Яковлева Л.А. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие - файл n1.doc

приобрести
Яковлева Л.А. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие
скачать (1467.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc1468kb.08.09.2012 17:38скачать

n1.doc



МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Кемеровский технологический институт пищевой промышленности


л.а. яковлева

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ



Учебное пособие для студентов экономических специальностей заочного обучения



КЕМЕРОВО 2002

Содержание
I. Введение в информационные системы и технологии………………..3

II. Операционная система WINDOWS…………………………………..7

Ш. Компьютерные технологии обработки информации на основе табличных процессоров: EXCEL………………………………………… 12

V. Контрольные задания…………………………………………………33

VI. Литература……………………………………………………………38

1. ВВЕДЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ


    1. Что такое «информационные технологии»?


Понятие информации, информационных технологий

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio — разъяснение, изложение. В обиходе информация понимается как новые знания, сведения. Понятие информации является одним из основных в современной науке. Значение информации в жизни общества стремительно растет, меняются методы работы с информацией, расширяются сферы применения новых информационных технологий. Имеется много определений понятия информации:

Информация — является одной из фундаментальных сущностей окружающего нас мира.

Информация — первоначально - сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-нибудь другим способом.

Под информацией необходимо понимать не сами предметы и процессы, а их отражение или отображение в виде чисел, формул, описаний, чертежей, символов, образов.

Под «информационными технологиями» (ИТ) понимается вся совокупность форм, методов и средств автоматизации информационной деятельности в различных сферах. Как наука ИТ включает методологические и методические положения, организационные установки, методы использования инструментально-технических средств и т.д., все то, что регламентирует и поддерживает информационное производство и деятельность людей, вовлеченных в это производство. Трансформация новых научных знаний в конкретную информационную технологию — основная задача ИТ как науки.

Информационные технологии определяют способы, методы и средства сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Возникновение и развитие информационных технологий

Обмен информацией возник несколько миллионов лет назад. С появлением устной речи (около 100 тысяч лет назад) появилась и возможность накопления информации, пока что индивидуального, в памяти человека.

Следующий этап — возникновение письменности (5-6 тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации: ее сбор, передачу, переработку, хранение и доведение до пользователя. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях (шкуры животных, берестяная кора, наиболее распространенный носитель – бумага).

Совершенствовались также системы представления числовой информации (позиционная система счисления в Вавилоне, римская система счисления, арабские цифры), обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика.

Революционными в процессе развития информационных технологий стало изобретение (середина XV в.) в Германии книгопечатания, и появление парового двигателя (конец XVIII в.) — основы машинного производства. Главным качественным содержанием информационных технологий стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях знаний, а количественным — выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, а также первых энциклопедий — своего рода стационарных информационно-поисковых систем на алфавитной основе.

Новый этап в развитии информационных технологий связан с бурным развитием научно-технической революции: возникновением фотографии (1839 г.), изобретением электрического теле­графа (1832 г.), телефона (1876 г.), радио (1895 г.), кинематографа (1895 г.), беспроводной передачи изображения на расстояние (1907 г.) и промышленного телевидения (с конца 20-х гг.). Наступил период создания общемировой системы сосредоточения, хранения и быстрой передачи информации в наиболее удобной для пользователей форме. Это превратило информацию в движущую силу прогресса, определило ее ведущую роль на этапе современной технологической революции. Превращение информационных технологий в интеллектуальную индустрию сопровождалось появлением (в середине 60-х гг. XX в.), а затем и широким использованием электронных средств вычислительной техники. Современный этап развития информационных технологий характеризуется повсеместным распространением компьютерной техники.
Виды информационных технологий использующихся в экономике

Классификация информационных технологий может стать методологической основой их выбора и использования при решении задач управленческой деятельности.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

По функциям обеспечения управленческой деятельности: технологии подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технологии подготовки иллюстраций и презентаций на основе графических процессоров; технологии подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров; технологии разработки программ на основе алгоритмических, объектно-ориентированных и логических языков программирования; технологии систем управления базами данных (СУБД); технологии поддержки управленческих решений на основе систем искусственного интеллекта; гипертекстовые технологии и технологии мультимедиа.

По типу пользовательского интерфейса: командный (MS-DOS); WIMP-интерфейс (по сути графический интерфейс пользователя); SILK-интерфейс (интерфейс поисковых систем).

По способу реализации в информационных системах: тради­ционные и новые.

По способу построения сети: локальные; многоуровневые; распределенные.

По обслуживаемым предметным областям: бухгалтерский учет;

банковская деятельность; налоговая деятельность; страховая деятельность и другие.

    1. Техническая основа современных
информационных технологий

В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса технических средств информационных технологий и предназначены прежде всего для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в управленческой деятельности. Слово компьютер переводится как вычислительная машина. Это связано с тем, что первые компьютеры создавались как устройства для вычислений. Принципиальное отличие компьютеров от других счетных устройств состояло в том, что компьютеры позволяли проводить без участия человека сложные последовательности вычислительных операций по заранее заданной инструкции — программе.
Компьютерные сети

В настоящее время большинство компьютеров используются не изолированно от других компьютеров, а постоянно или время от времени подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки и получения сообщений и т.д.

Локальные сети

Локальные сети объединяют компьютеры, находящиеся в одном месте, т.е. поблизости друг от друга (латинское слово locus означает «место) и соединенных между собой посредством кабелей (иногда также телефонных линий или радиоканалов), через которые компьютеры могут обмениваться информацией. Использование локальных сетей позволяет обеспечить:
1.3. Программное обеспечение
В зависимости от функций, выполняемых программным обеспечением, его можно разделить на две группы: базовое (системное) программное обеспечение и прикладное программное обеспечение.

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ.

Прикладное программное обеспечение предназначено для решения конкретных задач пользователя.
1.4. Информационные системы (ИС)
Информационная система осуществляет сбор, передачу и переработку информации об объекте, снабжающую работников различного уровня информацией для реализации функции управления.

Внедрение информационных систем повышает эффективность производственно-хозяйственной деятельности предприятия за счет не только обработки и хранения информации, автоматизации рутинных работ, но и за счет принципиально новых методов управле­ния, основанных на моделировании действий специалистов при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т.п.), использовании современных средств телекоммуникации (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей и т.д.

По сфере применения информационные системы классифицируются следующим образом:

• ИС для научных исследований;

• ИС автоматизированного проектирования;

• ИС организационного управления;

• ИС управления технологическими процессами.

Научные ИС используются для автоматизации научной деятельности, анализа статистической информации, управления экспериментом.

ИС автоматизированного проектирования применяют для: разработки новых изделий и технологии их производства, различных инженерных расчетов; создания графической документации (чертежей, схем, графиков и т.д.); моделирования проектируемых объектов.

ИС организационного управления предназначены для автоматизации функций административного аппарата. К ним относятся ИС управления как промышленными предприятиями, так и непромышленными объектами (банками, биржами, страховыми компаниями, гостиницами и т.д.) и отдельными офисами (офисные системы).

ИС управления технологическими процессами создают для автоматизации различных технологических процессов.

Современные ИС предназначены повышения эффективности управления.


2. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА WINDOWS
2.1. Знакомство с Windows
Windows представляет собой графическую операционную систему (ОС), которая позволяет в полной мере воспользоваться преимуществами современных компьютерных технологий. В Windows реализован объектно-ориентированный подход. Объект — это все, с чем оперирует Windows: диск, папка, программа, группа программ, документ, файл, значок, фрагмент документа. Папка — синоним каталога. Прикладные программы называются приложения­ми, файлы, которые они обрабатывают, — документами.

Две программы – Мой компьютер и Проводник – входящие в состав Windows, позволяют быстро получить доступ к папкам и файлам, а также к другим устройствам компьютера.

Все уничтожаемые в процессе работы файлы помещаются в специальную папку Корзина, поэтому в любой момент можно восстановить удаленный файл, вынув его из Корзины.

В стандартную поставку Windows входят некоторые программы специального назначения и служебные программы. К ним относятся текстовый редактор WordPad, графический редактор Paint, калькулятор, блокнот и др. Служебные программы предназначены для оптимизации работы компьютера.

Windows позволяет осуществлять передачу данных между приложениями и документами через Буфер обмена, помещать объекты, созданные в других приложениях.
2.2. Основные приемы работы в ОС Windows
Microsoft Windows — это графическая многозадачная операционная система, позволяющая работать параллельно с несколькими программами. Для каждой программы на экране выделяется рабочая область, называемая окном. Все активные задачи отражаются на специальной серой полосе внизу экрана, называемой Панелью задач. Экран Windows 98 называется Рабочим столом.
Многооконный пользовательский интерфейс Windows
Инструментарий Windows

Все действия в Windows и для всех приложений осуществляются мышью и клавиатурой. Один щелчок левой кнопкой мыши на объекте — выделение объекта, двойной щелчок — открытие окна объекта или его запуск. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перемещать объекты. В Windows все инструменты для работы можно разделить на несколько групп:

• главное меню, вызываемое кнопкой Пуск;

• локальное меню, меню расположенное в виде строки в каждом окне;

• контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопкой мыши на определенном объекте или комбинацией клавиш SHIFT+F10. Содержание контекстного меню зависит от выбранного объекта;

• панели инструментов, располагающиеся в каждом окне обычно под строкой меню или «плавающие» по рабочей области окна. Кнопки панели инструментов позволяют выполнить самые распространенные команды;

• комбинация клавиш, предназначенные для выполнения конкретной операции или функции.

Д
ля активизации пункта локального меню нужно щелкнуть левой кнопкой мышки на нем или нажать клавишу ALT и затем перемещаться по меню с помощью клавиш со стрелками. Другой способ — набрать сочетание клавиш ALT и подчеркнутую в пункте меню букву. Команды меню, окрашенные светло-серым цветом, недоступны в данный момент. Выход из меню — клавиша ESC или щелчок мыши вне меню.
Окна Windows 98

Окно – обрамлённая масштабированная часть экрана. Существуют окна: окно приложения, окно документа и диалоговое окно. Окно может быть представлено на Рабочем столе в одном из трех видов: стандартный вид (окно, занимающее не весь экран), раскрытое или распахнутое окно (на весь экран), минимизированное (свернутое) окно (кнопка на Панели задач). Окно, в котором работают в настоящий момент, называется активным.

И
зменение размеров окна можно произвести, растянув мышкой рамку, нажав кнопки в верхней справа части окна (Свернуть, Развернуть, Закрыть), или с помощью контекстного меню на заголовке окна (значок системного меню).

Найти и переключиться в нужное окно можно через Панель задач, сочетаниями клавиш ALT + TAB или ALT + ESC. При желании можно увидеть на экране все раскрытые окна одновременно: расположить их каскадом, сверху вниз или слева направо мозаикой.

Просмотр содержимого окна осуществляется с помощью вертикальной и горизонтальной линии прокрутки.

Упорядочивание окон производится с помощью контекстного меню на свободном пространстве Панели задач и выбора варианта упорядочивания появившемся контекстном меню нужный пункт.

Все операции в Windows можно выполнить одним из трех инструментов: с помощью строки меню, контекстного меню и панели инструментов.




Программа Проводник

Программа Проводник предназначена для манипуляций с файлами и папками, для просмотра и поиска нужных данных в системе. Окно Проводника разделено на две части: в левой — иерархия всех папок, в правой — содержимое папки, выделенной в левой части. Граница между областями может быть передвинута.

Способ вызова программы Проводник: Пуск - Программы - Проводник;

Копирование и перемещение файлов и папок в Проводнике очень удобно осуществлять путем перетаскивания их мышкой в нужное место. Копирование требует одновременного нажатия кла­виши CTRL.
Папки, документы, приложения

Вся информация на дисках может объединяться в папки. Папка — место с документами, программами и другими вложенными папками. С помощью папок удобно систематизировать информацию в компьютере

Щелчок по папке позволит открыть ее, при этом в строке адреса отобразится адрес ее местоположения в файловой системе. Зная этот адрес, можно задать его в строке адреса и попасть в нужную папку, минуя промежуточные.

Кнопки панели инструментов Вперед, Назад и Вверх позволяют перемещаться между вложенными папками.
Создание папок и файлов

Создать папку можно, выполнив команду Файл - Создать - Папку или вызвав на пустом пространстве окна папки контекстное меню: Создать - Папку.

Свойства папок


Просмотреть свойства папки можно с помощью контекстного меню - Свойства или Файл - Свойства. Все свойства папок настраиваются командой Вид - Свойства папки.

Выделение папок и файлов

Выделение объекта или группы объектов для дальнейшей работы с ними осуществляется следующими способами:

• удерживая левую кнопку мыши нажатой, обрисовать прямоугольную область, в которую попадают выделяемые объекты;

• Отдельный — щелчком мыши;

• Все — командой Правка — Выделить все (Обратить выделение, т.е. поменять выделенные и невыделенные объекты местами) или CTRL +A;

• Последовательно расположенные — щелчок на первом, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелчок на последнем;

• Отдельно расположенные — щелчок на каждом объекте с одновременно удерживаемой клавишей CTRL.

Выделенные объекты можно копировать, перемещать, переименовывать, удалять, восстанавливать.

Отмена выделения осуществляется щелчком мыши вне зоны выделения,

Переименование папок и файлов

• контекстное меню на папке или файле - Переименовать - другое имя;

Файл — Переименовать.

Удаление папок и файлов

Удаление можно осуществить командой Файл — Удалить, кнопкой на панели инструментов Удалить или контекстное меню — Удалить, а также клавишей DELETE.

Копирование и перемещение папок и файлов

При копировании создается дубликат исходного объекта. Копи­рование осуществляется такими способами:

• выделить объект или группу объектов - Правка - Копиро­вать (при этом все выделенное попадает в специальную папку, называемую Буфером обмена) или CTRL+C — перейти в нужное место — Правка — Вставить или CTRL+V;

• выделить объект или группу объектов — левой кнопкой мыши перетащить мышью, не отпуская кнопки и удерживая нажатой клавишу CTRL.

При перемещении исходный объект располагается в другом месте файловой системы. Для перемещения выделенных объектов следует:

• выделить объект или группу объектов - Правка - Вырезать (при этом все выделенное попадает в Буфер обмена) или CTRL+X - перейти в нужное место - Правка - Вставить;

• выделить объект или группу объектов — левой кнопкой мыши перетащить мышью, не отпуская кнопки.

Для команд Вырезать, Копировать, Вставить можно использовать кнопки на панели инструментов.

Универсальный способ перемещения или копирования объекта с помощью правой кнопки мыши, при отпускании кнопки открывается контекстное меню для выбора операций копирования и перемещения.

Если вы случайно переместили объект, то можно воспользоваться кнопкой Отмена или Правка — Отменить.

Специальные папки

Кроме обычных папок в Windows существуют специальные папки.

Специальная папка Корзина служит для удаления папок и документов. Содержимое Корзины можно удалить физически полностью или частично командой Файл — Очистить Корзину или контекстное меню — Очистить Корзину. Можно удалять файлы и не через Корзину, нажав сочетание клавиш SHIFT +DEL.

Папку Корзина можно настроить и просмотреть ее свойства командами контекстное меню — Свойства. Можно настроить независимые конфигурации Корзины для каждого диска или единые для всех дисков, установить размер Корзины и способ удаления (флажки «Уничтожать файлы сразу после удаления» и «Запрашивать подтверждения на удаление»).

В специальной папке Мой компьютер содержатся значки всех объектов, содержащихся в компьютере, ее нельзя удалить.

Поиск файлов и папок

Команда Найти (из главного меню - Поиск) позволяет найти файл или папку по любой известной информации, включая часть имени, его тип, диапазон дат, фрагменту содержимого файла и др. Команда вызывается по-разному:

Пуск — Найти — Файлы и папки;


контекстное меню на кнопке Пуск — Найти;

• в окне Проводника или окне папки Сервис — Поиск — Файлы и папки.

4. КОМПЬТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ НА ОСНОВЕ

ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ: EXCEL
4.1. Настройка новой рабочей книги
Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют Excel. Документы, созданные в среде Excel, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением .XLS. Интерфейс среды Excel с рабочей книгой представлен на рис. 1.

Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено.

а


дрес активной ячейки строка формул

Рис.1
Рабочее поле Excel - это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов — буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы про­нумерована. Размер таблицы фиксирован (число столбцов - 256, строк – 16384 для Excel 97).

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Например, на рис. 1 указана ячейка с адресом (ссылкой) В5. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В5.

Ячейка на которой находится рамка называется активной. Адрес активной ячейки отображается в левой части строки формул.

Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки.

Ниже представлены типовые технологические операции с рабочими книгами и листами.

С
оздается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой <Создать>, при этом используется один из готовых шаблонов. Для изменения установок среды Excel, что повлечет за собой изменение установок текущей (активной) книги, можно воспользоваться командой Сервис, Параметры, вкладка Общие. На вкладке Общие (рис. 2) указывается:
Рис. 2 Вкладка Общие в диалоговом окне Параметры


Назначение других вкладок команды Сервис, Параметры:

4.2. Создание и заполнение таблицы постоянными данными и формулами




Формат ячеек таблицы

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат, Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Эти команды имеют несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

1. Вкладка Число — задает форматы представления данных в ячейке:

2. Вкладка Выравнивание определяет:



Операции с ячейками таблицы

В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а блок ячеек. Блок — прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, расположенных в разных местах. Блоком ячеек можно считать и строку, и столбец. Типовые технологические операции с блоками ячеек представлены в табл. 2.

Таблица 2. Типовые технологические операции с блоками ячеек





Название операции

Выполнения операции с помощью управляющего меню

Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши

Выделение блока смежных ячеек




1. Установить курсор в ячейку, начиная с которой выполняется выделение.

  1. Нажать левую кнопку мыши.

3. Протащить курсор, закрашивая область выделения.

Выделение блока несмежных ячеек



1. Выделить блок смежных ячеек.

2. Выделить следующий блок смежных ячеек при нажатой клавише .

Форматировать блок ячеек

  1. Выделить блок ячеек.

  2. Выполнить команду Формат, Ячейки

  1. Вызвать контекстное меню.

  2. Команда Формат ячеек.

Удалить блок (изменение структуры таблицы)

  1. Выделить блок ячеек.

  2. Команда Правка» Удалить.

  3. Указать объект удаления

  1. Вызвать контекстное меню.

  2. Команда Удалить.

Вставить блок ячеек (строк, столбцов)

1. Выделить блок ячеек. 2. Выполнить команду Вставка, Ячейки

  1. Вызвать контекстное меню.

  2. Выполнить команду Добавить ячейки.

Копировать блок ячеек

1. Выделить блок ячеек. 2. Команда Правка, Копировать. 3. Установить курсор в ячейку, куда копируется. 4. Команда Правка, Вставить.

1. Вызвать контекстное меню. 2. Команда, Копировать. 3. Установить курсор в ячейку, куда копируется. 4. Команда Правка, Вставить.

Вставить блок ячеек (предварительно выполнена команда копирования или вырезания)

I. Установить курсор в место вставки. 2. Команда Правка, Вставить.

1. Вызвать контекстное меню. 2. Выполнить команду Вставить.

Вставить блок ячеек с размножением (предварительно выполнена команда копирования или вырезания)

1. Установить курсор в место вставки. 2. Выделить блок, кратный исход­ному блоку. 3. Команда Правка, Вставить.

1. Выделить блок, кратный исходному. 2. Вызвать контекстное меню. 3. Выполнить команду Вставить.

Очистить блок

1. Выделить блок ячеек. 2. Выполнить команду Правка, Очистить. 3. Указать объект обработки: все, форматы, содержимое, примечание.

  1. Вызвать контекстное меню.

  2. Выполнить команду Очистить содержимое.

Перенести выделенный блок с помощью мыши



1. Выделить блок ячеек (блок строк или блок столбцов). 2. Установить курсор мыши на любую линию контура. 3. Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить блок на другое место.


Скопировать выделенный блок с помощью мыши



1. Выделить блок ячеек. 2. Установить курсор мыши на любую линию контура. 3. Нажать клавишу . 4. Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить блок в место вставки, 5. Отпустить клавишу .



Заполнение таблицы значениями

В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Константы — это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после установки курсора в нужную ячейку, а далее следует либо нажать клавишу , либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте;

Формулы вводятся и редактируются аналогично.
Формулы в таблице

Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций. Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов вы­ражения. Формула всегда начинается с символа равно (=). В качестве операндов используются:

Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:

Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их настройка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок). Адрес не меняется при абсолютной ссылке. Различают следующие типы ссылок:



Стандартные функции Excel

В любых версиях Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом — с помощью Мастера функций (рис.3), диалоговое окно которого вызывается командой Вставка, Функция или кнопкой

Все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций.

Для каждой категории функций справа в окне (см. рис. 3) показан их состав. Выбирается категория функция (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции. Если функция использует несколько однотипных аргументов, указан символ многоточия (...).

П
осле нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно (рис.4), где указываются аргументы. Каждый аргумент вводится в специально предназначенное для него поле, перед вводом аргумента необходимо сделать изменения в соответствующем поле, например, так, как показано на рис. 4.

Рис. 3 Диалоговое окно Мастер функций





Рис. 4 Пример диалогового окна для задания логической функции ЕСЛИ
Формулу вводят в ячейку. Для вставки в качестве аргумента функции других формул в строке ввода, которая находится над рабочим полем (рис.5), предусмотрена кнопка вызова функций.




Рис.5 Использование кнопки вызова функции в строке ввода
4.3. Построение, редактирование и форматирование

диаграмм

Построение диаграмм

Диаграммы — это графическое представление данных. Они используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде.

Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собой таким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и наоборот. Различают два вида диаграмм:

внедренные диаграммы - сохраняются на рабочем листе вместе с данными;

диаграммные листы - диаграмма в формате полного экрана на новом листе.

Диаграмма создается с помощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка, Диаграмма или кнопкой

Мастер диаграмм позволяет строить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления (с областями, линейчатая, гистограмма, график, кольцевая, лепестковая, точечная, пузырьковая, поверхностная и др.) и 22 нестандартных типа (рис. 6).

Мастер Диаграмм осуществляет построение новой диаграммы в интерактивном ре­жиме за четыре шага только для выделенного блока ячеек — диапазона (области) данных для построения диаграммы.

Этап 1. Выбор типа и формата диаграммы. На этом этапе необходимо выбрать тип диаграммы (рис. 6) и задать (в окне справа) формат, который делает ее более выразительной. После выбора надо нажать кнопку <Далее> и перейти на следующий этап.

Этап 2. Выбор и указание диапазона данных для построения диаграммы. На этом этапе задается диапазон данных, для которого будет построена диаграмма. Для этого в таблице с помощью переключателя укажите расположение данных — по строкам или по столбцам будет строиться выбранный тип диаграммы. Далее с помощью мыши выделите необходимый блок ячеек, адрес которого автоматически отобразится в строке Диапазон (рис. 7), В окне образца будет отображаться выбранный тип диаграммы для заданного диапазона д
анных.
Р
ис. 6 Диалоговое окно Мастера диаграмм
Рис. 7 Диалоговое окно Мастера диаграмм

для задания диапазона данных диаграммы

Этап 3. Задание параметров диаграммы. Задание параметров диаграммы осуществляется в окнах вкладок Мастера диаграмм, представленного на рис. 8.

На вкладке Заголовки вводятся поочередно на соответствующую строку название диаграммы, название оси Х, название оси Y, название оси Z.

Н
а вкладке Оси устанавливаются переключатели выбора вида обозначения меток осей.

Рис. 8 Задание параметров диаграммы
На вкладке Линии сетки устанавливаются переключатели отображения сетки на диаграмме.

На вкладке Оси указывается место расположения легенды.

На вкладке Таблица данных устанавливается переключатель отображения на диаграм­ме таблицы исходных данных.

На вкладке Подписи данных устанавливается переключатель отображения значений данных на диаграмме.

Э
тап 4. Размещение диаграммы.
Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находится таблица с исходными данными, либо на отдельном листе. В диалоговом окне Мастер диаграмм на этапе 4 (рис. 9) для этого надо установить соответствующий переключатель и нажать кнопку <Готово>.

Рис. 9



Редактирование диаграмм

Редактирование диаграмм выполняется как с помощью контекстного меню, так и с помощью команд управляю­щего меню Диаграмма. Вызов контекстного меню осуществляется путем установки указателя мыши в пустое место диаграммы (т.е. в один из четырех ее углов) и нажатия правой клавиши мыши. Контекстное меню имеет вид, представленный на рис. 10.

Пункты меню 1-5 предоставляют пользователю возможность вернуться к любому из четырех этапов создания диаграммы и осуществить необходимые изменения, т.е.:



Форматирование типов диаграмм

ППП Excel 97 обеспечивает удобный режим работы для «подбора» наиболее подходящего типа диаграммы в целом, для группы рядов или отдельного ряда данных. Изменение типа диаграммы можно выполнить для любой построенной диаграммы, как внедренной, так и отдельного диаграммного листа. Подобные изменения могут быть осуществлены либо посредством кнопки <Тип диаграммы> на панели инструментов Диаграмма, либо за счет перехода к первому этапу построения диаграмм и выбора команды Тип диаграммы в контекстном меню (см. рис. 10). Кроме того, контекстное меню дает также возможность корректировать вид трехмерных диаграмм.

Форматирование осей диаграммы

Оси диаграммы предназначены для обрамления области построения диаграммы, нанесения разметки (шкал), которым соответствуют основные значения элементов данных и категории.

Для большинства плоских диаграмм используются первичные (основные) и вспомогательные оси, что обусловлено типом диаграммы, величиной (порядком величин) значений элементов данных рядов. В частности, круговые и кольцевые диаграммы не имеют осей, радиальные диаграммы имеют отдельные оси для каждого ряда данных. Ориентация ряда относительно оси Y выполняется при форматировании рядов, по умолчанию все ряды отнесены к основной оси. Ось -Y является общей для всех рядов, независимо от их ориента­ции относительно оси Y.

Объемная диаграмма стоит на основании и окружена стенками, которые можно само­стоятельно форматировать.

При форматировании осей активизируется:



Форматирование сетки

Сетка обеспечивает лучшее изображение числовых данных, зрительно облегчает сопоставление данных. При выделении сетки в поле имен появляется стандартное название компо­нента — Сетка. При форматировании сетки указывается тип линии и шкала разметки (пересечение линий сетки с осями).

Форматирование легенды

Легенда — специальное окно, содержащее для каждого ряда данных ключ и поле-название ряда. Ключ легенды повторяет цвет и узор, заданный для элементов данных ряда. Легенда может создаваться в автоматическом режиме, если при построении диаграммы интервал ячеек включал названия рядов. Если имена рядов явно не заданы, то легенда использует стандартное имя Ряд (номер).

При форматировании целого окна легенды задается вид рамки, цвет и узор закраски области легенды, определяется шрифт, используемый для текста легенды, размещение ле­генды (внизу, вверху, слева, справа, в углу).

Тренды

Тренд — это функция заданного вида, с помощью которой можно аппроксимировать построенный по данным таблицы график. Тренд служит для выявления тенденций развития процесса, представленного в виде диаграммы, и обеспечивает прогноз на заданный период. В Excel предусмотрено несколько стандартных типов тренда (рис. 12): линейный, логарифмический, степенной, экспоненциальный, полиномиальный, скользящее среднее. Необходимые условия построения тренда:

Тренд можно строить для диаграмм типа:

Рис. 12 Вкладки Тип и Параметры для задания вида тренда
Построение тренда осуществляется по следующей технологии:

Для последующего редактирования линии тренда требуется ее выделение (двойным щелчком левой кнопки мыши), при этом появляются специальные отметки на линии тренда. С помощью правой кнопки мыши можно вызвать контекстное меню, обеспечивающее форматирование (команда Форматировать линию тренда), либо удаление линии тренда (команда Очистить).
4.3. Список
Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel и используют соответствующую терминологию:

строка списка — запись базы данных;

столбец списка — поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку.

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке необходимо:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение: установить флажок переносить по словам

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Дня того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список необходимо перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи) будет выделен темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список.

4.4. Сортировка данных
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В среде Excel 97 предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне <<Сортировка диапазона>> (см. рис. 13) параметром Сортировать по.



Рис. 13 Диалоговые окна для операции сортировка



Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах — по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом — от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение — пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка <<Параметры>> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 13): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки — обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.
4.5. Фильтрация (выборка) данных

Общие сведения

Фильтрация данных в списке — это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные, Фильтр. Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные, Форма.

Автофильтрация

К
оманда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 14). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.
Рис. 14 Окно <Наложение условий по списку>
По отдельному столба а списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ. Каждая часть условия включает:

Рис. 15
Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить.

Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.

Расширенный фильтр

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

этап 1 — формирование области критериев поиска;

этап 2 — фильтрация записей списка.

Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра.

Области критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий. Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

Правила формирования множественного критерия:

1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .

2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными усло­вием ИЛИ.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.

Этап 2. Фильтрация записей расширенным фильтром.

П
осле подготовки области критерия курсор устанавливается в список и выполняется команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр (рис. 16).

Рис. 16



Фильтровать записи списка можно на месте либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе. Для копии на другой лист или книгу следует установить курсор по месту копии, а затем выполнять команду фильтрации, указывая соответствующие исходный диапазон и диапазон условий.

Исходный диапазон и диапазон условий включают все строки, в том числе и строку наименования столбцов. Если предполагается копирование результата в другое место, указывается левая верхняя ячейка области. Переключатель Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.

Для сложных по логике обработки запросов фильтрация записей списка может выполняться постепенно, то есть копируется первый результат фильтрации, к нему применяется следующий вариант фильтрации и т.д.

Для снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные, Фильтр, Отобразить все.
Фильтрация с помощью формы данных

ППП Excel 97 позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы (рис. 17). Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей — названия столбцов списка.

Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки <Назад> или <Далее>, выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки <Вернуть> можно отменить. Рис. 17 Экранная форма

Для создания новой записи нажимается кнопка <Добавить>, выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши либо клавиша <Таb>. При повторном нажатии кнопки <Добавить> сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка <Удалить>. Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.

С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимается кнопка <Критерии>, форма очищается для ввода условий поиска в полях формы с помощью кнопки <Очистить>, а название кнопки <Критерии> заменяется на название <Правка>. После ввода критериев сравнения нажимаются кнопки <Назад> или <Далее> для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка <Правка>, для выхода из формы — кнопка <3акрыть>.


Контрольные задания
Задание:

Провести расчеты в табличном процессоре Excel.

В исходной таблице добавить 3-4 расчетных столбца (содержащих вычисления по формулам), в расчетных формулах использовать функции Excel (мин, макс, если, срзнач.), возможности сортировки и фильтрации.

Построить диаграмму и сделать выводы по полученным результатам.
Требования к оформлению:

В контрольной работе должен быть представлен № варианта, текст задания, кратко описан порядок выполнения работы (со ссылками на № таблиц, № страниц), для диаграммы указать диапазон данных.

Представить таблицу с итоговыми расчетами в режиме чисел, в режиме формул с указанием заголовков строк и столбцов.

Работу оформить с использованием текстового редактора. Отчет представить на бумаге и дискете.

Вариант задания выбирается согласно номеру зачетки: первые 15 совпадают с номером варианта, для последующих номеров две последние цифры номера зачетки надо поделить на 15, остаток от деления = № варианта , (остаток 0 соответствует 15 варианту).

ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ

Вариант №1


Расчетная ведомость

Табельный №

Начислено


Удержано

Сумма к выдаче













Итого:










Сумма к выдаче = начислено - удержано

Вариант №2


Оборотная ведомость по учету материалов

Номенклатурный № материала

С Т О И М О С Т Ь

Остаток

на 1.01.

Приход

за январь

Расход

за январь

Остаток

на 1.02.
















Итого:













Остаток на = остаток на + приход за - расход

Вариант №3


Расчетная ведомость

Табельный №

Начислено

Удержано

Сумма к выдаче

кредит

Плата за общежитие

Взносы

Итого удержано






















Итого:



















Итого удержано = кредит + плата за общежитие + взносы

Сумма к выдаче = начислено - итого удержано

Вариант №4


Инвентаризация ведомость

Наименование

Количество

Цена

Сумма













Итого:










Сумма = количество * цена
Вариант №5


Ведомость учета незавершенного производства

Шифр работы

Заработная

плата

Материалы

Цеховые расходы

Всего по

шифру работы
















Итого:













Всего по шифру работы = заработная плата + материалы + цеховые расходы

Вариант №6


Расчетная ведомость

№ сберегательной книжки

Остаток старый

Приход

Расход

Остаток новый
















Всего:













Остаток новый = остаток старый + приход - расход

Вариант №7


Ведомость начисления заработной платы

Фамилия рабочего

Тарифная часовая ставка
Отработано часов

Заработано по тарифу













Итого:










Заработано по тарифу = тарифная часовая ставка * отработано часов

Вариант №8


Ведомость расчета емкости на транспорте

Тип вагона

Длина

Ширина

Высота

Объем
















Итого:













Объем = длина * ширина * высота

Вариант №9


Ведомость выполнения сельскохозяйственных работ

Виды с/хозяйственных работ

Единица измерения

Выполнено

Расценка

Стоимость
















Итого:













Стоимость работ = выполнено * расценка

Вариант №10


Сведения о товарообороте магазина

Наименование

товара

Количество продано

Цена

Сумма оборота













Итого:










Сумма оборота = количество продано * цена

Вариант №11


Ведомость выполнения норм выработки

Фамилия, имя, отчество

Время нормированное

Время

фактическое

% выполнения плана













Итого:










% выполнения плана = время фактическое / время нормированное * 100

Вариант №12


Ведомость потребностей деталей по плану

№ заказа

Наименование деталей

Количество деталей по плану (шт.)

Цена за шт.

Расход деталей на заказ (руб.)
















Итого:













Расход деталей на заказ = количество деталей по плану * цена за штуку

Вариант №13


Требование №



Наименование

Кол-во затребовано

Кол-во отпущено

Цена

Сумма



















Итого:













Сумма = отпущено *цена

Вариант №14


Акт проверки



Наименование

Наличие на 01.01.98

Выбыло

Остаток на 01.02.98

Кол-во

Стоим-ть

Кол-во

Стоим-ть

Кол-во

Стоим-ть

























Итого:



















Остаток = наличие - выбыло

Вариант №15



Экзаменационная ведомость группы




Фамилия, И.О. студента

Оценки по дисциплинам

Средний балл

Инф-ка

Экон-ка

Англ.яз.



















Сумма баллов:















Литература


  1. Ю. Мафрин. Информационные технологии.-М.: Лаборатория Базовых Знаний,2002.-336с.

  2. Информационные технологии. Учебное пособие./Под общ. ред. А.К.Волкова.-М.:ИНФРА-М.2001.-310с.

  3. Информационные технологии в бизнесе. Энциклопедия. Серия "Бизнес-класс". -Питер.2003.




МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации