Леготина И.М. Связи с общественностью (PR) - файл n1.doc

приобрести
Леготина И.М. Связи с общественностью (PR)
скачать (800 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc800kb.26.08.2012 19:12скачать
Победи орков

Доступно в Google Play

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8

Тема 4.1. Прием и гостеприимство

К занятому человеку

редко ходят в гости бездельники:

к кипящему горшку мухи не летят.

(Б. Франклин)

Дидактические единицы: Прием как форма гостеприимства. Роль протокола и этикета в организации приемов. Виды и специфика организации приемов.


Образ фирмы как хорошего члена общества обязательно включает в себя и проявление гостеприимства. Прием – жест порядочности фирмы, а не демонстрация ее возможностей с целью поразить общественность. Следует различать две основные разновидности приема: текущий и представительский прием.

Текущий прием осуществляется ежедневно и является составной частью распорядка дня или недели. Работа с посетителями, клиентами ведется как руководством фирмы, так и в подразделениях. Лучше, если такая работа будет осуществляться в специальном приемном офисе. Если же возможности оформления такого офиса нет, то необходимо выделить на рабочих местах зону или хотя бы уголок для приема. Они должны быть пространственно отделены от рабочих мест, оборудованы достаточно комфортабельно, желательны мягкая мебель, удобное освещение, возможность угощения посетителей чашкой кофе или чая. Под рукой должны быть необходимые раздаточные и рекламные материалы, сувениры и памятные знаки.

Целесообразно выделить определенное время в течение рабочего дня исключительно для приема, и о часах приема возможные посетители должны быть информированы.

Разновидностью приема является прием руководством фирмы своих сотрудников. Такое время должно быть выделено обязательно, и работники должны знать, что они могут рассчитывать на спокойную, не прерываемую текущими делами беседу с руководством, в том числе – по личным вопросам.

Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны быть специально подготовлены, с особым вниманием на соблюдение организационной культуры и фирменного стиля.

Представительский прием носит эпизодический характер и обычно приурочен к знаменательным событиям, посещениям фирмы делегациями, высокими гостями, но приемы могут проводиться и независимо от событий и посещений.

Наиболее детально технология таких приемов выработана в дипломатическом протоколе и этикете – многовековом опыте организации публичного общения людей разных национальностей, конфессий. Поэтому мировой опыт PR проведения приемов (как, впрочем, и пресс-конференций, презентаций и т.п.) ориентируется именно на нормы дипломатического протокола и этикета. В странах с устоявшейся культурой предпринимательства, внешнеэкономических связей, где давно ценятся не только деловая хватка бизнесмена, любому новичку, не соблюдающему общепринятого протокола и этикета, придется столкнуться с большими проблемами и серьезными трудностями. Заключение сделок, прием делегаций, ведение переговоров и т.д., и т.п. – все это в современном деловом мире имеет свои традиции, условности, правила, нарушение которых чревато падением личного престижа, ограничением контактов и в конечном результате – немалыми экономическими потерями.

Существуют различные виды приемов. Наиболее формальный прием – конференция. В этом случае речь идет, фактически, о расширенном совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме или теме.

Большей степенью неформальности обладают виды приемов, ориентированные преимущественно на организацию свободного общения. Самыми почетными являются завтрак (lunch) и обед (dinner). Завтрак обычно проводится для ограниченного числа лиц, как правило, только мужчин. Продолжительность завтрака – 1,5 часа, начало, обычно, между 12-30 и 13-30. Форма одежды повседневная, кроме случаев, когда это специально оговаривается в приглашении. Меню обычно выдерживается в духе дипломатического протокола: одно-два блюда холодной закуски, одно горячее рыбное блюда и одно мясное, а также десерт – все с учетом национальных кухонь. Перед завтраком подается аперитив, охлажденное сухое белое вино к рыбе и комнатной температуры сухое красное вино к мясу, к десерту – охлажденное шампанское. По завершении завтрака подают кофе или чай, к которым предлагаются коньяки и ликеры.

Обед начинается обычно между 19-00 и 21-00. Мужчин чаще всего приглашают с женами. Меню более обильно, чем при завтраке, обязательно первое блюдо. Продолжительность обеда 2-2,5 часа, из которых час-полтора проводятся за столом. Форма одежды – темный костюм, смокинг или фрак, для женщин – вечернее платье. Фактически разновидностью обеда является ужин. Отличие в начале (после 21-00) и обычном отсутствии первого блюда.

Разновидностью обеда является и обед-буфет, отличающийся тем, что блюда сервируются на одном большом столе, а гости сами (иногда с помощью официантов) кладут себе желаемое и рассаживаются за столиками, расположенными поблизости.

Наиболее распространенной формой приема является фуршет. Длится он приблизительно два часа в период между 17-00 и 20-00. В меню могут быть холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, вина, крепкие напитки, минеральная вода. К концу приема обычно подаются мороженое, кофе, шампанское. Преимущество такого приема в большей демократичности, возможности принять от 15-20 до нескольких сотен человек, в зависимости от помещения. Фуршет проходит стоя. Гости подходят к столам, сами кладут закуски на тарелки и отходят для свободного общения. Напитки разливаются официантами. Форма одежды – повседневная.

Коктейль отличается от фуршета тем, что столы не накрываются, а угощение разносится официантами.

Все большее распространение в последние годы получили приемы типа «Бокал шампанского» (conpe de chaqmpaqne) или «Бокал вина» (vin d'Honner), которые начинаются в 12-00 и заканчиваются в 13-00, с подачей только вина и соков, возможно – орешков, маленьких бутербродов и пирожных. Прием проводится стоя, в повседневной одежде.

Чай организуется между 16-00 и 18-00 и, как правило, только для женщин. Накрывается один или несколько столов с подачей кондитерских изделий, фруктов, десертных и сухих вин, соков и минеральной воды, возможно – небольшого количества закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром). Продолжительность – один-полтора часа.

Прежде всего, прием должен очень тщательно готовиться, начиная с хорошо продуманного списка приглашенных, определения их количества. Список обязательно должен быть согласован и утвержден непосредственно руководителем, устраивающим прием.

Присутствующие на приеме гости должны быть представлены друг другу хозяевами. Способ представления (знакомства) зависит от типа приема, уровня и количества приглашенных. Представить гостей можно персонально, подводя их друг к другу, или громко представляя вновь прибывшего. Можно делать это и в ходе приема, пользуясь возникающими ситуациями. Могут использоваться и специальные нагрудные таблички или значки с аналогом визитки данного лица.

Регистрировать участников приема не обязательно. Но чрезвычайно полезно проявить во время приема простой, но яркий жест гостеприимства: предложить сделать запись в специальной книге записей, в которой гость может оставить краткое пожелание или просто свой автограф. Жест этот особых затрат не требует, но гость покинет фирму (даже если деловой контакт был не очень успешным), по крайней мере с впечатлением, что его здесь ценят, его мнением, личностью, отношениями с ним дорожат. Наличие на фирме такой книги в то же время открывает возможности ее дальнейшего использования в PR и даже рекламе. Каждый последующий гость видит, в каком ряду оказывается его запись, автографы и содержание записей наиболее известных и авторитетных лиц – не лишний информационный «капитал» фирмы, а способ формирования ее репутации.

Еще один простой, но очень полезный жест гостеприимства во время приема – подарки и сувениры. Любой гостеприимный хозяин хотел бы, чтобы его гости ушли с доброй памятью о посещении. Этой цели и служат различные памятные знаки. Речь ни в коем случае не идет о ценных подарках, которые могут делаться только в исключительных случаях. Ценный подарок обязывает гостя, кем-то может быть воспринят как попытка подкупа или взятки. Поэтому подарки и сувениры должны быть простыми, недорогими и желательно – связанными с фирменным стилем (блокноты, авторучки, пакеты, медали и т.п.).

При подготовке приема необходим учет особенностей национально-исторического и культурного опыта гостей. Продолжением этой темы является проблема преодоления возможного языкового барьера. Разумеется, всегда можно прибегнуть к услугам переводчиков. Но, во-первых, не всегда желательно присутствие посторонних при тех контактах и переговорах, на которые вы рассчитываете. Во-вторых, переводчики, несомненно, являются профессионалами своего дела, и признаком этого профессионализма является беглый перевод – иногда в ущерб смыслу переводимых слов. Доверяя переводчику, не следует стесняться его перебить, уточнить перевод («правильно ли я понял?»), подробнее остановиться на важных темах. Еще лучше иметь своих сотрудников, свободно владеющих иностранными языками. А еще лучше – знать их самому.

Многие проблемы текущего и особенно представительного приема, связаны с возможностями фирмы относительно помещения для приемов. Не всегда фирме по силам содержать помещение и соответствующий штат работников для организации полноценных представительных приемов. Для их проведения обычно арендуются залы и помещения в ресторанах, гостиницах. Однако в нынешних российских условиях ни те, ни другие не позволяют организовать полноценное общение, необходимое для PR, т.к. ориентированы исключительно на питание и проживание. И в этом плане учреждения культуры обладают, пожалуй, наибольшим потенциалом – дело только в умелом его использовании.
1   2   3   4   5   6   7   8


Тема 4.1. Прием и гостеприимство
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации