Курсовая работа - Комплектование государственных архивов документами по личному составу - файл n1.doc

Курсовая работа - Комплектование государственных архивов документами по личному составу
скачать (224.5 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.doc225kb.01.06.2012 12:45скачать
Победи орков

Доступно в Google Play

n1.doc

  1   2


ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ

ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

(НИУ «БелГУ»)

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

комплектование государственных архивов документами по личному составу

Курсовая работа

студентки дневного отделение 2 курса группы 071052

Блиновой Елены Олеговны


Научный руководитель:

кандидат исторических наук,

доцент Шаповалова С.П.


БЕЛГОРОД 2011

Содержание


Введение…………………………………………………………………………...3

1. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее……..………………………………………………………...7

2. Информационный потенциал документов по личному составу как исторических источников: проблемы и решения……………………………...18

3. Сохранение документов по личному составу в Калужской области……...29

Заключение……………………………………………………………………….39

Библиографический список……………………………………………………..41

Введение
Актуальность темы исследования заключается в том, что роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется прежде всего составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформации, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающие в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций.

В советский период государственные архивы в основном комплектовались личными фондами именитых людей - видных политических и общественных деятелей, деятелей литературы, искусства и науки. Документы же рядовых граждан, сохранившиеся в виде личных или семейных архивов, поступали в архив крайне редко.

Об активизации приема документов личного происхождения в государственные и муниципальные архивы свидетельствуют цифры: в 2003 г. было принято 41,1 тыс. ед. хр., а в 2010 г. уже 30,0 тыс. ед. хр.

Следует сказать, что документы личного происхождения, несмотря на низкий их удельный вес в составе Архивного фонда Российской Федерации (только 1,3% от всего объема дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах), занимают в нем особое место, поскольку не только дополняют официальные документы о том или ином историческом этапе развития нашего общества, но и содержат информацию о влиянии исторического процесса на судьбы конкретных людей.

Степень изученности темы исследования. Проблема использования документов по личному составу как исторических источников одновременно и нова, и стара. К ней периодически обращались ученые и специалисты в области истории, организации, теории и практики архивного дела. Большинство исследований относится к проблеме выработки критериев для определения сроков хранения документов по личному составу, их описания и систематизации. Некоторые работы посвящены выявлению научно-исторической значимости отдельных видов документов по личному составу: анкет, списков, личных карточек рабочих и служащих и т.п. Одной из первых, специально посвященных определению источникового значения документов по личному составу, была статья А.В. Елпатьевского. Автор, анализируя сложившиеся подходы к использованию документов по личному составу как исторических источников, констатировал недооценку их научно-исторического значения в архивоведении того периода, обосновывал необходимость расширения спектра документов по личному составу, подлежащих постоянному хранению1.

Большинство предложений А.В. Елпатьевского не было реализовано, однако он обратил внимание научного, в первую очередь архивного, сообщества на многообразные научно-практические проблемы экспертизы ценности, комплектования и использования документов по личному составу, спровоцировал появление других публикаций по этой проблематике в архивоведческой периодике2. Правда, их авторы уделяли больше внимания архивоведческим аспектам, выработке критериев отбора документов по личному составу согласно бытовавшим тогда представлениям об исторической ценности документной информации, опиравшимся на признание различных заслуг тех лиц, деятельность которых отражена в документах.

Из немногочисленных работ последних десятилетий обращает на себя внимание статья Л.Е. Татиевской, посвященная анализу научной ценности хранящихся в Российском государственном архиве экономики личных дел работников Наркомата машиностроения СССР за 1937-1939 гг.3 И хотя статья в основном нацелена на выявление сведений о репрессиях, важными с методологической точки зрения являются размышления автора о личных делах как специфических комплексах документов, где помимо официальных сведений заключена скрытая информация, выявить и интерпретировать которую может исследователь, что при всей формализации личное дело сохраняет свою индивидуальность по отношению к тому лицу, на которое оно заведено.

В опубликованных в последние годы статьях источниковый потенциал документов по личному составу признается, но не исследуется. Тем не менее представляются важными предложения о придании некоторым из них (личным делам, домовым книгам, книгам регистрации актов гражданского состояния) статуса документов постоянного хранения, об обеспечении их сохранности по истечении срока хранения в организации4. Обращает на себя внимание прогностическая статья А.Н. Артизова и С.Д. Мякушева5, которая до сих пор не вызывала дискуссии только потому, вероятно, что служебное положение ее авторов исключает всякую полемику в среде архивистов. Ее важное научное значение заключается в формировании представлений об отражении персональных данных каждого конкретного человека в основных исторически сложившихся документных массивах: органы ЗАГС, здравоохранения, образования, внутренних дел, обороны, пенсионного обеспечения и т.д. На этом базируется задача создания современной информационно-поисковой системы, позволяющей оперативно находить разрозненные данные о персоналиях и в то лее время обеспечивать надежную защиту конфиденциальной информации.

Объектом исследования являются документы по личному составу.

Предметом исследования является система комплектования государственных архивов документами по личному составу.

Цель исследования заключается в изучении комплектования государственных архивов документами по личному составу.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи исследования:

1. Показать сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее;

2. Изучить информационный потенциал документов по личному составу как исторических источников: проблемы и решения;

3. Рассмотреть сохранение документов по личному составу в Калужской области.

Научное и практическое значение исследования. Политические, экономические и социальные преобразования, произошедшие в нашей стране, привели не только к реформированию государственного аппарата как в центре, так и на местах, но и к созданию и развитию негосударственного сектора экономики, что не могло не повлиять на изменения в составе источников комплектования архивов документов по личному составу.

Источниково-информационную основу исследования составляют: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела.

При написании работы применялись следующие методы исследования: методы обработки управленческой информации: количественной и качественной оценки, экономической оценки, метод сравнительного анализа и др.

Структура курсовой работы. Работа состоит из введения, трех вопросов, заключения, библиографического списка. Работа содержит 41 страницу печатного текста, библиографический список включает 23 наименования.


1. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее
Рассматривая документы по личному составу как комплекс определенных их видов и разновидностей, фиксирующих при этом трудовую (служебную) деятельность человека, российские архивисты традиционно включали в этот комплекс приказы по личному составу, личные дела, учетные карточки, бухгалтерские лицевые счета6. С середины 50-х гг. прошлого века, когда в СССР началось массовое назначение государственных пенсий, необходимая для этого информация черпалась прежде всего именно из названных документов. Не будет преувеличением сказать, что каждодневное использование документов по личному составу в архивах всех уровней определяет социальную значимость работы архивистов и, говоря шире, обусловливает одну из важнейших потребностей общества в архивах.?

Разумеется, в ряде случаев (при восстановлении трудового стажа, подтверждении фактов участия в боевых действиях, установлении судеб людей) архивисты привлекают иные виды архивных документов, содержащих информацию о конкретном человеке. Уже к концу 1990-х гг. всю эту совокупность, безусловно, имеющую в своей основе документы по личному составу, стали именовать «документами, содержащим!! персональные данные»7. Иными словами, термин «документы, содержащие персональные данные» шире дефиниции «документы по личному составу». Ниже мы специально остановимся на иных категориях документов, которые, помимо документов по личному составу, могут относиться к комплексу документов, содержащих персональные данные.

Принятый 20 февраля 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (утратил силу), введя понятие «персональные данные», эквивалентное понятию «информация о гражданах», провозгласил: «Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации».

Между тем в рамках понятия «документы, содержащие персональные данные» мы вольно или невольно, но объединяем три достаточно разных документных макромассива, хранящихся в государственных и мгаиципальных архивах, а также в текущем делопроизводстве организаций. Первый - это общегражданская, военная (или военизированная) и партийная системы кадрового документирования со своими выработанными десятилетиями практического применения правилами. При отдельных отличиях их объединяет единообразный способ документирования трудового (служебного, воинского, партийного) пути гражданина на протяжении его трудовой деятельности или пребывания в партии и обязательный интерес к биографическим сведениям вообще. Существенная часть документов этих систем напрямую относится к Архивному фонду Российской Федерации, но значительно большие их объемы подлежат экспертизе ценности по истечении сроков временного хранения. Осуществление такого отбора - большая научно-методическая проблема, поскольку набор его критериев нуждается в уточнении.

Второй массив - это столь же грандиозные системы документирования отдельных сторон жизни человека и общества: записи актов гражданского состояния, похозяйственные, домовые книги, документы БТИ, пенсионное делопроизводство, материалы переписей населения, судебно-следственные дела, регистрационные реестры предпринимателей и т.п. Им присущи прежде всего тотальный охват всего населения или же очень крупных социальных или возрастных групп, распространенность по всей территории страны. В последнее время для них характерно сочетание электронных носителей, информации с бумажным делопроизводством, например, система персонифицированного учета граждан в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР). В этом макромассиве велика доля документов, длительное время находящихся в текущем делопроизводстве. Некоторые из них, такие как записи актов гражданского состояния, федеральным законом в полном объеме отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, но сто лет должны храниться в органах ЗАГС8. По другим документным массивам (например, документы БТИ) ясности с целесообразностью их приема на вечное хранение пока нет.

Третий макромассив - управленческая документация. В ней неизбежно присутствуют «персональные данные», прочно связанные с общим информационным полем документа. В самом деле, как из протокола заседания какого-то выборного органа выделить сведения о вновь избранном его члене? Как отделить пункт о назначении или взыскании от текста приказа? Конечно все эти события в жизни человека должны фиксироваться в учетно-кадровой документации, но она далеко не всегда сохранялась, а значит, управленческая документация становится в таких случаях единственным источником «персональных данных». Какие-то подсистемы управленческой документации, например наградное делопроизводство, почти целиком состоят из них, какие-то - лишь фрагментарно освещают трудовую или общественную деятельность человека.

По-видимому, мы находимся пока у истоков формирования правового поля, в пределах которого будут осуществляться накопление, хранение и использование информации о персоналиях. Время покажет, насколько обоснованными оказались законотворческие подходы начала 1990-х гг. к такой информации, а ретроспективные персональные данные поддаются правовому регулированию.

Все сказанное свидетельствует о том, что в рамках гигантской документной совокупности, содержащей эти данные, объективно существует невероятное разнообразие видов документов, условий их бытования в делопроизводстве, принципов хранения, возможностей доступа к ним и использования. Все это обилие создает различные проблемы (научно-методические, юридические и финансово-материальные) и вовсе не гарантирует надежную сохранность «персональных данных» ни на стадии делопроизводства, ни в архиве организации.

Массовое разгосударствление, непрерывные реорганизации управленческих и производственных структур, развал прежней системы кадрового делопроизводства и документирования трудовой деятельности привели к тому, что не только архивисты, но и управленцы утратили информационный и практический контроль над многими содержащими персональные данные массивами документации. При этом востребованность некоторых из них резко колеблется. Наглядным примером являются лицевые счета работников. В первой половине 1990-х гг., когда заработок работника при назначении ему пенсии перестал быть значимым фактором, их кое-где перестали вести. А ныне эти документы оказались сверхвостребованными.

Более того, появилась массовая потребность в содержащих персональные данные, но никогда ранее не поступавших на долговременное архивное хранение источниках. Это относится к документам, фиксировавшим трудовую деятельность конкретного работника во вредных условиях и служащим основанием для льготного начисления пенсии. Очень быстро выяснилось, что многие из них ранее на архивную полку вообще не поступали9. Аналогичная ситуация возникла при массовом обращении в архивы участников ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС: для подтверждения права на льготы им потребовались... командировочные удостоверения! Но ведь в Перечне типовых документов 1988 г. срок хранения для таковых вообще не устанавливался, а учетные документы и переписка о командировках внутри СССР имели трехлетний срок хранения8. Понятно, что положительных ответов на запросы граждан по упомянутым документам было немного. Причина этого очевидна - при установлении льгот разработчики соответствующих законов «забыли» согласовать свои предложения с Росархивом.

Есть, к сожалению, ошибки и упущения самих архивистов. Так, в Перечне типовых управленческих документов... (М., 2000) исчезла сделанная в совершенно иных условиях оговорка - «минус возраст» - для наиболее массового вида документации по личному составу - личных дел и других документов рядовых работников10. Утверждая данный нормативный документ, исходили из идеального представления о потребности в информации документов по личному составу: ее пик приходился на момент выхода гражданина на пенсию. Обращения к документам, содержащим персональные данные лиц 70-75-летнего возраста, раньше были единичными. С переходом же к начислению и перерасчету пенсий по зарплате прошлых лет оказалось, что людям, возраст которых перевалил за 75 лет, сделать это нельзя: их личные дела и лицевые счета уже были уничтожены в связи с истечением срока хранения. Восстановить же информацию, содержащуюся в лицевых счетах работников, практически невозможно.

Поэтому впредь при рассмотрении любых перечней документов следует изыскивать возможность увеличения сроков временного хранения документов, содержащих персональные данные. Надо отметить, что эта позиция находит понимание в тех федеральных органах исполнительной власти, в чьем ведении состоят такие массивы. Так, еще в 1994 г. Госналогслужба поддержала инициативу Росархива и подписала совместное письмо о лицевых счетах налогоплательщиков - физических и юридических лиц, в котором рекомендовалось территориальным подразделениям Государственной налоговой инспекции и архивным органам вопрос о целесообразности приема и сроках передачи этих документов на государственное хранение решать с учетом конкретной обстановки. В некоторых субъектах Российской Федерации для лицевых счетов налогоплательщиков - физических лиц был установлен такой же срок хранения, как и для документов по личному составу, - 75 лет.

Аналогичным образом рекомендовано поступить с бумажными документами, образующимися при ведении индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (правда, это было сделано в устной форме на одном из совещаний в Пенсионном фонде, но его работники активно поддержали это предложение). Следует отметить, что в последние годы предложения об увеличении сроков хранения этих документов, установленных соответствующим перечнем ПФР, стали поступать и от архивных органов субъектов Российской Федерации.

Как известно, российские архивы к 1980-м гг. накопили достаточно богатый опыт централизованного хранения документов по личному составу на городском и районном уровнях. Главным в работе таких архивов, как бы они ни назывались - объединенные, межведомственные, «колхозно-совхозные» или иные, был хозрасчетный принцип их существования - небольшие предприятия, учреждения и организации, не имевшие возможности создать собственные архивы, могли за весьма умеренную сумму обеспечить хранение своих документов. Во многих городах и районах полностью либо частично хозрасчетные хранилища функционировали в составе государственных архивов. Конечно, в их деятельности было немало трудностей (всегда острой оставалась проблема помещений), но функцию сохранения документов по личному составу небольших фондообразователей они в целом выполняли. Основная же масса архивных документов по личному составу продолжала храниться в архивах организаций - источников комплектования государственных архивов.

Однако уже на рубеже 1980-1990-х гг. стало ясно, что в условиях крупномасштабных социально-экономических преобразований сохранность документов по личному составу может оказаться под угрозой. Изменившие форму собственности предприятия и организации, ранее исправно оплачивавшие хранение своих документов в межведомственных архивах, теперь просто не имели на это средств. В результате участились случаи гибели документов, в первую очередь по личному составу. Архивисты забили тревогу: по инициативе Роскомархива Правительство Российской Федерации своим распоряжением от 23 апреля 1992 г. «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования рекомендовало органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации создавать архивы для хранения и использования таких документов. Через два года, 21 марта 1994 г., Правительство Российской Федерации приняло новое распоряжение «Об улучшении организации хранения документов по личному составу». Всем без исключения юридическим лицам рекомендовалось вносить в учредительные документы положения об обеспечении сохранности документов по личному составу, а органам исполнительной власти - регистрировать учредительные документы только при наличии указанных положений, т.е. заботу об этих документах предполагалось закладывать теперь в уставные акты новых структур.

В том же распоряжении правительства впервые была поставлена задача создания федерального центра хранения документов по личному составу, потому что в результате массовой ликвидации и реорганизации союзных и российских министерств и ведомств под угрозой гибели оказались теперь и документы по личному составу высших уровней управления государством. К сожалению, по причинам материального и финансового характера такого архива нет по сей день (образовано лишь специальное подразделение РГАЭ, занимающееся проблемами документов по личному составу союзных министерств), и Росархив продолжает работать в этом направлении.

В субъектах Российской Федерации создание государственных архивов документов по личному составу ведется активно. Сейчас их насчитывается 34, но распределены они по стране пока неравномерно. Выделяется в этом отношении Северо-Западный федеральный округ, где сейчас работают семь таких архивов. В муниципальных образованиях России доля специализированных архивов невелика - из 2156 муниципальных архивов таковыми являются только 244. Необходимость их существования в современных российских условиях не вызывает сомнения и доказывается самим фактом непрерывного роста числа таких архивов.

Однако из-за слабой материально-технической базы и нехватки денег возможности имеющихся архивов документов по личному составу ограниченны. В последние годы ввиду отсутствия свободных площадей их комплектование повсюду осуществляется с трудом. Тем не менее и государственные, и муниципальные архивы пока принимают большие объемы документов. В 2004 г. архивные учреждения России приняли свыше 1 млн. 420 тыс. дел управленческой документации, а документов по личному составу - более 3 млн. 150 тыс. дел.

Впечатляющие цифры заметно тускнеют, если сравнить их с теми объемами документов, которые хранятся в организациях - источниках комплектования. По данным последней паспортизации, всего по России насчитывается 86,7 млн ед. хр. дел по личному составу, в том числе в источниках комплектования переполненных федеральных архивов - более 7 млн. При этом в описи внесено пока только менее 59 млн дел... Сколько неучтенных личных дел хранится в больших и малых организациях, не состоящих в списках источников комплектования, неизвестно11.

Такие огромные объемы архивы никогда не смогут принять. Поэтому, наряду с наращиванием площадей архивохранилищ, надо добиваться повсеместного исполнения нормы части 9 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», предписывающей учредителям реорганизованных негосударственных организаций самостоятельно определять «условия и место дальнейшего хранения архивных документов».

Ситуация с использованием документов по личному составу тоже напряженная, поскольку львиную долю обращений к этим документам составляют запросы социально-правового характера. Согласно утвержденному 17 июня 2004 г. Правительством Российской Федерации Положению о Федеральном архивном агентстве, организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива.

Задачи государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по бесплатному предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены частью 3 ст. 26 вышеупомянутого федерального закона. Динамикой цифр, иллюстрирующей реализацию этой нормы, не располагаем, поскольку имеем дело лишь с фрагментом общей картины - никто в стране не знает, сколько социально-правовых запросов исполняют бесчисленные архивы организаций. Достаточно сказать, что за прошлый год в государственные архивы России поступило свыше 540 тыс. таких запросов, а в муниципальные - более 1 млн. 850 тыс. По отчетным данным, исполнено свыше 2 млн. 317 тыс. запросов, из них более 2 млн. - с положительным результатом.

Сокращения социально-правовых запросов не ожидается. В этой связи главными путями оптимизации работы являются создание современных ин- формационно-поисковых систем по документам по личному составу и улучшение взаимодействия с ПФР. Не секрет, что столь большое количество запросов в архивы объясняется откровенной перестраховкой некоторых работников отделений ПФР (они требуют подтверждения трудового стажа за 20-25 лет при наличии правильно оформленных трудовых книжек, нередко отказываются принимать от архивов официально заверенные в установленном порядке копии архивных документов, плохо ориентируются в системе награждения трудовыми знаками отличия в советский период, просят Москву подтвердить произведенные на местах награждения и т.д.).

Одной из острых проблем в последнее время стали отказы отделений ПФР принимать архивные справки организаций, хранящих документы своих предшественников, не являющихся их правопреемниками. В октябре 2004 г. Росархивом совместно с ПФР на места было направлено письмо «О принятии органами ПФР архивных справок и копий документов, выданных организациями». Оно позволило смягчить остроту проблемы: территориальные органы ПФР стали рассматривать выданные организациями архивные справки и копии документов при наличии в учредительных документах организаций положений об их ответственности за обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, и о выдаче гражданам архивных справок.

Изменения в законодательстве заставляют обратить внимание на приведение в соответствие с ним ведомственных нормативных и методических документов. В конце 2004 г. Росархивом разработаны Рекомендации по оформлению архивных справок социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации гражданам, которые, с учетом полученных от ПФР замечаний, направлены в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. В апреле 2005 г. Росархив представил в установленном порядке в Минкультуры России проект Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы.

Действия Росархива исходят из того, что в ближайшей перспективе, по крайней мере - до середины XXI в., главной социальной функцией архивных учреждений страны по-прежнему останется обеспечение социальных прав граждан. Соответственно, не утратит свою остроту и проблема хранения документов по личному составу. Но необходимо добиваться ее снижения, стремясь прежде всего обеспечить дополнительными помещениями архивы всех уровней и изменить правовое сознание общества, в том числе по отношению к подобным документам.

Однако кардинально изменить ситуацию с обеспечением сохранности и использованием этих документов в интересах защиты социальных прав граждан может лишь полный переход к порядку подтверждения страхового стажа граждан по данным персонифицированного учета, внедряемого ПФР. Когда расчет пенсии будет производиться самим Пенсионным фондом по собственным данным, отпадет необходимость хранить всю ту безбрежную массу документов о заработках граждан, которая сегодня оседает в архивах, занимая дефицитные помещения и поглощая огромные деньги. Возможно, это произойдет не скоро, но нельзя исключать, что в процессе реформирования пенсионной системы в России позитивные (для архивной отрасли) перемены в ее документационном обеспечении могут произойти довольно оперативно, если пенсию станут начислять только по заработкам последних лет без применения коэффициентов.

Надо думать и над проблемой сохранения в течение длительного срока личных дел и учетных карточек работников. При назначении пенсии они нужны прежде всего для подтверждения трудового стажа. Можно ли найти замену этим документам? Нельзя ли вообще отказаться от обязательного хранения личных дел и учетных карточек, если установить какой-то иной порядок исчисления трудового стажа? Эти вопросы также крайне непросты и требуют глубокой проработки и очень серьезного обсуждения.

Таким образом, нельзя не признать, что проблема сохранения документов, содержащих персональные данные, крайне обостренная социально-экономическими переменами последнего времени, все-таки решается. С физическим сохранением дело обстоит гораздо хуже.

2. Информационный потенциал документов по личному составу как исторических источников: проблемы и решения
Своеобразной характеристикой нашего времени стало повышенное внимание людей к истории места своего проживания - села, города, района, области. В одинаковой степени их интересуют и далекое прошлое своего края, и сравнительно недавние события, связь истории и культуры родного края с другими регионами, собственная родословная и судьбы земляков, местные традиции, обряды, фольклор и др. Большим спросом пользуются краеведческие издания и публикации в СМИ по истории, культуре и природе края, выставки местных художников и многочисленных умельцев. В наше время появилось больше возможностей узнать не только «официальную» историю страны, но и подлинную историю своей малой родины. Подъем всеобщего интереса к краеведению председатель Союза краеведов России С.О. Шмидт связывает с «обстоятельствами общественно-политической жизни и социокультурными устремлениями ... усилением интереса к изучению повседневности и в прошлом, и в настоящем, к проблемам исторической антропологии, социальной психологии, микроистории»12.

Для регионоведческих и краеведческих исследований базовое значение имеют документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах. В последние 15 лет архивы страны стремительно пополняются документами по личному составу ликвидированных промышленных и сельскохозяйственных предприятий, многочисленных учреждений и организаций, что привело к созданию специальной сети архивов и центров для их хранения. Большинство специалистов рассматривают эти документы, по образному выражению руководителя Росархива В.П. Козлова, - «трудовые истории», лишь в качестве источника персонифицированной информации социально-правового характера, который можно использовать преимущественно для назначения и пересчета пенсий бывшим работникам ликвидированных организаций.

Документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий - один из наименее исследованных видов исторических источников, поскольку ранее они не поступали целенаправленно в государственные архивохранилища (их сохранность и использование обеспечивались фондообразователями) и, следовательно, не были доступны массовому исследователю, занимали минимум внимания архивоведов, историков, источниковедов, краеведов и других ученых. Да и использовать их в условиях ведомственного хранения было весьма проблематично. В.П. Козлов признает, что «сохранение и использование документов, обеспечивающих социальную защиту граждан России - их личных дел, финансовых документов, фиксирующих заработную плату и т.д.», - одна из сложных проблем. «Нигде и никогда эти категории документов не входили (за небольшим исключением) в сферу внимания государственной архивной службы. В СССР трудовые истории сохранялись (в ведомствах, объединенных ведомственных архивах и т.д.), гарантируя трудящимся скромную социальную поддержку. Капитализация России в нынешних ее формах привела к тому, что трудовые истории работников, в отличие от бизнес-документации, не очень интересуют работодателя в лице молодого российского капитала. В этих условиях сохранение трудовых историй граждан России вынуждены взять на себя архивисты»13.

Специфика комплекса документов по личному составу заключается в том, что в него входят как унифицированные формы официальных документов: приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки рабочих и служащих, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости и листки, лицевые счета и др.), так и специфические для данной организации: личные дела сотрудников, трудовые договоры, контракты, соглашения, списки работников с вредными условиями труда, документы о поощрении и награждении работников, о производственном травматизме и др.

Эти документы ведутся по месту работы гражданина для учета его производственного стажа, размеров доходов и выплаты налогов, трудовой и социальной активности, что в конечном итоге определяет в момент выхода его на пенсию размер пенсионного пособия, право на различные льготы и компенсации. Именно в таком качестве рассматриваются документы по личному составу в рамках государственной политики в области трудового и пенсионного права. В соответствии с этой политикой и государственной архивной службой они традиционно рассматриваются как документы узкоутилитарного назначения, которое исчезает после реализации положенных по закону пенсионных прав. Не случайно поэтому в действующих Перечнях для документов по личному составу установлены сроки хранения от 10 до 75 лет. Исключение составляет лишь небольшой круг документов, связанных с персонифицированным учетом руководящих работников, участников Великой Отечественной войны и других военных действий, лиц, удостоенных государственных наград, премий, имеющих ученые степени и звания, и хранящихся постоянно14.

Анализ архивоведческой литературы и примеры архивной практики свидетельствуют, что значение документов по личному составу выходит за рамки представлений о них как документах сугубо социально-правового характера. Они могут использоваться в генеалогических, историко-биографических, социологических, статистических и иных исследованиях. Люди, работающие в различных учреждениях и организациях, на промышленных и сельскохозяйственных предприятиях, особенно в районных центрах, в городах областного и районного подчинения, в рабочих поселках и сельских населенных пунктах, не только проживают, как правило, близко от места работы, но и связаны с ней многочисленными нитями, причем и за рамками трудовых отношений. Многие вопросы быта, культурного досуга, образования, медицинского обслуживания, реализации творческих способностей зачастую связаны у этих людей с предприятием или организацией, Где они работают. Таким образом, жизнь рабочих и служащих становится как бы частью истории этого предприятия или учреждения, а трудовые отношения нередко определяют взаимоотношения в быту. В итоге специфика того или иного производства, особенно характерная для данной местности, формирует и уклад жизни людей, влияет на уровень их образования и культуры, интересы, традиции, фольклор, состояние здоровья и т.п.

Предприятия и организации, которые функционируют или прежде существовали в данной местности, неизбежно оказывают влияние на развитие всей ее социокультурной инфраструктуры - строительство жилья, учреждений образования, здравоохранения, культуры, торговли и т.п. Поэтому историю любого региона невозможно рассматривать вне контекста истории предприятий, учреждений и организаций. Часть этих организаций относилась к источникам пополнения Архивного фонда Российской Федерации и систематически передавала документы, отражающие их основную деятельность и роль в социально-экономической истории региона, на постоянное хранение в государственные архивы. Однако существовало много предприятий, учреждений и организаций, чьи документы туда не поступали. А после их ликвидации в архивах оказались лишь документы по личному составу - остальные уничтожены. Следовательно, только в этих документах можно обнаружить сведения по истории подобных организаций.

Таким образом, документы по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в настоящее время приобретают значение чуть ли не единственных источников по истории самих организаций и региона в целом. Поэтому задача выявления информационных возможностей документов по личному составу ликвидированных организаций и предприятий в качестве потенциальных исторических источников, которые могут быть использованы в исследованиях той или иной направленности, прежде всего регионоведческих и краеведческих, сегодня особенно актуальна.

Однако, анализируя исторические, организационные проблемы создания, хранения и использования документов по личному составу действующих и ликвидированных организаций, авторы статьи так и не приходят к каким-либо однозначным выводам о будущем этих документов как источников социальной истории: с одной стороны, «следует изыскивать возможность увеличения сроков временного хранения документов, содержащих персональные данные», а с другой - «нельзя ли вообще отказаться от обязательного хранения личных дел и учетных карточек...»15 Образно говоря, авторы так и не нашли, где поставить запятую во фразе: «Хранить нельзя уничтожить».

Очевидно, учитывая сложность ответа на этот вопрос, авторы последующих публикаций почли за благо вернуться к изучению отдельных видов документов по личному составу, преимущественно личных дел. Последние наиболее информативны и при всей их унификации включают разнообразные источники: «В них заключена информация о конкретном человеке, которая, несмотря на стремление многих авторов этих документов ее формализовать, носит следы личного восприятия, интерпретации событий, особенностей эпохи. Многие документы личного дела отражают скорее социальную, а не индивидуальную психологию».16

Важная, но не известная широкому читателю попытка комплексного анализа документов по личному составу как источников по региональной истории была предпринята в дипломной работе О.В. Тумановой, выполненной под руководством С.О. Шмидта на кафедре региональной истории и краеведения Историко-архивного института РГГУ в 2004 г.17 Автор не только проанализировал информационные возможности основных видов документов по личному составу как потенциальных источников для регионоведческих и краеведческих исследований, но и показал взаимосвязь сведений, заключенных в различных документах, а также предложил методики их использования в исторических, биографических, генеалогических, социологических, географических, топонимических и иных исследованиях, проиллюстрировав конкретными примерами.

Так, в ходе исследования удалось установить, что даже из документов по начислению заработной платы (лицевых счетов, ведомостей), которые прежде не рассматривались в качестве источников по социальной истории, можно извлечь множество важных сведений, относящихся как к конкретным лицам, так и (при условии обобщения) к структурным подразделениям и организации в целом. Эти документы дают представление об интенсивности труда и характере производства, уровне заработной платы и состоянии здоровья, о рождаемости и повторных браках, об административных нарушениях, приобретении товаров в кредит, заочном обучении и др. Опираясь на эти данные, можно реконструировать структуру организации и специфику ее деятельности, выяснить численность работников, их профессиональную специализацию и квалификацию в различные периоды ис¬ории фондообразователя. Не менее перспективно выявление тесных взаимосвязей различных сведений, заключенных в документах по личному составу и постоянного хранения.

Предложенные О.В. Тумановой подходы позволяют выходить и на более широкие историко-социологические обобщения. Например, документы по личному составу дают представление о том, как формировалось население того или иного города или поселка. Дело в том, что строительство и развитие промышленных предприятий как в «период индустриализации», так и в послевоенные годы были связаны с притоком в малые города и поселки рабочей силы, нередко значительно превышавшей численность коренных жителей. Известно, что многие предприятия «вербовали» рабочую силу в определенных регионах страны по спускаемым сверху лимитам. Документы по личному составу, в первую очередь личные дела и карточки работников этих предприятий, свидетельствуют о том, из каких регионов формировался трудовой коллектив и соответственно население города или поселка. Отсюда становятся понятными не только многие особенности традиций, фольклора и иных элементов культуры населенного пункта, но и природа менталитета его жителей.

Особенно важно сохранить документы по личному составу тех организаций и предприятий, которые не передавали их в государственные архивы, как единственные источники по их истории. Вдумчивый исследователь, анализируя эти документы, может выявить достаточно много исторически значимой информации о существовавшем некогда предприятии или учреждении: установить время и причины создания, подчиненность и внутреннюю структуру, специфику производства и технологических процессов, ассортимент продукции, межотраслевые связи, составить представление о роли предприятия в градообразующих процессах, формировании местной системы учреждений соцкультбыта, влиянии на окружающую среду и т.п.

Исследователь, взявшийся за изучение истории предприятия, из документов по основной деятельности получит определенные сведения экономико-статистического характера (о профиле производства и производственной мощности, ассортименте продукции и технологических особенностях ее изготовления, количестве выпускаемой продукции и рентабельности предприятия и т.п.), т.е. по экономической истории предприятия. Для того чтобы наполнить ее живыми примерами из жизни работников предприятия, рассказать об их творческой активности или, наоборот, нерадивости, поощрениях или наказаниях, нарушениях трудовой дисциплины, о рабочих династиях, трудовых традициях, уровне жизни, состоянии здоровья, необходимо привлекать документы по личному составу.

Информационные возможности документов по личному составу во многом зависят и от принципов и методов их экспертизы. К сожалению, практики архивного дела на местах нередко отстают не только от развития теоретических основ архивоведения, но и от сравнительно новых методик оценки и отбора документов. Применение некоторыми из них принципа определения сроков хранения личных дел и карточек с вычетом возраста человека приводит к уничтожению личных дел участников Великой Отечественной войны и других лиц, возраст которых к моменту проведения экспертизы превысил 75 лет. Например, лишь случайность спасла от уничтожения личные дела ответственных работников Мособлисполкома и его номенклатуры, в том числе начальника Архивного управления в 1958-1979 гг. А.Е. Гришанова и заместителя председателя Мособлисполкома в 1968-1985 гг., председателя советской Федерации хоккея в 1968-1987 гг., заместителя председателя ЦС ВООПИиК в 1985-1997 гг. Н.К. Королькова. Им не помогли ни ответственные должности, ни многочисленные ордена и медали, просто они родились ранее 1928 г.

Известный краевед Мытищинской земли, кандидат исторических наук Ю.А. Князев пишет: «Сейчас собираю материал для небольшой книжечки об истории фабрики «Пролетарская победа»18. Для краеведа история родного края - это прежде всего судьбы земляков, факты их радения о процветании малой родины, их участия в оборонной и созидательной деятельности. Один из них - Николай Иванович Боханов. Он создавал производственное объединение шерстяных детских тканей «Подмосковье», был его генеральным директором и одновременно директором головного предприятия - Пироговской тонкосуконной фабрики «Пролетарская победа» с 1964 по 1985 г., Герой Социалистического Труда, кавалер двух орденов Ленина, орденов Дружбы народов, Трудового Красного Знамени, Знак Почета, ряда медалей. Однако его личного дела, как и многих других ветеранов производства, в архивном фонде предприятия нет. Как объяснить Юрию Августовичу, что документы об этих людях уничтожены, потому что они родились раньше определенной даты, что у архивистов нет времени на полистный просмотр личного дела? Ведь речь идет о сотнях тысяч и миллионах дел по личному составу, в спешном порядке передающихся в государственные и муниципальные архивохранилища от нескольких десятков и сотен тысяч почти одновременно ликвидированных предприятий.

Вопросы качества проведения экспертизы ценности и научного описания документов по личному составу заслуживают специального обсуждения. Теперь же можно констатировать, что выведение документов по личному составу в отдельную строку федерального закона и как бы противопоставление их документам Архивного фонда формирует в обществе отношение к этим документам как к менее ценным. Усугубляют девальвацию документов по личному составу и новые Правила, ставя их в одну строку с другими документами временного хранения19. Установление постоянного срока хранения документов по личному составу позволило бы сберечь для науки и граждан огромный пласт нашего культурного наследия, вынудило бы архивных работников относиться к ним, в том числе на стадии экспертизы, описания и создания научно-справочного аппарата, так же ответственно, как и к другим ценным документам.

В связи с этим возникает и другая проблема. Дело в том, что на практике архивные фонды организаций часто хранятся раздельно: документы по основной деятельности постоянного хранения поступают в одни архивы, а по личному составу - в другие, а значит, имеют разные учетные номера фондов. Таким образом, происходит искусственное разделение исторически сложившегося комплекса документов одного фондообразователя на два самостоятельных фонда. В настоящее время отмечаются и более опасные процессы, когда предприятия, находящиеся в состоянии банкротства или реорганизации, вывозят свои фонды в другие регионы страны, по месту новой регистрации. То есть разрушение исторически сложившихся документных комплексов осуществляется как самими фондообразователями, так и архивными службами на местах.

Целесообразность постоянного хранения документов по личному составу продиктована не только пониманием их значения как источников социально-исторического характера, хотя это главное, но и предположением о том, что в ближайшие 15-20 лет документы с бумажным носителем будут вытеснены их электронными версиями. Вероятно, еще в первой половине XXI в. традиционные документы станут раритетными и сохранятся только в архивах, музеях, библиотеках, семейных коллекциях. Это неизбежно приведет к пересмотру сроков их хранения и, в первую очередь, документов по личному составу как источников массового характера по региональной истории. В противном случае может исчезнуть целый культурный слой и уникальный вид исторических источников, без использования которых невозможно «оживить» региональную историю, наполнить ее действующими лицами, местными событиями, деталями - всем тем, что, по мнению Д.С. Лихачева, «придает местности историзм, открывает в ее прошлом, хотя бы и очень недавнем, что-то совершенно новое, ценное»20.

В распоряжении специалистов региональной истории, краеведов, пишущих исторические очерки о своем крае, краеведческие пособия для учащихся, людей, собирающих родословные сведения, остается не так уж много времени, чтобы освоить внезапно возникший в архивах массив документов по личному составу и пока еще обреченный на уничтожение уже в нынешнем веке. Хочется надеяться, что и эти соображения имел в виду сотрудник Росархива В.А. Еремченко, констатируя: «Сегодня проблема документов по личному составу в большей степени организационно-правовая, чем научно- методическая, но она уже серьезно влияет на качественные характеристики Архивного фонда и приобретает все большую остроту»21.

Таким образом, исходя из интересов региональной истории и краеведения, фонды ликвидированных организаций целесообразно рассматривать как единый комплекс документов по основной деятельности и по личному составу, что, собственно, не противоречит традиционным представлениям отечественного архивоведения о единстве и неделимости архивных фондов. В этой связи профессиональному историку-архивисту трудно понять и объяснить, почему в определение Архивного фонда Российской Федерации как «исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко- культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам», не входят документы по личному составу. Ведь любая составляющая п. 8 ст. 3 закона и определение в целом полностью применимы и к документам по личному составу. Однако последние выделены в отдельный пункт как архивные документы, отражающие лишь трудовые отношения работника с работодателем.
  1   2


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации