решение (метод критического пути) и для аналогичных исходных данных решается всеми пакетами одинаково. По остальным задачам имеются существенные отличия в подходах и получаемых результатах.

Б) В большинстве пакетов под расписанием с учетом ограниченности ресурсов понимается расписание, в котором учитывается ограниченность возобновляемых ресурсов. При этом традиционно используются самые простые эвристики, которые не обеспечивают ни получения расписания, близкого к оптимальному, ни устойчивости этого расписания. В лучшем случае пользователям предоставляется возможность выбора критериев при назначении ресурсов в процессе составления расписания, что позволяет выполнить перебор и выбрать лучшее из полученных решений. Однако и такой перебор не обеспечивает получения приемлемых результатов. В Spider Project используются значительно более совершенные эвристики, которые позволяют устойчиво получать более короткие расписания исполнения проекта при тех же ресурсных ограничениях, чем в других пакетах.

В) Традиционное понятие критического пути работает только при наличии неограниченных ресурсов. При ограниченных ресурсах традиционные способы определения критического пути теряют смысл. Это же относится и к понятию полного резерва. Полный резерв, определяемый большинством пакетов, показывает резерв времени исполнения операций, если пренебречь ограничениями на количество имеющихся ресурсов. Практически такие резервы использовать нельзя. В Spider Project вычисляется ресурсный критический путь и резервы сроков исполнения операций с учетом ограниченности ресурсов.

Г) В большинстве пакетов вычисляются потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании на базе составленного расписания проекта. Если требуемое финансирование или поставки материалов не могут быть обеспечены, то пользователи вынуждены корректировать графики вручную. В пакете Spider Project можно моделировать не только расходы финансовых средств, но и доходы, не только потребление материалов, но и поставки. Кроме того, в Spider Project можно рассчитать расписание исполнения проекта с учетом не только ограниченности возобновляемых ресурсов, но и графиков поставок и финансирования, причем не только по суммарным затратам, но и по отдельным составляющим и центрам затрат и материалов.

Д) Принципиальным отличием возможностей Spider Project от других пакетов является то, что при расчетах учитывается и количество, и процентная загрузка ресурсов на операциях проекта. Таким образом, даже при неполной загрузке ресурсов на отдельных операциях результаты расчета расписания работ при ограничениях на общее количество ресурсов остаются достоверными. Соответственно и отчетность получается не только по времени загрузки ресурсов, но и по количеству загруженных ресурсов.

Е) В западных программах существуют специальные пакеты для моделирования рисков. Встроенный анализ неопределенностей есть в пакете Open Plan. Независимо от того, используется ли метод PERT или метод Монте Карло, при моделировании рисков предполагается, что длительности операций не коррелированы между собой. В жизни это не так. Как правило, отклонения длительности исполнения операций связаны с неправильным определением производительности назначенных ресурсов, а значит и отклонения длительности исполнения операций, использующих те же ресурсы взаимосвязаны. Поэтому при моделировании рисков в пакете Spider Project исходят из оптимистических, пессимистических и ожидаемых оценок не длительностей операций, а производительности назначенных ресурсов. Тем самым, моделируются не последствия, а источники рисков, и результаты получаются значительно более понятными и достоверными.

Ж) Учет исполнения и корректировка расписания оставшихся операций проекта в пакете Spider Project также отличается от общепринятого. Прежде всего, учет основан на регистрации не только отработанной длительности, но и выполненных объемов. Это позволяет пакету рассчитать длительности и расписание исполнения оставшихся операций проекта, основываясь на объективной информации. Учет выполненных объемов и отработанной длительности позволяет откорректировать первоначальные оценки производительности ресурсов проекта и соответственно скорректировать расписание исполнения оставшихся операций. Пакет ведет архивы учета и предоставляет пользователям возможность получать отчетность по исполнению за любой промежуток времени и по любой иерархической структуре работ проекта.

2.4.3 Базы данных

Характерной особенностью не только пакета, но и технологии управления проектами в России является интенсивное использование в проектах всевозможных норм и стандартов. Раньше использование норм (особенно в строительстве) регламентировалось государством, сейчас все больше используются корпоративные нормы и стандарты. Такие нормы обычно относятся к единичным объемам работ различных типов и производительностям ресурсов на типовых назначениях.

В пакете Spider Project заложена возможность поддержки таких норм. Пользователи Spider Project могут создать в пакете или импортировать из других программ всевозможные справочники и сделать их проектными базами данных. Типичные справочники включают нормы расхода материалов на единичных объемах работ различных типов, стоимости единичных объемов работ (по составляющим), производительность и процентная загрузка ресурсов на типовых назначениях. Применение проектных баз данных обладает целым рядом преимуществ. Так, например, это позволяет разработать и использовать в различных проектах корпоративные стандарты, унифицировать внутри организаций оценки производительности ресурсов, потребности работ в материалах, стоимостные оценки единичных объемов работ и т.д.

Кроме того, использование проектных баз данных позволяет быстро и эффективно вносить изменения в проекты при изменении исходной информации, что значительно облегчает также и анализ «что если», и анализ рисков (при этом обычно создаются и используются оптимистические и пессимистические базы данных, поочередное применение которых позволяет получить оптимистическую и пессимистическую версии проекта). Другим эффективным инструментом для анализа «что если» и внесения изменений в проект является использование мультиресурсов. Изменив состав мультиресурса и применив это изменение к проекту пользователи могут изменить состав назначений для всех операций, где был использован этот мультиресурс.

Очень важным инструментом для создания корпоративной культуры и корпоративных стандартов управления проектами является библиотека типовых фрагментов. Типовой фрагмент - это небольшой проект, определяющий технологию выполнения типового участка работ определенного объема. Этот проект включает все необходимое для включения его в состав ведущихся в компании проектов - и материалы, и ресурсы, и стоимостные составляющие.

2.4.4 Отчеты

Наряду со стандартными графическими отчетами - диаграммой Гантта, сетевой диаграммой, диаграммами загрузки ресурсов, расхода материалов и графиками затрат по проекту и отдельным фазам, Spider Project предлагает пользователям Ресурсную диаграмму Гантта и Линейную диаграмму. Ресурсная диаграмма Гантта аналогична диаграмме Гантта операций с тем отличием, что на ней отображаются не периоды исполнения операций, а периоды загрузки ресурсов. В табличной части отображается иерархическая структура ресурсов, в графической - периоды загрузки ресурсов и подразделений.

Линейная диаграмма - ясный и компактный способ отражения расписания работ проекта. На этой диаграмме по вертикали отображается время, а по горизонтали - метрика проекта (это могут быть километры, этажи и любая другая метрика, определяемая пользователями). Пользователи могут выбирать, какие виды работ отображать на линейной диаграмме. Линейная диаграмма показывает, какие работы и в какое время планируется провести в каждом месте трассы. Кроме того можно запустить анимацию и просмотреть на линейной диаграмме процесс исполнения проекта с любым временным шагом. Можно выделить любой участок и просмотреть детальный план исполнения проекта.


Заключение

Появление персональных компьютеров и программ управления проектами, способных оперативно ответить на вопросы «что если», скорректировать планы выполнения оставшихся работ при возникновении отклонений хода выполнения работ от запланированного, сыграло решающую роль в становлении современного управления проектами. Управление проектами из искусства, основанного на опыте и интуиции, превратилось в науку, которая преподается в ведущих университетах и бизнес-школах мира. Интерес к управлению проектами бурно растет и в нашей стране, а российская программа управления проектами Spider Project не имеет себе равных по функциональным возможностям.

Из основных особенностей этого пакета отметим:

Для нас жизненно необходимо повысить эффективность управления проектами, в стране практически нет стабильных и эффективно работающих предприятий, а потому необходимы изменения, а любые изменения – это проекты. Применение технологий управления проектами – это очевидный путь к сокращению затрат, повышению эффективности использования инвестиций и повышению конкурентоспособности нашей экономики в целом.
Источники

    1. http://www.osp.ru

    2. http://www.tekora.ru

    3. http://www.erudition.ru

    4. http://www.projectmanagement.ru




Федеральное агентство по образованию
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации