Лекции по информационным технологиям в экономике и управлении - файл n1.doc

Лекции по информационным технологиям в экономике и управлении
скачать (410 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc410kb.08.07.2012 20:26скачать

n1.doc

1   2   3

2.2. Коды и классификаторы экономической информации



Под кодом понимают систему условных обозначений номенклатуры, которая может быть представлена различными группировочными реквизитами-признаками в виде знака или группы знаков, выраженных цифрами, буквами и символами.

Процесс присвоения номенклатуре кодовых обозначений называется кодированием. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении номенклатуры, а также представлении ее в компактной форме.

При проектировании кодов к ним предъявляется ряд требований:

Разработка кодов начинается с определения номенклатур, подлежащих кодированию. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

А далее каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации.

Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации. В практике проектирования кодовых обозначений применяются две системы классификации: иерархическая и многоаспектная.

При иерархической системе классификации устанавливаются отношения соподчинения между классификационными признаками путем их деления на классы, подклассы, группы, подгруппы и т.д., т.е. осуществляется последовательный переход от общих признаков к детализированным.

Достоинствами иерархической системы классификации являются простота построения и логичность.

Однако такая жесткая структура классификации требует строгую фиксированность признаков и порядка их следования, что исключает возможность группировать номенклатуру по-непредусмотренному заранее сочетанию признаков.

В отличие от иерархической многоаспектная (фасетная) система классификации предполагает деление множества номенклатур одновременно по нескольким независимым признакам без их соподчиненности.

При многоаспектной системе классификации можно одновременно и независимо друг от друга образовать любое подмножество классификационных признаков (группировок) исходя из алгоритмов решения задач. Внутри фасетов (наборов признаков) множество номенклатур классификаций в основном располагается в виде произвольного перечисления.

При построении многоаспектной системы классификации требуется, чтобы признаки, используемые в различных фасетах, не повторялись. В связи с группировкой признаков в независимые фасеты классификация информации приобретает гибкую блочную структуру, позволяющую включать новые и исключать старые фасеты.

Недостатком рассматриваемой системы классификации является сложность построения при чрезмерном увеличении количества признаков классификации.

На основании системы классификации определяют правила обозначения каждой номенклатуры в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и структуры их построения.

При проектировании автоматизированной обработки экономической информации широко применяют следующие системы кодирования: порядковую, серийно-порядковую, позиционную (разрядную) и комбинированную.

Порядковая система кодирования заключается в последовательной регистрации номенклатуры только с одним признаком. Для этой системы характерна простота присвоения кодовых обозначений, и ее рекомендуется применять для устойчивых и простых номенклатур.

Серийно-порядковая система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, находящихся в определенной соподчиненности. Старшему признаку выделяется серия номеров с учетом возможного расширения позиции объекта, а младшему присваиваются порядковые номера в пределах выделенной серии. В пределах каждой серии предусматриваются резервные номера.

В отличие от порядковой системы серийно-порядковый код характеризует определенные свойства номенклатуры, однако он сложен в построении и труднозапоминаем, если им обозначается большое количество значений номенклатуры.

Позиционная (разрядная) система применяется для кодирования номенклатур, имеющих два и более классификационных признака, для каждого из которых выделено определенное количество позиций (разрядов).

Достоинством позиционной системы является четкое выделение любого количества классификационных признаков, что придает структуре кода стройность и логичность построения.

Комбинированная система представляет собой сочетание нескольких систем кодирования, что дает возможность сократить общую значность кода.

Наконец, осуществляется непосредственное присвоение определенной номенклатуре кодовых обозначений, которые затем оформляются в виде справочников. На этом же этапе составляются методические положения по их ведению и внесению в них изменений.

В настоящее время для автоматической идентификации признаков объектов широко используется штриховое кодирование, основанное на оптическом считывании информации различными техническими устройствами. В качестве примера можно привести такие широко известные штриховые коды, как:

Рассмотрим подробнее структуру широко распространенного в России товарного кода EAN-13. Он включает в себя следующие тринадцатиразрядные цифры:

Для обеспечения сопоставимости показателей экономической информации между различными ЭИС осуществляется разработка и внедрение классификаторов.

Классификатор представляет собой систематизированный свод наименований и кодовых классификационных группировок данной системы классификации. В зависимости от применения классификаторы делятся на следующие три группы:

Все общегосударственные классификаторы являются со­ставной частью Единой системы классификации и кодиро­вания технико-экономической информации (ЕСКК ТЭИ), используемой в различных ЭИС, и их применение в формах первичных документов, а также при обработке информации средствами вычислительной техни­ки, является обязательным условием для предприятий, ор­ганизаций и фирм всех отраслей экономики.

Большинство общегосударственных классификаторов имеют блочную структуру, что создает возможности обработки информации на ПЭВМ и использования кодовых обозначений отдельных блоков или их частей.

В качестве примера рассмотрим структуру ЕГРПО (единый государственный регистр предприятий и организаций). Он представляет собой единую систему государственного учета и идентификации всех объектов хозяйственной деятельности на территории Российской Федерации.

Структура ЕГРПО состоит из трех блоков и может быть представлена в виде табл. 2.2.

Таблица 2.2

Структура ЕГРПО

Блок

идентифи-кации

Блок наимено-вания и местонахож-дения предприятия, организации


Блок классификационных признаков


коды признаков

иденти-фикаци-онный код ОКПО

КЧ




мини-стерство (СООГУ)

террито-рия (СОАТО)

отрасль народ-ного хозяйства (ОКОНХ)

форма собствен-ности (КФС)

организа-ционно-правовая форма (КОПФ)

ххххххх

х

хх.......х

ххххх

хххх

ххххх

хх

хх


Каждый объект ЕГРПО идентифицируется семиразрядным кодом общегосударственного классификатора предприятий или фирм (ОКПО), построенного по серийно-порядковой системе кодирования (серии выделены по отдельным отраслям экономики), и одноразрядного контрольного числа (КЧ).

Блок наименований и местонахождения объектов включает полное наименование предприятий (фирм), принятое в официальных документах, и отражает непосредственную связь предприятий с местом их конкретного расположения. Этот блок состоит из записей переменной длины, содержащих не более 200 символов.

Блок классификационных признаков построен по фасетной системе классификации и включает:

Коды министерств и ведомств по СООГУ построены по серийно-порядковой системе: старшие четыре разряда обозначают конкретное министерство, а младший – форму его подчинения (общегосударственное, местной промышленности и т.д.).

Коды территорий по СОАТО построены по позиционной системе кодирования. В данном случае из СОАТО – десятиразрядного кода – чаще всего используются только четыре старших разряда: коды республик, входящих в РФ, краев, областей.

Остальными шестью младшими разрядами в СОАТО кодируются объекты регионального подчинения (административные районы, города, поселки городского типа и сельские органы власти), которые представляют интерес для местных и территориальных органов управления. Полный код СОАТО используется в ограниченных случаях, например, при организации обработки данных переписи населения.

Коды отраслей экономики по ОКОНХ построены по позиционной системе кодирования, каждый разряд которой по старшинству выражает следующую классификацию: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

Коды форм собственности и организационно-правовой формы построены по серийно-порядковой системе, включающей конкретную форму и ее виды.

2.3 Носители экономической информации


Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, электронные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые непосредственно человеком без использования технических средств. К электронным – те, на которые записывается или с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляет собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывается эта информация с помощью специальных технических средств.

До настоящего времени наиболее распространенным носителем информации является документ, под которым понимается информационное сообщение о взаимосвязанных экономических показателей, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Для того, чтобы разработать первичный документ, нужно сначала определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. При этом особое внимание уделяется отбору постоянной и переменной информации.

Затем приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники рекомендуется следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные реквизиты-признаки и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях документа и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней – их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая – для их значения.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.

После окончательного уточнения разрабатываемого первичного документа и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе, приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): А1 – 841 х 594, А2 – 594 х 420, А3 – 420 х 297, А4 – 297 х 210, А5 – 210 х 148, А6 – 148 х 105 и А7 – 105 х 74.

Для большинства первичных документов применяется типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. табл. 2.3).

Таблица 2.3

Типовая структура размещения реквизитов в первичном документе (статистическом отчете)




Справочные

реквизиты-признаки

__________________________

Наименование объекта ________

Место нахождения ___________

Получатели отчета ___________

Группировочные

реквизиты-признаки

__________________________
Наименования

1

2

3

4



n


Коды

1

2

3

4



n






















Наименование отчета _____________ Форма №_____________



Наименование строк

Код стороки

Наименования граф








Абсолютные

Относительные

А

Б

1

2

3

...

...

m













Дата заполнения_____________ Подпись ответственного лица__________






Заголовочная часть для большинства документов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группировочные реквизиты-признаки и дается полное наименование документа с индексом его формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть документа включает наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), расположенные по табличному способу размещения.

Этот способ компактен, удобен для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

Оформляющая часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление документа, печати и даты его составления.

При проектировании первичных документов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, в частности считывающих устройств, позволяющих осуществлять непосредственное считывание информации с первичных документов.

Широкому внедрению читающих устройств предшествует разработка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявляются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.

В настоящее время при проведении различных обследований в экономике наибольшее распространение получило читающее устройство для считывания информации, нанесенной в виде графических отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа.

Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно размером 210х297 мм. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из определенного количества позиций, в каждой из которых располагается заданное значение цифр и меток, наносимых вручную.

Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил их заполнения.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей-экономистов всех уровней управления формой вывода расчетов является результатный документ.

Он должен содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения всех уровней органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и содержать конкретное название отчета, которое полностью отражает его содержание.

Разработка результатного документа начинается с определения общего состава сводных показателей с целью установления возможностей получения максимального их числа машинным способом.

Далее устанавливается конкретный состав показателей, включаемых в отдельные результатные документы. Возможность объединения нескольких показателей в один документ решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть получены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.

Затем производится размещение реквизитов и разрабатывается бланк формы результатного документа.

В заголовочной части указывается наименование формы документа, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одноименные показатели.

В содержательной части размещаются группировочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм результатных документов учитывается только требование, связанное с ограничением количества символов в строке, выдаваемой на печать.

В условиях совершенствования экономической методологии важное значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению документов, используемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения различными органами (Госкомстата РФ, Минфина РФ, Центрального Банка РФ и других) форм отчетных документов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления этих форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на их построение.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию информационной базы, под которыми понимается совокупность различных файлов, и хранящихся на электронных носителях.

Разработка информационной базы начинается с определения общего состава для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных документов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичного документа обеспечивает разработку всех результатных документов. При необходимости вносятся соответствующие изменения в этот перечень за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов, обращая внимание на минимальную избыточность данных и целостность информационной базы.

Далее проектируется логическая структура информационной базы исходя из стабильности (файлы с постоянной и переменной информацией) и различных сроков поступления информации.

Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.

Наконец, проектируется физическая структура информационной базы, при этом для каждого файла необходимо определить состав реквизитов из первичного документа и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.

При выборе электронного носителя необходимо руководствоваться такими критериями, как тип используемого компьютера, информационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и надежности данных.

В зависимости от способов накопления, хранения и обращения к файлам существуют два традиционных подхода к организации информационной базы: локальный (пофайловый) и интегрированный.

При локальной структуре информационной базы создаются файлы, предназначенные для решения определенных задач. В этом случае учитывается информационная связь задач, обеспечивается многократное использование одних и тех же исходных данных, создаются предпосылки для организации хранения промежуточных файлов информации.

Однако такой способ организации и хранения данных в случае решения комплекса задач, имеет ряд недостатков:

Указанные недостатки локальной структуры информационной базы устраняются при создании интегрированных баз данных, представляющих собой минимальную совокупность файлов, обеспечивающих удобное взаимодействие и быстрый доступ к ним.

В настоящее время при активном привлечении дополнительных источников информации к решению задач, особенно связанных с принятием управленческих решений, начался переход к созданию информационных хранилищ, основанных на совместимости использования уже существующих и привлеченных баз данных.

Глава 3. Основы применения информационных технологий


3.1 Определение, характеристика и этапы развития информационных технологий


Создание и функционирование экономических информационных систем в управлении экономикой базируется на применении информационных технологий.

Информационная технология – это процесс, использующий совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных технологическим процессом по сбору, хранению, обработке, выводу и распространению информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.

Совокупность методов и производственных процессов экономических информационных систем определяет принципы, приемы, методы и мероприятия, регламентирующие использование программно-технических средств для обработки данных в предметной области.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для предприятия (фирмы) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы и базы данных, документы, тексты, графика, знания, аудио- и видео - информация.

Цель применения информационных технологий - снижение трудоемкости использования информационных ресурсов, на основе которых вырабатываются оптимальные управленческих решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и получения новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления различных предприятий и фирм.
Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении, подразделяются в основном на две принципиальные группы:

С помощью предметных информационных технологий решаются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность работников в различных областях экономики и объединяются в рамках автоматизированных рабочих мест (АРМ).

АРМ представляет собой рабочее место различных работников, оборудованной ПЭВМ и предметно-ориентированными пакетами прикладных программ на основе общей информационной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.

Информационные технологии общего назначения могут применяться в разных предметных областях экономики и они реализуют следующие основные функции:

Для автоматизации отдельных расчетов были созданы информационные технологии, позволяющие производить обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей. Например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые и мультимедийные технологии и т.д.

Для хранения данных были разработаны базы данных и системы управления базами данных (СУБД). В дальнейшем увеличение объемов хранимых данных, использование разных устройств для хранения, а также усложнение методов управления данными привело к созданию распределенной обработки данных, информационных хранилищ. Для хранения и обработки пространственных данных используются геоинформационные технологии.

Организация документооборота, заключающаяся в систематизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов, начиналась с использования текстовых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультимедийной технологий, технологий управления базами данных. Позднее появились технологии электронного документооборота, реализующие все перечисленные функции.

Для автоматизации функций коммуникации разрабатывались сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной системой. Для обмена данными между удаленными пользователями разработаны электронная почта, видеоконференция, интернет/интранет технологии.

Для организации коллективной работы отдельных групп сотрудников и всего предприятия (организации) были разработаны технологии автоматизации деловых процессов и технологии организации групповой работы.
В процессе своего развития информационные технологии прошли через ряд этапов, начало которых связывается с появлением ЭВМ.

Первый этап охватывает период с конца 60-х до начала 70-х годов, когда с появлением ЭВМ первого поколения встала задача ускорения процесса кодирования программ по заранее формализованным алгоритмам.
Общие затраты на программирование составляли в тот период лишь несколько процентов от довольно высокой стоимости аренды ЭВМ, поэтому важнейшей задачей, стоящей перед программистами была экономия машинных ресурсов.

В связи с этим, основные затраты на обработку данных находились тогда в почти прямой зависимости от затраченного на них машинного времени.

С появлением ЭВМ II поколения началась разработка алгоритмических языков программирования. В наибольшей степени решению поставленных задач на этом этапе развития ИТ способствовало применение операционных систем, ориентированных на пакетный режим обработки данных.

Второй этап развития ИТ охватывает период с начала 70-х до начала 80-х годов, которые характеризуются появлением моделей единой системы ЭВМ III поколения, отличающихся друг от друга только быстродействием и объемом оперативной памяти.

С развитием средств автоматизации относительный вес машинных ресурсов в общих расходах на обработку данных начал неуклонно снижаться. Успехи в развитии электроники привели к быстрому снижению стоимости работы ЭВМ, тогда как расходы на разработку и сопровождение программ почти не снижались, а в ряде случаев имели тенденцию к росту.

В это время наблюдается переход от критерия эффективного исполнения программ к критерию эффективного программирования, а главной задачей становится экономия уже не машинных, а человеческих ресурсов. Для этой цели были разработаны пакеты прикладных программ для автоматизации решения различных экономических задач и системы управления базами данных.


Третий этап развития информационных технологий охватывает период с начала 80-х годов до начала 90-х годов. В этот период появилась тенденция замены программистов на конечных пользователей, т.е. специалистов в конкретной предметной области, но не имеющих профессиональной подготовки в области вычислительной техники и программирования, благодаря появлению на рынке компьютерных средств настольных Микро ЭВМ, ориентированных на персональный режим работы и получивших название персональных компьютеров (ПК).

ПК в отличие от прежних используемых средств вычислительной техники имеет уже такие программно-аппаратные ресурсы, которые обеспечивают дружественное взаимодействие машины и пользователя.

Если на ранних этапах развития информационных технологий программист - профессионал должен был вмешиваться в содержательную часть работы пользователя - непрограммиста, то в настоящее время программист включается в процесс формализации знаний только на инструментальном (программном) уровне, оставляя наиболее трудную для его понимания содержательную часть задачи специалисту в данной предметной области.

В это время широкое распространение получили диалоговые информационные технологии, автоматизированные рабочие места пользователей, табличные и графические процессоры, а также базы данных и локальные вычислительные сети, основанные на распределенной обработке данных. Если раньше для обработки каждого вида информации (текст, таблицы, графики, базы данных) существовали отдельные информационные технологии, то сейчас они объединяются в интегрированные пакеты прикладных программ.

Четвертый этап, начавшийся с начала 90-х годов и продолжающийся до настоящего времени характеризуется разработкой информационных технологий для автоформализации знаний.

Основной задачей настоящего этапа развития информационных технологий является разработка инструментальных средств, облегчающих непрограммирующим профессионалам процесс самостоятельной формализации их индивидуальных знаний. Причем на смену технологии, основанной на обработке данных по формализованным алгоритмам приходит технология, основанная на интеллектуализации работы ЭВМ. Такая технология связана с обработкой неформализованной информации, требующей применения алгоритмов, по своим функциональным особенностям все более приближающимся к человеческому сознанию.

Начинает осуществляться интеграция ИТ. Сетевые, гипертекстовые и мультимедийные технологии включаются практически во все предметные ИТ, повышая эффективность их использования.

С конца 90-х годов и по настоящее время широко внедряется всемирная паутина Интернет и локальная корпоративная сеть Интранет, а также появляются технологии информационных хранилищ, электронного документооборота и поддержки принятия решений.


3.2 Типовая структура технологического процесса обработки информации при решении экономических задач

Реализация информационных технологий основывается на рационально-организованном технологическом процессе обработки экономической информации.

Технологический процесс автоматизированной обработки экономической информации представляет собой совокупность операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности, начиная от сбора (регистрации) исходной информации до передачи результатной информации заинтересованным пользователям для выполнения функций управления.

Под операцией в данном случае понимается комплекс действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте.

Разработка технологического процесса должна обеспечить максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технологических средств и высокую достоверность получения результатной информации при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера решаемых экономических задач и имеющегося комплекса технических средств.

Характер задач, в основном, определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее преобразования. Решение задачи на каждом уровне обработки может выполняться разными способами с применением различных вычислительных средств и методов контроля.

При определении состава операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального способа обработки информации.

В технологическом процессе автоматизированной обработки экономической информации при решении различных задач прослеживаются три основных этапа: первичный, основной и заключительный.

Операции первичного этапа связаны со сбором и подготовкой первичных документов к машинной обработке. От качества выполнения этих операций во многом зависит эффективность и достоверность непосредственной автоматизированной обработки.

Операции основного этапа обеспечивают ввод и обработку первичных документов, а также вывод результатных документов в соответствии с заданным алгоритмом решения экономических задач.

На заключительном этапе выполняются операции контроля и выпуска результатных документов с целью проверки качества их обработки, а также рассылки различным потребителям.

Так как при выполнении отдельных операций технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные средства вычислительной техники и в различных сочетаниях, в практике существует множество вариантов технологических процессов. Эффективность проектирования автоматизированной обработки экономической информации требует их стандартизации.

Под стандартизацией технологии автоматизированной обработки информации понимается разработка комплекса детализированных и максимально унифицированных схем технологических процессов, в которых строго установлены состав и последовательность выполнения операций.

Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучшению качества проектирования, облегчению и ускорению внедрения проектов автоматизированной обработки данных. Поэтому подробнее рассмотрим типовую схему технологии обработки информации при решении экономической задачи, представленную на рис. 3.1.

Первичный этап начинается со сбора первичных документов от различных источников информации (экономических служб предприятий или фирм), кодирования необходимых реквизитов, а также контроля полноты и качества их заполнения экономистами (опер. 1). Если обнаруживаются ошибки, то экономисты делают запросы к источникам информации (опер. 3).

В противном случае по ним производится подсчет и регистрация контрольных сумм (опер. 4). Контрольные суммы необходимы в дальнейшем для проверки правильности ввода данных в ЭВМ и в зависимости от структуры первичного документа они могут подсчитываться по каждой строке, графе или по отчету в целом.

Первичные данные и промежуточные результаты по задачам могут быть представлены в электронном виде, а при вводе машиночитаемых документов используются сканирующие устройства.

Основной этап начинается с ввода первичных данных с клавиатуры, их контроля (арифметический, логический и синтаксический) и независимо от результатов контроля записи информации в файл или информационную базу (опер. 5).

Арифметический контроль заключается в проверке баланса данных в строках и графах первичного документа с применением заранее подсчитанных контрольных сумм. При логическом контроле проверяются тип данных, допустимые отклонения значений от наиболее вероятных, предельные значения данных, а также различные смысловые проверки с использованием специальных алгоритмов. С помощью синтаксического контроля проверяется структура заполнения документа различными данными.

При этом осуществляется проверка полноты ввода и своевременная корректировка первичных документов на магнитных носителях, если ошибка связана с набором информации.

Р
ис. 3.1 Типовая схема технологического процесса обработки экономической информации

Если при контроле обнаружилось нарушение, связанное с содержательной стороной представленного первичного документа, то производится печать протокола ошибок, в котором указывается характер нарушений, конкретная ошибка и ее местонахождение в файле или информационной базе.

На основании этого протокола делается запрос к источникам информации (опер. 3), где выясняются ошибки и исправленные данные поступают по каналам связи (факс или электронная почта) для последующей корректировки информационной базы (опер. 5).

Только после внесения всех изменений и проверки контроля полноты записи первичных документов в информационной базе приступают к формированию и обработке результатных данных (опер. 7) согласно заданного алгоритма решения задачи, а затем осуществляется печать результатных документов (опер. 8).

На заключительном этапе технологического процесса обработки информации экономистами осуществляется контроль выпуска результатных документов (опер. 9), состоящей в проверке на полноту вхождения исходных данных в заданный разрез обработки и качества их печати. Учитывая характер ошибки (опер. 11), формирование и обработка повторяется или результатные данные печатаются заново.

Затем осуществляется размножение результатных данных с помощью различных копировально-множительных средств (опер. 12) и рассылка их в виде документов и магнитных носителей или передача их по каналам связи различным заинтересованным потребителям (опер. 13).

Рассмотренная типовая схема предусматривает, что первичная информация от источника может сразу поступать на ввод и контроль (опер. 5), в зависимости от того, каким образом она будет передаваться (по факсу или по электронной почте).

Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки экономической информации, являются технологические и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет описание последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой экономической задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

3.3 Способы и режимы обработки экономической информации
Для многоуровневых и корпоративных экономических информационных систем существует два основных способа обработки информации: централизованный и децентрализованный (распределенный).

Централизованный способ характеризуется концентрацией всей информации на вышестоящем уровне системы и сопровождается выполнением на нем всех типовых операций технологического процесса (см. рис. 3.1).

Достоинством этого способа является обработка больших объемов информации сравнительно дешевым способом и увеличение загрузки вычислительных средств, а также сравнительная легкость, связанная с внедрением и совершенствованием информационных технологий. Недостатком его является значительное ограничение возможностей пользователей нижестоящих уровней в процессе получения и использования необходимой информации.

Децентрализованный способ обработки экономической информации предполагает рассредоточение вычислительных ресурсов и приближение их к местам возникновения и потребления информации.

Необходимость распределенной обработки диктуется возрастающими требованиями к оперативности решения экономических задач на всех уровнях, что достигается широким развитием автоматизации непосредственно на рабочих местах (АРМ) пользователей и широкого применения современных быстродействующих и надежных средств передачи информации.

При таком подходе существенно меняется структура технологического процесса обработки информации, так как на вышестоящих уровнях уже нет необходимости осуществлять трудоемкие операции по сбору первичных документов и подготовки данных на магнитных носителях.

Совершенствование распределенного способа обработки экономической информации тесно связано с организацией системной технологии.

Системная технология заключается в том, что обработка на различных уровнях объекта рассматривается как часть единого технологического процесса, являясь логическим завершением технологии предыдущего уровня с использованием одной и той же информационной базы.

В процессе реализации системной технологии выделяются операции (процедуры) обработки информации, которые могут быть стандартными для всех уровней объекта.

Внедрение системной технологии позволит повысить достоверность и сократить сроки разработки результатной информации на всех уровнях, а также усилить ответственность сотрудников нисшего уровня и проявить более полную реализацию их творческого потенциала.

Недостатком этого способа является определенное увеличение стоимости обработки за счет увеличения количества вычислительных средств и средств связи, а также неравномерность развития информационных технологий на нижестоящих уровнях.

Децентрализованный способ обработки осуществляется в автономном и сетевом вариантах. В первом случае связь осуществляется передачей документов и электронных носителей с курьером или по почте, а во втором – с использованием каналов связи.

Чтобы достичь оптимальных результатов часто используется смешанный способ обработки (централизованный с частичной децентрализацией или децентрализованный с частичной централизацией), при которых удается достичь более эффективного использования вычислительных средств и экономии трудовых и материальных затрат.

Организационные формы использования вычислительных средств основываются на применении двух основных режимов: пакетного и диалогового.

Пакетный режим предусматривает выполнение компьютерных программ, оформленных в виде пакета заданий под управлением ее операционной системы.

Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполнении имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства пользователей в процесс решения задач, так как операционная система организует ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых внешних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработки и управления им.

Основной целю пакетного режима является обеспечение своевременного решения задач согласно установленным графикам и максимальной загрузки вычислительных средств, а также минимального вмешательства пользователей в ход решения задач. При этом выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью операций (процедур) обработки данных.

Особенностью реализации пакетного режима обработки экономической информации является то, что ее результаты, как правило, выводятся на печать в виде требуемых форм документов или записываются на электронные носители в виде соответствующих файлов.

Диалоговый режим предусматривает интерактивную связь пользователя с ПЭВМ, при котором каждый запрос пользователя вызывает немедленные ответные действия ПЭВМ, при этом у пользователя появляется возможность воздействия на порядок работы программы (или программных модулей) с помощью меню.

Существует два способа формирования диалога: глобальный и локальный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность программ, характеризующих функциональные возможности программного комплекса при обработке экономической информации. С помощью локальный диалога формирует конкретный набор модулей по выполнению отдельной программы.

В соответствии с этим подходом формируется “главное меню”, каждый элемент которого определяет переход к меню локального диалога.

Пример схемы диалога (меню) предметно-ориентированного пакета прикладных программ с помощью типовых процедур обработки данных (модулей) показан на рис 3.2.

ГЛАВНОЕ МЕНЮ






I Ввод первичных документов




II Формирование результатных документов


. . . . .


III Выдача результатных документов


I.1 создание массивов II.1 упорядочение III.1просмотр

и запись их на (сортировка) на дисплее

магнитные носители массива

. . . . . . . . . .

I.2 контроль II.2 слияние с условно III.2 выдача

данных отчета постоянной информацией на печать

I.3 выдача

ошибок II.3расчет результатных.

документов по алгоритму

I.4 корректировка

ошибок

II.4 корректировка

контроль полноты результатных документов

записи документов

Рис 3.2 Схема диалога (меню) предметно-ориентированного пакета прикладных программ
В глобальном диалоге формируется меню пакета прикладных программ, состоящее из трех основных программ, каждая из которых в форме локального диалога представляет собой перечень соответствующих процедур обработки данных.

С помощью первой программы осуществляется ввод постоянной и переменой информации по каждой экономической задаче. Для этого сначала осуществляется непосредственный ввод данных с клавиатуры (процедура I.1) в соответствии с заданной структурой файлов и запись их на магнитные носители (дискеты или винчестер).

Затем, с помощью следующей процедуры I.2 осуществляются различные виды контроля записанных данных (арифметический, логический и синтаксический).

При нарушении контроля, с помощью процедуры I.3 на дисплее высвечиваются ошибки и их местоположение. Если оператор не может их исправить, то осуществляется выдача протокола ошибок с указанием их характера.

Далее, с помощью процедуры I.4 производится корректировка ошибочных данных, в которой применяются следующие три типа изменений: удаление, вставка и замена.

Первые два типа используются при изменении количества записей в файле, а последний- при замене любого реквизита без изменения количества записей в файле.

После окончания ввода данных, производится проверка полноты записи всех первичных документов и завершении корректировки в каждом файле (процедура I.5).

Только после окончательной корректировки и ввода всех необходимых первичных документов можно приступить к программе формирования и расчета результатных документов. Эта программа начинается с сортировки введенных отчетов (процедура II.1) согласно их регистрационных номеров, т.к. условно-постоянная информация, которая вводится заранее, упорядочена именно по этим признакам.

Затем, с помощью следующей процедуры II.2 происходит объединение переменной информации с условно-постоянной, в которой находятся различные группировочные признаки, являющиеся основой для формирования результатных документов.

Формирование и расчет результатных документов (процедура II.3), является важнейшей процедурой, с помощью которой реализуется алгоритм решения конкретной экономической задачи.

В заключении работы программы производится корректировка результатных данных (процедура II.4) в уже сформированном файле.

С помощью заключительной, третьей, программы выдачи результатных документов осуществляется предварительный просмотр на дисплее (процедура III.1), а также производится выдача на печать необходимых результатных документов (процедура III.2) в режиме рабочей печати (без названий «шапок» и заголовков) или в полностью оформленном виде, необходимом для конкретного применения различными пользователями.
При реализации диалогового режима уделяется большое внимание общению пользователя с программами (пользовательский интерфейс), для этого широко применяется средства подсказки, обучения пользователя, проверки его работы.

Подсказка представляет собой совокупность инструкционных материалов по работе пользователя, сведений о типах и структурах первичной и результатной информации и алгоритмах их обработки. Например, описание конкретных процедур арифметического и логического контроля данных первичной документа.

Средства обучения обычно содержат контрольный пример, иллюстрирующий работу программного комплекса.

Средства проверки работы пользователя системы включают полный список сообщений об его ошибках, обнаруживаемых программным комплексом.


1   2   3


2.2. Коды и классификаторы экономической информации
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации