Кудряев В.А. Организация работы с документами - файл n1.doc

приобрести
Кудряев В.А. Организация работы с документами
скачать (684.7 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc3131kb.02.11.2006 20:59скачать

n1.doc

1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   72

5.2. Система плановой документации




5.2.1. Назначение и состав плановой документации



Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает постав­ленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным обра­зом.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может за­трагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, ор­ганизаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее со­держание работ, выполнение которых обычно рассчитано на доста­точно длительный срок. Это, как правило, более масштабные доку­менты по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда состав­ляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретно­го вида работ, срок которого установлен распорядительным докумен­том или договором.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения слож­ных комплексных проблем, так и для правильной организации теку­щей деятельности.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабаты­ваются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответст­венным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверж­даются федеральные программы, планы и генеральные схемы поста­новлениями Правительства Российской Федерации.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами фе­деральных органов исполнительной власти с привлечением специа­листов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомст­венных. Они утверждаются руководителем федерального органа ис­полнительной власти (министерства или ведомства) и являются обя­зательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуще­ствляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других терри­ториальных образований и действуют в рамках территории. Как пра­вило, они касаются вопросов социального и экономического разви­тия и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как прави­ло, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отде­лов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специ­ализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организацион­но-правовые документы учреждения, распорядительная документа­ция, решения коллегиальных и совещательных органов, предложе­ния, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привле­чением квалифицированных специалистов. Планы работы подразде­лений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллеги­альных и совещательных органов утверждаются председателем кол­легиального или совещательного органа.


5.2.2. Составление и оформление плановых документов



Программа - плановый документ, содержащий обоснование и ос­новные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде раз­делов, соответствующих направлениям деятельности или этапам ра­боты и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов про­граммы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы про­граммы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостранич­ным документом. Программы, как правило, кроме текстовой час­ти содержат приложения, являющиеся справочным и аналитичес­ким материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяю­щих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозна­чение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, рас­поряжений).

Программа оформляется на общем бланке организации. Обяза­тельными реквизитами программы являются: наименование органи­зации, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, от­ветственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или колле­гиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До ут­верждения программы проходят стадию согласования со всеми за­интересованными организациями и должностными лицами. Со­гласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилага­емом к программе.

Федеральные программы представляются на утверждение в Пра­вительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительны­ми органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).

Программы командировок подписываются составителем (коман­дируемым работником), утверждаются руководителем или замести­телем организации.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к вы­полнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как пра­вило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содер­жание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об испол­нении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименова­ния проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Ис­полнитель» может состоять также из двух составных частей: ответст­венного исполнителя и конкретных исполнителей или головной ор­ганизации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обяза­тельными реквизитами плана являются: наименование организа­ции, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Некоторые виды работ требуют составления календарных пла­нов или графиков.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей пла­нов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформ­ления плана:
Наименование организации

ПЛАН УТВЕРЖДАЮ

____________ № ___ Генеральный директор

Москва __________Инициалы, фамилия

командировок сотрудников

на 1997 год Дата


Место командировки

Срок

командировки

Наименование подразделения и фамилия командируемого работника

Примечания

1

2

3

4

1.

2.

……..
Заведующий Отделом кадров

Подпись

Инициалы, фамилия

1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   72


5.2. Система плановой документации
Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации