Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами - файл n1.doc

приобрести
Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами
скачать (59805.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc65267kb.24.04.2011 16:09скачать

n1.doc

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   58

Transaction processing systems (TPS) (системы обработки транзакций)

Компьютерные системы, выполняющие и записывающие в течение дня стан­дартные операционные процедуры, необходимые для функционирования ком­пании. Работают на операционном уровне.

На операционном уровне все цели, задачи и ресурсы предопределены заранее и четко структурированы. Например, решение о предоставлении заказчику кре­дита, принимаемое инспектором, основывается на заранее установленных крите­риях. Сотрудник просто проводит проверку соответствия условиям всех указан­ных критериев.

На рис. 2.3 изображена система обработки платежных ведомостей, являющая­ся типичной бухгалтерской системой обработки транзакций, используемой боль­шинством фирм. Система ведет мониторинг выплаты зарплат сотрудникам орга­низации. Основной файл состоит из отдельных «частичек» информации (таких, как имя, адрес или идентификационный код сотрудника), называемых «элемен­тарными данными». Данные снабжаются ключами, позволяющими их обновлять. Элементарные данные из основного файла могут различными способами ком­бинироваться при создании отчетов для менеджеров или правительственных



агентств, а также в процессе рассылки чеков сотрудникам. Система может гене­рировать и другие отчеты, состоящие из любых комбинаций данных.

Другие типичные системы обработки транзакций представлены на рис. 2.4 (реализованы в виде популярных приложений). На иллюстрации видно, что та­кие системы подразделяются на пять функциональных категорий: торговля/мар­кетинг, производство, финансы/бухгалтерия, трудовые ресурсы и другие типы систем, предназначенные для использования в специфических случаях/условиях. Система отслеживания движения посылок, которая используется службой и опи­сана в гл. 1, представляет собой типичный пример производственной системы обработки транзакций. Служба UPS отправляет посылки службам доставки, а си­стема следит за всеми происходящими при этом транзакциями.

Системы обработки транзакций зачастую являются стержневыми структура­ми компаний, поскольку малейший сбой в их работе может привести к серьезным нарушениям в деятельности организации (и связанных с ней фирм). Только пред­ставьте себе, что произойдет, если система отслеживания посылок службы UPS перестанет работать! Как смогут функционировать авиакомпании без систем ре­зервирования мест в самолетах?

Менеджеры нуждаются в информационных системах данного типа для мони­торинга статуса операций внутри фирмы и работы с партнерами. Системы обра­ботки транзакций также являются основными поставщиками информации для других информационных систем. Например, система обработки платежных ведо­мостей, изображенная на рис. 2.3, совместно с бухгалтерской системой обработки транзакций поставляет данные для общей бухгалтерской книги, где содержатся записи о доходах и расходах компании. Эта книга также используется для созда­ния отчетов, таких как декларации о доходах и балансовые отчеты.



Системы работы со знаниями и офисные системы

Системы работы со знаниями и офисные системы служат для работы с инфор­мацией на уровне данных. Такие системы предназначены для помощи работни­кам умственного труда, тогда как офисные системы используются преимуще­ственно офисными сотрудниками (хотя работники умственного труда также часто работают с ними).

Вообще говоря, работники умственного труда — это сотрудники с универси­тетскими дипломами, зачастую имеющие определенную профессию (например, инженеры, доктора, юристы или ученые). Их работа в основном заключается в создании новых информации и знаний. Системы работы со знаниями (СРСЗ), рабочие станции для научного или технического проектирования позволяют со­здавать новые знания и данные, а также проводить всесторонние технические экс­пертизы. Сотрудники, работающие с данными, как правило, обладают менее ве­сомыми научными степенями и больше работают с готовой информацией, не создавая новой. В эту категорию входят секретари, бухгалтеры, клерки или ме­неджеры, чья работа заключается в использовании, обработке и распространении информации. Офисные системы представляют собой приложения, предназначен­ные для повышения эффективности работы сотрудников путем координирова­ния и обмена информацией в пределах офиса. Такие системы координируют ра­боту различных сотрудников в различных географических и функциональных областях. Они также помогают осуществлять связь с потребителями, поставщи­ками и другими организациями и служат своеобразными «расчетными палата­ми» для информации.

Типичные офисные системы предназначены для обработки документов (тек­стовые редакторы, издательские системы, системы графического представления документов и электронные картотеки), составления календарных графиков (элект­ронные календари и органайзеры), а также осуществления коммуникаций (си­стемы электронной и голосовой почты, видеоконференции). Электронная обра­ботка текстов осуществляется при помощи программ и оборудования, позволяющих создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать различные документы (см. гл. 6). Системы, предназначенные для обработки текстов, как пра­вило, представлены в виде отдельного приложения или системы, обеспечива­ющих совместимость форматов документов в различных офисах. Настольные издательские системы позволяют создавать профессиональные документы поли­графического качества путем совмещения данных, полученных от систем обработ­ки текстов, с элементами графики, дизайна и специальными функциями верстки.

Knowledge work systems (KWS) (системы работы со знаниями)

Информационные системы, помогающие работникам умственного труда в по­лучении и распространении новых знаний внутри организации.

Office systems (офисные системы)

Компьютерные системы, такие как программы для работы с текстом, систе­мы электронной почты и календарного планирования, предназначенные для повышения эффективности работы с данными офисных работников.

В настоящее время большинство компаний публикует документы в виде web-страниц для упрощения доступа к данным и их распространения. Подробнее во­просы публикации в Web рассматриваются в гл. 12.

Системы графической обработки документов (системы распознавания) — новая категория широко используемых приложений.

Такие системы конвертируют документы и изображения в цифровой формат, что позволяет впоследствии работать с ними на компьютере.

Управленческие информационные системы

В гл. 1 мы дали определение процессу управления информационными системами как науке о применении последних в бизнесе и управлении. Термин управленче­ская информационная система (УИС) также определяет специфическую катего­рию информационных систем, которые работают на управленческом уровне орга­низации. Управленческие информационные системы (УИС) оказывают помощь менеджерам при составлении отчетов, предоставляя им постоянный доступ к ин­формации о текущем состоянии дел компании. Обычно они обрабатывают инфор­мацию о внутренних, а не внешних событиях. Эти системы в основном выполня­ют функции планирования, контроля и принятия решений на управленческом уровне. При этом они получают данные от систем обработки транзакций.

Управленческие информационные системы концентрируют всю информацию об основных операциях компании, обеспечивая получение различных отчетов. Данные об основных операциях (предоставляемые системами обработки транзак-

Word processing (электронная обработка текста/текстовые редакторы)

Офисные системы, облегчающие создание документов путем выполнения ком­пьютерного редактирования, форматирования, хранения и печати текстов. Desktop publishing (настольные издательские системы)

Технология, позволяющая создавать документы полиграфического качества. Обеспечивают обработку документов, созданных в текстовых редакторах, с применением широчайших возможностей по дизайну, разработке графики и верстке.

Document imaging systems (системы графической обработки документов)

Системы, конвертирующие документы и изображения в цифровой формат для дальнейшей работы с ними на компьютере.

Management information systems (MIS) (управленческие информацион­ные системы)

Информационные системы, работающие на управленческом уровне органи­зации. Обеспечивают функции планирования, контроля, а также помощь в де­ле принятия решений путем предоставления требуемой менеджерам инфор­мации в виде отчетов.

Decision-support systems (DSS) (системы поддержки принятия решений)

Информационные системы, работающие на управленческом уровне органи­зации. Для обработки данных используют сложные аналитические модели или специальные утилиты. Системы помогают в процессе принятии нестан­дартных решений.

ций) являются сжатыми и обычно используются в регулярных отчетах о состоя­нии дел. На рис. 2.5 показано, как УИС-система обрабатывает данные об опера­циях, связанных с продажей, производством и бухучетом, помещая их в специ­альные файлы, с помощью которых менеджеры могут получать отчеты. На рис. 2.6 представлен образец отчета, полученного таким способом.

Управленческие информационные системы особенно популярны среди ме­неджеров, которых интересуют недельные, месячные и годовые результаты дея­тельности компании (но не ежедневные). Данные системы позволяют получать ответы на вопросы, поставленные заблаговременно, с применением стандартных алгоритмов. Например, в отчете системы могут содержаться данные об общем весе салата, использованного в этом квартале системой предприятий быстрого питания, или проводиться сравнение готовых объемов сбыта различных продук­тов с запланированными показателями. Данные системы не очень гибки и обла­дают весьма ограниченными аналитическими возможностями. Большинство управ­ленческих информационных систем использует в своей работе простые процедуры, такие как суммирование или сравнение, в отличие от сложных математических моделей и статистических методов.

Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений (СППР) также функционируют на управ­ленческом уровне организации. Они помогают менеджерам принимать решения в исключительных, быстро изменяющихся и непредсказуемых ситуациях. Такие





системы изначально предназначены для помощи в решении проблем, которые нельзя определить заблаговременно. Хотя СППР-системы используют в своей работе «внутреннюю» информацию, получаемую от управленческих систем и си­стем обработки транзакций, зачастую для получения дополнительных сведений используются внешние источники, такие как текущие биржевые курсы или цены на продукцию конкурентов.

Очевидно, что системы поддержки принятия решений обладают большими аналитическими возможностями, чем любые другие системы. В них встроено множество моделей анализа данных, к тому же они могут концентрировать зна­чительное количество информации и придавать им форму, удобную для исполь­зования сотрудниками, ответственными за принятие решений. Эти системы спро­ектированы таким образом, чтобы пользователи могли работать с ними «напрямую» с помощью дружественного интерфейса. Системы СППР являются интерактив­ными; при работе с ними пользователь может произвольно изменять исходные условия, задавать новые вопросы и добавлять в систему новые данные.

Обратите внимание на маленькую, но мощную управленческую информаци­онную систему, обеспечивающую расчет стоимости рейсов. Эта система функцио­нирует в одной из дочерних компаний крупной американской металлургической корпорации, которая занимается перевозкой угля, масел, руды и готовой продук­ции основной фирмы. Компания владеет несколькими судами, еще несколько арендует, а также участвует на открытом рынке в тендерах на перевозку различ­ных грузов. Информационная система компании обрабатывает финансовые и тех­нические аспекты таких грузоперевозок. Финансовые расчеты включают в себя стоимость эксплуатации судна (топливо, трудовые ресурсы, капитал), грузовые тарифы (фрахтовые ставки) на перевозку различных видов продуктов и порто­вые сборы. Технические детали включают множество самых различных факто­ров, таких как грузоподъемность судна, скорость, расстояния между портами, по­требление топлива и воды и схемы загрузки (расположение груза в различных портах). Система может отвечать на вопросы следующих типов. Зная график по­ставок заказчика и принятые грузовые тарифы, какое судно следует использо-

вать для перевозок, чтобы прибыль была максимальной? Какая скорость судна является оптимальной с точки зрения прибыли и графика поставок? Какая схема загрузки подойдет для корабля, направляющегося из Малайзии на Западное по­бережье США? На рис. 2.6 показана система поддержки принятия решений, ис­пользуемая этой компанией. Для ее функционирования используется мощный персональный компьютер, интерфейс состоит из отдельных меню, что позволяет пользователям без труда вносить новые данные или запрашивать интересующую их информацию. Другие СППР-системы будут рассмотрены в гл. 13.

Системы поддержки принятия стратегических решений

Менеджеры верхних эшелонов используют в своей работе системы поддержки принятия стратегических решений (СППСР), помогающие им принимать реше­ния стратегического масштаба. Подобные системы отлично справляются с не­стандартными проблемами, требующими точных суждений, оценок и определен­ных интуиции и проницательности, поскольку стандартной процедуры их решения не существует. СППСР-системы формируют общую компьютерную вычисли­тельную и коммуникационную среду, гораздо более богатую возможностями, чем любое отдельное приложение. Системы поддержки принятия стратегических ре­шений разрабатываются таким образом, чтобы они могли группировать данные обо всех внешних событиях (изменения в налоговом законодательстве или появ­ление новых конкурентов) и получать данные от внутренних систем организации (управленческих информационных систем и систем поддержки принятия реше­ний). Они отфильтровывают, концентрируют и отслеживают все «критические» значения данных, позволяя сократить усилия и время для получения информа­ции, полезной для руководителей. СППСР-системы используют в своей работе наиболее совершенные графические программы и могут предоставлять графики, диаграммы и схемы из различных источников непосредственно в офисы высшего руководства компании или прямо в зал заседаний совета директоров.

В отличие от других типов информационных систем системы поддержки при­нятия стратегических решений не проектируются «под» решение каких-либо определенных проблем. Вместо этого такие системы предоставляют в распоряже­ние пользователей вычислительные и коммуникационные инструменты и мощ­ности, которые могут быть использованы для ответов на множество различных вопросов. В отличие от систем поддержки принятия решений, которые обладают серьезными аналитическими возможностями, СППСР-системы не содержат в себе сложных процедур анализа информации.

Системы поддержки принятия стратегических решений могут отвечать на вопросы следующих типов: в каком состоянии находится наш бизнес; чем зани-

Executive support systems (ESS) (системы поддержки принятия страте­гических решений)

Информационные системы, работающие на стратегическом уровне органи­зации и помогающие принимать нестандартные решения, обладающие также продвинутыми графическими и коммуникационными возможностями.

маются конкуренты; что может защитить вас от постоянных изменений конъюнк­туры рынка.; какие подразделения и дочерние фирмы можно продать, чтобы по­лучить средства для новых приобретений? На рис. 2.7 показана модель типичной системы поддержки принятия стратегических решений. Она состоит из отдель­ных рабочих станций, отображающих меню, интерактивные графические элемен­ты и коммуникационные приложения, используя которые пользователи могут получать ретроспективные и сравнительные данные из внутренних корпоратив­ных систем и «внешних» баз данных, таких как Dow Jones News и Gallup Pol. По­скольку пользователями СППСР-систем являются в основном представители высшего управленческого звена, которые не всегда имеют опыт работы на компью­тере, системы обладают простым и дружественным к пользователю интерфейсом. Более подробные сведения о современных системах поддержки принятия реше­ний содержатся в гл. 13.

Взаимосвязь информационных систем

На рис. 2.8 показано, каким образом связаны между собой системы, работающие на различных организационных уровнях в одной компании. Система обработки транзакций, как правило, является основным источником данных для других си­стем, а системы поддержки принятия стратегических решений обычно только получают информацию от других систем более низкого уровня. Другие типы си­стем также могут обмениваться между собой данными. При этом обмен информа­цией может происходить между системами, работающими в разных функцио­нальных областях. Например, заказ, полученный торговой системой, может быть передан в производственную информационную систему (как операция по произ­водству или отгрузке необходимого количества товаров, указанных в заказе).





Очевидно, что необходимо обеспечить некоторую интеграцию между различ­ными информационными системами организации, дабы информация могла бес­препятственно распространяться между всеми службами и подразделениями ком­пании. Однако подобная интеграция обходится недешево, при этом объединение множества различных систем может оказаться крайне сложным и отнять много времени. Каждая организация должна четко взвесить все «за» и «против», преж­де чем приступать к такой широкомасштабной информационной интеграции. Всестороннее исследование данной проблемы можно найти в разделе 2.3.

2.2. Информационные системы: функциональные различия

Информационные системы могут классифицироваться не только по организаци­онным уровням, на которых они работают, но и в зависимости от выполняемых ими функций. В данном разделе будут описаны функции, выполняемые различ­ными информационными системами, и даны примеры функциональных прило­жений для каждого организационного уровня.

Системы сбыта и маркетинга

Службы сбыта и маркетинга в первую очередь ответственны за продажу продук­тов и услуг организации. Функция маркетинга заключается в определении круга потребителей продуктов и услуг фирмы, их запросов и потребностей, планирова­нии и создании продуктов и услуг, удовлетворяющих этим нуждам и запросам, их рекламе и продвижению. Служба сбыта поддерживает контакты с заказчиками и потребителями, продает им товары и услуги, а также принимает заказы. Компью­терные информационные системы сбыта и маркетинга оказывают сотрудникам содействие в выполнении вышеперечисленных действий.

В табл. 2.2 показано, какие информационные системы используются в служ­бах маркетинга и сбыта и какие функции они там выполняют. На стратегическом уровне системы сбыта и маркетинга отслеживают конъюнктуру рынка, прогнози­руют ее изменения, помогают в планировании и создании новых товаров и услуг, а также ведут постоянный мониторинг деятельности компаний-конкурентов. На управленческом уровне эти системы помогают в проведении рекламных кампа­ний и кампаний по продвижению новых товаров, а также содействуют в приня­тии решений по ценовой политике. Они анализируют характеристики реализа­ции и оценивают эффективность работы продавцов. На информационном уровне системы сбыта и маркетинга помогают в проведении исследований рынка и мар­кетингового анализа. На операционном уровне способствуют нахождению пер­спективных заказчиков и установлению связей с ними, проведению мониторинга продаж, обработке заказов и поддержке потребителей товара.

Sales and marketing information systems (информационные системы сбы­та и маркетинга)

Системы, которые помогают ответственным сотрудникам в определении кру­га потребителей продуктов и услуг фирмы, определении их запросов и по­требностей, планировании и создании продуктов и услуг, удовлетворяющих этим нуждам и запросам, их рекламе и продвижению, а также поддерживают контакты с потребителями.

Таблица 2.2

Примеры информационных систем в области маркетинга и продаж

Система

Описание

Организационный уровень

Обработка заказов

Ввод, обработка и отслеживание

заказов

Операционный

Анализ рынка

Идентификация заказов и рынков

с применением демографических

данных, сведений о рынках,

поведении заказчиков и основных

тенденциях

Знаний

Анализ ценооб-разования

Определение цен на основные

товары и услуги

Менеджмента

Прогноз ситуации

с продажами

Подготовка 5-летних прогнозов

продаж

Стратегический

Система собирает данные о каждой проданной единице товара (такие, как код товара, описание товара и объем продаж) для дальнейшего анализа. Менеджеры компании изучают данные о продажах и тенденциях рынка. В «Окне управле­ния» описаны некоторые типичные примеры использования таких информаци­онных систем в малом бизнесе.

Производственные информационные системы

Функция производства и обработки продукции заключается, как и следует из названия, в производстве товаров и услуг компании. Сюда также входят плани­рование выпуска продукции, улучшение ее качества и расширение производства, обслуживание производственного оборудования, выполнение планов производ­ства, налаживание системы поставки материалов и сырья, а также составление разнообразных расписаний и наем/оплата рабочей силы. Производственные ин­формационные системы предназначены для помощи в решении всех этих задач.

В табл. 2.3 представлено несколько типичных производственных информаци­онных систем, рассортированных в зависимости от организационного уровня, на котором они работают. На стратегическом уровне такие системы выполняют долго­срочные производственные задачи компании, такие как планирование размещения новых заводов и оценка перспективности капиталовложений в новые технологии производства. На управленческом уровне производственные информационные системы осуществляют мониторинг и анализ производственных затрат и ресур­сов. Эти же системы на информационном уровне создают и содействуют в рас­пространении информации о производственных процессах или же помогают в про­ведении производственных экспертиз.

Большинство производственных информационных систем используют в ра­боте своеобразные «инвентарные» подсистемы, как показано на рис. 2.9. В них хранятся данные обо всех объектах, с которыми работает основная система, такие как размер нехватки определенных продуктов (вследствие отгрузки заказчику или продажи) или, наоборот, избыток товара (вызванный отменой заказа или воз­вратом продукции); вся эта информация индексируется для удобства работы с ней. Инвентарный мастер-файл содержит основные данные о каждом отдельном объ­екте, включая уникальный идентификационный код, описание, количество еди­ниц на складе, объем заказа/возврата, а также величина резерва (на случай не­ожиданного крупного заказа). При этом компании могут рассчитать наиболее оптимальный размер заказа, удобный для работы и оптимизирующий затраты на хранение и транспортировку готовой продукции. Информационная система ре-

Manufacturing and production information systems (производственные ин­формационные системы)

Информационные системы, в сферу деятельности которых входят планиро­вание выпуска продукции, расширение производства и улучшение качества продукции, обслуживание производственного оборудования, выполнение пла­нов производства, налаживание системы поставки материалов и сырья, а так­же составление разнообразных расписаний и наем/оплата рабочей силы.

Таблица 2.3

Примеры производственных информационных систем

Система

Описание

Организационный уровень

Машинный контроль

Контроль над машинами и оборудованием

Операционный

Компьютерное проектирование (САПР)

Проектирование новых изделий с помощью компьютера

Знаний

Планирование производства

Принятие решений о том, где и когда должны произ-водиться товары

Менеджмента

Размещение производственных мощностей

Принятие решений о размещении производственных мощностей

Стратегический
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   58


Transaction processing systems (TPS) ( системы обработки транзакций )
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации