АРМ Комплектование: техника работы. Методические рекомендации - файл n1.doc

приобрести
АРМ Комплектование: техника работы. Методические рекомендации
скачать (2648.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc2649kb.08.07.2012 21:00скачать

n1.doc



Для служебного пользования


Национальная библиотека Республики Карелия

Центр формирования библиотечных фондов
АРМ «Комплектование» :
техника работы.
Методические рекомендации.
2005
Загрузка программы.


Вход в АРМ «Комплектование» осуществляется путем нажатия дважды левой клавишей на ярлык «Комплектование».

При каких-либо изменениях, произведенных программистом, на экране

компьютера сначала появляется окно «Скачать обновление». После нажатия клавиши «Скачать обновление» происходит обновление программы.

Появляется окно «Загрузка» со списком лиц, имеющих право доступа к программе.



Встав курсором на конкретную фамилию, выделяем ее. Затем переходим к окну «Пароль» и вводим его. Нажимаем на клавишу «Enter» или мышью на «Вход», после чего происходит загрузка АРМ «Комплектование».

(Список пользователей и пароли прописываются в АРМ «Администратор»).
Появляется окно «Отдел комплектования», которое содержит следующие

пункты меню:




1. Поступления.

Работа в пункте меню «Поступления».

Создание актов.

Путем нажатия левой клавиши мыши выбираем пункт меню «Поступления». Открывается окно «Новые поступления».




Для создания новой записи в перечне актов входим в пункт меню «Строка КСУ», далее – «Создать». Появляется окно «Поставка». В строке «Поставщик» нажимаем кнопку «?». Появляется окно «Справочники».




Путем линейки прокрутки находим искомого поставщика и выделяем его. Дважды нажав левой клавишей мыши, переносим запись в строку «Поставщик».

Далее вручную заполняем поле «№ документа» (например: акт, пор. 25, накл. 10). Далее в поле «Дата» через справочник или вручную выбираем дату.

В поле «№ акта» вручную заносим № создаваемого акта. В поле «Дата» - дату занесения акта. Нажимаем кнопку «Ввод». Запись появляется в списке актов, которые расположены в порядке возрастания.
Редактирование актов.
Если запись акта составлена неправильно, то ее следует отредактировать.

Для этого выделяем редактируемый акт. В «Строке КСУ» выбираем пункт

меню «Редактировать», щелкаем левой клавишей мыши. В окне «Поставка» редактируем акт. Нажимаем клавишу «Ввод».
Создание новых документов.
Следующий этап работы - занесение документов созданного акта. Для этого

выделяем запись вновь созданного акта, нажимаем клавишу « Enter » или дважды нажимаем левую клавишу мыши. Появляется окно «Новые поступления» с названием заносимого акта.

В появившемся окне «Новые поступления» выбираем пункт меню «Документ»,

нажимаем левой клавишей мыши 1 раз.
Появляется меню:


Из пункта меню «Добавить» выбираем:


Для ввода документа с характеристикой «Непериодическое издание» открывается

экранная форма, где заполняем все нужные для данного документа поля.

Документ, описываемый под коллективным автором, отмечаем «галочкой» в поле «Коллективный автор».


Для удобства заполнения поля «Количество» можно использовать кнопку выбора количества документов.

(смотреть пример ниже).




Документы, подлежащие инвентарному учету, отмечаем «галочкой» в поле «Инвентарный учет».

В нижней части окна расположена таблица, содержащая дополнительные сведения о документе. В левой колонке «Сведения» находятся названия полей, в правой

колонке «Данные» – информация, которая в них содержится. Ввод данных производим с клавиатуры или, когда за полем закреплен справочник,

выбором из выпадающего списка кнопкой «». Для отдельных полей можно создать пользовательский справочник. Например, для поля «Вид издания» или

для поля «Отрасль».


Заполнив все необходимые поля вводимого документа, выбираем пункт меню

«Экземпляры». Появится окно, в заголовке которого указываются автор или заглавие документа.

Инвентарную книгу, книжную или нетрадиционные носители, выбираем из раскрывающегося меню нажатием на кнопку «»




Инвентарный номер для первого документа набираем с клавиатуры, после-

дующие инвентарные номера появляются автоматически.

«Сигла хранения» – выбираем соответствующую запись из раскрывающегося списка нажатием на кнопку «».
Бар-код – вводим с помощью сканера (предварительно установив курсор в поле «Бар-код»).
После заполнения всех полей нажимаем на кнопку «Добавить», в верхней строке окна появятся введенные данные.

В заголовке окна автоматически указывается количество введенных экземпляров.

Введенную информацию можно откорректировать. Для этого устанавливаем курсор на строку с редактируемым документом, изменяем данные в соответствующих полях и нажимаем кнопку «Изменить».
Чтобы удалить ошибочно введенную информацию об экземпляре документа,

устанавливаем курсор на нужную строку и нажимаем клавишу «Удалить».

Для печати книжного формуляра используем кнопку «Печать» или функциональную клавишу «F 6».
В случае ввода нескольких экземпляров одного документа предпочтительнее использовать следующий порядок ввода данных.

После введения первого инвентарного номера нажимаем кнопку «Добавить» столько

раз, сколько указано в поле «Количество» в предыдущем окне. Программа не позволит добавить инвентарных номеров больше указанного количества. Затем

вводим Бар-коды для всех экземпляров, отмечаем строку с первым инвентарным

номером, устанавливаем курсор в поле «Бар-код» и считываем бар-коды сканером.
После ввода информации по всем экземплярам необходимо закрыть окно.
В окне «Новые поступления» появится строка с информацией о введенном в акт документе и статистика по всем документам акта.
Для ввода документа с характеристикой «Периодическое издание» открывается

экранная форма, где заполняем все нужные для данного документа поля.
У документов, не подлежащих инвентарному учету, снимаем «галочку» в поле «Инвентарный учет».
Название периодических изданий выбираем из «Справочника», в который входим с помощью кнопки (?) справа от поля.

(Как создать «Справочник» – см. гл. 4. Настройка, п. Работа со справочниками. Создание справочника.)

Копирование документов в акт на поступление.
Для копирования документа, аналогичного уже занесенному в акт, в окне «Новые поступления» устанавливаем курсор на копируемый документ, выбираем пункт меню «Документ» --> “Добавить» --> Копировать».

В появившееся окно вносим необходимые изменения и сохраняем документ.
Для копирования в текущий акт документа из другого акта, в окне

«Новые поступления» выбираем пункт меню «Документ» --> «Добавить» --> «Поиск и копирование документов из других актов».
Появится окно «Поиск документов».

Произведя поиск нужного документа по любому поисковому критерию (например: автор, заглавие), вводим информацию. Входим в пункт меню «Выбрать». Появится окно «Результаты поиска». Дважды щелкнув левой клавишей мыши или клавишей «Enter» на искомом документе, входим в него. Закрываем документ, сохраняем изменения, нажав на клавишу «Yes».

Документ переносится в рабочий акт. Вносим в документ необходимые изменения и сохраням его.

Поиск документов в акте на поступление.
Для поиска документа в акте в окне “Новые поступления» набираем любой фрагмент названия, продолжения названия, автора

в поле «Документ» и нажимаем клавишу «Enter».

Редактирование документов.
В окне «Новые поступления» устанавливаем курсор на строку с редактируемым документом, дважды щелкаем мышью по этой строке

или выбираем пункт меню «Документ» --> «Редактировать».

Появится окно Новые поступления: «Поставщик» Акт №… Редактирование документа», в котором можно отредактировать все необходимые поля.


Удаление документов из актов на поступление.
Чтобы удалить ошибочно введенный документ, в окне

«Новые поступления» устанавливаем курсор на нужную стро-

ку и выбираем пункт меню «Документ» --> «Удалить». Появится диалоговое окно.

Подтвердить удаление нажатием на кнопку «Yes» или отменить - «No».


Формирование выходных форм на поступления.
В окне «Новые поступления» входим в пункт

меню «Выходные формы». Щелкнув 1 раз левой клавишей мыши, открываем окно

«Выходные формы», в котором содержатся:




Выходные формы будут сформированы в программе MS Excel, которые необхо-

димо распечатать (образцы актов прилагаются).


  1. Поиск документов.


Выбираем в главном меню программы пункт «Поиск документа», в котором отражены все критерии, позволяющие производить поиск.

Устанавливаем курсор на строку с нужным критерием, дважды щелкнув по ней мышью или нажимаем клавишу «Enter». Появится окно, в заголовке которого указываем выбранный критерий поиска.

Условие поиска выбираем из раскрывающегося меню нажатием на кнопку «».





Значение критерия вводим с клавиатуры, затем нажимаем кнопку «Ввод-Enter».

Для отмены уже установленных условий и значений поиска – кнопка

«Отказ-Esc».

Документ можно искать по нескольким критериям. Связь между критериями выбираем из раскрывающегося меню нажатием на кнопку.

Когда все критерии определены, устанавливаем курсор на пункт меню «Выбрать»

в строке меню окна. Появится окно «Результаты поиска».

Чтобы удалить критерий поиска, отмечаем курсором соответствующую строку и выбираем пункт меню «Удалить».


  1. Выходные формы.


Формирование выходных форм инвентарной книги и КСУ.

Выбираем в главном меню программы пункт «Выходные формы». Устанавливаем курсор на соответствующее название выходной формы, дважды щелкнув левой клавишей мыши (или «Enter») по выбранной строке.

Выходные формы:



Выходная форма «Инвентарная книга».
Заполняем поля в появившемся окне «Инвентарная книга».

Название инвентарной книги (книжная или нетрадиционные носители информации) выбираем из раскрывающегося меню нажатием кнопки «».

Количество инвентарных номеров вводим с клавиатуры или с помощью кнопки выбора количества документов.

После заполнения всех полей нажимаем на кнопку «Генерировать».

Выходная форма формируется и распечатывается в программе MS Excel.

Выходная форма «Книга суммарного учета».

В появившемся окне КСУ заполняем поле «Период» (т. е. вводим значения дат).

Для облегчения ввода можно использовать календарь, который вызываем нажатием на кнопку дат. Затем нажимаем кнопку «Генерировать».

Выходная форма формируется и распечатывается в программе MS Excel.


4. Настройка.
Работа со справочниками.
Создание Справочника.
Выбираем пункт меню «Настройка» --> “Справочники».

Появится окно «Справочники».

Для создания нового «Справочника» выбираем пункт меню «Добавить», вводим название «Справочника» и нажимаем кнопку «Ввод-Enter».
Для отмены – кнопка «Отказ – Esc».





Для исправления ошибок в поле «Название» отмечаем курсором строку с соответствующим названием и выбираем пункт меню «Редактировать» -->

«Название справочника».
Заполнение или редактирование Справочника.
Устанавливаем курсор на строку с названием справочника, дважды щелкнув по

ней мышью, или выбираем пункт меню «Редактировать» --> «Справочник».

Появится окно, в заголовке которого указано «Название справочника».

Чтобы ввести запись в «Справочник», выбираем пункт меню «Добавить». Появится

форма «Редактирование». Заполняем поля и нажимаем на кнопку «Ввод-Enter».

Для отмены – кнопка «Отказ-Esc».
Чтобы отредактировать запись, устанавливаем курсор на строку с этой записью, дважды щелкнув по ней мышью, или выбираем пункт меню «Редактировать».
Для удаления ошибочно введенной записи из «Справочника» устанавливаем курсор на соответствующую строку и выбираем пункт меню «Удалить».
. Поиск записи в справочнике.
В строку «Поиск» набираем любой фрагмент названия следующим образом: %xxxx%, где xxxx – искомое слово, фрагмент слова, словосочетание и нажимаем клавишу «Enter».
Работа с дополнительными сведениями о документе.
Дополнительные сведения о документе предназначены для связи АРМ «Комплектование» с другими модулями АИБС «Фолиант», в частности с АРМ

«Каталогизатор», для передачи библиографических записей.
Настройка полей.
Выбираем пункт меню «Настройка» -->«Дополнительные сведения о документе».

Появится окно «Дополнительные сведения о документе», которое служит для осуществления связи АРМа «Комплектование» с АРМом «Каталогизация»



Для создания нового поля выбираем пункт меню «Добавить», появится соответствующее окно.

Поле описывается следующими параметрами:
«Шифр» – (максимум 6 символов) используется для получения информации из поля в выходных формах и для задания порядка следования полей в описании

документа.
«Название» – говорит о том, какая информация должна заноситься в поле.
Для сохранения записи – кнопка «Ввод-Enter».

Для отмены – кнопка «Отказ-Esc».

Для редактирования записи устанавливаем курсор на строку с этой записью,

щелкнув дважды по ней мышью, или выбираем пункт меню “Редактировать”.
Для удаления поля устанавливаем курсор на строку с этой записью и выбираем пункт меню «Удалить».


5. Списание.
Работа в пункте меню «Списание».
Создание актов на выбытие документов.
В главном меню выбираем пункт меню «Списание». Путем нажатия левой клавиши мыши входим в данный пункт.


Открывается окно «Списание». Для создания нового акта на выбытие входим в «Строку КСУ», щелкнув мышью один раз, затем – «Создать». Появится окно «Акт на списание».




Входим в пункт меню «Причина списания». Появится окно «Справочники» с перечислением причин на списание. Путем линейки прокрутки находим нужную причину списания: ветхость, дефектность, утраты и т. д., выделяем ее, затем дважды нажимаем левой клавишей мыши и переносим ее в окно «Акт на списание». В поле «№ акта» вручную заносим № создаваемого акта. Далее в поле «Дата утверждения» через справочник или вручную выбираем нужную дату утверждения акта. Затем заполняем пункт «Дата» – число, когда исключаем документы из электронной инвентарной книги. Щелкаем мышью на пункт «Ввод». Запись появится в списке актов, которые расположены в порядке возрастания.


Редактирование актов.

Если запись акта составлена неправильно, то ее необходимо отредактировать.

Встаем курсором на нужный акт, затем щелкаем левой клавишей мыши на пункт меню «Строка КСУ», далее - на пункт меню «Редактировать», вносим необходимые изменения.

Затем щелкаем мышью на пункт «Ввод» или нажимаем клавишу «Enter».
Исключение документов.
В списке актов на списание находим ранее созданный акт. Дважды щелкаем мышью по этой строке. В верхней строке появится № выбранного акта и причина списания.

Далее нажимаем мышью на пункт «Документ», затем - «Добавить». Появится окно «Добавить документ в акт».



В поле «Инвентарный номер» набираем вручную исключаемый № и щелкаем мышью на пункте «Добавить» .

Исключаемый документ появится в списке документов, с указанием цены и инвентарного номера.
Если случайно набран не тот инвентарный номер и в списке документов появился другой документ, то, выделив его мышью, нажимаем на пункт «Документ», затем - «Удалить» или нажимаем клавишу «F8». Далее повторяем правильный инвентарный №.

Исключение документов с бар-кодами, но не имеющих инвентарных номеров.
Если исключается документ не имеющий инвентарного № (брошюра, продолжающееся издание и т. д.), но имеющий бар-код, то в поле «Бар-код» набираем вручную бар-код с карточки или считываем сканером с документа. Щелкаем мышью на поле «Добавить». Документ появится в списке документов, с указанием цены и бар-кода. Затем переходим к следующему документу. После исключения всех документов проверяем их количество и сумму, которые будут указаны в нижней строке «Всего» и « Не баланс».

Исключение документов, не имеющих инвентарных номеров и бар-кодов.
Если списываем документ, не имеющий инвентарного № (брошюры, продолжающиеся издания, авторефераты, неопубликованные документы и т. д.) и не имеющий бар-кода (в том случае, если работа ведется без применения бар-кодов), то необходимо самим присвоить бар-код данному документу.

Для этого закрываем акт в котором ведется работа, нажав на крестик в правом верхнем углу, таким же образом выходим из списка актов. Далее нажимаем на пункт «Поиск документа» в главном меню. Ищем списываемый документ по автору или заглавию, как было описано в главе «Поиск документа». Входим в искомый документ, нажимаем на поле «Экземпляры».

В поле «Бар-код» вручную записываем номер, который будет присвоен данному изданию, начиная с № 1. Далее щелкаем мышью на поле «Изменить». Присвоенный бар-код должен отразиться в верхней строке, в поле « Бар-код».

Присвоенный бар-код записываем на карточке с описанием исключаемого издания.

Выходим из данного документа и меню «Поиск документов», нажимая на крестик в правом верхнем углу. Снова в главном меню щелкаем дважды мышью на пункте «Списание» и в списке ищем акт, в котором работали.

Входим в акт, затем - в поле «Документ», далее - «Добавить», как было описано ранее.

В поле «Бар-код» вручную переносим с карточки присвоенный бар-код. Щелкаем мышью на поле «Добавить». Исключаемый документ появится в списке. Переходим к следующему документу.

Учет присвоенных бар-кодов.
На отдельной карточке или в тетради записываем присвоенные бар-коды, начиная с № 1, каждый раз указывая последний присвоенный бар-код.
Учет периодических изданий.
(См. Приложение 1).

Для завершения работы в АРМ «Комплектование» выбираем пункт меню «Выход».


Приложение 1.

Учет периодических изданий.
Создание справочника периодических изданий.
Создаем справочник на периодические издания. Смотри пункт «4. Настройка. Работа со справочниками».

Если в следующем году поступит новое название журнала, то добавляем его в справочник.
Создание акта на поступление журналов.
В начале года в АРМ «Комплектование» создаем акт на поступление

журналов без номера (б/№). Смотри пункт «1. Поступления. Создание акта».

Создание новых периодических документов.
Входим в созданный акт, затем - в пункт «Документ», затем - в «Периодическое издание».

В документе, в поле «Название», щелкаем мышкой в справочнике (?). Открывается справочник с перечнем названий журналов. В нем выбираем нужное (через поиск), щелкаем 2 раза мышкой. Далее в поле «Год и № периодического издания» указываем год и через запятую № журнала. Далее указываем в соответствующих полях количество, вид издания, отрасль и в поле «Примечание» указываем индекс, сиглу хранения и периодичность выхода журнала. Затем щелкаем мышкой на поле «Экземпляры». Указываем сиглу хранения и считываем сканером бар-код. Печатаем формуляр. Когда приходит следующий № журнала, находим это название в акте и копируем его через пункт меню «Копировать». Затем удаляем предыдущий № и меняем его на поступивший. В поле «Экземпляр» считываем новый бар-код. В конце года присваиваем номер акту на поступление журналов и распечатываем его для КСУ.

Приписка журналов (работа в АРМ «Каталогизатор).
В АРМ «Каталогизатор» создаем библиографические записи на каждое название журнала, а также на каждый отдельный номер журнала (см. набор полей). Каждая база имеет свое название: «Журналы НБ РК», «Журналы (физические единицы) НБ РК». И лишь после этого, получая очередные номера периодических изданий, осуществляем приписку (см. ниже).

Затем, имея созданные базы, проводим ежедневную приписку в двух базах:

«А. Основная база», состоящая из библиографических записей на каждое название,

«Б. База физических единиц», состоящая из каждого отдельного номера для электронного каталога.
Приписка в основной базе.
На рабочем столе щелкаем мышкой 2 раза на ярлык «Каталогизация» и через пароль входим в АРМ. В окне «Поиск документов» находим окно «Поиск», где выбираем базу данных «Журналы». Для этого через настройку и базу для сохранения новых документов находим нужную базу «Журналы» и щелкаем 2 раза мышкой.

Далее встаем на поисковое поле «Заглавие» и набираем нужное в окне «Значение». Нажимаем на клавишу «Enter», щелкаем мышкой на поле «Запрос», затем - «Выполнить. F7». Появится название журнала. Щелкаем мышкой на поле «Документ», опускаемся с помощью стрелки до строки «Редактировать. F4», щелкаем 1 раз мышкой. Появляется редактируемый документ. В подполе 999h заносим сведения о поступлении периодического издания, приписывая следующий номер журнала. Закрываем редактируемый документ и сохраняем его. Затем в поле «Документ» щелкаем мышкой на пункте «Экземпляры», затем - «Приписать». В поле «Бар-код» считываем сканером бар-код с журнала. Аналогично приписываем следующий документ.
Приписка в базе «Физические единицы».
В окне «Поиск документа» выбираем пункт меню «Настройка». На строке «База для сохранения новых документов» щелкаем мышкой. Появляется окно «Доступные базы данных». В нем выбираем базу данных «Журналы (физические единицы)». В строке «Поиск» меняем предыдущую базу данных «Журналы» на базу данных «Журналы (физические единицы)». Также в поисковом поле «Заглавие» пишем нужное название и входим в него через «Запрос». Далее щелкаем мышкой на поле «Документ», затем - «Создать», затем - «Копировать». Появляется таблица «Приписка экземпляров». В поле «Бар-код» считываем бар-код с журнала. Нажимаем клавишу «Enter», появляется таблица «Новый документ», в которой в подполе 200a изменяем № журнала на приписываемый. Для чего нажимаем на клавишу «Enter» и попадаем на поле «Значение», меняем № журнала, нажимаем «Enter». Затем в подполе 801c меняем дату ввода, спускаемся в подполе 990a, указываем сиглу вводящего. Закрываем документ и сохраняем его.
Проверка приписки документов.
Проверяем, приписался ли документ. Для этого закрываем документ и в «Поиске документов» входим в пункт меню «Список», затем щелкаем мышкой на строке «Посмотреть». Приписку бар-кода проверяем через функцию «Экземпляр» .

Бланк на периодическое издание


011 xx $a

100 xx $a

101 0x $a $b $c $d $e $f $g $i

102 xx $a $b

110 xx $a

200 1x $5 $9 $a $b $c $d $e $f $g $h $i $v $z

210 xx $a $c $d

300 xx $a

305 xx $a

311 xx $a

317 xx $5 $9 $a $

326 xx $a

422

200 1x $5 $9 $a

532 11 $a $z

430

200 1x $5 $9 $a

517 1x $a

510 1x $a $z

517 1x $a $z

532 11 $a $z

606 0x $2 $3 $a $j $x $y $z

610 0x $a

615 0x $a $х

686 1x $2 $a $v

702 x1 $3 $4 $5 $a $b $c $d $f $g

711 02 $3 $4 $a $b $c $d $e $f $g $h

801 x0 $a $b $c $g

899 xx $a $b $c $h $i $j $k $l $m $p $t $x $z

990 xx $a $b $c $f $p $t $z

999 xx $b $h

Пример 1.
011 $a 0536-1036

100 $a 20030403a19589999k##y0rusy50######ca

101 0 $a rus

102 $a RU

110 $a agazz##0zy0

200 1 $a Известия высших учебных заведений. Лесной журнал$f М-во образования и науки Рос. Федерации, Арханг. гос. техн. ун-т

210 $a Архангельск$c Архангельский государственный технический университет$d 1958 -

305 $a Изд. с 1958 г.

517 1 $a Лесной журнал

606 0 $a Лесное хозяйство$j Периодические издания

606 0 $a Высшие учебные заведения$j Периодические издания

686 1 $a 43я54$2 rubbk

712 02 $a Архангельский государственный технический университет

801 0 $b НБР Карелия$c 20030403$a RU$g RCR

899 $h Б 95$a НБР Карелия

990 $c Орбант М.Р.$b Периодические издания$a Фепонова О.Б.$f кнх$z Русский язык

999 $h 1958: № 1-6$h 1959: № 1-3$h 1960-1962: № 1-6$h 1963: № 1,2,4-6$h 1964: № 1,3-6$h 1965-1992: № 1-6$h 1993: № 2/3,4$h 1994-2002: № 1-6$h 2003: № 1-6$h 2004: № 1-6$h 2005: № 1/2,3,4,5,$b 1 экз.
Бланк на физическую единицу

100 xx $a

101 0x $a $b $c $d $e $f $g $i

102 xx $a $b

110 xx $a

200 1x $a (том, №, стр. источника ) – указываем № издания

210 xx $d (место и год издания источника) – указываем год издания

461

011 xx $a

200 1x $5 $9 $a $b $c $d $e $f $g $h $i $v $z (заглавие и сведения об ответственности) – указываем заглавие периодического издания

801 x0 $a $b $c $g

899 xx $a Беломорская ЦБС $h 95 (общий полочный для всей периодики)

990 xx $a

$b Периодические издания

$c $f $p $t $z

Пример 2.
100 $a 20050114a20049999###y0rusy50######ca

101 0 $a rus

102 $a RU

110 $a acazz##0zy0

200 1 $a № 51

210 $d 2005

461

011 xx $a 0131-0097

200 1x $a Огонек

801 0 $a RU$b НБР Карелия$c 20051227$g rcr

899 $a НБР Карелия$h Б 95

990 $a Бежинарь О.В.$b Периодические издания (физич. единицы)$c Орбант М.Р.$f кнх$z Русский язык



Для служебного пользования
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации