Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации - файл n1.docx

приобрести
Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации
скачать (47.8 kb.)
Доступные файлы (1):
n1.docx48kb.01.06.2012 12:27скачать

n1.docx

 

Утверждена

приказом Председателя

Верховного Суда

Российской Федерации

от 29 декабря 2010 г. N 17-П
ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Председателя Верховного Суда Российской Федерации

от 30.12.2011 N 27-П)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации <*> по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией и законодательством Российской Федерации.

--------------------------------

<*> Далее именуется - Суд.
Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Суда.

В настоящей Инструкции определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Суде по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Регламента Суда, Положения об аппарате Суда, государственных стандартов в области делопроизводства и архивного дела <*>.

--------------------------------

<*> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; Основные положения Государственной системы документационного обеспечения "Общие требования к документам и службам документационного обеспечения".
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Суде единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с процессуальными и иными документами с использованием программных и технических средств автоматизированной информационной системы Суда.

Эти правила включают в себя прием, учет и регистрацию поступивших в Суд процессуальных и иных документов, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Суда и отправку документов по предназначению, текущее хранение документов в структурных подразделениях Суда <*> и передачу их на хранение в архивный фонд Суда <**>.

--------------------------------

<*> Далее именуются - подразделения Суда.

<**> Отдел хранения судебных документов.
1.3. Порядок работы с секретными документами в Суде определяется Председателем Суда в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, иными нормативными правовыми актами и методическими документами по защите сведений, составляющих государственную тайну.

1.4. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СУДЕ.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ СУДА
2.1. Порядок организации документооборота

и делопроизводства
2.1.1. Организация документооборота и делопроизводства в Суде представляет собой единую систему документационного обеспечения деятельности Суда, предназначенную для работы с процессуальными и иными документами, в том числе созданными в процессе судопроизводства в Суде (приложение 1).

2.1.2. Единая система документационного обеспечения деятельности Суда базируется на основе современных информационных технологий и программно-технических средств по подготовке и обработке документов.

Входящие и исходящие документы, а также внутренние (организационно-распорядительные) документы Суда учитываются и регистрируются в единой автоматизированной информационной системе Суда <*>.

--------------------------------

<*> Далее именуется - АИС.
2.1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Суде осуществляется Управлением делами (документооборота и делопроизводства) Суда <*>.

--------------------------------

<*> Далее именуется - Управление делами.
2.1.4. Обеспечение функционирования и развития АИС, разработка предложений по внедрению современных информационных технологий и программно-технических средств в делопроизводство Суда осуществляется Управлением правовой информатизации Суда.

2.1.5. Ведение делопроизводства непосредственно в подразделениях Суда возлагается на работников подразделений Суда, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Их обязанности и права определяются руководителями подразделений Суда по согласованию с Управлением делами в должностных регламентах, которые утверждаются в установленном порядке.

2.1.6. Ведение секретного делопроизводства осуществляется Первым отделом Суда совместно с подразделениями Суда в установленном порядке.

Обработка секретной информации, разработка и изготовление секретных документов и их копий осуществляется на специальных (защищенных) технических средствах в режимных помещениях Суда.

2.1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей подразделений Суда.

2.1.8. Работники аппарата Суда должны знать и соблюдать требования настоящей Инструкции.

По заявкам руководителей подразделений Суда (приложение 46) в Управлении делами и Управлении правовой информатизации Суда организуются и проводятся занятия с работниками аппарата Суда по ознакомлению с настоящей Инструкцией (приложение 7), программными и техническими средствами АИС.

2.1.9. С использованием АИС, состоящей из комплекса технологических подсистем, осуществляется:

- автоматизированный учет документов входящей корреспонденции в экспедиции общего отдела Управления делами <*>;

--------------------------------

<*> Далее именуется - экспедиция.
- автоматизированная регистрация судебных дел и процессуальных жалоб (представлений) и ведение судебного делопроизводства и судебной статистики в Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений, в секретариатах судебных составов судебных коллегий и некоторых подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация входящих документов непроцессуального характера, внутренних (организационно-распорядительных) документов Суда и ведение общего делопроизводства в подразделениях Суда;

- автоматизированная подготовка документов Суда в подразделениях Суда;

- автоматизированная регистрация исходящих документов Суда, ведение судебного и общего делопроизводства и судебной статистики в подразделениях Суда;

- автоматизированный учет исходящей корреспонденции Суда в экспедиции;

- автоматизированная подготовка и направление в Суд запросов в виде электронных документов, их регистрация и обработка, подготовка и отправка ответов на них в электронном виде по сети Интернет;

- автоматизированный контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя;

- наполнение и использование информации Банка данных судебных документов Суда;

- автоматизированное протоколирование судебных заседаний;

- наполнение и использование информации Банка данных информации о деятельности Суда.

2.1.10. АИС позволяет создать в Суде единую базу данных с информацией:

- о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

- о прохождении документов (поручениях Руководства Суда, исполнителях и ходе исполнения документов);

- о движении судебных дел, надзорных жалоб (представлений) и результатах их рассмотрения.

С использованием АИС имеется возможность знакомиться с электронными образами документов Суда, осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям, оперативно получать справочную информацию в установленном объеме за определенный период, изготавливать копии документов, а также осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов.

2.1.11. Работа в АИС основывается на принципе первоначального автоматизированного учета поступивших в Суд документов и последующей автоматизированной их регистрации в подразделениях Суда.

Для регистрации входящих, внутренних и исходящих документов в подразделениях Суда используются программные и технические средства АИС и при необходимости соответствующие журналы и книги учета и регистрации, утвержденные Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств Суда.
2.2. Состав документов Суда
2.2.1. Состав документов Суда определяется компетенцией Суда и включает в себя:

а) судебные дела, рассматриваемые Судом в качестве суда первой инстанции;

б) решения Суда:

- решения, определения и постановления Суда;

- постановления Президиума Суда;

- постановления Пленума Суда;

- иные документы, вынесенные в соответствии с процессуальным законодательством;

в) официальные документы (письма, телеграммы) Суда, в том числе сопроводительные документы и приложения к ним, за подписью должностных лиц Суда в соответствии с их полномочиями;

г) внутренние документы:

- организационно-распорядительные документы Суда (приказы, распоряжения Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда, распоряжения заместителей Председателя Суда);

- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности <*> (образцы оформления некоторых из них приведены в приложениях 44, 45);

--------------------------------

<*> Штатное расписание, личные дела, регламенты, положения, правила, протоколы, представления, планы, служебные и объяснительные записки, справки, заявки, заявления, акты, отчеты, ведомости, накладные и др.
д) документы архивного фонда Суда, в том числе переданные на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Документы Суда совместно с другими документами могут формироваться в соответствующие дела, наряды и производства в зависимости от их принадлежности.

2.2.2. Право подписи документов Суда предоставляется должностным лицам Суда в соответствии с их полномочиями, установленными процессуальным законодательством, решениями Руководства Суда и положениями о подразделениях Суда.
2.3. Прием письменной корреспонденции, учет

и распределение документов
2.3.1. Письменная корреспонденция доставляется в Суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки через экспедицию, а также через Приемную Суда непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридическими лицами), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3.2. Письменная корреспонденция (судебные дела, письменные обращения, жалобы, запросы, законы и иные нормативные правовые акты, а также другие служебные документы), доставляемая в Суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в установленное время.

Во внеслужебное (в нерабочее) время прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, осуществляется ответственным дежурным по Суду в установленном порядке <*>.

--------------------------------

<*> В соответствии с Инструкцией по несению службы ответственному дежурному по Верховному Суду Российской Федерации. Утверждена приказом Председателя Суда от 31 июля 2007 г. N 12.
2.3.3. Прием письменной корреспонденции, первоначальный учет документов, распределение и передача их для регистрации в подразделениях и дальнейшего прохождения осуществляется экспедицией.

2.3.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия, повреждения вложений или отдельных листов, наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах (приложение 47), один из которых хранится в экспедиции, а второй вместе с полученными документами направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленные в Суд документы и судебные дела пересылаются экспедицией (подразделением Суда) по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

Конверты (пакеты) после вскрытия и учета вложенных в них документов в экспедиции, как правило, не уничтожаются.

Конверты, в которые были вложены жалобы (представления) и обращения, сохраняются и прикладываются к жалобам (представлениям) и обращениям, а после их рассмотрения в судебных коллегиях (подразделениях Суда) подшиваются в производства по жалобам или в наряды.

2.3.5. Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда <*> с пометкой "Лично", в экспедиции не вскрываются, учитываются и передаются в общий отдел Управления делами <**> для регистрации по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке), и доклада Руководству Суда.

--------------------------------

<*> Руководство Суда: Председатель Суда, первый заместитель Председателя Суда и заместители Председателя Суда.

<**> Далее именуется - общий отдел.
Конверты, поступившие из органов государственной власти в адрес Руководства Суда с пометками "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно", вскрываются, учитываются и оперативно передаются в общий отдел для регистрации вложенных документов и доклада их Руководству Суда.

2.3.6. Документы на иностранном языке, адресованные Руководству Суда, учитываются в экспедиции и передаются в Международно-правовой отдел для обеспечения перевода на русский язык и доклада Руководству Суда.

2.3.7. Первоначальный автоматизированный учет всех поступивших в Суд документов осуществляется в экспедиции путем проставления (наклеивания) на лицевой стороне первого листа документа (сопроводительного письма), на конверте (бандероли, посылке) с пометкой "Лично" этикетки (стикера) с штрих-кодом, учетным номером и датой поступления документа (приложение 59).

2.3.8. Судебные дела учитываются в автоматизированном режиме путем проставления (наклеивания) этикетки (стикера) на лицевой стороне сопроводительного письма, а также путем записи в Журнале учета (приложение 8).

При этом на лицевой стороне обложки судебного дела ставится учетный штамп экспедиции (приложение 60), в котором проставляется индекс субъекта Российской Федерации, на территории которого размещен федеральный суд, направивший судебное дело (приложение 42), и дата его поступления в Суд.

2.3.9. Для каждого подразделения Суда установлен буквенный индекс (приложение 41), а для каждого субъекта Российской Федерации, на территории которого размещен федеральный суд, направивший судебное дело в Суд (республики, края, области, города федерального значения, автономной области и автономного округа Российской Федерации, а также окружного (флотского) военного суда Российской Федерации), - индекс административно-территориальной единицы (приложение 42).

2.3.10. Не подлежат учету и регистрации поступившие в Суд рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и т.п.

Указанная корреспонденция передается по назначению.

2.3.11. После прохождения автоматизированного (журнального) учета в экспедиции судебные дела и документы передаются в подразделения Суда в соответствии с их предназначением для регистрации, доклада и исполнения.

Доставка документов в подразделения Суда осуществляется работниками экспедиции. Срочные документы передаются в подразделения Суда оперативно по мере их поступления.

Передача документов в подразделения Суда осуществляется с проставлением подписи о приеме (далее - под расписку) в Реестре передачи документов или в Разносной книге (приложение 9). Информация о передаче учтенных документов из экспедиции в подразделения Суда отражается в АИС.

Наряды с реестрами хранятся в установленном порядке.

2.3.12. Документы, ошибочно направленные в подразделения Суда, должны быть возвращены в экспедицию в 3-дневный срок для передачи по назначению. При этом (при необходимости) за подписью руководителя подразделения Суда оформляется справка с обоснованием причин передачи документа в другое подразделение Суда.
2.4. Регистрация и прохождение входящих и внутренних

документов, не подлежащих рассмотрению в порядке,

установленном процессуальным законодательством
2.4.1. Регистрация входящих и внутренних документов в подразделениях Суда осуществляется в день их поступления работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа, а на первой странице каждого документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с наименованием подразделения Суда, номером и датой регистрации (приложение 61). При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп (приложение 62).

После регистрации входящие документы в установленном порядке сканируются и их электронные образы помещаются в АИС работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

2.4.2. Электронная регистрационная карточка документа содержит определенный и необходимый набор реквизитов с информацией о документе (судебном деле), а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

2.4.3. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, который присваивается автоматически, косой черты, двух последних цифр календарного года, дефиса, номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) (приложение 41) и даты регистрации.

Например: 679/12-2-ВС.

Регистрационный номер организационно-распорядительного документа состоит из порядкового номера, дефиса, буквенного обозначения вида документа (приказ - П, распоряжение - Р) и даты регистрации.

Например: 5-П.

2.4.4. Регистрация входящих и внутренних документов, подготовка к докладу документов, требующих решения по ним Руководства Суда, передача этих документов в подразделения Суда и контроль за исполнением документов в соответствии с поручениями Руководства Суда осуществляются общим отделом, за исключением приказов и распоряжений Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда по личному составу Суда, которые регистрируются в Управлении кадров и государственной службы Суда.

2.4.5. При подготовке к докладу входящего документа из нарядов (производств) подбираются и приобщаются к нему ранее поступившие документы и соответствующая переписка по ним, на которые имеется ссылка в документе или электронной регистрационной карточке.

2.4.6. Письменные указания по исполнению документов даются Руководством Суда, руководителями секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда в форме резолюций (поручений), в которых указываются исполнители (соисполнители) и сроки исполнения.

Резолюции (поручения) Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда оформляются на бланках установленного образца (приложение 4) или на свободных от текста полях документа и подписываются ими с указанием даты.

2.4.7. Руководители подразделений Суда организуют и обеспечивают исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в форме письменных указаний на оборотной стороне бланка резолюции (поручения) Руководства Суда, на самих документах или на бланках установленного образца (приложение 5).

2.4.8. В резолюции (поручении) указываются фамилия и инициалы исполнителя и соисполнителей, при этом если исполнитель не определен, то им является исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым.

Текст резолюции (поручения), фамилии и инициалы исполнителя и соисполнителей, а также изменения в прохождении документа вносятся в электронную регистрационную карточку документа.

2.4.9. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции (поручении) первым, который обязан организовать исполнение в установленный срок, а копии документа - соисполнителям.

Документы передаются под расписку в Реестре передачи.

2.4.10. Передача документов другому исполнителю, продление (изменение) сроков исполнения документов осуществляются в соответствии с решением Руководства Суда, руководителей секретариатов Председателя Суда и первого заместителя Председателя Суда.
2.5. Прием, обработка и передача документов по каналам

факсимильной и электронной связи
2.5.1. Для оперативной передачи или приема текстов служебных документов, информационных материалов и справочных данных, поступивших из органов государственной власти, а также для подготовки и предварительного согласования проектов документов могут использоваться средства факсимильной связи, установленные в подразделениях Суда.

Документ, принятый (переданный) с использованием средств факсимильной связи, <*> регистрируется в АИС. При поступлении подлинника документа на обороте последнего листа факсограммы делается соответствующая отметка (номер и дата регистрации).

--------------------------------

<*> Далее именуется - факсограмма.
2.5.2. Виды документов Суда, тексты которых могут передаваться с использованием средств факсимильной связи, а также необходимость и порядок направления адресатам оригиналов этих документов определяются Руководством Суда и руководителями подразделений Суда.

2.5.3. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Суда;

- тексты документов, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой на обороте последнего листа о времени и дате отправки и учетном номере факсограммы;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

2.5.4. Поступившие по каналам факсимильной связи обращения (заявления и жалобы), в том числе те, порядок рассмотрения которых установлен процессуальным законодательством, не регистрируются и Судом к рассмотрению не принимаются.

2.5.5. Контроль за использованием средств факсимильной связи осуществляется руководителями подразделений Суда, в которых установлены факсимильные аппараты.

2.5.6. По каналам электронной связи в Суд могут направляться запросы о предоставлении информации о деятельности Суда <*>. Порядок направления, регистрации и обработки запросов, поступивших в Суд в виде электронных документов по сети Интернет, установлен соответствующим Положением <**>.

--------------------------------

<*> Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

<**> Утверждено приказом Председателя Суда от 18 июня 2010 г. N 10-П.
2.6. Контроль исполнения документов
2.6.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль документов, проверку хода и сроков их исполнения, своевременное информирование Руководства Суда о результатах исполнения и снятие с контроля исполненных документов.

2.6.2. Обязательному контролю подлежат документы, в которых в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда определены сроки исполнения или даны указания о подготовке докладов, предложений, заключений и иных мероприятий.

Контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений Председателя Суда и его первого заместителя осуществляется с использованием АИС.

2.6.3. Для постановки на контроль документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа проставляется отметка "Контроль", а на первом листе документа в верхнем левом углу - штамп "Контроль" (приложение 63).

2.6.4. Контроль исполнения документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда осуществляется уполномоченным работником подразделения Суда. Информирование Руководства Суда о результатах исполнения осуществляется руководителем соответствующего подразделения путем подготовки и доклада Руководству Суда Справки о контроле исполнения документов (приложение 6).

Исполненный документ снимается с контроля, при этом в электронной регистрационной карточке документа проставляется отметка о снятии с контроля.

2.6.5. Документы подлежат исполнению в 30-дневный срок, за исключением документов:

- в которых указан срок исполнения;

- в которых срок исполнения установлен резолюцией, поручением Руководства Суда;

- имеющих пометку "срочно" (исполняются в 3-дневный срок);

- имеющих пометку "оперативно" (исполняются в 10-дневный срок).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Суд.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки рассмотрения процессуальных жалоб, судебных дел определяются процессуальным законодательством Российской Федерации.

2.6.6. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в соответствии с резолюцией (поручением) Руководства Суда в подразделениях Суда возлагается на их руководителей в соответствии с их компетенцией.
2.7. Подготовка и оформление документов. Бланки решений

Суда и бланки Суда
2.7.1. Документы Суда оформляются на бланках установленных видов либо без использования бланков.

В Суде в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" используются бланки решений Суда и бланки Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте.

2.7.2. Организационно-распорядительные документы Суда оформляются на бланках Суда в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение 3Б).

Процессуальные документы судебного производства Суда оформляются на бланках решений Суда в соответствии с процессуальным законодательством.

Для обеспечения подготовки и оформления документов в АИС Управлением правовой информатизации Суда устанавливаются электронные образы бланков решений Суда и бланков Суда.

При подготовке с использованием АИС проектов непроцессуальных документов (официальных писем, сопроводительных писем Суда), направляемых из Суда, на каждой странице документа в правом нижнем углу автоматически проставляется штрих-код исходящего документа.

2.7.3. Документы Суда, подготовленные на бланках, должны иметь установленный состав реквизитов.

В зависимости от расположения реквизита "Государственный герб Российской Федерации" устанавливаются два варианта бланков решений Суда и бланков Суда - продольный и угловой.

Реквизиты (наименование Суда, справочные данные о Суде, наименование вида документа, место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов (дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов, а также реквизит адресата размещаются центрированным способом (каждая строка реквизита центрируется по отношению к самой длинной строке).

2.7.4. Документы Суда, подготовленные на бланках решений Суда и бланках Суда установленной формы, подписываются Руководством Суда, судьями Суда, руководителями (заместителями руководителей) подразделений Суда и другими работниками аппарата Суда в соответствии с их полномочиями.

В состав подписи входят наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Например:

Судья Верховного Суда

Российской Федерации Личная подпись А.А. Петров
При оформлении документа на бланке с наименованием должности в подписи указываются только инициалы и фамилия.

Документ, оформленный на бланке определенного должностного лица, не может быть подписан другим должностным лицом.

В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью, а при равных должностях - на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами документ оформляется либо на бланке установленной формы, если все должностные лица имеют право подписи оформленного на данном бланке документа, либо без использования бланка.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: 20 - 25 мм - левое, 10 - 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.7.5. В Суде установлены следующие виды бланков:
бланки решений Суда с воспроизведением Государственного

герба Российской Федерации в многоцветном варианте

(приложение 2)
- бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда, который используется для оформления проектов решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений и др.);
бланки Суда с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации в многоцветном варианте
- бланк с продольным расположением реквизитов и указанием наименования Суда (приложение 3Б), который используется для оформления проектов организационно-распорядительных документов Суда;

- бланк с угловым расположением реквизитов и указанием наименования Суда (приложение 3), который используется для оформления проектов официальных документов Суда;

- бланки с угловым расположением реквизитов и указанием наименований должностей Председателя Суда, первого заместителя и заместителей Председателя Суда (приложения 3А, 3В, 3Г), которые используются для оформления проектов официальных документов Суда за подписями указанных должностных лиц.

Порядок изготовления, хранения и выдачи бланков решений Суда и бланков Суда установлен в п. 3.10 настоящей Инструкции.

2.7.6. Порядок оформления решений Суда (определений, постановлений, приговоров, решений) определяется процессуальным законодательством.

2.7.7. Решение и иной документ Суда оформляются на бланке установленного образца в одном экземпляре (подлинник). После подписания в установленном порядке оформляется необходимое количество их копий.

Изготовление заверенных копий решений и иных документов Суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата Суда путем ксерокопирования подлинника документа. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ" (приложение 64).

Выдаваемые копии решений и иных документов Суда должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченных работников аппарата Суда <*> и скреплены печатью Суда (прошиваются прочной ниткой или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "Верховный Суд Российской Федерации, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись __________"; подпись скрепляется печатью Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение 68).

--------------------------------

<*> Права и обязанности указанных уполномоченных работников определяются в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, утвержденных в установленном порядке.
При заверении соответствия копии решения и иного документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись (штамп, приложение 69) "ВЕРНО", наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

"ВЕРНО"

Наименование должности

уполномоченного работника

аппарата Суда Личная подпись Инициалы, фамилия

" " ________ 20__ г.
Повторная выдача копий решений Суда или официальных писем судей и Руководства Суда осуществляется по заявлению участников процесса в установленном выше порядке.

2.7.8. Оформление организационно-распорядительных документов Суда осуществляется на бланке Суда в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела <*>.

--------------------------------

<*> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; Основные положения Государственной системы документационного обеспечения "Общие требования к документам и службам документационного обеспечения".

Выписка из Сводной номенклатуры помещается на внутренней стороне шкафа.

4.6.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по истечении трех лет после завершения их в делопроизводстве подразделений Суда передаются в отдел хранения.

4.6.4. Изъятие документов из дел, нарядов и производств постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководства Суда с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.
4.7. Экспертиза ценности документов
4.7.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

4.7.2. Экспертиза ценности документов в Суде проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, нарядов и производств, в процессе их формирования и при подготовке к передаче в архив;

- в отделе хранения - в процессе подготовки к передаче дел, нарядов и производств на постоянное хранение.

4.7.3. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создается постоянно действующая Экспертная комиссия Суда (далее - ЭК Суда). Она назначается приказом Председателя Суда или его первого заместителя из числа компетентных лиц Суда.

Функции и права ЭК Суда, организация ее деятельности определяются соответствующим положением, утвержденным приказом по Суду и согласованным с Государственным архивом Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в подразделениях Суда с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК Суда, а в необходимых случаях - Федеральное архивное агентство России, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел хранения и Государственный архив Российской Федерации;

- отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения, сроки хранения которых не истекли, и документы с пометкой "До минования надобности", подлежащие дальнейшему хранению в подразделениях Суда;

- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

Не допускается отбор дел, нарядов и производств к уничтожению только по заголовкам, без просмотра их содержания.

При отборе документов с истекшими сроками хранения учитываются такие отметки в Сводной номенклатуре, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии", "ЭПК" и т.п.

Сроки хранения дел, нарядов и производств, заведенных в Суде, исчисляются исходя из сроков, указанных в Сводной номенклатуре.

Если в наряд, производство подшиты документы с различными сроками хранения, то срок хранения такого наряда, производства устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Наряд, производство могут быть отобраны к уничтожению полностью только при условии, если сроки хранения всех подшитых в них документов истекли.

Если дело, наряд и производство содержат документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то они подлежат переформированию.

Выделенные документы постоянного, а также временного (свыше 10 лет) хранения помещаются в однородные наряды, производства и оформляются в самостоятельные наряды, производства.

Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению:

- при наличии резолюции (отдельного листа с резолюцией), пометок на документах, имеющих историческую, научную или практическую ценность;

- при использовании в научных целях (в исторических исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел, нарядов и производств постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 55).

В актах о выделении к уничтожению документов <*> указывается количество уничтоженных документов.

--------------------------------

<*> Далее именуется - акт.
При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

- документы располагаются по годам их рассмотрения в соответствии с индексами Сводной номенклатуры;

- однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

- при включении в акты дел, нарядов, производств, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

Если уничтожению подлежат не все документы, включенные в наряд, производство, то акт составляется с перечислением наименований уничтожаемых документов.

Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, документы с 3-летним сроком хранения, по которым делопроизводство было закончено в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 г.

Кроме истечения сроков хранения, предусмотренных Сводной номенклатурой, основанием к уничтожению могут быть решения ЭК Суда, поясняющие дополнительные мотивы отбора документов на уничтожение: наличие дублетных экземпляров, черновиков, документов с повторяющейся информацией (при этом уточняется характер повторения: вид, форма, полнота повторения и т.п.).

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление актов о выделении к уничтожению документов подразделениями Суда производятся после составления отделом хранения годовых разделов сводных описей документов постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Суда.

Согласованные ЭК Суда акты утверждаются первым заместителем Председателя Суда только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, нарядов, производств постоянного хранения.

После внесения изменений во все учетные документы отдела хранения акты передаются для постоянного хранения в наряде "Дело фонда".

Уничтожение документов производится путем механической переработки <*>. Использовать документы для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.

--------------------------------

<*> Уничтожение документов Суда производится в соответствии с распоряжением от 20 января 2009 г. N 2-Р.
В актах указывается количество уничтоженных документов.

Уничтожение документов с пометкой "ДСП" с истекшими сроками хранения производится в аналогичном порядке.
4.8. Учет и хранение личных документов

осужденных и вещественных доказательств в судебном составе

первой инстанции Суда
4.8.1. Вещественные доказательства, поступившие в Суд с уголовным делом или приобщенные к делу по определению (постановлению) Суда, принимаются, учитываются и хранятся в установленном порядке <*>.

--------------------------------

<*> "Инструкция о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества органами предварительного следствия, дознания и судами" от 18 октября 1989 г. N 34/15 (в редакции от 9 ноября 1999 г., 7 июня 2006 г.). Утверждена руководством Генеральной прокуратуры СССР, Верховного Суда СССР, Министерства внутренних дел СССР, Министерства юстиции СССР, Комитета государственной безопасности СССР).
4.8.2. Вещественные доказательства принимаются Судом только в упакованном и опечатанном виде с описью содержимого на упаковке и указанием номера дела, к которому они приобщены.

При поступлении вещественных доказательств по уголовным делам наличие их сверяется по справке к обвинительному заключению и постановлению о приобщении к делу вещественных доказательств.

4.8.3. Наличие вещественных доказательств по гражданским делам, истребованных Судом у предприятий, учреждений и организаций, сверяется по сопроводительному письму.

Вещественные доказательства учитываются в журнале (приложение 25).

4.8.4. При вынесении приговора, а также определения или постановления о прекращении уголовного дела должен быть решен вопрос о вещественных доказательствах, на основании чего секретарь делает отметку в журнале со ссылкой на соответствующий документ (акт об уничтожении вещественных доказательств, квитанцию органа, принимающего предметы, подлежащие конфискации и реализации и т.д.).

4.8.5. Если предметы, являющиеся вещественными доказательствами, подлежат по решению Суда возврату владельцам, эти предметы выдаются им под расписку, которая подшивается в дело.

4.8.6. Паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы приобщаются к делу и хранятся в отдельном опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном порядковым номером.

После вступления приговора в законную силу паспорта, трудовые книжки и другие личные документы лиц, осужденных к лишению свободы, вместе с копиями приговора направляются администрации места содержания их под стражей, а военные билеты - в соответствующие военные комиссариаты.
5. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Порядок автоматизированной подготовки документов
5.1.1. Автоматизированная подготовка документов осуществляется в бюро автоматизированной подготовки документов (далее - автоматизированное бюро), а также непосредственно в подразделениях Суда в соответствии с правилами оформления документов.

5.1.2. Передаваемые в автоматизированное бюро рукописные документы должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа. Сокращения слов расшифровываются, за исключением общепринятых.

Работниками автоматизированного бюро печатание документов под диктовку не осуществляется.

5.1.3. Изготовление документов производится в порядке очередности поступления.

Документы с отметкой "Срочно" изготавливаются вне очереди. Отметка "Срочно" проставляется в верхней правой части первого листа с указанием должности лица, сделавшего отметку, его визой и временем сдачи в автоматизированное бюро.

5.1.4. Рукописные документы принимаются автоматизированным бюро и выдаются в распечатанном виде под расписку в Журнале учета документов, подготовленных в бюро автоматизированной подготовки документов (приложение 26).

В верхнем левом углу первой страницы сдаваемой в автоматизированное бюро рукописи исполнителем (работником подразделения Суда) указываются:

- количество экземпляров;

- фамилия и номер служебного телефона исполнителя;

- дата передачи документа в автоматизированное бюро.

5.1.5. Изготовленные документы вместе с рукописями возвращаются исполнителю, а испорченные экземпляры распечатанного документа уничтожаются.
5.2. Порядок проведения копировальных и множительных работ
5.2.1. Тиражирование и ксерокопирование документов в Суде осуществляется в копировально-множительном бюро Управления делами (далее - бюро).

Тиражирование документов объемом до пяти страниц формата A4 и в количестве до 5 экземпляров осуществляется, как правило, в подразделениях Суда.

Порядок использования копировальной техники, установленной в подразделениях Суда, определяется руководителями подразделений Суда.

Для изготовления тиражей документов большего объема или в большем количестве экземпляров оформляется заявка установленной формы (приложение 58).

5.2.2. Документы, передаваемые в бюро для тиражирования (ксерокопирования), должны быть предварительно разброшюрованы.

Тиражирование (ксерокопирование) документов осуществляется в порядке их поступления. Документы изготавливаются, как правило, в течение двух дней.

Срочное ксерокопирование выполняется вне очереди.

5.2.3. Изготовленные ксерокопии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под расписку в заявке. Заявки хранятся в бюро в течение года.

5.2.4. Ответственность за использование копировально-множительной техники, установленной в бюро, сохранность документов и учет выполняемых работ несут его работники.
6. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
6.1. Для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий документов Суда их подлинникам в подразделениях Суда используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и другие печати <*>.

--------------------------------

<*> Печать - вырезанная на специальном материале матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы.
Для проставления отметок о регистрации документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы <*>.

--------------------------------

<*> Штамп - вид печати прямоугольной формы.
6.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Суда, производится с разрешения Председателя Суда или первого заместителя Председателя Суда (лиц, их замещающих) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и ГОСТ Р 51511-2001.

6.3. Служебные записки на изготовление печатей и штампов с приложением их образцов (предварительно согласованных с Первым отделом) и с соответствующими решениями по ним вышеуказанных должностных лиц передаются в Хозяйственное управление для исполнения.

6.4. Изготовленные печати и штампы и соответствующие документы (решения Руководства Суда на их изготовление, необходимые сертификаты соответствия и накладные) передаются в Первый отдел для их учета в журнале (приложение 27) и последующей выдачи под расписку должностным лицам, ответственным за их использование и сохранность.

6.5. Для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий решений Суда и других документов, связанных с рассмотрением судебных дел, их подлинникам печати Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с надписью "ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" используются в секретариатах:

- Президиума;

- Апелляционной коллегии;

- Судебной коллегии по административным делам;

- Судебной коллегии по гражданским делам;

- Судебной коллегии по уголовным делам;

- Военной коллегии.

Для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий документов Суда их подлинникам печати Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с надписью "ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" используются в подразделениях Суда:

- Управлении делами;

- Управлении кадров и государственной службы;

- Управлении по организационному обеспечению рассмотрения обращений;

- Планово-финансовом управлении;

- Хозяйственном управлении.

6.6. Оттиск печати Суда проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

6.7. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с надписью "ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" в Суде имеют номер, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати.

6.8. Управление кадров и государственной службы использует металлическую (выжимную) и малую мастичную печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для удостоверений и специальных пропусков.

Для других подразделений Суда могут изготавливаться простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики).

6.9. Судьям и работникам аппарата Суда, допущенным в установленном порядке к государственной тайне, для опечатывания рабочих папок, сейфов (хранилищ) с секретными документами и входных дверей режимных помещений, а также другим работникам аппарата Суда (при необходимости) для опечатывания хранилищ и входных дверей служебных помещений выдаются личные номерные металлические печати.

6.10. Лица, ответственные за использование и сохранность печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, назначаются приказом по Суду. Указание об этом содержится в их должностных регламентах.

Проверка наличия печатей и штампов проводится один раз в год комиссией Суда по проверке наличия секретных документов.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны храниться ответственными за их использование и сохранность лицами в опечатывающихся сейфах (железных шкафах). Передача печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации другим лицам запрещается.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут передаваться ответственными за их использование и сохранность лицами (при убытии в отпуск, командировку или при болезни) другим должностным лицам, уполномоченным приказом первого заместителя Председателя Суда на временное исполнение их обязанностей.

6.11. Порядок передачи других печатей и штампов ответственными за их использование и сохранность лицами при убытии в отпуск, командировку или болезни определяется руководителем подразделения Суда.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации могут выдаваться работниками Первого отдела из резерва на основании приказа первого заместителя Председателя Суда судьям Суда при убытии их в служебную командировку для удостоверения подлинности документов Суда или соответствия копий решений Суда и других документов, связанных с рассмотрением судебных дел при проведении выездных судебных заседаний, их подлинникам.

6.12. В случае утраты печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также других печатей или штампов лицо, ответственное за их использование и сохранность, докладывает об этом руководителю подразделения Суда, в котором произошла утрата, и ставит в известность Первый отдел. Руководитель подразделения Суда письменно докладывает об утрате печати или штампа Председателю Суда или первому заместителю Председателя Суда.

В соответствии с их решением при утрате печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проводится служебная проверка, по результатам которой издается приказ по Суду.

При утрате других печатей или штампов в соответствии с решением первого заместителя Председателя Суда утраченная печать (штамп) списывается с книг учета Первого отдела. При необходимости в установленном порядке заказывается новая печать (штамп).

6.13. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Первый отдел, где они уничтожаются по акту и списываются с книг учета Первого отдела.

Судьи при выходе в отставку и работники аппарата Суда, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов, при увольнении со службы или назначении на другую должность обязаны сдать их в Первый отдел.

Контроль за порядком использования и хранения печатей осуществляется непосредственными руководителями лиц, ответственных за их использование и сохранность, а также работниками Первого отдела.



7. ПРИЛОЖЕНИЯ К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ




 

 




 


Учебный материал
© nashaucheba.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации